קניין רוחני – היבטי ביקורת פנימית הלכה למעשה

המאמר מתבסס על תכנית הביקורת בפרסום ה- IIA – auditing the process  Intellectual Property מאת ג'יימס פרגסון

בעידן המודרני ארגונים רבים מחזיקים בקניין רוחני, כולל פטנטים, עיצובים, מותגים מסחריים, תהליכי עבודה ייחודיים ומאמרים. ההחלטה על הצורך בהגנה על הקניין הרוחני היא אחת ההחלטות שיש לקבל בארגון כחלק מהצורך בשמירה על נכסיו. בארגון המחזיק בקניין רוחני, תפקידו של המבקר הפנימי הוא:

• בחינת יכולת הארגון לזהות את הקניין הרוחני שלו;
• בחינת האופן שבו הארגון מעגן את אחיזתו החוקית בקניין הרוחני שלו;
• יכולת הארגון לשמור על הקניין הרוחני שלו.

במאמר זה נסקור את הסוגים העיקריים של הקניין הרוחני, ונציין את הנקודות העיקריות שבהן צריך המבקר הפנימי להתחשב בעת הערכת הסיכונים המהותיים הקיימים בתהליך.

קניין רוחני הוא מונח משפטי המגדיר זכויות הקשורות בפרי יצירתו של האדם. בעוד ההגדרה היא רחבה וכוללת מגוון רחב של נכסים, במאמר זה נתמקד בעיקריים שבהם:

• פטנטים
• סימנים מסחריים
• זכויות יוצרים
• סודות מסחריים

השלושה הראשונים הם זכויות שברוב מדינות העולם ניתן להגן עליהן בחוק. בניגוד אליהם, היכולת להגן על הסוד המסחרי היא פחותה אך עדיין קיימת בחלק מהמדינות. לפני שנסקור את תהליכי עבודת הביקורת, נערוך היכרות קצרה עם נכסי הקניין הרוחני ונאמוד את ההבדלים העיקריים ביניהם.

פטנט – זכות משפטית בהמצאה שאינה מאפשרת לאחרים להשתמש בה לתקופת זמן מוגבלת. זכות זו מוענקת על ידי מדינה או חבר מדינות לכל המצאה תועלתית (מכונה, תהליך ייצור וכו') או עיצוב, בהתאם למידת הערך שיש בהמצאה מבחינת היצירתיות, וחשוב מכל – מבחינת חדשנות.

סימן מסחרי – מקור הזיהוי הבלעדי של ספק ומבדיל אותו מספקים/מוצרים אחרים. סימן מסחרי מתייחס למילים ייחודיות, ביטויים, עיצובים וסמלים. אין חבות לרשום את הסימן המסחרי על מנת להגן עליו בחוק, אך רישום כאמור יכול לחזק את מאמצי ההגנה המשפטיים בעת הצורך.

זכויות יוצרים – כוללות את הפרסומים המקצועיים והמקוריים של הארגון ושליחיו. זכות זאת מבוטאת בעיצוב היצירה ובצורתה האומנותית, וכוללת חומרים כתובים, צילומים, אנימציות, סרטי וידאו וכדומה. בישראל, כמו בעולם, זכויות היוצרים מעוגנות בחוק. מכאן שרישום בגוף ממשלתי או באמצעות עו"ד יכול להוות חיזוק לקו ההגנה במקרה הצורך אך אינו בהכרח נחוץ.

סוד מסחרי – מידע פרטי השייך לארגון. בניגוד לשאר סוגי הקניין הרוחני החשופים לציבור, ההגנה המשפטית על קניין זה היא קשה ומורכבת יותר משום שהחוקים השומרים עליו פחות ממוקדים מאלה השומרים על הזכויות האחרות שצוינו לעיל. מכאן שהאחריות המרבית בהגנה על זכויות אלה "נופלת" על הארגון.

במקרים רבים יכולים הסוד המסחרי והפטנט להגן על אותן היצירות, ולכן על הארגון לבחור את הדרך שבה הוא שומר על הקניין שלו. בכל אחת מן האפשרויות יש יתרונות וחסרונות. נבחן אותם על פני שתי דוגמאות המוכרות לרוב הקוראים: תרופת הקופקסון של חברת טבע אל מול הפורמולה של קוקה קולה.

ההכנה לביקורת הפנימית בנושא הקניין הרוחני צריכה להתחיל בבחירת צוות הביקורת. לאנשי הצוות חייבת להיות היכרות מעמיקה עם הארגון, עם הסביבה העסקית שבה הוא נמצא ועם המדינות שבהן הוא פועל. בנוסף, חברי הצוות חייבים לגלות הבנה בעולם הקניין הרוחני, ולכן חשוב כי צוות הביקורת יעבור הכשרה מקצועית בנושא. הכשרה מעין זאת יכולה לכלול קורסים וסדנאות בנושא הקניין הרוחני, שיחות עם גורמי מקצוע (לדוגמה, עם עו"ד בתחום הרישום והליטיגציה של פטנטים), איסוף חומרים מהרשת (תכניות ביקורת פנימית, מאמרים, פרסומים של גופים מקצועיים, פורומים של אנשי מקצוע וכו'). לבסוף, ניתן לקבל מידע נוסף מהגוף המבוקר עצמו באמצעות שיחות עם ההנהלה הבכירה, השתתפות בכנסים מקצועיים פנימיים וקריאת חומרים רלוונטיים של הארגון.

