ריאיון מבקרים פנימיים חדשים
- מה הביא אותך למקצוע הביקורת הפנימית?
ניצה רוגוז'ינסקי (המבקרת הפנימית של חברת החשמל, נכנסה לתפקיד במהלך 2014): הגעתי למקצוע באופן אקראי. בהשכלתי אני רואת חשבון. בשעתו, מקצוע הביקורת הפנימית לא היה חלק מלימודי ראיית חשבון. כשסיימתי את לימודיי, הגעתי לריאיון עבודה בפירמה פאהן קנה. במהלך הריאיון, רו"ח יוסי גינוסר, שותף ואחראי על תחום הביקורת בפירמה, הלהיב אותי בתיאורו את מקצוע הביקורת הפנימית והפוטנציאל הגלום בו, מקצוע שאכן מאפשר להטביע חותם, להוסיף ערך ולהביא לשינויים משמעותיים חיוביים בארגון.
בהתבוננות לאחור ושחזור הריאיון איני יודעת האם הוקסמתי יותר מהמקצוע או מעצם העבודה עם יוסי. הוא סחף אותי.
לאחר תקופה בתחום הביקורת הפנימית במשרד פאהן קנה, החלטתי שאני חייבת להתנסות גם בביקורת חיצונית. החלטתי לעבור לפירמה דלויט, מכיוון שידעתי שאם אשאר בפאהן קנה, הפיתוי להמשיך בתחום הביקורת הפנימית יהיה גדול מדי.
לא צפיתי שגם בדלויט לא אצליח לעמוד בפיתוי, ואתמגנט חזרה לתחום הביקורת הפנימית, וזאת גם הודות לרו"ח דן הלפרן, שותף מנהל בפירמת דלויט, שניהל את תחום הביקורת הפנימית והניע אותי להשתלב בביקורת הפנימית בדלויט. דן הלפרן לא הרפה, ויש לו חלק מהותי בכך שהיום אני בתחום הזה.
בסופו של דבר, אנשים ואינטראקציה בין-אישית הם חלק משמעותי ממקצוע הביקורת, ולכן מדובר בתחום שמתאים לאנשים שאוהבים אנשים – דבר שאולי נשמע מפתיע, כי מבקר פנימי עשוי להיתפס אחרת.
איריס תבל (המבקרת הפנימית של מכבי שירותי בריאות, נכנסה לתפקיד במהלך 2015): מגיל צעיר אני מאלה שאינם חוששים לומר את דעתם, גם אם זו דעת מיעוט, זאת בצד היכולת שלי ליצור יחסי אמון והערכה. תחילת הדרך סומנה עוד בתקופת ההתמחות שלי כרואת חשבון. מצאתי עניין רב יותר בניתוח תהליכים ארגוניים, בחקר נתונים, באלמנטים של חקירה וגילוי ובכתיבת דוחות ביקורת, מאשר במסלול של ביקורת על דוחות כספיים.
באופיי אני אדם סקרן מאוד, שיטתי, דעתן, יש לי הסתכלות ניהולית רחבה ויש בי רצון בלתי נדלה לתיקון דברים, להוצאת עיקר מטפל. אני נהנית מעצם המעורבות בכלל התהליכים הארגוניים, בקִרבה למוקד קבלת ההחלטות הארגוני.
במהלך הקריירה שלי עשיתי אתנחתא לטובת תפקידים ניהוליים ביצועיים, כולל תפקידי ניהול כספים בכירים. הניסיון שצברתי חידד את הצורך שלי בהבאת ערך לארגון כמבקרת הפנימית שלו, ותרם לצורת ההסתכלות שלי דרך "משקפי" המבוקרים.
אני מרגישה שבאמצעות הביקורת הפנימית יש לי הזדמנות להשפיע על הארגון לבחור בדרכים היעילות, האתיות והאפקטיביות ביותר להשגת היעדים שלו. בנוסף, אני אוהבת לכתוב, ולכן האפשרות לסכם בדוח כתוב את תהליך הביקורת המורכב, את הממצאים שעלו במהלכה ואת המלצותיה היא אתגר עבורי, ואני רואה בכך סוג של יצירה. היכולת להעביר מסרים בכתב, למצוא את הנוסח הנכון – הבהיר, הפשוט, הממוקד והמשכנע – הוא מבחן תוצאה שאני מאוד מתחברת אליו.
