תכנית עבודה רב שנתית- האם צריך זאת בכלל?
איך לבנות תכנית עבודה שנתית מנצחת?
רו"ח ניצה ויקטוריה רוגוזינסקי – סמנכ"לית, מבקרת חברה ונציבת תלונות הציבור בחברת החשמל
עו"ד עינב דובב – עובדת יחידת הביקורת הפנימית בחברת החשמל
אם נערוך סקר באוכלוסייה, סביר להניח שרוב האנשים יסכימו שנעים וחשוב לחיות בבית נקי. כדי לעשות זאת, נדרש לנקות באופן תדיר וקבוע את המטבח, השירותים, הסלון והחדרים. אם נשאל אותם האם זה חשוב כבר מעתה להכין תוכנית רב-שנתית לניקיון האזורים העיקריים בתוך החדרים, כזו המפרטת מראש באיזה חלק של האזורים יתמקד הניקיון, סביר להניח שרובם ישיבו כי הגדרת מוקדי הניקיון מראש אינה נחוצה, וכי יש להגדירם בתחילת כל ניקיון.
אם נתמקד בדוגמת המטבח, הרי שמרבית האנשים יסכימו כי אין זה נחוץ לצפות מראש ולהגדיר בתוכנית רב-שנתית באיזה חלק במטבח יתמקד הניקיון (ארונות המטבח, הרצפה, השולחן, התריסים, הכיריים, המקרר) ובאיזו שנה, אלא עדיף לעשות זאת בתחילת הניקיון ובהתאם לצורך באותה העת. אם נקשר את האמור לעולם הביקורת, הרי שהבית כולו מייצג את החברה או הארגון, המטבח מייצג את ישות הביקורת – ההליך העיקרי/הראשי הנכלל בתוכנית העבודה, וכל אחד מהאזורים במטבח שנדרש לנקות מייצג את תהליך המשנה/תת-תהליך. כפי שנציג להלן, אנו סבורות כי נכון יהיה להגדיר בתוכנית עבודה שנתית את ניקיון המטבח (התהליך הראשי – ישות הביקורת), וטרם ניקיון המטבח לערוך בדיקה מקדימה (סקר מוקדם) ולהגדיר את החלקים במטבח שיש למקד בהם את הניקיון – מקומות שהסיכון שלהם להתלכלך גבוה יותר (מוקדי סיכון), כגון הכיריים, ארונות המטבח והתנור (תהליכי המשנה/תתי-תהליכים שבהם תתמקד הביקורת).
כפי שנציג במאמר זה, אנו סבורות כי בעידן המודרני שבו השינוי הוא המצב הקבוע, הכנת תוכנית עבודה רב-שנתית ליחידת הביקורת הופכת פחות ופחות רלוונטית. יתרה מכך, מדובר באקט שאינו בהכרח מתכתב עם הצרכים האמתיים של הארגון. על כן, לדעתנו, נכון יותר לפעול בהתאם לתוכנית עבודה שנתית (ולא רב-שנתית), להגדיר בה את התהליכים העיקריים שייבדקו (ולא את תתי-התהליכים), ורק לאחר ביצוע סקר מוקדם להערכת הסיכונים בתהליך העיקרי, לקבוע את המיקוד בביקורת ואת תהליכי המשנה שייבדקו באותה שנה.
האם תוכנית רב-שנתית אכן נחוצה?
הכנת תוכנית עבודה רב-שנתית אינה עניין שבשיקול דעת עבור הביקורת הפנימית של חברת החשמל, שכן הדבר מחויב מכוח הוראות הדין. עם זאת, בעולם דינמי ומשתנה כמו זה שאנו חיים בו כיום, אנו סבורות כי אין משמעות אמיתית לתוכנית עבודה רב-שנתית, וכי מדובר באקט שנעשה בעיקר מכוח החובות החוקיות המוטלות על הביקורת, ושעלול בנסיבות מסוימות גם שלא להיטיב עם הגוף המבוקר.
נסביר: תוכנית עבודה רב-שנתית שנקבעת שנים מראש, אינה יכולה לצפות את מצב הארגון שנים קדימה ו/או את המוקדים והסיכונים שיחייבו את בדיקת הביקורת. לכן הכנת תוכנית כאמור אינה פוטרת את יחידת הביקורת מלבחון מחדש, מדי שנה, את הנושאים שייבדקו בתוכנית העבודה השנתית. בפועל, הנושאים שייבדקו בשנה ספציפית נקבעים בזמן אמת, בהתאם למציאות ותוך חיבור לסיכונים, ליעדים ולצרכים העדכניים של הארגון. לפיכך, הלכה למעשה, לתוכנית העבודה הרב-שנתית יש משקל מופחת, ולדעתנו כך גם ראוי שיהיה.