הביקורת הפנימית יכולה להיערך במגוון רחב של דרכים הנוגעות לקניין הרוחני בארגון. מיקוד הביקורת יכול לכלול אחד או יותר מהנושאים הבאים:

• יעילות תפעולית בתהליכי העבודה הקשורים בהיבטי הזיהוי, הפיתוח והניהול של הקניין הרוחני;
• מילוי הדרישות החוזיות והאחריות הארגונית בכל הקשור בקניין הרוחני;
• מילוי הדרישות הרגולטוריות ועמידה בחוקים הרלוונטיים באזורי הפעילות השונים;
• ההיבט הפיננסי והחשבונאי הקשור בקניין הרוחני.
• שמירה על הקניין הרוחני במערכות המידע של הארגון.

קביעת מיקוד הביקורת צריכה להיערך בהתאם לסקירה הראשונית של הקניין הרוחני הקיים בארגון, תהליכי העבודה הרלוונטיים וזיהוי ואמידת הסיכונים הקיימים בהם.

את הביקורת יש להתחיל בסקירה ראשונית של הגוף המבוקר ושל תהליכי העבודה הרלוונטיים לנושא הביקורת. סקירה זו תספק למבקר הפנימי ולצוותו הבנה ראשונית של זהות האחראים על הקניין הרוחני בארגון (פנימיים וחיצוניים) ומהי המחויבות של הגורמים הללו לשימור הקניין הרוחני הקיים ולזיהוי קניין חדש שיכול להוסיף ערך לארגון. במהלך הסקירה הראשונית על המבקר לתעד את כלל הנהלים הרלוונטיים בנושא ואת המסמכים המתארים את גישת ההנהלה ואת תהליכי העבודה הקיימים בארגון. מסמכים כאלה יכולים לכלול מצגות הנהלה, דיווחים לדירקטוריון, פרוטוקולים של דיונים פנימיים, תרשימים של תהליכים פנימיים בחברה, התכתבויות פנימיות וכו'. הסקירה הראשונית תאפשר למבקר למפות את המבנה הארגוני ואת תהליכי העבודה בארגון, ולהתחיל לגבש הבנה של הסיכונים שבפניהם עומד הארגון והיכן נמצאות החשיפות המהותיות.

כאשר המבקר עומד להעריך את הבקרות הקיימות בארגון לצורך שמירה על הקניין הרוחני, חשוב שיבין כיצד הארגון מזהה את הקניין הרוחני הפוטנציאלי הקיים בו ואת התהליך שהארגון מקיים לצורך הפיכתו לנכס. זיהוי הקניין הרוחני הוא תהליך מתמשך הדורש השקעת משאבים של הארגון. על המבקר לבחון האם קיימים תהליכי עבודה ונהלים סדורים המאפשרים את זיהוי הקניין שנוצר והעברתו לגורמים האמונים על כך לצורך "תפיסתו". הקניין הרוחני יכול להיווצר במחלקות שונות בארגון. מחלקת מחקר ופיתוח יכולה ליצור פיתוח חדש למוצר קיים, מחלקת פיתוח עסקי יכולה לחתום על חוזה לשיתוף פעולה עם ארגון אחר לצורך פיתוח משותף של מוצר חדש, ומחלקת השיווק יכולה לפרסם ידיעה באתר הארגון החושפת פרטים על המוצר החדש של החברה. במקרים אלה גלומות חשיפות רבות לגניבת ההמצאה על ידי גורמים חיצוניים או פנימיים. היכולת של הארגון לזהות את הקניין הרוחני שלו וליצור תהליכים המאפשרים לו בקרות מונעות ובזמן אמת, תאפשר לו להגן על נכסיו. באופן זה, תפיסת הקניין הרוחני ושיוכו לארגון יכולים להיעשות בצעדים פשוטים כגון:

• החתמת אנשי הפיתוח על חוזים המשמרים את הזכויות בקניין הרוחני לארגון.
• רישום מהיר של הקניין הרוחני או שמירה על סודיותו.
• חתימה על חוזים עם צד שלישי המבטיחים שמירה על זכויות הארגון בהמצאות משותפות עתידיות.
• כתיבת נוהלי עבודה סדורים המונעים פרסום או זליגה של מידע חסוי.
• ביצוע הדרכות שוטפות וריענון הידע של העובדים בדבר חשיבות הקניין הרוחני בארגון.

יש לוודא כי הארגון יודע מה שייך לו ומתחזק רשימת מלאי הכוללת את כלל החוזים והרישיונות הקיימים ואת המידע הרלוונטי לגביהם. לצורך כך, על המבקר להכיר את תהליך "תפיסת" הקניין הרוחני בארגון.