שאול דבי (המבקר הפנימי של התעשייה האווירית, נכנס לתפקיד במהלך 2015): הבחירה הראשונה שלי הייתה במשרד שבו התחלתי לעבוד עוד כסטודנט. משם זה כבר היסטוריה…
ד"ר עקיבא שטרנברג (ראש אגף הביקורת הפנימית, בנק אגוד לישראל, נכנס לתפקיד במהלך 2014): עד למינוי שלי כמבקר הפנימי, שימשתי במשך למעלה משבע שנים כמנהל הסיכונים הראשי של הבנק. במשך תקופה זו פונקציית מנהל הסיכונים הראשי התפתחה בצורה מהותית וקיבלה העצמה פנימית וחיצונית, וכן התפתחו מתודולוגיות ותהליכי עבודה שלא היו קיימים קודם לכן לצורך זיהוי, ניטור והערכת הסיכונים. לעומת זאת, בביקורת הפנימית לא חלה התפתחות מקבילה או מספקת בתחומים אלו. היה ברור שעל הפער הזה יהיה צורך לגשר. לאור זאת, נראה לי טבעי שלאחר תפקידי הקודם אעבור לביקורת הפנימית.
- כיצד מתמודדים עם תכנית ביקורת שנתית ורב-שנתית שעליה החליט המבקר הקודם?
שאול: עם כניסתי לתפקיד, ירשתי מטבע הדברים צוות ביקורת, תכניות עבודה שנתית ורב-שנתית ועבודות בתהליך. מובן שלא הכול אידיאלי.
את תכנית הביקורת השוטפת לשנה הנוכחית השארתי כפי שהיא, והתחלתי לעבוד על תכנית עבודה לשנה הבאה, המבוססת על התכנית הרב-שנתית הקיימת, סקר סיכונים שבוצע לאחרונה בחברה, פגישות עם הנהלת החברה, פגישות עם ועדת הביקורת וניסיונם של המבקרים.
עקיבא: עם כניסתי לתפקיד ביצעתי, יחד עם המנהלים והעובדים בביקורת הפנימית, תהליך רחב של בחינה מחודשת של מיפוי תהליכי הביקורת. התהליך התבסס אמנם על תכנית העבודה הרב-שנתית שהייתה קיימת בביקורת הפנימית, אך ביצענו עדכון נרחב מעבר למה שהיה קיים קודם לכן.
בחנו מחדש את המבנה הארגוני של הבנק תוך ירידה לפרטים לגבי תחומי האחריות בכל היחידות, במטה והסניפים, וביצענו הערכה של הסיכונים הגלומים בפעילויות השונות תוך התייחסות למגוון מקורות מידע המצביעים על סיכונים אלו.
התהליך אפשר לנו לבנות "עולם ביקורת" חדש, השם את הדגש על הסיכונים העומדים בפני הארגון, ובכך ממקד את עבודת הביקורת בתחומים החושפים את הבנק לסיכונים המהותיים.
פועל יוצא של התהליך היה עלייה באפקטיביות של עבודת הביקורת הפנימית בכך שהביקורת מפנה את עיקר תשומת הלב לסיכונים העומדים בליבת הפעילות.
ניצה: בעת כניסתי לתפקיד ביקשתי לקבל את תכניות העבודה וכן סטטוס מפורט של יישומן. מידע זה חיוני לצורך הבנת המצב הקיים ומיפויו, ובחינת הצורך בתעדוף מחדש של המשאבים והמטלות.
לתפיסתי, בחינת התכנית צריכה להיעשות באופן מתמשך, כחלק ממהלך העבודה השוטף, ושיפור צריך להיות תהליך מתמיד. אני פועלת באותו האופן הן לגבי תכניות שגובשו על ידי קודמיי והן לעניין תכניות שגובשו בתקופתי.
