מגמות על וטרנדים בעולם הביקורת לעשור הבא
"הדרך הטובה ביותר לחזות את העתיד היא ליצור אותו" – פיטר דרוקר
שרון ויטקובסקי טביב | רו"ח, MA, CIA, CRMA – שותפה, ראש מגזר ניהול סיכונים )RAS ,(BDO
סגנית נשיא, דירקטורית ועורכת כתב העת של לשכת המבקרים הפנימיים – Israel IIA
מלכה דרור | CRISC, CISA, CIA ניהול סיכונים, לשעבר מבקרת עיריית ירושלים ומבקרת חברת בזק
מרגלית שפרבר | רו"ח MBA, CIA ,מבקרת פנימית ראשית, תנובה
המגפה המשתוללת שפקדה אותנו בעשור החדש, ממשיכה רצף של אירועי קיצון שהופיעו בשלהי העשור הקודם, כגון שריפות ענק ברחבי העולם, מלחמת דת קיצונית וערעור הסדר הקיים.
"העולם השתגע" הוא מונח שגור בפינו, והוודאות היחידה הקיימת היא אי הוודאות. מי האמין לפני קצת יותר משנה שחיינו ישתנו כך ללא היכר? התופעות שאנו חווים מתקשרות בכללן לעידן ההאצה שבו אנו חיים, המתאפיין בטכנולוגיה שמתפתחת בקצב מהיר ממה שהאדם הסביר, המחובר והמרושת מסוגל לקלוט. הפובליציסט תומס פרידמן התייחס למגמה הזאת וניסח שלושה כיווני האצה מרכזיים – טכנולוגיה, גלובליזציה ושינויי אקלים, כאשר האחרון הוא תוצר של הניצול הפראי של האדם את משאבי הטבע.
השינוי התדיר והקיצוני במציאות כפי שהיא מתרחשת בשנים האחרונות, מצריך מאיתנו להיערך לעתיד כבר עתה, ומכאן כותרת המאמר, ציטוט של ההוגה פיטר דרוקר.
במאמר זה בחנו חמש מגמות שלדעתנו הן המשמעותיות ביותר לחיינו, כדי להבין כיצד אלה ישפיעו על עולם העבודה העתידי ועל האתגרים שנוצרו בעקבותיהן לארגונים גדולים שרוצים להמשיך ולשגשג בעידן כה משובש. מתוך כך ניסינו להעריך את מעמדו ותפקידו של המבקר הפנימי ולהעמיק בשאלה שמסקרנת את כולנו: כיצד ייראו החיים והמקצוע שלנו בעתיד הנראה לעין?
- עידן השיבושים בצל שינויי אקלים ומגפות
העולם עוד רחוק מלהשתקם מהמגפה שפוקדת אותנו מזה כשנה, אך על אף השפעתה הרבה היא עדיין עומדת בצל המשבר האקולוגי שנחשב לאיום הגדול ביותר שמולו מתמודדת האנושות מאז ומעולם. שני המשברים הללו מסמנים את העידן שאליו אנחנו נכנסים, עידן של תופעות טבע הרסניות ואירועי קיצון המובילים לאסונות מקומיים, חלקם בעלי השפעה גלובלית, ולתהליכים ארוכי טווח כמו הידלדלות מקורות המים ומִדבור מחד, ועליית פני הים מאידך. במאתיים השנים האחרונות אנחנו צורכים את משאבי הטבע פי כמה ממה שכדור הארץ מסוגל לייצר, מגמה שרק הולכת ומחריפה.
