עמותה וקוץ בה? סיכונים מרכזיים בארגוני המגזר השלישי
סיכונים מרכזיים בארגוני המגזר השלישי
בשל תרומתו הרבה של המגזר השלישי לחברה בישראל, הוא זוכה לאמון רב מצד הציבור, ומכאן החשיבות בכינון תרבות ניהול סיכונים מפותחת במגזר.
במאמר זה אסקור סיכונים מרכזיים הרלוונטיים עבור עמותות וארגונים אחרים ללא כוונת רווח בישראל, בדגש על אלו בסדרי גודל קטן עד בינוני (בעלי מחזור כספי שנתי של עד 10 מיליון ש"ח, המהווים את הרוב המוחלט של האלכ"רים בישראל), מתוך ההנחה הסבירה שבארגונים כאלה המשאבים המוקצים לבקרה ולניהול סיכונים נמוכים יותר.
- רגולציה מתגברת
בעשור האחרון חלה התפתחות משמעותית ברגולציה החלה על האלכ"רים, הן מבחינה מהותית (ההוראות הוחמרו) והן מבחינה כמותית (תדירות וכמות העדכונים עלו בצורה משמעותית). מגמה זו עשויה להימשך וסביר להניח כי שינויים רגולטוריים נוספים עוד לפנינו.
ריבוי ההוראות והרגולטורים, אי ידיעה או חוסר הבנה של ההנהלה המתנדבת את המסגרת הנורמטיבית, היעדר מערכי ציות ואכיפה בקו ההגנה השני וסיבות נוספות, מעצימים את הסיכון להפרות רגולציה באלכ"ר. בנוסף, רגולציה זו מהווה נטל על האלכ"רים, במיוחד עבור אלו הניצבים בפני מספר רגולטורים (החשב הכללי, רשויות המס, משרדי ממשלה שונים, וזאת לצד רשם העמותות כרגולטור המרכזי), ועולה החשש שהאלכ"ר לא יעמוד בקצב הדינמי של הרגולציה ולא יספיק להפנים את הדרישות החדשות.
דרכי התמודדות אפשריות:
- למפות היטב את הרגולציה החלה על הארגון ואת מעמדו מול כל רגולטור ולבנות את 'המפה הרגולטורית' של הארגון.
- לערוך סקר ציות כחלק מתוכנית הביקורת הפנימית.
- לכלול מתן הדרכות ומסירת מידע מהיועצים והמבקרים השונים במסגרת השירותים השוטפים המתקבלים מהם.
- הנהלה מתנדבת
חברי הוועד המנהל וועדת הביקורת, חברי העמותה (האספה הכללית) ואורגנים חשובים אחרים הם מתנדבים בלבד, כלומר לא מדובר ב-“Day Job” שלהם.
הרגולציה המתגברת והיעדר דרישות רגולטוריות בעניין ההכשרה, ההרכב והכישורים של ההנהלה המתנדבת מעלים את הסיכון לחוסר בקיאות ומקצועיות של אורגנים חשובים. כפועל יוצא, עולה החשש שמוסדות ההנהלה והביקורת לא יבינו היטב את מסגרת אחריותם ואת הנדרש על מנת לממש אותה כראוי. חוסר הבנה של התפקיד ושל האמצעים שנדרשים על מנת למלא אותו בצורה אפקטיבית משליכים על רמת הממשל התאגידי בארגון, ועלולים להביא לכך שהאורגן שינהל את הארגון בפועל ויתווה את המדיניות יהיה המנכ"ל והכפופים לו ולא הגופים האמונים על כך (כלומר הוועד המנהל).
דרכי התמודדות אפשריות:
- למפות את המבנה הארגוני של האלכ"ר (העמותה/החל"צ) ולבחון אם אכן מתקיימים כל האורגנים כנדרש, תוך שמירה על יחסי הכפיפות והיעדר ניגוד העניינים הרלוונטיים.
- לבחון את תפקוד האורגנים השונים ולזהות נקודות חוזקה וחולשה בתפקודם.
- לערוך מדריך בסגנון 'ערכת כניסה לתפקיד' לחבר ועד מנהל או ועדת ביקורת חדשים, ולבנות תוכנית הדרכות והעשרה מסודרת לחברים.
- סיכוני (היעדר) בעלות
בעמותה אין בעלי מניות, אלא מייסדים שהקימו את האלכ"ר לטובת מטרה מוגדרת, שכמובן אינה עשיית רווחים. בעמותות שבהן דור המייסדים כבר אינו פעיל והוועד המנהל מתחלף מדי תקופה, יוצא כי אין 'בעל בית' בצורה מובהקת ועולה החשש של היעדר 'רציפות שלטונית'. סיכון בעלות זה עלול להביא לחוסר יכולת להוביל מהלכים משמעותיים ארוכי טווח ולהיעדר גורם מרכזי המודד את התנהלות וביצועי האלכ"ר ביחס לחזונו וייעודו מקורי.