זאת ועוד, דיווח סטטוס תכנית עבודה נערך מול הממונה באופן שוטף, ולא רק אחת לשנה. בארגון גדול כמו הארגון שבו אני פועלת יש הרבה אי ודאות, והסביבה היא דינמית ורוויית שינויים. על כן, צריך לבחון את הצורך בהתאמות ותעדוף בשוטף.
איריס: אני מאלה המאמינים שעבודת מטה כזו היא הזדמנות והזמנה לראייה מחודשת של תהליכים, של תרבות ניהולית ושל ריענון. מאידך, דווקא כאשר מדובר בכניסה לתפקיד המבקר הפנימי של ארגון – אני רואה חשיבות בלימוד קפדני ואחראי של הנכסים שהשאיר אחריו המבקר היוצא ובכלל זה תכנית העבודה שלו.
התפיסה שלי היא שמבקר הנכנס במהלכה של שנת ביקורת יידרש להתאמות מוגבלות בלבד להמשך יישומה. התאמות ושינויים יידרשו כאשר, למשל, ישתנו נסיבות שיביאו לעדכונים בתכולת הסיכונים, בהסתברות למימושם או במידת הנזק שהם עלולים להסב לארגון.
כמבקרת הנכנסת לתפקיד עליי ללמוד עוד בטרם אתייחס לתכנית העבודה הקיימת את מפת הארגון, את היעדים הארגוניים, את התהליכים והפעילויות העיקריים, את סביבת העבודה שבה הוא פועל, את סקר הסיכונים שעליו מבוססת תכנית העבודה הרב-שנתית והשנתית, את הפרוטוקולים של ישיבות הוועדה שליוו את אישורה, ומה בוצע מתוך תכנית העבודה, אילו נושאים נמצאים בתוך מהלך עבודת הביקורת, ולאילו נושאים טרם נכנס המבקר הקודם.
בצד כל אלה, עליי לבחון את האמצעים העומדים לרשותי לביצוע יתרת התכנית.
- מה התכנית שלך לקידום הרמה המקצועית של העובדים?
שאול: ככלל, ברצוני לגבש צוות ביקורת ותכנית עבודה רב-שנתית שישקפו את צורכי החברה ואת פעילותה.
בעיניי, מחלקת הביקורת הפנימית צריכה להיות תמונת מראה קטנה של החברה, מחוזקת באלמנטים האופייניים לביקורת.
איריס: המושגים "מצוינות", "מקצועיות" ו"מקצוענות" הם מבחינתי תנאי הכרחי למערך ביקורת אפקטיבי בארגון. ידע הוא כוח בכל תחום, ובוודאי בתחום הביקורת הפנימית – בו אנחנו נדרשים לעמוד בקצב השינויים בעולם שבו מתנהל הארגון שעליו אנו מופקדים. לא פחות מזה, אנחנו נדרשים להכיר היטב את הכללים וההנחיות המקצועיות בעולם הביקורת הפנימית ולהישאר מעודכנים כל העת. בעולם הבריאות קיימות גם הנחיות קפדניות הנוגעות לשמירה על מקצועיות המבקרים, לתפקיד הדירקטוריון בכך, בדיקת איכות העבודה וביצוע הדרכות כנדרש.
בהתאם לכך, במהלך התקופה הקרובה לכניסתי אני מתכננת למסד בניית תכנית הכשרה והעשרה לעובדי מערך הביקורת, שתורכב מקורסים מקצועיים רלוונטיים בביקורת פנימית, בדגש על קורסים הניתנים במסגרת הסמכת CIA, כמו גם קורסים במיומנויות החשובות לתפקודם כמבקרים, כגון בנושאי תקשורת בין אישית, כתיבת דוחות, ניהול סיכונים, ניתוח נתונים ועוד. במסגרת ישיבות הצוות של המחלקה אנחנו מקדישים זמן ללמידה משותפת, להפקת לקחים, ולדיווח על תכנים מימי עיון ומכנסים מקצועיים. בנוסף, אני מעודדת הפצת חומר מקצועי ומאמרים מעולם הביקורת הפנימית בין עובדי המחלקה.
