קורונה. בדיקה מרחוק – בדיקה מקרוב

בעקבות הקורונה בוטלה נסיעה שמטרתה ביקורת בחברת בת במזרח אירופה, ובוטלו גם ביקורים של גורמים נוספים מהמטה. היחסים עם הנהלת חברת הבת מתוחים על רקע חילוקי דעות מתמשכים בנושא השקעות והצטיידות במכונות חדשות, ונראה שביטול הביקורים לא עורר בחברת הבת צער גדול…

במבט ראשון, וגם במבט שני, נראה שביטול הנסיעה הוא תקלה רצינית שתמנע מאיתנו לדעת מה קורה בחברת הבת המרוחקת. האם זה באמת כך? הסיטואציה מזמינה אותנו להתבונן מחדש ולחשוב באיזו מידה הקונספט של 'שבוע ביקורת ביחידה בחו"ל' באמת מביא ערך? האם יכול להיות שיש דרכים נוספות לבדוק את נושא רכש המכונות בחברת הבת?

על מנת להתרענן ולקבל זווית חדשה, פתחתי גיליונות קודמים של המגזין שלנו. מצאתי בהם שפע של רעיונות נפלאים, ידע וניסיון מקצועי מארגונים שונים שאפשר לגייס לטובת פתרונות יצירתיים של הסיטואציה. ראו בבקשה חמישה רעיונות:

1. מומחה מקומי בתחום המקצועי

במאמר נפלא של דוד אגרנט בגיליון מס' 9 ממרץ 2019, "המסלול המהיר להבנת התרבויות השונות", הוא מפרט חסמים תרבותיים שעלולים להשפיע על עבודת הביקורת. לדוגמה: ברוסיה מעורבוּת הגורמים הזוטרים בקבלת החלטות נמוכה ויש ציפייה לצייתנות ללא דופי. לאור זאת יש לקבל בעירבון מוגבל מידע הנמסר בראיונות ולשים דגש על בדיקות מבססות. ככל הנראה, גם במדינות נוספות במזרח אירופה בעלות עבר קומוניסטי יש לצפות לחסמים תרבותיים דומים. דוד ממליץ: "אם משאבי הביקורת מאפשרים זאת, מומלץ לשקול להיעזר בנותן שירותים מקומי ששולט בשפה ובעל הבנה עמוקה של היבטים מקצועיים בתהליכים עסקיים יחודיים לאותה מדינה".

בסיטואציה שלנו, הישענות על מהנדס מכונות מקומי או מומחה מקומי לרכש ציוד מכני משדרגת את איכות הביקורת! ולעניין המשאבים: דווקא משום שהיום כולנו התכווצנו, זו הזדמנות פז למצוא מומחים מקומיים תותחים שבימים כתיקונם עמוסים ויקרים, ולתכנן מחדש את התקציב.

2. ביקורת מרחוק באמצעות תקשורת וידאו (SKYPE,ZOOM, TEAMS )

בסיטואציית הקורונה שאליה נקלענו, ייתכן מצב שבו האתרים נסגרים למבקרים מן החוץ כמדיניות, או שישנה הנחיה גורפת שלא לקיים פגישות פרונטליות. בנוגע למקרה שתיארתי בפתיח, עוד לא צברנו מספיק ניסיון בניהול ביקורת באמצעות תקשורת וידאו, והייתי חושבת פעמיים אם להיכנס לביקורת כזו בנושא טעון ארגונית, במרחק רב מהאנשים ומהמכונות. אם החלטתם שכן – כמה טיפים לביצוע ביקורת בפגישות ZOOM:

Ice Breakers – הנעת ביקורת באמצעות שיחת וידאו עשויה להיות אירוע מתוח יותר מהרגיל בשל השפעת המדיה והריחוק. כבר אי אפשר לשבור את הקרח באמצעות הכנת קפה ביחד במטבחון. כדאי לחשוב מראש על Ice Breakers שיתאימו לסיטואציה – שיתוף במשהו אישי או מצחיק ואפילו גיחה של אחד הילדים בסביבה עשויה להועיל…

הדגמת ניתוח נתונים ב-LIVE – באחת משיחות ההנעה שקיימתי לאחרונה, תיאר לי השותף לשיחה תופעה מסוימת. שאלתי אם יוכל להיכנס למערכת המידע וננתח את הנתונים יחד ב-LIVE. בשונה מפגישה פרונטלית, הרגשתי שותפה מכיוון שראיתי את התוצאות מקרוב על המסך שמולי.

מכיוון שביקשתי להקליט את הפגישה, הקלטה בהסכמה, יכולתי לשחזר מאוחר יותר את אופן הניתוח ואת התוצאות של כל שלב, ולבחון זאת מחדש תחת הנחות שונות.

מתברר שלפגישות בזום יש גם יתרונות ואנחנו נמשיך לגלות אותם בתקופה הקרובה…

3. ביקורת מרחוק – סימולציה על כדאיות השקעות

במאמר המרתק של אנה רוזנברג שפירו בגיליון מס' 10 מספטמבר 2019, "שימוש בכלים טכנולוגיים וחדשניים בביקורת פנימית", מדגימה המחברת כיצד מבצעים ביקורת באמצעות בניית סימולציה המדמה את החישוב ומריצים אותה על האוכלוסיה כולה (המאמר כולל גם התייחסות להסתמכות על נתוני המבוקר. מומלץ לעיין).

