רב שיח – בין "מבקר בלתי תלוי ל"יועץ נאמן " – לאן פניה של הביקורת הפנימית

 בין "מבקר בלתי תלוי" ל"יועץ נאמן": לאן פניה של הביקורת הפנימית?  

משתתפים (לפי סדר הא"ב):

אהוד אמינפור – מבקר רפאל

רונית בירן – מבקרת שיכון ובינוי

רחלי בן משה – מבקרת רכבת ישראל

אורית שבתאי פרנק – מבקרת עיריית תל אביב יפו

לוי שטינבאום – מבקר שופרסל

מנחים[1]:

שרון ויטקובסקי-טביב, רו"ח

ד"ר יוסי נטוביץ, רו"ח

כבר קרוב ל-20 שנה שראשי המקצוע וה-IIA מעודדים בכל דרך את המבקר הפנימי לספק לצד שירותי ההבטחה (Assurance) המסורתיים גם שירותי ייעוץ (Consulting) ולהגדיל בכך את ערך הביקורת לארגון. אולם נראה כי עדיין קיים פער גדול בין הלכה למעשה. לדוגמה, בסקר שערך PWC במארס האחרון נמצא כי כ-50% מבעלי העניין בביקורת (Stakeholders) אמנם מצפים מהמבקר הפנימי להיות לא רק מבקר אלא גם "יועץ נאמן" (Trusted Advisor), אולם רק 7% מהם רואים בו כבר כעת כיועץ.

המערכת כינסה ל"שולחן עגול" חמישה מבקרים פנימיים מהמובילים בישראל, במטרה לקבל תשובה מחוברת לשטח לשאלה: האם וכיצד שירותי הייעוץ משתלבים בעבודת המבקר הפנימי? התשובות שקיבלנו אינן חד-משמעיות ומצביעות על המצב המורכב שבו בהיעדר הנחיות מקצועיות ברורות וישימות, נאלצים המבקרים הפנימיים לתמרן כל אחד בדרכו בין ציפיות בעלי עניין לבין האתיקה המקצועית על מנת להוסיף לארגונם ערך.

עד כמה אתם רואים את עבודת המבקר הפנימי כיועץ נאמן להנהלה? עד כמה מצפים מהמבקר בוועדת הביקורת, הדירקטוריון או ההנהלה הבכירה, לסייע לארגון בעצה?

רחלי: קיים קושי אמיתי להבדיל בין עבודת הביקורת לבין עבודת ייעוץ. כל דוח ביקורת הוא גם דוח ייעוץ הכולל שורה של המלצות. מבקר פנימי שיושב כחלק מהנהלת ארגון, משמש בפועל כיועץ להנהלה, מחווה דעתו על נהלים בגיבוש ועל  נושאים המגיעים לדיון בדירקטוריון ובוועדותיו, ואף משתתף בישיבות ומתבקש לא אחת במהלכן להביע את דעתו ועמדתו. זהו סוג של ייעוץ.

אורית: יש לי בעיה עם ההגדרה "יועץ נאמן להנהלה". המחויבות שלי היא בראש ובראשונה לציבור. אני מבקרת את עיריית תל אביב מטעם הציבור ובעלי העניין מבחינתי הם תושבי העיר והבאים בשעריה.
בעיניי יש קונפליקט מובנה בין מבקר ליועץ. המבקר אינו יכול להיות יועץ מכיוון שהוא אינו יכול לבקר את ההחלטות שלו. בנוסף, תפקידי המבקר בעירייה, כפי שהם מפורטים בפקודת העיריות, אינם כוללים עבודת ייעוץ. עבודת הביקורת הציבורית ברשויות המקומיות נבדלת מעבודת ביקורת פנימית קלאסית, אבל אני בהחלט שותפה לדעה כי תפקיד המבקר הוא מעבר לדוחות הביקורת שהוא מפרסם.

לוי: ההנהלה רואה את המבקר כנאמן בעיקר בגלל אי התלות והאובייקטיביות, אבל לא כיועץ. הציפיה של הנהלה או ועדת הביקורת למתן ייעוץ על ידי המבקר היא נמוכה עד לא קיימת. ומכאן שאין ציפייה לדוחות שאינם דוחות ביקורת.

אהוד: הבעיה בייעוץ היא בגבולות הגזרה שאותם צריך לחדד. על פי תקני ה-IIA, בעבודת ייעוץ של המבקר הפנימי, מזמין העבודה הוא זה שקובע את גבולות העבודה. למשל, יש בעיה שהמזמין מבקש עבודת ייעוץ מהמבקר בעניין מסוים, ומבקש ממנו שלא לדווח על הייעוץ  לוועדת ביקורת. דרישה מעין זו מהווה פגיעה ממשית באי התלות של המבקר ובאופן שהוא מחויב כלפי הממונים עליו.