ניצה: עובדי יחידת הביקורת בחברת החשמל הם ברמה מקצועית ואישית גבוהה ביותר, ורובם ככולם בעלי תארים מתקדמים. חלקם אף הועסקו קודם לכן ביחידות אחרות של החברה או בחברות ובארגונים חיצוניים.
לשמחתי, חברת החשמל ידועה במיקוד הרב בהון האנושי, ולכן מתקיימות הכשרות, הדרכות, העצמת ידע, הקניית כלים והגברת מיומנויות של עובדים, הן במישור המקצועי והן במישורים נוספים, כגון מיומנות ניהול ועוד. בנוסף על הדרכות אלה, בניתי, בשיתוף צוות מחטיבת משאבי אנוש, תכנית הדרכות המותאמת ספציפית לצורכי עובדי הביקורת. התכנית, המשולבת כחלק מתכנית העבודה של הביקורת, כוללת 12 מפגשים בתחומים שונים (תקנים מקצועיים, ביקורת מערכות מידע, ניהול סיכונים, כתיבת דוחות, תשאול מבוקרים ועוד).
מעבר לכך, קידום הרמה המקצועית נעשה במישורי ההדרכה, כגון ישיבות שוטפות של הנהלת הביקורת עם עובדי היחידה, וישיבות תקופתיות של כל העובדים והנהלת הביקורת. בקרת איכות: הגדרת אבני דרך המחייבות עיון וסקירה של מנהלי הביקורת והמבקרת הפנימית, עיון צולב – במסגרתו דוחות ביקורת מהותיים מועברים לעיון נוסף של עובדי ביקורת שאינם מעורבים במטלה, והפצה שוטפת של דוחות הביקורת והבדיקה הסופיים לכל עובדי היחידה (למעט דוחות בעלי רגישות).
בתום דיוני ועדות הביקורת, בהתאם לצורך, אנו עורכים דיון והפקת לקחים באשר לנושאים שנידונו בוועדה ומהות הדיון שהתקיים לגביהם.
עקיבא: קידום הרמה המקצועית של העובדים בביקורת הפנימית נעשה בכמה דרכים ומישורים: במהלך התקופה האחרונה עסקנו בעדכון המתודולוגיות המשמשות לעבודת הביקורת הפנימית, שהתייחס, בין היתר, ל-COSO 2013, מיכון תהליכי עבודה, שיפור אופן הכנת מפרטי ביקורת, הכנת מיפוי סיכונים ועוד. תהליכים אלו בוצעו בשיתוף צוות המנהלים והעובדים, ובכך הביא להפנמה של תהליכי העבודה החדשים והעלאת הרמה והאפקטיביות של עבודת הביקורת.
בנוסף, יישמנו תהליך של בקרת איכות בתהליכי הביקורת. במסגרת זו, בסוף כל תהליך ביקורת מתבצע תהליך של "הפקת לקחים". מסקנות אלו מוצגות לכלל העובדים ובכך מביאים לשיפור מתמיד באיכות העבודה.
בנוסף, אחת לשנה אנו מבצעים מיפוי של צורכי ההדרכה של העובדים בביקורת הפנימית, המתבסס על תכנית העבודה הרב-שנתית תוך בחינת הכישורים והידע המקצועי הנדרשים מהמבקרים לצורך ביצוע עבודתם. על בסיס מיפוי זה, אנו מכינים ומיישמים תכנית הדרכה רב-שנתית לסגירת פערי ידע של צוות העובדים.
- איזו פעולה הוכחה כחשובה ביותר בתהליך כניסתך לתפקיד (כגון קריאת דוחות ביקורת, שיחות עם מנהלים ועובדים בארגון, ועוד)?
עקיבא: הקשבה. קיימת חשיבות גבוהה להקשיב למגוון המעגלים הנוגעים לעבודת הביקורת. זה מתחיל מהעובדים בביקורת עצמה. יש להבין מה חשוב להם ואיך ניתן לעזור להם להשיג את היעדים של הביקורת.
