מה אתה מבין בזה בכלל?
על מקומה של הביקורת הפנימית בבדיקה של נושאים מקצועיים בליבת העשייה הארגונית
מי מאיתנו לא שמע, ויותר מפעם אחת, את התגובה – "מה אתה מבין בזה בכלל?"
תגובה זו מייצגת את חוסר האמון שחשים מנהלים בארגון כלפי יכולתו והכשרתו של המבקר הפנימי לבדוק נושאים ותחומים מקצועיים גרידא של פעילות הארגון.
לפעמים יש צדק בדברים, הרי הכשרתנו כמבקרים אינה נותנת בידינו כלים שיוצרים "זכות עמידה" מול אנשי מקצוע שבמשך שנים ארוכות רכשו את הכשרתם וניסיונם.
האומנם המבקר לא צריך להיכנס לנושאים המקצועיים שבליבת הפעילות הארגונית? יתרה מכך, האם המבקר הפנימי יכול להביא ערך מוסף ממשי לארגון ללא כניסה לתחומי הפעילות המקצועיים?
כדי לבחון שאלות אלה, ניקח לדוגמה ארגון דמיוני בשם "המכון לחקר החלל".
נניח שמטרותיו של הארגון הזה הוא לקדם מחקרים מדעיים בנושא החלל, בין בעצמו דרך חוקרים של המכון, ובין באמצעות מימון מחקרים חיצוניים או שיתופי פעולה רלוונטיים.
נניח שמוניתי לשמש מבקרת פנימית למכון. מה יש לבדוק?
כמובן, כמו בכל ארגון יש לבחון את הנושאים הסטנדרטיים הניהוליים והתפעוליים, ובהם: בקרות התקציב של הארגון, התקשרויות מהותיות, הסדרים לגבי מקורות מימון, כל ההוצאות התפעוליות והמנהליות, שכר עובדים וכו', וגם עניינים חשובים כמו הממשל התאגידי, ניהול סיכונים ועוד.
אף שברשימה החלקית הזו יש כבר עבודה למספר שנים, האם נסתפק בזה בלבד? אם התשובה חיובית, המשמעות היא כי הביקורת הפנימית לא תגיע לרמה של מעורבות והבנה בנושאים המהווים את ייעודו המרכזי של הארגון – מחקרי חלל. כלומר, גם יכולת ההשפעה של המבקר על קידום התהליכים בתחום הפעילות המרכזי תהיה מועטה ביותר. כתוצאה מכך ההנהלה המקצועית לא תראה במבקר כתובת להיוועצות בעניינים של קבלת החלטות ותהליכי עבודה, והוא לא יוזמן לישיבות שבהן מתקבלות ההחלטות המרכזיות הנוגעות לפעילות הארגון.
הואיל ואנחנו המבקרים רוצים וצריכים להיות מעורבים בכל מה שקורה בארגון, עלינו להתמודד עם הצורך בכניסה גם לנושאים שבליבת העשייה המקצועית. כיצד נעשה זאת?
אנחנו, המבקרים, לא מצויים כמובן בתחום החלל (אנו רק מכירים את חלל החדר שהקצו לנו בארגון…). אך בכל זאת חובתנו לבדוק גם בליבת הפעילות המקצועית ובסביבתה, בהיבטים שבהם אנו יכולים לתרום.
למשל, במכון לחקר החלל אפשר להעלות בביקורת, בין השאר, את הנושאים הבאים:
- גיבוש מדיניות
מדיניות לטווח הקצר והארוך בעניין סוגי המחקרים המועדפים – גיבוש מדיניות על ידי הדירקטוריון/ועד מנהל ו/או ועדת משנה מקצועית, כגון ועדת מחקרים שהמלצותיה אומצו על ידי הדירקטוריון.
- הליך קבלת החלטות לעניין אישור מחקרים חדשים במכון
באיזו מידה ההליך מבוסס על קווים מנחים שאושרו מראש, המתייחסים להתאמת נושא המחקר למדיניות, בדיקה מוקדמת לבסיס המחקר, קריטריונים למידת התאמתו של החוקר לנושא המוצע למחקרים ועוד.
- דרכי התקשרות עם חוקרים ו/או גופי מחקר
מסגרות שאושרו להתקשרות בהיבטים כספיים ואחרים, חוזים שנחתמו, בדיקות נלוות שנדרשות לביצוע טרם התקשרויות, מורשי חתימה ועוד.
- כלי בקרה ומעקב לעניין התקדמות המחקר
קיום מעקב בין בתחנות ביניים שנקבעו ובין בסיומו של המחקר, בכלל זה הליכי מינוי של מעריך או מנחה הולם. הגשת דיווחים לפורומים מקצועיים.
- הסדרים בעניין זכויות יוצרים וכן זכויות פרסום של תוצאות המחקר
קיום הסדרים וכלי בקרה לעניין שמירת הקניין הרוחני של הארגון.
- הבטחת איכות ואי תלות בביצוע מחקרים
נהלים להבטחה של אי תלות אקדמית בביצוע המחקרים (למשל, ניתוק בין מזמין המחקר ומבצע המחקר) וטיפול במצבים של חשש לניגוד עניינים.