לוי: זה קטסטרופה, אסור לנו להיכנס לזה!

אהוד: אני לא עד כדי כך קיצוני כמוך, לוי, אבל מסכים שהגבולות שהוגדרו בתקנים לייעוץ הם מאוד בעייתיים, ועשויים להכניס את המבקר הפנימי לבעיית אי תלות קשה. אני נמנע מלתת ייעוץ כל עוד הוא מבוצע על בסיס התקנים הללו.

לוי: מחר סמנכ"ל כספים יבקש מהמבקר עבודת ייעוץ בזמן עריכת ביקורת, האם המבקר יידרש לא לדווח על כך?

אורית: התקנים קובעים לגבי עבודת ייעוץ, כי יש להגדירה מראש ולדווח על קיומה, ולא על התוצאות שלה. אך זה לא שהייעוץ לסמנכ"ל הכספים מבוצע במחשכים.

אהוד: הבעיה שהגבולות האלה לא מוגדרים. כאשר באים אליך ואומרים: בוא תשתתף במאמץ הניהולי שלנו ותביא המלצות, זו קודם כל מחמאה בשבילך כמבקר, כי אתה מרגיש שסומכים עליך. אבל כשאתה חושב על זה, מה תעשה למחרת בבוקר? האם אתה כמבקר יכול להיכנס ולבדוק את זה? אלה נושאים רגישים מאוד.

מה ניתן לעשות כדי להקטין את הקונפליקט המובנה שעליו הצבעתם בין הייעוץ לבין הביקורת הפנימית? כיצד המבקר הפנימי יכול לספק ערך לארגון באמצעות ייעוץ, בלי לפגוע באי תלות הביקורת?

רונית: בניגוד לעמדה של לוי, בעיניי מבקר יכול וצריך להיות יועץ, לרוב דרך דוחות הביקורת אך לעתים הוא עושה זאת גם באמצעים אחרים. כאן עליו לפעול בזהירות, זאת אומרת לוודא שהייעוץ הוא בעל ערך מוסף שלא יפגע בפעילות הביקורת ובמשאביה, ושיתבצע בשקיפות.
אני אתן דוגמה: אצלנו נערך תהליך חד-פעמי, שלא צפינו שיתרחש שנית. בוועדת ביקורת אמרתי: אני יכולה לערוך ביקורת, אבל עד שהיא תסתיים, גם התהליך יסתיים, והוא חד-פעמי, לכן אני חושבת שבמקרה זה נכון ללוות את התהליך כיועצת. באופן כזה לא נפגעת אי התלות ובמשאבים אני יכולה לתת ערך מוסף.

אהוד: כחלק ממתן הייעוץ, אני נוהג לתת חוות דעת ומדגיש בה כי היא לא ניתנת כמסמך ביקורת. וככזאת אין לה מעמד של דוח ביקורת פנימית.

לוי: אני רואה קונפליקט מובנה בין עבודת הביקורת למתן ייעוץ, לכן גם אם למבקר יש ידע ייחודי בתחום מסוים והוא יכול לייעץ בו, מוטב לו לוותר על הייעוץ לטובת אי התלות  והאובייקטיביות.

רחלי: אני יכולה להבין את החשש ואת הצורך בזהירות, אבל לא יכולה להבין את העמדה שבה בשל אותו חשש יש להימנע מייעוץ. מבקר פנימי מקצועי וחזק ישמור תמיד על אי התלות שלו. כל עוד הוא מקפיד שלא להיות חלק ממנגנון קבלת ההחלטות, אלא ממליץ ומייעץ בלבד וגורמי ההנהלה הם אלה שמקבלים את ההחלטה, אין סיבה שאי התלות תיפגם.

למרות העידוד של גופי התקינה כמו ה-IIA, על פי הממצאים האמפיריים בפועל היקף הייעוץ של מבקרים פנימיים הוא עדיין נמוך. מה לדעתכם מעכב את המבקר הפנימי להגיע לעמדת ייעוץ? האם זה נובע משמרנות מצד המבקרים הפנימיים? חוסר הכשרה מתאימה? או שמא רתיעה מצד הארגון ממעורבות יתר של הביקורת הפנימית? מה צריכים ויכולים המבקרים הפנימיים לעשות בנידון?

לוי: לא כל מה שה-IIA אומר זה בסדר וצריך לקדש. המבקר צריך לייעץ בהמלצות בונות במסגרת דוח ביקורת ותו לא.