מעבר לכך, צריך להקשיב להנהלה הבכירה ולהבין מהן התפוקות העיקריות החשובות להם מעבודת הביקורת.
נדרשת גם הקשבה לגורמים חיצוניים, בין אם מדובר בגורמים מפקחים ובין אם מדובר באנשי מקצוע שיש להם זוויות מבט נוספות על עבודת הביקורת הפנימית.
ניצה: אין פעולה אחת שניתן להכתיר כחשובה ביותר. חובה לשלב בין כל הפעולות. כל פעולה היא תורמת ובעלת ערך מוסף.
שאול: בעיקר שיחות עם בעלי תפקידים בחברה בכל הרמות, ושיחות עם צוות הביקורת הפנימית.
איריס: זו שאלה מורכבת. הכניסה לתפקיד הצריכה למידה בכמה גזרות בו-בזמן.
בשונה ממבקרים חדשים אחרים, אני מכירה היטב ולאורך שנים את מכבי שירותי בריאות, את עולם הבריאות ואת רוב התהליכים ותחומי התוכן הנלווים להם, והדבר מקל על כניסתי לתפקיד. אני רואה בזה נכס שמקל עליי ומאפשר לי מיקוד אפקטיבי במשימה החשובה והקריטית ביותר, והיא עדכון סקר הסיכונים ובניית תכנית עבודה תלת שנתית. "על הדרך", אני מחדשת היכרות עם כלל מנהלי הארגון, כולל הצגת ה"אני מאמין" שלי כמבקרת, תוך דגש על עשייה משותפת למען אותה מטרה ארגונית. אני לומדת את הצוות שלי ומאפשרת הצגה של מתווה ביקורת חדש ומותאם יותר להשקפותיי בפני ועדת ביקורת ודירקטוריון הארגון. אציין עוד כי גם מפגשים עם עמיתים למקצוע בארגונים אחרים תרמו לי לא מעט בסלילת הדרך עם כניסתי לתפקיד – ואני רואה בהם חשיבות רבה.
- איך מתמודדים עם פוליטיקה פנימית בארגון?
איריס: אין ארגון שבו אין פוליטיקה ארגונית. לא ניתן ולא נכון להתעלם ממנה, וצריך לבחון את השלכותיה הן על הארגון שבו אני פועלת והן על הפרטים הפועלים בתוכו. כמבקרת פנימית אני רואה בלמידה של טקטיקות ההשפעה, עמדות הכוח, הקואליציות הארגוניות וכן היררכיית העוצמה בארגון – כלי חשוב להערכת הסיכונים הארגוניים ועוצמתם.
מצד אחד המבקר הפנימי חייב לעמוד כל העת על משמר האובייקטיביות שלו – ומתוך כך להישמר שלא "ליפול" במלכודות הפוליטיקה הארגונית. מנגד, היכרות טובה עם הכוחות המניעים את הארגון תסייע לו להבחין מתי היא אינה לגיטימית ועלולה לפגוע בתרבות הארגונית ומתי היא כלי לגיטימי לקידום יעדים ארגוניים מסוימים.
ניצה: עשיית דברים ביושרה, במקצועיות, באובייקטיביות, בשקיפות ובהוגנות, וכמובן בהתאם להוראות הדין וסדרי מינהל תקינים זוהי ה-"פוליטיקה" של המבקר הפנימי, והפוליטיקה שלי.
לתפיסתי, קיומה של פוליטיקה ארגונית בפני עצמה אינה מהווה טעם לפגם והיא כורח המציאות. בכל ארגון יש כוחות שפועלים מעל פני השטח ומתחת לו.
עקיבא: האמת, מתעלמים. עבודה הביקורת הפנימית צריכה להיות חפה מפוליטיקה ארגונית. עם זאת, לא ניתן להתעלם מהמתחים שעלולים להיות בין הביקורת לבין הארגון.