ניתן לבצע ביקורת השקעות, הצטיידות ומכונות באמצעות סימולציה. בנייה של מודל כזה והרצת נתוני המכר והעלויות בפועל ביחס לכלל אוכלוסיית המכונות הנרכשות היא בעלת ערך רב, בין אם בארגון קיימת מתודולוגיה לבחינה (מראש) של כדאיות ההשקעות באמצעות מודל מוסכם וניתוחי רגישות של התחזיות ובין אם לאו.

בסיטואציה שלנו, גם אם לא נוסעים לחברת הבת ניתן להשתמש בנתונים שנשלפו על ידי המבוקרים להרצת סימולציה מדמה. אם יש מודל ארגוני, הפערים שיימצאו משמשים אינדיקטורים לסוגיות הטעונות הבהרה ולתיקונים הנדרשים במודל הקיים. אם לא קיים בארגון מודל, הסימולציה יכולה לשמש דוגמה לתועלת שצומחת מקיומו של מודל כזה.

4. קרוב ורחוק – מיקוד במשילות ויחסי מטה שטח

כחלופה נוספת לבדיקה שתוכננה, מוצע לבדוק את תהליכי העבודה של המטה מול חברת הבת בהתייחס לשני רבדים:

• שגרות הבקרה הכלליות: אילו גורמים אחראים לבקרה שוטפת מטעם המטה? מה הסמכויות שלהם? כיצד הם מיישמים בפועל את הבקרה? מה מקומן של חבילות דיווח (נתונים תקופתיים שחברות בנות מעבירות לחברת האם)? מה החבילות כוללות ומה אינן כוללות? מי עורך בדיקות על הנתונים המסופקים בחבילות אלה, שואל שאלות ומבקש תגובות?

• משילות וקבלת החלטות בנושא השקעות והצטיידות: מכיוון שבמקרה שתיארתי בפתיח, יש לנו מידע מוקדם על מערכת יחסים מתוחה על רקע ההשקעות, אפשר לבחור כדוגמה את המתואר בסעיף א', מספר מקרים ספציפיים של הצטיידות, ולנתח את תהליכי העבודה בהקשר של יחסי מטה ושטח. האם קבלת ההחלטות נערכת מתוך ראייה רחבה?

לעיתים קרובות בבדיקה זו מתברר שישנם ממשקים ותחומים חשובים שמערך הבקרה וחבילת הדיווח אינם מכסים.

ניתוח כזה של שגרות העבודה והמשילות יכול להביא ערך ותובנות ברמת חברות הבנות כולן, מכיוון שהתיקון נערך ברמת המטה.

5. הערכה השוואתית של בשלות החברות הבנות

במאמר החשוב של דני פרידמן, דרור בר משה ודוד ניסים בגיליון מס' 11 ממרץ 2020, "כפרי בשל – מודל הבשלות בשירות הביקורת הפנימית", הם מתארים את יתרונות השימוש במודל בשלות מבוסס COSO ככלי להערכת רמת הממשל התאגידי, ניהול הסיכונים ומערך הבקרות, המאפשר הערכה אובייקטיבית והשוואה בין תהליכים ובין יחידות.

אחת הדרכים ליישם את המודל מרחוק היא כשאלון להערכה עצמית (Control Self-Assessment) הנשלח לגורמים רלוונטיים, והם מתבקשים להעריך את רמת הבשלות ביחס לעקרונות הבקרה הפנימית. אפשר להתאים את העקרונות המפורטים במאמר לנושא ההצטיידות במכונות. דוגמה לעקרון בקרה פנימית שהותאם: "הארגון בוחר ומפתח פעילויות בקרה על רכש מכונות חדשות והטמעתן כדי לתמוך ביעדי ההצטיידות שהוגדרו". הוא ידורג על ידי המשיבים מ-1 (נמוך) ועד 5.

הערכה השוואתית בדרך זו מתאימה כשיש מספר חברות בנות והיא תלויה במהימנות התשובות לשאלון ההערכה העצמית.

בסיטואציה שלנו – בדיקה רוחבית של מרכיבי הבקרה הפנימית במספר חברות בנות בחו"ל, באמצעות סטנדרטים אחידים וברי השוואה, מאפשרת התבוננות על חברות הבנות מזווית חדשה.

סיכום

בשעת משבר אנחנו נדרשים להמציא את עצמנו מחדש. לא צריך ללכת רחוק! המגזין שלנו מספק שפע רעיונות מגוונים איך להתמודד עם אתגרים, גם עם אתגרי הקורונה. זו הזדמנות לומר תודה גדולה לעורכת הנפלאה, לכותבים החרוצים, לצוות המערכת שנרתם למשימה, לסטודיו ולמעצבת ולכל מי ששולחים ידם במלאכה החשובה!

אודות הכותב/ת

מרגלית שפרבר

רו"ח, MBA ,CIA
מבקרת פנימית ראשית, תנובה

margalits@tnuva.co.il