חשופים בצריח: המבקרים הפנימיים במערכה הפוליטית הארגונית

ביקורת ספר: "הפוליטיקה של הביקורת הפנימית" 
("The Politics of Internal Auditing")

מחברים:
Patricia K. Miller, CIA, QIAL, CRMA
Larry E. Rittenberg, PhD, CIA ,CPA

בהוצאת: Research Foundation (2015) IIA

אתה המבקר הפנימי של חברה מצליחה.
מה אתה עושה כאשר אתה מגלה שהמנכ"ל הנערץ שמוביל את החברה להישגים מרשימים, מכניס לחשבון ההוצאות גם הוצאות פרטיות בסכומים מהותיים שלו ושל בת זוגו, ואתה מקבל פניות דיסקרטיות מדירקטורים ומאנשי מפתח בחברה בבקשה תקיפה להרפות מהטיפול בנושא ה"זניח" הזה כדי לא לסכן את המשך השגשוג של החברה?

אם כמבקר פנימי לחצים פוליטיים כאלה מוכרים לך היטב, אתה לא לבד.
כך סבורים המחברים – פטרישיה מילר, מבקרת פנימית מנוסה ומרצה באוניברסיטת נבאדה, ולארי ריטנברג, פרופ' אמריטוס לביקורת וניהול סיכונים באוניברסיטת ויסקונסין, שבין היתר היה יו"ר COSO בשנים 2009-2005. הם מציעים אסטרטגיות להתמודדות ומניעה של לחצים פוליטיים, וזאת בהתבסס על ניסיונם של מאות מבקרים פנימיים ראשיים (CAE) שרואיינו או מילאו שאלונים במסגרת מחקר מקיף שנערך בארה"ב וברחבי העולם.

מהו לחץ ארגוני פוליטי?

בהקשר השלילי של ביקורת פנימית הוא מוגדר כ"סיטואציה שבה בכירים בארגון מפעילים את סמכותם כדי להשיג תועלות אישיות או להגן על הארגון באמצעות ניסיון לבצע מניפולציה על פעילות הביקורת הפנימית או על דוחות הביקורת. מניפולציות אלה נועדו לצמצם את תכולת הביקורת, למנוע פרסום ממצאי ביקורת או לערער את אמינות המבקר הפנימי ואת פעילות הביקורת הפנימית".

צריך להיות זהיר. לא כל חוסר הסכמה של מנהלים עם עמדת המבקר היא לחץ פוליטי לגיטימי שמנהל אינו מקבל את עמדת הביקורת בנושאים כגון רמת הסיכון הקשורה לנושא הביקורת, רמת הסיכון שניתן לקבל או האינטרפרטציה של ראיות שנמצאו בביקורת. אלא שבפרקטיקה לעתים לא קל למבקר לקבוע האם תגובת המנהל היא אי הסכמה לגיטימית או לחץ פוליטי פסול.

תוצאות המחקר מעלות כי לחץ פוליטי על המבקר הפנימי הוא תופעה נרחבת:
55% מן הנשאלים דיווחו כי נדרשו להשמיט או לשנות ממצאי ביקורת פעם אחת או יותר במהלך עבודתם, כמעט מחצית, 49% מהנשאלים, דיווחו כי נדרשו להימנע מביצוע ביקורת בנושא ברמת סיכון גבוהה, וכ-32% נדרשו לבצע ביקורת  בנושא ברמת סיכון נמוכה כדי לשמש ככלי משחק למטרות פסולות. הנשאלים דיווחו כי חוו איומים והפחדות, הפגנת עוינות ואף נידוי חברתי כחלק ממסכת הלחצים.

כיצד הושפע מעמד המבקרים הפנימיים כתוצאה מעמידה על שלהם ומאי היענותם ללחצים?

אמנם 56% מהנשאלים דיווחו כי לא היה לכך כל השפעה, אולם יתר הנשאלים חוו פגיעה במעמדם באופנים שונים: אי הזמנתם לדיונים חשובים (33%), פיטורין או אילוץ לוותר על תפקידם (16%), ובשיעורים נמוכים יותר – קיצוץ בתקציב או בשכר, אי היענות לבקשות למשאבים ועוד כהנה וכהנה.

אחד הפרקים היותר חשובים, לדעתי, מוקדש לתיאור ולניתוח של 13 מקרי אמת שבהם מבקרים פנימיים התמודדו עם לחצים פוליטיים. באחד מהם, מבקר פנימי ותיק של חברה תעשייתית אמריקאית גדולה (שמות החברות והאישים הושמטו מתיאורי המקרים), מצא במהלך ביקורת שבוצעה על הוצאות הקשורות ללקוחות, כי סכומים נכבדים מן ההוצאות הם למעשה הוצאות פרטיות של המנכ"ל, בין היתר נסיעות לחופשות יוקרתיות שלו ושל בת זוגו, מסיבות שנערכו בביתו והוצאות בידור. מדובר במנכ"ל הנחשב למוצלח במיוחד, שקודם בארגון באופן מטאורי הודות לביצועים מעולים שהשיג, ולכן נטיותיו הבזבזניות התקבלו בהנהלה בסלחנות, כחלק מן המחיר להבטחת המשך שגשוג הארגון. המבקר הפנימי סבר כי יו"ר ועדת הביקורת שהתמנה לאחרונה הוא איש של המנכ"ל ויעמוד לצדו. בצר לו פנה למנהל הכספים ושיתף אותו בממצאיו, וזה קיים שיחה עם המנכ"ל שבה הביע נכונות להחזיר חלק מן ההוצאות האישיות, אך בתנאי שלא יפורסם דוח ביקורת על כך. המבקר הפנימי עמד על כך שמלוא ההוצאות האישיות יוחזר, מה שאכן הושג בסופו של דבר. באופן לא מפתיע, כמה חודשים לאחר מכן הוזז המבקר הפנימי ה"עקשן" מתפקידו, ובהמשך אף נאלץ לפרוש לפנסיה מוקדמת.