בנוסף, חשוב לזכור כי לעיתים ציבור מקבלי שירותי האלכ"ר פחות מגובש ומודע לזכויותיו, או שהוא עוקב במידה פחותה אחר ניהול ענייני האלכ"ר, שכן הוא אינו נהנה מרווחיו, ולכן אינו מתנהג כ'בעל עניין רגיל' ויתקשה לזהות פגיעה שמקורה בירידה באיכות השירות או המוצר.
בעמותות שבהן יש מספר חברים רב, הבעיה מחריפה עוד יותר. כמות גדולה של חברים והטרוגניות גבוהה ביניהם עלולות להביא לתופעה של חוסר מעורבות בנעשה בעמותה ("כי בטוח יש מישהו אחר שעושה את זה") ואף לחוסר אכפתיות.
דרכי התמודדות אפשריות:
- לקיים דיונים באורגנים המנהלים של האלכ"ר, במטרה לגבש את התמונה המלאה ולנסות לגבש 'מידע צופה פני עתיד' ולזהות את הסכנות הפוטנציאליות ולהיערך לקראתן.
- לזהות את 'הבעלים האמיתיים' של הארגון ולנסות לרתום שותפים איכותיים נוספים לדרך.
- חוסר יציבות כלכלית
היקף פוחת של תרומות ומענקים, כפילות רבה בארגוני המגזר השלישי שמביאה לתחרות על קהל היעד, הפרטת שירותי הרווחה של המדינה (מכרזים), התייקרות המחיה, חוסר היכולת לגבות מחיר כלכלי מלא בעד השירותים ועוד, כל אלו מערערים את כרית הביטחון הפיננסית של הארגון. הארגון מחויב לאתר מקורות הכנסה נוספים ולנקוט שיטות יצירתיות להגדלת ההכנסה, לגבש תוכנית אסטרטגית לטווח הקצר והארוך, ולעיתים אף לקבל החלטות קשות אודות סגירת תוכניות ומתקנים. המצב מסוכן עוד יותר בעבור האלכ"רים הפועלים על פי חוזים ממשלתיים והופכים למעשה לסוכני הרווחה של המדינה, מפני שהם מאבדים את היכולת לגמישות ועצמאות כלכלית בהיותם תלויים במשרד שעמו הם התקשרו ובתקופת ההתקשרות.
זאת ועוד, תנאי אי הוודאות והלחץ שנוצר בעקבות זאת עלולים לייצר תמריץ לסטייה ולניצול לרעה של משאבי האלכ"ר (המוגבלים ממילא) כחלק מגיבוש דרכים יצירתיות לחולל שינוי.
במאמר מוסגר – פועל יוצא של חוסר היציבות יכול להיות תגמול נמוך של המנהלים באלכ"ר, דבר העלול לפגוע באיכות הניהול או במוטיבציה הארגונית.
דרכי התמודדות אפשריות:
- בדיקה שנתית ממוקדת של היחסים הפיננסיים של הארגון, זיהוי החסמים הכלכליים המהותיים, ובחינת הזדמנויות להתייעלות וחיסכון.
- קיום 'שולחן עגול' למנהלים בנושא הבטחת יציבות כלכלית ובניית תוכנית אסטרטגית לטווח הקצר והארוך.
- סיכוני הלבנת הון
פריסה על פני אזורים גאוגרפיים שונים בארץ ו/או בעולם, הסתמכות על מתנדבים שלא עוברים בהכרח סינון/בדיקות רקע, קבלת כספי מזומן כתרומה מגורמים שאין איתם היכרות מוקדמת או ממקור לא שגרתי, גישה למקורות מימון שונים (מקומיים ובינלאומיים), אנונימיות התורמים ועוד, כל אלו עלולים להוות קרקע פורייה עבור גורמים עברייניים שרוצים לנצל את התשתית האלכ"רית על מנת להלבין את מקור הכספים או אפילו לכוון את משאבי האלכ"ר לטובת מימון טרור.
הרשות לאיסור הלבנת הון ומימון טרור פרסמה באוקטובר 2017 "דגלים אדומים" – אירועים העלולים להצביע על ניצול לרעה של האלכ"ר. כיום אין עוררין על כך שהעמותות והחל"צים בישראל צריכים לפתח מודעות לתרחישים ולסיכוני הלבנת הון/מימון טרור ולפעול בצורה אקטיבית על מנת לאתר פעילות מחשידה שעלולה לסכן את האלכ"ר כולו, לרבות בהיבטי תדמית ומוניטין.
דרכי התמודדות אפשריות:
- בדיקה לעומק של הליכי קבלת הכספים באלכ"ר והבקרות השלובות בהם, וניתוח הפוטנציאל לניצול לרעה של האלכ"ר לצורכי הלבנת הון/מימון טרור.
- פיתוח מודעות ארגונית (כולל הדרכות) לתרחישי ניצול לרעה ול"דגלים האדומים", והבניית דרכי הפעולה המצופות מבעלי התפקידים השונים בעת חשש לאחד מאלו.
