כתיבת דוח ביקורת בר השפעה – 6 טיפים להיות משכנע יותר

למה מבקרים פנימיים כותבים דוחות ביקורת פנימית? אם נשאל את השאלה הזאת מבקרים פנימיים, סביר להניח שהם יענו שהם עושים זאת לצורך הצגת מטרות הביקורת, היקף הביקורת והתוצאות שעלו. אחרים יענו כי דוח הביקורת הפנימית נועד לתאר את ממצאי הביקורת במטרה לשפר את תהליכי העבודה. זה כמובן נכון, עם זאת, חשוב לזכור שבשורה התחתונה המטרה של דוח הביקורת הפנימית אינה לתאר את ממצאי הביקורת או לתת המלצות לשיפור, אלא לשכנע את הקורא (המבוקר) לנקוט פעולה. 

לפניכם ההמלצות של ריצ'רד צ'יימברס לדוחות ביקורת פנימית אפקטיביים – דוחות שלא רק ישנו חשיבה, אלא גם יעודדו פעולה מתקנת במטרה להשיג תוצאות. 

1. הקפידושיהיה קצר 

אם יֵצא לכם לעיין בדוח של המפקח במשרד המשפטים (IG) המתאר את האופן שבו ניהלו הפקידים הפדרליים את החקירה בנושא השימוש במייל הפרטי של הילרי קלינטון בזמן כהונתה כמזכירת המדינה, תראו כי הוא שונה מדוח הביקורת הפנימית הסטנדרטי. הוא מכיל יותר מרבע מיליון מילים. המלצות הדוח מתחילות רק בעמוד 500 בערך. 

כמפקח במשרד המשפטים לשעבר, אני מעריך את הצורך בפירוט. למרות זאת, תמיד חשוב לשמור את הקוראים ממוקדים. סגנון כתיבה המתאים בדוחות חקירה של משרד המשפטים כנראה לא הולם ומתאים לדוחות ביקורת פנימית.  

זה מזכיר את המשפט הנהדר של וינסטון צ'רצ'יל, שאמר:  "אורכו של  הדוח מגן על עצמו מפני הסיכון של קריאתו".  

הלקח למבקרים הפנימיים:  

(1) דוחות הביקורת הפנימית הכי משכנעים כאשר הם מותאמים לצרכים של בעלי העניין.   

(2) אם נציף את הקוראים שלנו במידע רב, לדוחות תהיה פחות השפעה.  

אם מילה, מושג או משפט לא תורמים ישירות לעניין, שקלו להסירם.   

2. שמרועל פשטות  

דוחות הביקורת הפנימית הטובים ביותר הם אלה שבהם מביעים רעיונות גדולים במילים מעטות, ולא רעיונות קטנים במילים גדולות. כתיבה היא משכנעת כאשר משתמשים בשפה ברורה, עניינית ואחידה. זה לא אומר "פישוט" הדוחות, אלא תקשורת ברורה ויעילה – ההפך משימוש בשפה משפטית.  

הוכח כי שפה פשוטה בעלת סבירות גבוהה יותר להיקרא, להיות מובנת ואף להיענות בזמן קצר יותר.  

הלקח למבקרים הפנימיים:  

ישנה סיבה לכך שרק לעיתים רחוקות אנו עושים שימוש בשפה משפטית בחומרים שיווקיים: שפה פשוטה מוכרת רעיונות בצורה הרבה יותר טובה.   

גם אם כל בעלי העניין הם בעלי יכולת קריאה והבנה של עבודות דוקטורט, זה לא אומר שהם ירצו בכך. הכתיבה שלך נוטה להיות יותר משכנעת כאשר היא לא יהירה, לא מסובכת ולא עמוסה בפרטים טכניים.  

3. הבליטואת הרעיונות הטובים ביותר   

מנהלים בכירים הם אנשים עסוקים. בואו נקל עליהם לקרוא, לקלוט ולנקוט פעולה. שמירה על ניסוח קצר ופשוט יכולה לסייע, אבל לשם כך חייבים לארגן את הדוח כראוי ולהבליט את הרעיונות החשובים ביותר. 

כותרות, כותרות משנה ותיבות טקסט ימשכו תשומת לב למידע החשוב ביותר בדוח. אין להסס להשתמש בדוגמאות, בטבלאות, בצבע, בתרשימים או בתמונות כדי להבהיר ולהדגיש נושאים חשובים. יש לשקול את השימוש בתקציר מנהלים, בטבלת תוכן עניינים ו/או באינדקס כדי לסייע לקורא למצוא בקלות מידע בדוח. עבור דוחות ארוכים יותר, תקציר מנהלים הוא חיוני. 

הלקח למבקרים הפנימיים:  

בעלי עניין שונים הם בעלי צרכים שונים, ולכן צריך לסייע לקוראים לאתר בקלות את המידע הספציפי הנחוץ. הכתיבה לא תהיה משכנעת אם נקודות המפתח יאבדו בריבוי הפרטים.  

4. אלתזניחו את הבסיס  

אי פעם קיבלתם קורות חיים או הצעה עסקית שהכילו שגיאות כתיב או דקדוק? בטח חשבתם פעמיים אם לשקול ברצינות אדם או חברה ששלחו מסמך כזה. כנ"ל עבור דוח ביקורת. אם הוא מכיל שגיאות כתיב או דקדוק, הקוראים עשויים לקבל את הרושם כי אתה לא יורד לפרטים, או גרוע מכך – אינך קפדן בעבודתך. אפילו שגיאה בודדת עלולה להשפיע לרעה על האמינות שלך. אם הדוח שלך מכיל שגיאות (אם ברשלנית או מסיבה אחרת), עמדותיך לגופו של עניין ייפלו, דבר שאינו רצוי והוגן. 

הלקח למבקרים הפנימיים:  

שימו לב לפרטים. קשה להיות משכנע אם אתם מאבדים את האמינות שלכם כי התעלמתם מכללי הכתיבה הנכונה. 

5. שקלואת ההשלכות    

מבקרים פנימיים משתדלים לא להיות מוטים, ולפעמים מתעלמים מהשלכות המלל שהם מנסחים.  

אם אנו מעוניינים שהקורא יאמץ את הרעיונות שלנו, הכתיבה צריכה להיות אובייקטיבית – גם כאשר מעבירים מסר שלילי.  

סאלי קוטלר, במאמרה בנושא "בהירות, השפעה, מהירות: העברת דוחות ביקורת חשובים", מדגימה מה עשוי להיחשב ללא נחוץ, שלילי או מוטה מנקודת המבט של ההנהלה: 

הלקח למבקרים הפנימיים:  

אם הדוח נראה מוטה או לא הוגן, סביר להניח כי הלקוח יתעלם. קשה לשכנע מישהו שמרגיש עוינות מצד המבקר.  

6. זכרואתחמשת הכללים הבאים: 

סמינר IIA, בנושא כתיבת דוחות ביקורת, מתאר חמישה מרכיבים חשובים של ממצאים והמלצות אותם דוח הביקורת צריך לכלול:  

• קריטריונים (מה צריך להיות). 
• תנאי (המצב הנוכחי). 

• סיבה (סיבת הפער). 
• תוצאה (אפקט). 
• תוכניות פעולה מתקנת/המלצות.  

גם אם אתה משתמש בחמשת מרכיבים אלה, ייתכן שהדוח שלך לא משכנע. אולם בלעדיהם סיכוייך להצלחה יצנחו.  

אודות הכותב/ת

ריצ'רד צ'יימברס