מרגע זיהוי הקניין הרוחני הפוטנציאלי, הארגון צריך לקבל שורת החלטות הקובעות כיצד יש לטפל בקניין הרוחני הזה. על הארגון לבצע בדיקות מקדימות בדבר החופש ליצור (FTO[1]) על מנת לוודא אי הפרה של זכויות קניין של ארגונים אחרים. בהמשך, הארגון צריך לקבל שורה של החלטות בדבר האופן שבו יש לשמור על הקניין הרוחני (לדוגמה, פטנט או סוד מסחרי) ובאילו מדינות (אם בחר לרשום כפטנט). במקרה של פטנט, יש חשיבות עליונה למועד ההגשה. מועד זה יוכל לקבוע את הזכאות לפטנט במקרה של קיום המצאות דומות. להלן תרשים לדוגמה לתהליך שעובר פטנט מההמצאה ועד לקבלת הפטנט:

מטרת המבקר היא לבחון את תהליכי קבלת ההחלטות, הביצוע והמעקב

בארגון. כחלק מזה יכול המבקר לבחון:

• האם ההנהלה מקיימת דיון לזיהוי הקניין הרוחני, לסיווגו

ולאופן הטיפול בו – מועד ההגשה, מקום ההגשה הגיאוגרפי וכו'?

• האם הארגון מיישם באופן נאות את ההחלטות שהתקבלו על ידי

ההנהלה בדרך, בזמן ובמקום שנקבעו?

• האם מבוצעת בקרה אחר טווח הזמן שבין יצירת ההמצאה לבין הגשתה

לרשויות?

• האם מתנהל מעקב סדור ומתועד אחר השלבים שבהם נמצא

הקניין הרוחני בדרך לקבלת הפטנט?

• האם מבוצע מעקב אחר הזמנים בין שלב לשלב מיום ההגשה ועד

ליום קבלת הפטנט?

לעתים יבחר הארגון לא לרשום את ההמצאה כפטנט אלא לשמור אותה

כסוד מסחרי. אין זה אומר שבמקרה זה לא צריך להחזיק תיעוד

להמצאה. על המבקר הפנימי לבחון את יכולתו של הארגון לזהות ולתעד את הסודות המסחריים שלו ולשמור עליהם. בתוך כך, על המבקר לבחון כי כל מי שחשוף לסודות המסחריים, לרבות עובדים, קבלני משנה וספקים, חתומים על מסמכים משפטיים תקפים המחייבים שמירת סודיות.

להלן דוגמה למדגם ביקורת הרלוונטי למשאבי האנוש בחברה:

בעוד שלכל ארגון קיימים סיכונים הקשורים בפעילות הייחודית שלו, יש מספר חשיפות הרלוונטיות לכל ארגון המחזיק בקניין רוחני. חשיפות אלה כוללות, בין היתר, גניבת קניין רוחני, כישלון ברישום הקניין או בחידוש הרישיון שלו, וחוסר בתקשורת בארגון בין גופים וממשקים שונים היוצרים קניין רוחני לבין אלה האמונים על השמירה עליו. על המבקר לוודא כי מדיניות ונוהלי הארגון נותנים מענה לסיכונים אלה. מלבד זיהוי הסיכונים בתהליך, ביקורת פנימית בנושא הקניין הרוחני יכולה להפנות את תשומת הלב של ההנהלה להזדמנויות הקיימות בו. אחת כזאת ניתן למצוא בבחינת החופש ליצור שהוזכרה לעיל. בעוד הבדיקה נועדה לצורך בחינה של אי קיום המצאות קודמות, סקירת השוק והפטנטים הקיימים בו יכולה לתת להנהלה תמונה על מצב התחרות בשוק, הבנת המגמות הקיימות לפי אזור גיאוגרפי וטכנולוגי וזיהוי כישרונות בתעשייה.

חשוב לזכור שבעולם של ממציאים שמתחדש כל הזמן, זיהוי החולשות בתהליך הקניין הרוחני הוא תהליך מתמשך שיש לבחון אחת לתקופה. בעולם כזה, עבודת המבקר הפנימי היא להתעדכן בהתפתחויות החלות בארגון עצמו, בסביבה העסקית שלו וברגולציה, ולוודא כי הארגון מתאים את הבקרות שלו לשינויים החלים בהם.

ביבליוגרפיה

Auditing Intellectual Property

James S. Fargason

Lee D. & Cynthia C. Bloch Distinguished Prof.

INTELLECTUAL PROPERTY

AUDITING THE PROCESS

IIA

Elements of An IP Audit – A check list

by Beveridge on January

Intellectual Property (IP) Audit

A Legal Perspective

INTELLECTUAL PROPERTY AUDIT CHECKLIST

Alan R. Singleton, Singleton Law Firm, P.C.

Cybersecurity: Keeping IP Under Lock and Key

IIA

Guidelines on Developing Intellectual Property Policy for Universities and R&D Organizations

WORLD INTELLECTUAL PROPERTY ORGANIZATION

A Guide To Conducting IP Due Diligence In M&A

Portfolio Media. Inc.

[1] Freedom To Operate

אודות הכותב/ת

משה כהן

רו"ח, CRMA

אודות הכותב/ת

רן מילמן

רו"ח