- סיכונים תפעוליים
למרות החשיבות שבהטמעת שיטות וכלי ניהול ובקרה מתקדמים, לא אחת קורה שאלו נדחקים לתחתית סדר העדיפויות באלכ"ר בשל הקושי בגיוס משאבים. שימוש בכלים ידניים או במערכות ממוחשבות מיושנות, הסתמכות רבה על ההון האנושי, וייתכן שאף פחדים מהטמעת מערכות מידע לתפעול ולניתוח נתונים, כל אלו יוצרים פתח גדול לטעויות בתכנון ובביצוע, ואף יותר מכך, פתח למעילות.
כמו כן, עמותות וחל"צים רבים משרתות אוכלוסיות פגיעות (ילדים, קשישים, בעלי מוגבלויות וכו'), והמתקנים של הארגון יכולים להיות ישנים או שלא בשליטתם (כגון מבנה המתקבל מהעירייה, פעילות בבתי ספר וכו'). תנאים אלו יוצרים סביבה בעלת פוטנציאל סיכון מיוחד, ודורשים הקפדה יתרה על כללי בטיחות וביטחון.
לצד אלו יש לקחת בחשבון גם את המידע הרגיש שייתכן שהאלכ"ר מחזיק אודות מקבלי השירותים – כתובות רגישות של דירות נערים בסיכון/מקלטים לנשים מוכות, מידע אודות סיוע משפטי שניתן על ידי העמותה וכו'. הארגון מחויב ליישם נוהלי אבטחה הולמים על מנת להבטיח שהמידע (הפיזי או הממוחשב) לא יזלוג החוצה, ועל מנת להבטיח שלא ייעשה בו שימוש לא ראוי בקרב גורמי העמותה הפנימיים.
דרכי התמודדות אפשריות:
- למפות את השירותים והתהליכים הקריטיים בארגון ואת מידת ההתאמה של מערכות המידע והכלים הניהוליים שבשימוש לתהליכים ולרמת ההגנה הנדרשת על המידע הרגיש.
- לזהות את נקודות התורפה העיקריות ולאפיין בקרות מפצות מתאימות.
- לבנות תוכנית מחשוב רב-שנתית (לרבות סדר עדיפויות ותקציב).
- לערוך סקר בטיחות וביטחון, לדרג את המפגעים, ולבנות תוכנית טיפול שתנוטר ותנוהל על ידי פורום בטיחות וביטחון ארגוני.
- לערוך ביקורות בנושאי בטיחות וביטחון, ואבטחת מידע פיזי ולוגי.
- אמון רב בנושאי משרה מעטים
בארגוני מגזר שלישי רבים רווחת 'תופעה' של איוש משרות על ידי בעלי תפקידים קבועים לאורך זמן רב, במיוחד בתפקידי חשבות, כספים, רכש וכו', שלהנהלה יש בהם אמון רב, וזאת לצד מטה מצומצם.
הסיבות לכך הן רבות ונובעות מטעמים היסטוריים, פיננסיים, תפעוליים ועוד. בנוסף, היות שהאלכ"רים עוסקים לרוב במטרות בודדות ותחומות, הרי שנדרשים פחות בעלי תפקידים או שנדרש פחות גיוון בתפקידים השונים, כלומר אמון רב וסמכות רבה מופקדים בידי בעלי תפקידים מעטים. מצב ארגוני זה עלול לייצר הזדמנויות רבות יותר, ולו תיאורטית, לניצול לרעה של משאבי האלכ"ר על ידי בעלי התפקידים בארגון מכוח מעמדם ותפקידם בארגון ומכוח הוותק והניסיון שצברו.
דרכי התמודדות אפשריות:
- לערוך סקר סיכונים, לרבות איתור סיכוני מעילות והונאות.
- להעריך בביקורות הפנימיות את מרכיב סיכוני מעילות והונאות.
- לייחד בדוחות הביקורת פרק ייעודי בדבר הפרדת תפקידים וסיכונים שונים הנובעים מהמבנה הארגוני.
- שימוש במערך הקיים של טיפול בתלונות עובדים וציבור לניטור מידע מחשיד.
סיכום:
המאמר סוקר סיכונים מרכזיים באלכ"רים קטנים ובינוניים.
הסיכונים אינם מדורגים לפי חשיבותם או שכיחותם, ועל כל ארגון למפות היטב את הסיכונים הרלוונטיים אליו ואת עצימותם.
בארגונים אלו רצוי שהמבקר הפנימי באלכ"ר יראה את תפקידו גם כ'סוכן שינוי תרבות'. חשוב מאוד שיפעל גם למען עידוד חשיבה ותרבות של ניהול סיכונים, למען הגברת המודעות לאירועי מעילות והונאות אפשריים, למען הגברת האפקטיביות הניהולית מצד ההנהלה המתנדבת, ולמען קידום תרבות ממשל תאגידי הולמת באלכ"ר.
אודות הכותב/ת
חני עמררו"ח, משפטנית, שותפה
BDO זיו האפט