בנוסף, התוכנית הרב-שנתית של הביקורת נסמכת לרוב על סקר סיכונים ייעודי שמפרט את התהליכים העיקריים והמשניים בכל חטיבה בגוף המבוקר. מטבע הדברים, ביסוס התוכנית הרב-שנתית על סקר המחולק לתהליכים רבים מחייב בחירה בנושאי ביקורת ממוקדים יותר, ומאפשר פחות גמישות בהמשך. בנוסף, על מנת לכסות את כל תתי-התהליכים שהוגדרו בתוכנית הרב-שנתית בארגון גדול, אכן נדרש פרק זמן של כמה שנים.
בביקורת הפנימית בחברת החשמל, התחלנו בשנה הנוכחית (2021) להשתית את תוכנית העבודה השנתית על סקר הסיכונים הארגוני ולא על הסקר הייעודי לקביעת תוכנית עבודה של הביקורת (שכמובן התכתב עם הסקר הארגוני). בסקר הארגוני מפורטים סיכוני אב וסיכוני בסיס עיקריים בארגון, ללא חלוקה לתתי-תהליכים מרובים כמו אלו המופיעים בסקר הייעודי לביקורת. הדבר מאפשר לנו לבחור נושאי ביקורת (הליכים עיקריים/ישויות) רחבים יחסית, ונותן לנו גמישות לגבי מיקוד הבדיקה בהמשך (בעת הנעת הביקורת ולאחר עריכת הסקר המוקדם). בנוסף, הדבר מאפשר לנו כיסוי של הנושאים העיקריים כמדי שנה (ולא מדי כמה שנים), כך שלמעשה אנו משיגים מהר יותר את אחת המטרות העיקריות שעומדת בבסיס התכנון הרב-שנתי: כיסוי של תהליכי העבודה המרכזיים בארגון בתדירות של אחת לשנה (ולא אחת לשלוש שנים). לשון אחר, הבחירה בנושאי ביקורת רחבים יחסית, מובילה לכך שבמקום לכסות את כל הנושאים העיקריים מדי כמה שנים, אנו מכסים אותם מדי שנה בשנה. הדבר משול לעמידה בתוכנית הרב-שנתית כל שנה.
רציונל נוסף בבניית תוכנית עבודה רב-שנתית הוא ליצור מורא ביקורת במובן החיובי, וגם הוא מתקיים בשיטה של תוכנית עבודה שנתית והגדרת הישויות באופן רחב, שכן כל העוסקים בנושאי הליבה בארגון יודעים כי עבודתם צפויה להיות נתונה לביקורת, מבלי לדעת מה יהיה המיקוד באותה השנה, דבר המייצר דריכות.
בשולי הדברים, אך לא בשולי חשיבותם, נדגיש כי קיימת חשיבות גבוהה בהכנת תוכנית עבודה שנתית ליחידת הביקורת, ובהכללת פרטים על לוחות זמנים, תקציבים ומשאבים בתוכנית זו. תוכנית העבודה השנתית קובעת הלכה למעשה את יעדי הביקורת השנתיים ומייצרת שקיפות כלפי הארגון. יתרה מכך, התוכנית מאפשרת מדידה בזמן אמת ובדיעבד של יחידת הביקורת, ובכלל זה בדיקת עמידתה ביעדים ובתקציבים שהוגדרו. בהקשר הזה נדגיש כי הגישה של יחידת הביקורת בחברת החשמל היא שכפי שכל היחידות בארגון נבדקות ונמדדות, כך גם היחידה שלנו צריכה להיבדק ולהימדד ("נאה דורש, נאה מקיים"). עם זאת, כאמור אנו תוהות על הנחיצות בתוכנית עבודה רב-שנתית בימינו.
מספר נקודות בהרחבה
- הבסיס – מתודולוגיה לעריכת תוכנית עבודה: המתודולוגיה בבניית תוכנית העבודה השנתית בחברת החשמל מושתת על כמה אדנים. בבניית התוכנית נלקח בחשבון סקר הסיכונים של החברה, יעדי המנכ"ל/הארגון, נושאים שחובה לכסותם מכוח הוראות דין, תוצרי SOX, ממצאים מדוחות קודמים, אירועי טוהר מידות, שיחות עם מנהלים, וכמובן שיקול דעת מבקרת החברה. כחלק מהמתודולוגיה אנו לוקחים בחשבון כי נדרשת גמישות לבדיקת נושאים דחופים ו/או בלתי מתכוננים במהלך השנה, וכי ככלל יש מקום לשינויים ולתוספות על פי שיקול דעת המבקרת.
- העדפת מהות על פני רגולציה וציות: העלייה שחלה ברגולציה בשנים האחרונות גרמה למבקרים פנימיים רבים למקד את הביקורות שהם עורכים בבדיקת ציות הארגון לחוקים ותקנות, ולהקצות לכך משאבים רבים.
בהקשר הזה נציין כי הגישה של הביקורת הפנימית בחברת החשמל היא שהביקורת אינה מחליפה את קו ההגנה הראשון (המנהלים) ו/או את שומרי סף (מחלקת SOX, יחידת ניהול סיכונים, בקר מעילות והונאות, רו"ח מבקר, ממונה אתיקה, יחידה משפטית, יחידת החקירות ועוד). למעשה, בחברת החשמל תוכנית העבודה השנתית מושפעת, בין היתר, מתוכניות העבודה של שומרי הסף הנ"ל ומתוצאות בדיקותיהם (ולהיפך, גם תוכנית העבודה של הביקורת הפנימית ותוצאות בדיקותיה משפיעות על פעילותם של שומרי הסף האחרים).