למשברים אלה השלכות מרחיקות לכת, בין היתר על המגזר העסקי העולמי והמקומי. רגולציה מחמירה יותר לצד ציפיות הולכות וגדלות מצד בעלי עניין, מחייבות ארגונים לנהל את הסיכונים בצורה חכמה ולגלות אחריות רבה יותר כלפי האדם והסביבה. הדבר קשור בשורה ארוכה של פעילויות, החל משינויים בצריכת חומרי גלם, דרך הייצור של המוצר ודרכי השיווק והשימוש בו, ועד הפיכתו לפסולת בתום מעגל חיי המוצר. כבר היום אנחנו מזהים תאגידים שמשנים את האסטרטגיה הניהולית בהתאם, ומאמצים מודלים כלכליים מתקדמים כמו "כלכלה מעגלית" החותרת לאפס פסולת, על מנת להתאים עצמם לצרכים המשתנים של הסביבה העסקית. בנוסף, יותר ויותר חברות מזהות את ההזדמנויות העסקיות שבחשיבה "ירוקה", ומציעות מגוון של פתרונות בתחום ההתייעלות והחיסכון במשאבים. יוזמות אלה זוכות לרוח גבית מצד ממשלות, בורסות וחברות השקעה הנעזרות במדדים ייעודיים לניתוח חברות בהתאם לביצועיהן הסביבתיים.
המבקר הפנימי בצל השיבושים
כשם שארגונים מתחילים להפנים ששינויים תכופים בסביבה העסקית כתוצאה ממשברי ענק הופכים להיות הכלל, כך גם עלינו כמבקרים להבין כי השגרה המוכרת תהפוך לנדירה והקיצון ייהפך לשגרה החדשה. המשמעות היא שעלינו להיערך לפעילות בצל אירועים בלתי צפויים וללמוד לנהל את הביקורת שלנו לקראתם, תוך כדי התרחשותם ולאחריהם.
אבל מה המשמעות של ביקורת בשגרה של אי ודאות? חיפוש אחר תשובה אפשרית תגיע קרוב לוודאי לנחיצות שבהגמשת עמדות הביקורת, שכן פעילות הארגון באירועי קיצון לא יכולה להימדד בערכים דומים לפעילות בשגרה. אולי יהיו כאלה שדווקא ישימו דגש על החשיבות של תוכנית ביקורת גמישה המאפשרת התאמות רבות תוך כדי תנועה. אחרים יכולים לתת משקל למרכיב אי הוודאות בתהליך קבלת ההחלטות, או לחילופין להתמקד בבחינת המידה שבה הארגון מתאים את עצמו להתמודדות בשגרת מצבי הקיצון. אך דבר אחד בטוח: בשגרה רצופה אי ודאות, סימני שאלה עדיפים על סימני קריאה.
- רשתיות, קריסת המרכזים והשטחת ההיררכיות
שני תהליכים מתחוללים בו-בזמן, קשורים זה בזה ומשפיעים על ארגונים ועלינו כמבקרים פנימיים.
הראשון, תהליך הרשתיות: הרשתות החברתיות החדירו לחיינו תופעה שבה כל חברי הרשת החברתית והעסקית מחוברים לכולם בטופולוגיית חיבור מלא (כל קצה ברשת מחובר ישירות לכל קצה אחר – 'Fully Mesh'), ויכולים לשתף את כל האחרים בדעות, ברעיונות וביוזמות. במקביל כל חברי הרשת שווים במעמדם: נשיא ארה"ב והאזרח הפשוט מחוברים לרשת באותו סוג חשבון.
התהליך השני הוא התעצמות כוחו של הפרט על חשבון קריסת מרכזי הידע והכוח, מגמה שהחלה עוד לפני הקורונה אך התגברה ביתר שאת בשנה האחרונה בעקבות הגבלות הניידות שהוטלו על אזרחים. אם בעבר הלא רחוק הלקוח נאלץ להגיע פיזית למרכזי הכוח (מרכז העיר, הקניון, מרכזי השירות, קופות החולים ועוד) על מנת לקבל שירותים, כיום הלקוח הוא המרכז החדש, והשירותים יחד עם הידע והכוח מגיעים אליו הביתה ישירות. לדוגמה, לקוח שנדרש בעבר להגיע פיזית לקופת חולים כדי לבדוק מדדים, לערוך בדיקות פיזיות או לקבל טיפול פיזי או נפשי, יכול היום לקבל את אבחון הרופא והטיפול הנדרש לו דרך אפליקציה ואמצעי טכנולוגי בבית. כך גם הסטודנט והתלמיד במערכת החינוך ובאוניברסיטה – היום המרצה והמורה מגיעים אליו הביתה באמצעות הזום. דוגמה נוספת היא הלקוח שיכול לרכוש ולקבל משלוח של עגבניות שרי ישירות מהחקלאי מבלי להזדקק לכל שרשרת האספקה שבדרך.
