טיפים מנצחים להצגה ויזואלית ואפקטיבית של ממצאי הביקורת
תמונה אחת שווה 1000 מילים
הגבינה כבר זזה וגם אני בעקבותיה…
נודדת מתחנת המילים הישנה שפינתה מקומה לתחנות שקמו מצוידות בכלים חדשים, המיטיבים לבטא את תוצאות הבדיקות והמסרים שלנו.
לצד הצבעוניות הרעננה (זהירות, לא להגזים!) נפתחו הזדמנויות חדשות להעביר את התוכן באפקטיביות ובקלות. כמובן, אם רק נעשה זאת נכון.
גם עבור צוות הביקורת זו הזדמנות לגלות תחומים חדשים ולבטא כישרונות חבויים שמתגלים. יצירתיות. סדנאות, התנסות ושיתוף.
בעולם שבו יש עודפי מילים, תיאור ארוך מידי של ממצא עלול להסתיים באיבוד הקורא.
זה הזמן לאמץ כלים חדשים!
האפשרויות הן כמעט בלתי מוגבלות: צבעוניות אוניברסלית רעננה, Flow חזותי או סמלילים.
65% מהאנשים הם לומדים חזותיים וחבל לפספס יתרון כזה.
זהירות, לא להגזים!
אם בחרתם מוטיב חזותי אחד- כדאי שהוא יהיה כזה המשרת את המסר המרכזי ורץ לאורך הדוח. כך גם לגבי פלטת הצבעים הנבחרת.
ליקטתי כאן עבורכם שמונה עקרונות עבודה בסיסיים, עם דוגמאות מפורטות.
תנסו את זה בבית?
בהצלחה!
ו….אל תשכחו לשתף אחרים בחוויה.
שימו לב לסוג הגרף! האם הוא ממוקד מטרה?
מהו הגרף המתאים לבטא את הממצא ?
כ-72% מהמשתמשים בוחרים את הברים או הפאי מתוך הרגל. זאת למרות שישנם כ-20 סוגי גרפים המיועדים למטרות שונות בהן: הצגת מידע השוואתי, הצגת קומפוזיציה או תיאור על פני זמן.
ובדוגמא שלנו- הנתונים בשני הגרפים זהים, אבל כל אחד מהם מעביר מסר שונה.
בעוד גרף ימין מבליט את נקודת המפנה גרף שמאל מבליט את ההתרחבות במקביל בשתי הקטגוריות.
שימוש בגרף המתאים או במערכת גרפים מתוחכמת- מאפשר לנו לדייק ולהדגיש את המסר שנרצה להעביר!
הקפידו על יישום מדויק של צבעוניות
השימוש בצבעוניות הוא אחד האתגרים בביקורת החזותית. אין המדובר (רק) באסתטיקה! לעיתים קרובות זה ההבדל שבין צל"ש לטר"ש!
באופן כללי, עדיף שימוש בצבעוניות מתונה או מונוכרומטית ויישום פלטת צבעים אחידה לאורך הדוח, תוך הדגשה המשרתת את המסר. .
בדוגמה, בחרתי להדגיש באמצעות צבע כהה יחסית, את שלוש הסדרות של היחידה שבה בחרתי להתמקד, ברירת המחדל היא שכל סדרה בצבע אחר- אך היא מסיטה את תשומת הלב מהמסר.
אמצו שפה חזותית אוניברסלית
בעבודה משותפת עם אירית, מבקרת של חברה תעשייתית בינלאומית, השתמשנו במפת העולם על מנת לשקף תמונת מצב לפי מדינות או אזורים גאוגרפיים.
השתמשנו בצבעוניות אוניברסלית כדי להצביע על היקף החריגות.
היפכו ממצאים מילוליים לממצאים חזותיים
בעבודה משותפת עם מבקרת רשות מקומית הפכנו דוח ציות מילולי (52 עמודים) לדוח חזותי (15 שקפים).
"הדוח החזותי מצמצם את המלל ומאפשר לי להנגיש את הממצאים לתושבי העיר, בדרך שמושכת אותם לקרוא"
משמאל דוגמא של שקף המנגיש מידע מילולי רב בדרך חזותית אינטואיטיבית.
צרו תבניות גרפיות מותאמות לממצאים חוזרים
התבנית בצד משמשת באופן תדיר לתיאור ממצאים של הפרדת תפקידים.
שימוש בתבנית אינפוגרפית חוזרת לתיאור ממצאים ארגוניים שכיחים מסייעת:
- בקיצור זמן הלמידה, הכתיבה ובקרת האיכות
- בהצפה והעלאת המודעות לשכיחות הבעיה
השתמשו ב-Flow חזותי לארגון הממצאים כתמונת מצב
במקרה שלפנינו בדיקתנו כללה נושאים רבים המרכיבים תהליך יצורי שלם end to end.
רצינו להציג את הנושאים המנוהלים כראוי, לצד אלה שלא, בקליפת אגוז.
השתמשנו בצבעוניות אוניברסלית, כדי לשקף תמונת מצב כוללת, ולהמחיש את ריכוז הבעיות בשוק המקצועי.
באילו סיטואציות השימוש בכלים חזותיים מתאים פחות?
כמו תמיד, גם כאן יש מקרים שבהם היה כדאי לצמצם שימוש בכלים חזותיים:
- חשש לאי סדרים
- נושאי ציות, דרישות רגולציה וחששות להפרות רגולציה ואכיפה (עורכי דין, ביטוח ורשויות החוק יעדיפו דוח מלא בכתב)
- נושאי נישה מקצועיים ומורכבים
- מערכות יחסים מורכבות קודמות עם המבוקרים (פתיחות לשינויים נמוכה)
במקרים כאלה, מומלץ בחום להישאר בתצורת הביקורת הקלאסית.
דוח מילולי לרבות חילופי טיוטות, במתכונת המקובלת.
התחילו בקטנה!
כככל שמשתמשים בהמחשות ממקורות שונים, חשוב לא להגזים בהמחשות, ולשמור על פלטת צבעים אחידה ומונוכרומטית ככל שאפשר, Less is more.
לא חייבים להתחיל בגרפים מסובכים, אפשר להשתמש בסמלילים.
ישנו מגוון רחב של אפשרויות ביניים- המשלבות בדוח הביקורת מינונים שונים של מילולי וחזותי בהעברת המסרים.
לא צריך להיות מעצב/ת. אפשר להוריד תמונו, סמלילים והמחשות חזותיות מהאינטרנט, או להשתמש בטמפלייטים חזותיים מוכנים מהslide forest.
בחן את עצמך
ככל שסכום התשובות שאספת גבוה יותר, רמת הבשלות החזותית גבוהה יותר
65% מהאנשים הם לומדים חזותיים. חבל שנפספס את היתרון זה!
שימוש ב- visuals מוחשיים לצד מופשטים, צבעוניות מדוייקת, וארגון חזותי של רכיבי הדוח, מאפשרים לנו להעביר רעיון בפחות מילים. במינימום שיפוטיות.
ישנו מגוון רחב של אפשרויות יישום (לא, לא חייבים PowerPoint או מעצב מקצועי) וישנן גם אפשרויות ביניים- המשלבות בדוח הביקורת מינונים שונים של מילולי וחזותי בהעברת המסרים.
בסופו של יום, ההשלכות על תהליך הביקורת מרחיקות לכת: ממצאים ויזואליים שמאורגנים בצורה נכונה, מפחיתים את ההתנגדויות ומעודדים יצירתיות בפתרונות שמוצא הארגון לממצאי הביקורת.
בהצלחה!