כדי להתמודד עם חיכוך אפשרי זה, הגדרנו סוג של "אמנת שירות" בין הביקורת לבין ההנהלה. באמנה זו הגדרנו את הציפיות ההדדיות בין הביקורת לבין הארגון. חשוב להגדיר לא רק את מה שהביקורת מצפה מההנהלה, אלא גם מה שההנהלה יכולה לצפות מהביקורת. אנו פועלים על פי "אמנת השירות" הזו, ומצאנו כי כתוצאה מכך המתחים פחתו ורמת הקשב לביקורת עלתה, כמו גם האפקטיביות של העבודה שלנו.
- איך לומדים את הרצונות של בעלי העניין (יו"ר הדירקטוריון, מנכ"ל, חברי ועדת הביקורת וכדומה)?
ניצה: סעיף 150 לחוק החברות מגדיר וקובע: "יו"ר הדירקטוריון ו/או יו"ר ועדת הביקורת רשאים להטיל על המבקר הפנימי לערוך ביקורת פנימית בנוסף על תכנית העבודה בעניינים שמתעורר צורך בבדיקה דחופה".
במהלך שנת העבודה מתקבלות בקשות יזומות לביצוע מטלות ביקורת ובדיקה, לעתים בקדימות למטלות אחרות, מצד יו"ר הדירקטוריון, יו"ר ועדת הביקורת, המנכ"ל, חברי הדירקטוריון והמבקר הפנימי. כל דרישה כאמור מקבלת ביטוי בתכנית העבודה של הביקורת, שמתעדכנת ומובאת לאישור ועדת הביקורת והדירקטוריון.
תכנית העבודה של הביקורת בחח"י כוללת מלכתחילה שעות עבודה שמוקצות לטובת מטלות מסוג זה, מה שמאפשר גמישות ויכולת התאמה.
איריס: אני מאמינה שזהו תהליך למידה, תהליך של ניסוי וטעייה. אתה לומד ויורד לעומקם של דברים בעבודה שיטתית – ביצירת יחסי אמון, במפגשים רשמיים ובשיחות בלתי אמצעיות.
עם כניסתי לתפקיד קיימתי כמה פגישות בארבע עיניים ובהרכבים שונים עם יו"ר הדירקטוריון, עם המנכ"ל ועם יו"ר ועדת ביקורת – פגישות שבהן הושם דגש על תיאום ציפיות, על תפיסתי את התפקיד, ועל יעדים שהצבתי לעצמי כמבקרת. הקשבתי קשב רב לנושאים שהם העלו ולדגשים שלהם, סימנתי לעצמי נקודות שיהיה עליי להתמודד איתן, שיתופי פעולה אפשריים, נושאים שארצה לערוך בהם שינויים, וכן מחלוקות אפשריות לעתיד לבוא.
בנוסף, אני מוזמנת דרך קבע, ברוב המקרים כמשקיפה, לדיוני הנהלה, לישיבות דירקטוריון, לישיבות ועדות דירקטוריון נבחרות – וגם שם יש לי הזדמנות להקשיב, ללמוד על הלך המחשבה והרוח של בעלי העניין.
שאול: לומדים אותם מתוך שיחות עמם (לא אחת או שתיים) וגם מתוך ניסוי וטעייה.
עם זאת, מנהל מנוסה, ובוודאי מבקר מנוסה, חייב לדעת "לנהל את מנהליו" ולהביא בפניהם את האלטרנטיבות הנכונות.
עקיבא: מדו-שיח מתמשך. צריך להעלות את הנושאים על סדר היום ולדבר עליהם. כאשר אנחנו נתקלים בקושי מסוים בביצוע משימות או בצורך בעדכון תהליכי עבודה או מתודולוגיות, אנחנו מציפים את הנושאים מראש בפני ועדת הביקורת או בפני יו"ר הדירקטוריון. כך מתקיים דיון ענייני שמוביל לפתרונות ולדרכי פעולה מוסכמות. ככל שמתקיים דיון פתוח יותר, כך ניתן לוודא כי כל בעלי העניין משקפים את דעותיהם ומקבלים מענה לציפיות שלהם.
אודות הכותב/ת
יוסי גינוסררו"ח, CIA ,CFE ,CRMA
פאהן קנה ושות' רו"ח