שני התהליכים הללו משפיעים על המודל המסורתי של הארגון הבנוי על היררכיה ברורה. ארגונים שמבקשים להגיב מהר לאירועים בשטח אצל הלקוח יאמצו מבנה ארגוני וכלים טכנולוגיים שיאפשרו זאת. בשנים האחרונות אנו עדים לארגונים שממנים אִישׁ קֶשֶׁר (point of contact – (POC שנמצא בקשר ישיר עם הלקוחות בשטח ומדייק את הדרישות והצרכים שלהם מול הארגון ובכך משפיע על כל תהליך הייצור. כך גם החיבור של כל העובדים לענן בנגישות מלאה למידע הארגוני, ושיטת הניהול המטריציוני. כל אלו הופכים את הפירמידה הארגונית ל"שטוחה" ולקיצור תהליכי קבלת החלטות והעברת מידע מהמטה לשטח. במבנה ארגוני כזה, העובד בשטח הופך להיות שלוחה של הארגון מול הלקוח והוא מועצם בכלים ובסמכויות. העובד הוא נציג המטה והוא מרכז אצלו את כל הפונקציות הדרושות: נתונים, מערכות מידע, כלים לשיווק, פרסום, הפצה, שירות לקוחות ועוד.
התקשורת הפנים ארגונית משתנה גם כן. כל העובדים מקבלים ומוסרים ידע באותו זמן, העדכונים משותפים לכולם וכך גם יכולת התגובה ומהירותה.
המבקר הפנימי בארגון שטוח ורשתי
בארגון היררכי, המבקר נמצא במעמד גבוה ושואב את כוחו מהסמכות של היו"ר או המנכ"ל. היחלשות ההיררכיות לטובת ארגון שטוח ורשתי, והתעצמותו של העובד על חשבון החלשת המטה, מעלות שאלות על אופי פעילות המבקר ומהיכן ישאב את כוחו וסמכותו. שאלות אלו מובילות להגדרה מחודשת של מהות התפקיד והערך המוסף של המבקר הפנימי לארגון.
לכן על המבקר הפנימי לפתח מיומנות לאיסוף המידע הנדרש לעבודתו ממקורות אחסון רבים, ובהם תחנות העבודה של העובדים וכן סוגים שונים של אחסון בענן.
המבקר הפנימי ינתח את מבנה הרשת כחלופה לניתוח תהליכים. באמצעות כלי עבודה חדשים הוא יאתר צווארי בקבוק, קשרים חסרים וחוסר בהירות בהגדרת הממשקים שימקדו את הליקויים על פי המבנה הרשתי. לבסוף, הדינמיקה, חלוקת התפקידים, תחומי האחריות והסמכות של העובדים בארגון החדש, יחייבו את המבקר להיעזר בעובדי השטח באמצעות כלי איסוף נתונים של חוכמת המונים.
- גלובליזציה, חדשנות ועידן של שיתופי פעולה
הגלובליזציה של המאה ה-21 מאוימת הן על ידי ממשלים המעדיפים הסתגרות לאומית על פני שיתוף פעולה בינלאומי, והן בעקבות אסונות בעלי השפעה עולמית כמו הקורונה. אולם אין לטעות, הגלובליזציה חזקה מתמיד, ומה שקורה במקום אחד בעולם משפיע ישירות על שאר העולם. כולנו מחוברים ומרושתים זה לזה בצורה משמעותית. ברמה הארגונית – ארגון כבר לא יכול להשוות את עצמו לארגון מתחרה בזירה המקומית אלא לבחון את עצמו כל הזמן אל מול הזירה העולמית. ארגונים שרוצים לשמור על רלוונטיות ועל יתרון תחרותי צריכים לאמץ את ההבנה כי הם חיים במרחב 'גלוקאלי', שבו עליהם לבחון מה קיים ברמה הגלובאלית וליישם ברמה הלוקאלית. עליהם להפנות משאבים רבים לחדשנות ולייצור של ידע חדש, ולעשות זאת באופן רצוף ועקבי אם רצונם לשרוד ולהישאר בקדמת השוק בתחום שבו הם עוסקים.