רונית: אם ממצאי הסקר שערך PWC מעידים כי בעלי העניין מצפים מהמבקר הפנימי להיות גם יועץ, הרי שהם אינם נוקטים צעדים להוציא זאת לפועל. אם המבקר אינו ממלא אחר ציפיותיהם לייעוץ, מדוע לא מבקשים זאת ממנו ולא מנחים אותו לכלול שירות זה במסגרת תכנית העבודה? מדוע אינם מודדים אותו על כך? אני סבורה שקיימת רתיעה מקבלת ייעוץ ממבקר פנימי, מחשש שאם לא יקבלו את דעתו ויפעלו בניגוד אליה, החשיפה שלהם תוגבר.

רחלי: התפיסה של המבקר כיועץ נאמן של הארגון אינה יכולה להימדד סטטיסטית בכמות המטלות שאפשר להגדיר אותם כביקורת לעומת אלו שיוגדרו כייעוץ. כפי שאמרתי עבודת ביקורת היא גם עבודת ייעוץ. יש לזכור שעבודת הביקורת הפנימית צריכה להתפתח, להיות חדשנית ויצירתית, והשמרנות של מבקרים יכולה לפגוע בתפיסה שלהם כיועץ נאמן.

אורית: למוסד המבקר משקל רב במערכת העירונית, ולכן למסקנותיו ולהמלצותיו הד ציבורי וארגוני נרחב. מובן שמצב זה עלול להרתיע את ההנהלה מלפנות למבקר הפנימי לייעוץ. אינני סבורה כי ניתן לקבוע באופן גורף כי מבקרים פנימיים שמרנים בגישתם או שאינם בעלי הכשרה מספקת.

אהוד: אכן בעניין זה מדובר בשמרנות מסוימת של המבקרים הפנימיים, שכדי לשמור על אי תלותם בביקורת עתידית יימנעו מלקחת על עצמם סיכונים בביצוע עבודת ייעוץ בעלת ערך מוסף ממשי – וחבל! מצד שני, לעתים שיתוף המבקר הפנימי מצד הנהלה כיועץ נובע מהרצון להשתמש בו כ"עלה תאנה" בפני ביקורת עתידית.

בשנים האחרונות מתפתחות פרקטיקות להעלאת הערך המוסף של הביקורת הפנימית על ידי הגברת המעורבות בארגון שניתן לראות בהן גם כסוג של ייעוץ עד כמה אתם רואים את הפעילויות האלה משולבות בפועל בשטח ו/או נמצאות בשלבי התעוררות ובחינה? האם לדעתכם נכון לעודד את המגמה הזו?

לוי: חד משמעית כן. ביקורת מתמשכת וביקורת בזמן אמת, אלו פרקטיקות מקדמא דנא. כך גם ליווי פרויקטים. השתתפות בפורומים צריכה להיות כמשקיף על מנת לשמור על אי התלות. מעורבות בתהליכי ניהול סיכונים ואבטחת מידע מחייבת השתתפות של המבקר בוועדת היגוי וכדומה.

רונית: לא רצוי שמבקר פנימי ישתתף בפורומים אלו כחבר פעיל, ואם כן – עליו להימנע מהצבעה או מקבלת החלטות. אם הוא משתתף לצורך עזרה במיפוי חשיפות ובמתן עצות למיזעורן, הרי זה מבורך, אולם עליו להדגיש זאת בתחילת התכנסות הפורום. לגבי ליווי פרויקטים בזמן אמת, יש לכך ערך מוסף, אולם יש ארגונים שבהם קיימת מחלקת בקרה האחראית לכך.

רחלי: הביקורת הפנימית צריכה להתקדם, להתפתח ולהמציא את עצמה בכל פעם מחדש. לכן קיים ערך גדול בראייה הוליסטית, בהתנסויות שאינן ביקורת קלאסית, ובמעורבות פעילה ככל הניתן בחיי הארגון. כמובן, בזהירות הראויה על מנת לאפשר שמירה על אובייקטיביות ואי תלות.

 המערכת: תם ולא נשלם. בהיעדר הנחיות מקצועיות ברורות, יימשכו ככל הנראה הדילמות של המבקרים הפנימיים: כיצד לשלב ייעוץ בעבודתם, אם בכלל? באיזה מינון? כיצד לתחם את הגבולות ולשמור על אי התלות? על אף שהדעות בין המשתתפים היו חלוקות באשר לסוגית הייעוץ והתמודדות עם הדילמות שהיא מעלה, בנושא אחד הייתה הסכמה – הצורך של הביקורת הפנימית להרחיב את תחומי העיסוק המסורתיים במטרה להגדיל את הערך לארגון ולבעלי העניין.

[1] סייע בהכנה- בועז ענר