לאור האמור, ובהינתן ששומרי הסף מתמקדים בין השאר בבדיקת סיכוני רגולציה וציות, גישתנו היא כי על הביקורת להתפנות ולשים דגש רב יותר על בדיקת סיכונים מהותיים, כגון מעילות והונאות, סיכונים פיננסיים, ואבטחת מידע, סייבר וטכנולוגיה. יודגש: אין משמעות הדבר כי יחידת הביקורת שלנו אינה בודקת סיכוני רגולציה וציות – להיפך, אנו בודקים סיכונים אלו כמעט בכל ביקורת, ותוכנית העבודה שלנו גם כוללת נושאים ייעודיים בתחום זה (לרוב מכוח חובות רגולטוריות). עם זאת, אנחנו לא מתמקדים רק בסיכוני ציות, אלא גם (ולעיתים בעיקר) בסיכונים אחרים.
- יישום המלצות: קטגוריה זו היא אחד הביטויים ל"שיניים" של הביקורת, ובין היתר מטרתה לוודא כי יש משמעות וערך מוסף לעבודת הביקורת ולהמלצותיה, באופן שהיא מובילה לשינויים רצויים בארגון. מדובר בפעילות שאנו בחברת החשמל שמים עליה דגש וקשב רב.
- נושאים בלתי נצפים מראש: נקודת המוצא שלנו היא שאת תוכנית העבודה חובה ליישם, ולא מדובר בהמלצה. לכן בתוכנית העבודה השנתית נדרש להקצות שעות גם לנושאים לא מתוכננים, דבר המאפשר גמישות לאורך השנה באופן שלא בא על חשבון נושאי ביקורת מתוכננים. מכיוון שהביקורת בחברת החשמל היא פרואקטיבית ומעורבת בנעשה בארגון, היא חייבת להיות גמישה, ותוכנית העבודה שלנו מאפשרת תגובה ובדיקה בזמן אמת של סיכונים שעומדים להתממש ו/או התממשו.
סוף דבר – וגם הרכיב הסודי להכנת תוכנית עבודה (שבדרך כלל לא מגלים במתכון)
גילוי נאות, אני רו"ח ומבקרת פנימית ראשית לא מעט שנים, אך אני לא אוהבת אקסלים, ובטח לא ארוכים ומייגעים כגון האקסל של סקר הסיכונים הייעודי לקביעת תוכנית העבודה הרב-שנתית של הביקורת. כפי שציינו לעיל, בקביעת תוכנית העבודה של שנת 2021 לא נסמכנו עליו, כי אם על סקר הסיכונים הארגוני.
אחרי ימים של נבירה באקסל של סקר הסיכונים הייעודי בניסיון לבחור את הנושאים שייבדקו על ידי הביקורת, החלטנו לזנוח אותו ולהכין רשימת נושאים לבדיקה מתוך היכרותי העמוקה את חברת החשמל. ברגע של השראה נכתבה הרשימה, ומאוחר יותר תיקפנו את הנושאים שבה אל מול סקר הסיכונים הארגוני. במקרה או שלא במקרה, נוכחנו כי מרבית הנושאים שנכללו ברשימה שלנו מדורגים בסקר הנ"ל ברמת סיכון גבוהה או גבוהה מאוד.
הסיבה שאנו מספרות לכם את זה היא שאומנם כל הפרמטרים שצוינו לעיל כבסיס לבניית תוכנית עבודה שנתית מוצלחת הם חשובים, אך ישנו פרמטר נוסף ומהותי לבניית תוכנית איכותית – פרמטר שנוגע להיכרות עם הארגון וחיבור לפעילותו. כמובן שניתן להכין תוכנית עבודה מוצלחת גם ללא פרמטר זה, אך לדעתנו לחוש את הדופק של הארגון הוא הרכיב הסודי שהופך את תוכנית העבודה למנצחת.
הגישה שלנו היא כי הביקורת היא חלק אורגני מהארגון, ומטרתה לשפר ולייעל אותו. לדעתנו אחד מתפקידי הביקורת הוא לחיות את ההווה ולצפות את העתיד, במובן של איתור סיכונים וחשיפות עוד לפני שהם מתממשים, לא כל שכן לפני שהם מגיעים לבחינה של גורמי חוץ ובהם רגולטורים ו/או בתי המשפט.
על מנת להגשים תכליות אלו, נדרש לדעתנו הפרמטר הנוסף, החיבור האמיתי לארגון, לפעילותו וליעדיו, וזהו הסוד האמיתי של ביקורת פנימית שמממשת את מטרתה.
אנו מקוות כי הארנו את עיניכם ולו במעט, ומאחלות לכולם הצלחה בהכנת תוכנית העבודה הבאה של ארגונכם.