ניתוח המקרה מלמד עד כמה הטון בצמרת (Tone at the top) משפיע (במקרה זה לרעה) על כלל התרבות הארגונית, וכאשר זה קורה, המבקר הפנימי שאינו מתפשר יזדקק ככל הנראה להחליף את עבודתו או לפרוש לגמלאות.

כיצד על המבקר הפנימי הדבק בעקרונותיו המקצועיים והאתיים לנהוג?

מי שמצפה לקרוא בספר הנחיות מפורטות כיצד לנהוג בכל מצב נכון להתאכזב. הספר אינו מספק הנחיות כאלו, והמבקר הפנימי כפי הנראה יידרש להפעיל את מיטב שיפוטו האישי וכישוריו הפוליטיים כדי להתמודד עם הלחצים הפוליטיים שבהם הוא נתון. אכן, אף מבקר פנימי לא בחר בתפקיד מפני שהוא קל. עם זאת, המבקר הפנימי ימצא בספר תובנות והמלצות רבות, מעין "ארגז כלים" שעשוי להביא לו תועלת רבה להתמודדות במצבים שונים.

חלק מן ההמלצות ידועות ומוכרות ואין בהם חידוש רב, לדוגמה: בניית יחסי אמון בין-אישיים חזקים עם אנשי מפתח, עם חברי ההנהלה ועם יו"ר ועדת הביקורת שלך.
אמנם אלה לא יפתרו את כל הבעיות שלפניהן המבקר ניצב, אולם יאפשרו לו להתמודד איתן טוב יותר.
הצורך לבנות יחסים כאלה ידוע כמובן היטב לכל מבקר פנימי מנוסה, הבעיה היא כמובן כיצד לעשות זאת. ובכן, משחק גולף אחד לא יעזור כאן, זהו תהליך ארוך ומפרך הדורש מהמבקר מקצועיות, ידע ותחכום.

המלצות רבות אחרות הן מקוריות ומעוררות מחשבה. למשל, להשתתף באופן פעיל ביוזמות כלל ארגוניות מתאימות כגון ריסון הוצאות, שיפור איכות ויישום תכנית "Six Sigma", ולהפסיק לדבוק בפסיביות מרוחקת מחשש לאובדן אי-התלות. במקום להסתפק רק בבדיקות ציות של האחרים, המבקר הפנימי יכול לבצען באופן פעיל במסגרת הביקורת הפנימית ובכך להוכיח למי שזקוק לכך כי הוא "משחק" באותה קבוצה ולא בקבוצה היריבה.

אחת התובנות המועילות ביותר לדעתי היא הידיעה כי לחץ פוליטי לא נופל על המבקר כרעם ביום בהיר אלא ניתן לצפות אותו מראש, ולכן יש להתכונן אליו היטב לפני תחילת הביקורת, או לפני פרסום דוח עם ממצאים נפיצים. לדוגמה, אפשר לקיים שיחות הבהרה על תפקיד הביקורת הפנימית עם בעלי העניין או לקיים שיחות עם יו"ר ועדת הביקורת ואנשי מפתח בארגון כדי לתאם עמדות וציפיות בנוגע למידת הגיבוי שהוועדה יכולה לספק לביקורת הפנימית אל מול הלחצים, אם יופיעו.

כאמור, הספר מנסה לספק ארגז כלים פוליטי למבקר הפנימי, ושימוש נכון בו יכול לסייע לו להתגבר בדרכו על מהמורות פוליטיות. למרות זאת, הספר מודה באומץ כי למרבית הצער, מבקר פנימי שפועל במקצועיות ובאתיות ועומד על האמת שלו מול הלחצים, צריך להיות גם נכון לשלם על כך מחיר אישי, כולל ויתור על התפקיד.
נכונות מתמדת זו היא כפי הנראה אחד המרכיבים המרכזיים באותו ארגז הכלים של המבקר.

הערה לסיום

מפליא שלמרות הממצאים המורים על ההיקף הרחב של תופעת הלחצים הפוליטיים, בוחרים המחברים להתייחס רק למישור של יחסי המבקר הפנימי האינדיבידואלי מול הנהלת הארגון, ונמנעים מבחינת ההשלכות הציבוריות הרחבות יותר של ממצאי המחקר.

מתברר שלמרות הדיווחים על התחזקות מעמד המבקר הפנימי בארגון, גם כיום המצב עדיין רחוק מלהיות מושלם. האם אנו צריכים להשלים עם כך שכחלק ממהות המקצוע, תמיד יארבו סיכונים פוליטיים לפתחו של המבקר הפנימי כפי שמשתמע מהמחקר?
או שעלינו לפעול לחקיקה, לתקינה ולשינויים בממשל התאגידי, ולשאוף לכך שהמבקר הפנימי יבצר לעצמו מעמד "אידיאלי" חסין מלחצים פוליטיים, בדומה לחופש האקדמי הניתן לאנשי אקדמיה ולהגנה מקצועית שממנה נהנים שופטים בבתי משפט?
ובכלל, מהי העמדה הארגונית הנכונה שממנה המבקר הפנימי יוכל להשפיע באופן המיטבי על התנהלות הארגון?

שאלות מרתקות אלו, שעולות מעצמן מתוך דפי הספר, אולי אינן תמיד מקבלות תשובה חד-משמעית, אך ללא ספק מחכות למחקרי המשך שיתבססו על ממצאיו העשירים של הספר.

יוסי נטוביץ
PHD, רו"ח
מנהל, טיוב יועצי מערכות בע"מ
[email protected]