המבקר הפנימי בעידן הגלובלי
הכפר הגלובלי מחייב את מבקרי הפנים להביט לצדדים, ללמוד ולתקשר עם גורמים ממחוזות רחוקים. הדבר מתחיל במשימות פשוטות כמו קביעת בנצ'מארק לארגון, שמעתה מחייבת התייחסות לא רק למה שנעשה בארץ הפעילות, אלא למה שנעשה בעולם בכלל, וממשיך בהשתייכות לרשתות של שיתופי פעולה המתחלקות לפי תחומים מקצועיים וחלוקה למיומנויות. מציאות זו תאפשר לארגון להתאים לעצמו את שירותי הביקורת הפנימית מתוך מבחר של נותני שירות בעלי התמחויות שונות, חלקם פנימיים לארגון וחלקם חיצוניים. טרנד הקלסיפיקציה המקצועית ישפיע על הגברת שיתופי פעולה בין מבקרים בעלי תחומי התמקצעות שונים.
- האצה טכנולוגית – מהפכה דיגיטלית -– אוטומציה
המהפכה התעשייתית הרביעית, שאנחנו נמצאים בעיצומה, מסמנת את ההתלכדות של מרחב הסייבר עם האנושות, וטשטוש הגבולות בין המרחב הפיזי לווירטואלי. תהליכי אוטומציה, מחשוב ענן, נתוני עתק ((BIG DATA, ניתוח נתונים (Analytics) ובינה מלאכותית מתפתחים בקצב מהיר ומשפיעים על כל תחום בחיינו וגם על עולם העבודה. משרות רבות מתייתרות בתהליך זה, הראשונות שבהן הן משרות של "הצווארון הכחול", אך לא ירחק היום שבו כל עובד יהיה בסיכון להיות מוחלף על ידי מכונה.
טוב יעשו ארגונים אם ישכילו להפנים את ההשלכות של האצת הטכנולוגיות על העובדים שלהם, ויפעלו לשיפור הידע והמיומנות של העובדים כדי שיוכלו לשלב את הממד הטכנולוגי בפעילותם (Upskilling), ובמקרים אחרים להסב את עבודתם לתחומים אחרים הנדרשים בארגון.
המבקר הפנימי ברקע האצה טכנולוגית
ההתפתחות הטכנולוגית משפיעה על עבודת הביקורת הפנימית בשורה של היבטים.
המבקר הפנימי יצטרך לבצע ביקורות על אופן היישום של אמצעי טכנולוגיה חדשים בתהליכי העבודה בארגון ועל השפעת היישום על תהליכי העבודה והבקרות.
המבקר יצטרך להתמחות בביצוע ביקורת בעולם הסיכונים הנובעים מהשימוש בטכנולוגיות החדשות, ובכלל זה בתחומי סייבר, שמירת הפרטיות, המשכיות עסקית ואבטחת המידע. כמו כן, עליו לרכוש מיומנויות של ביקורת בפלטפורמות אחסון נתונים שונות (בשרתי הארגון, בענן הציבורי או בענן הפרטי של הארגון), ולהבין באמצעי ההגנה על נתונים בכל פלטפורמה.
בנוסף, המבקר הפנימי צריך להכניס לארסנל כלי העבודה שלו את השימוש בטכנולוגיות מתקדמות ובמערכות חכמות, כגון נתוני עתק ((BIG DATA, ניתוח נתונים (Analytics) ובינה מלאכותית. כלים אלו יאפשר למבקר הפנימי להשפיע על ייעול של תהליכי עבודה ארגוניים, ניטור של תהליכים עסקיים וזיהוי מהיר של תופעות בלתי רצויות. כל אלו יאפשרו למבקר לתת לארגון ערך מוסף בהמלצות איכותיות בזמן אמת.
- עבודה היברידית
הקורונה שימשה זרז למודל עבודה מרחוק, שאומנם היה קיים עוד קודם לכן אך לא הגיע לכדי הטמעה. סביר להניח כי מהמצב הנוכחי אין דרך חזרה, ומיליוני בני אדם ברחבי העולם שהתנסו בעבודה מרחוק לא יחזרו במלואם למודל המסורתי.
תנאי להצלחה במודל זה הוא לדעת כיצד לנהל מרחוק. על מנהלים להתמקד בתוצאות ולא בזמני העבודה של העובד, ולשקף לעובדים באופן מלא את החזון והמשימה המשותפת. בנוסף, על הארגון למצוא זמן חפיפה שמאפשר תקשורת בו-זמנית עם כל הצוות, באמפתיה ובהבנה הדדית, ולהציב חזון ברור לפעילות הצוות.
מקום העבודה החדש – הבית – מעלה אתגרים לא פשוטים לארגונים, המאלצים אותם לנקוט מגוון דרכים כדי לסייע לעובדים להסתגל למציאות מתפתחת זו, כולל הגדלת התמיכה, קידום הפסקות בריאות הנפש במהלך יום העבודה, ועידוד העובדים לדון בגלוי באתגרי ההתמודדות.
סביר להניח כי מגמה זו תוביל להגדרה מחודשת של התנהגות מקצועית וחוקי העבודה, החל מלבוש עבודה מתאים ועד אינטראקציות עם ילדי העובדים, חבריהם ואף חיות המחמד.
המבקר הפנימי במודל הגמיש
עבודת הביקורת הפנימית צריכה ללמוד כיצד להתאים עצמה למודל העבודה הגמיש. ככל שמודל זה יצמח, כך למבקר הפנימי יהיו פחות אפשרויות להגיע לשטח, לחוש את הארגון, לראות את הלך הרוח, את אופי ההתנהלות וכו'.
גם המבקר הפנימי בעצמו יעבוד חלק גדול מהזמן מהבית, ויצטרך לבנות לעצמו כלים מותאמים לאופי כזה של עבודה.
כמו כן, עלינו להבין כי עבודה של ארגונים מהבית משנה את מערך הסיכונים בארגון, בעיקר בהיבטים טכנולוגיים, ובפרט בסיכונים של אבטחת מידע, חדירה לפרטיות ועוד. העבודה מהבית גם מצריכה התחשבות של עבודת הביקורת בתהליכי עבודה "רכים", כמו אופן ניהול העובדים מרחוק, מידת שיתוף הפעולה, התקשורת השוטפת ועוד.
לבסוף, סביר להניח שהמודל הגמיש יביא את המבקר להשתמש בכלים שיביאו את חוכמת ההמונים, כמו סקרי עובדים תכופים, שימוש ב-CSA ויצירת מעורבות מודעת ולא אקראית.
לסיכום
השאלה המרכזית היא לא האם עבודת הביקורת עתידה להשתנות – היא כבר השתנתה, ועודה משתנה בקצב מהיר. את ההוכחה לכך אנחנו רואים בגישות ובדרכי העבודה של חלק מהמבקרים הפנימיים שאימצו שינויים וחדשנות בעבודתם.
יש בכוחנו לשלוט בשינוי, ולכן מוטלת עלינו אחריות רבה בעיצוב פני המקצוע לעתיד.
אנחנו יכולים להתבונן במגמות המתחוללות ולהתכחש להן, או לנצל אותן כדי לשפר את עבודת הביקורת ולהעלות את ערכה בארגון.
עלינו לא רק להיערך לשינויים כחלק אורגני מהארגון המתאים עצמו למציאות החדשה, אלא לחפש תמיד את הצעד קדימה, את הקדמת המחר, את שינוי התפיסה. זו הדרך להזניק את המקצוע קדימה ולהפוך אותו לרלוונטי מתמיד בארגונים של המחר.
אודות הכותב/ת
מלכה דרורCIA ,CISA ,CRISC
מבקרת עיריית ירושלים
אודות הכותב/ת
שרון ויטקובסקי טביברו"ח, CIA ,CRMA
עורכת כתב העת סגנית נשיא ויור ועדת מידע ופרסומים
שותפה BDO זיו האפט