כל זאת, בנוסף על העניינים הנלווים בכל מחקר: התקציב, החוזים שנחתמו, גביית הכנסות, התשלומים לזכאים, רכישת שירותים וכו'.
והנה לנו עוד כמות נושאים לבדיקה למשך מספר שנים, במקביל לנושאים ה"סטנדרטיים" הקודמים שאוזכרו.
אם כך, זה לא בחלל לבקר את ליבת הפעילות המקצועית של המכון לחקר החלל.
אני סבורה כי הביקורת צריכה להעלות שאלות לגבי התוכניות האסטרטגיות ותוכניות העבודה המקצועיות בהיבטים שנוגעים לבחינת תרומתם של אלה להשגת יעדי הארגון, ובאופן תקין. יכולתנו לבחון שאלות אלה בכל סוגי הארגונים מבוססת גם על אחת מהתכונות והכישורים הבסיסיים הנדרשים מהמבקר – היכולת ללמוד באופן תמידי.
עם זאת, יש למצוא את האיזון הנכון בין החובה לבחון את סביבת הפעילות המקצועית לבין הצורך שלא להתערב בשיקול הדעת המקצועי.
אכן, לנו המבקרים אין ידע וכלים כמו לאנשי המקצוע בנושאים מקצועיים ייחודיים לארגון, אך לאורח מבחוץ יש יכולת לראות את הדברים מזווית שונה, ועלינו להשתמש ביתרון זה.
אנסה לתת את הערכתי למציאת איזון זה בשני ארגונים שבהם אני משמשת מבקרת פנימית.
- ביקורת במוזיאון ישראל:
במוזיאון ישראל קיימים אוספים רבים מתחומים שונים: אומנות מודרנית, אומנות ישראלית, ארכיאולוגיה של תקופות שונות, אומנות המזרח הקרוב והרחוק, יודאיקה, ועוד. האוספים השונים הצטברו במשך השנים מתרומות שונות ומהזדמנויות לרכישות שנקרו בפני המוזיאון.
על כל אוסף כזה מופקדים אוצר ראשי (מנהל מחלקה), עוזר לאוצר, מנהל מחסן, חוקרים ועוד. לכן עבור כל אוסף קיימות עלויות שוטפות לתחזוקה.
נושא מרכזי לבדיקה בליבת הפעילות המקצועית – התפתחות האוספים.
במסגרת הביקורת, להלן שאלות שראוי לבדוק בעניין התפתחות האוספים:
- האם גובשה מדיניות שמגדירה אילו פריטים ראוי לאסוף? מהו אופיו הייחודי של המוזיאון? לאן רוצים להתקדם? האם מדיניות זו אושרה בדרג מועצת המנהלים?
- האם המדיניות שגובשה נבחנה מעת לעת לאור שינויים סביבתיים ועולמיים?
- האם הליך אישור קבלת מתנות לאוסף מבטיח שאלו יהיו בהתאם למדיניות?
- כיצד ועדות הרכישה של האוספים מוודאות התאמה של הרכישה המבוקשת למדיניות שנקבעה?
- מהו סוג המידע הנמסר לוועדת הרכישות לצורך אישור רכישה, לרבות מידע לעניין תרומתה של הרכישה הנוספת להתפתחות האוסף.
- האם חוות הדעת המקצועיות שמוגשת בעניין זה לוועדת הרכישות ניתנות בידי גורמים שהתמחותם בתחום האיסוף המדובר? בידי מי הם נבחרים?
בדיקות אלו נועדו לבחון את התאמת האוספים למדיניות החברה ואת סביבת הבקרה התומכת ביישום מדיניות זו, מבלי להתייחס לטיבם וחשיבותם של האוספים, ולחוות את דעתם המקצועית של אוצרי המוזיאון ומנהליו על הפריטים הכלולים באוספים אלו.
תרומתה של הביקורת הפנימית בנושא התפתחות האוספים תהיה בהבטחת קיומן של מסגרות נכונות של דיונים בשאלות הרלוונטיות לקבלת החלטות, נהלים לעניין אופן מסירת המידע הרלוונטי לצורך אותם דיונים, וכן לעניין דרכים לבחון את המידע המובא בפני מקבלי ההחלטות.
- ביקורת בתאגיד השידור הישראלי
לפי חוק תאגיד השידור הישראלי, התאגיד נדרש לרכוש הפקות מקור בסכום של 240 מיליון ש"ח בשנה לשידור טלוויזיה. סכום זה מהווה שליש מסך כל התקציב השנתי. מרבית הרכישות נעשות באמצעות הפצת "קול קורא" שבו התאגיד מזמין חברות הפקה להגיש הצעות לסרטים ולסדרות, לפי קטגוריות שונות.
נושא מקצועי מרכזי לבדיקה בליבת הפעילות – בחירת הפקות המקור הנרכשות על ידי התאגיד.
המבקר יכול וצריך לבדוק את הליך בחירת ההפקות מתוך ההצעות, הן בהיבט המקובל של הליכי מכרז תקין, אבל יותר מכך – לבחון באיזו מידה הנושאים להפקות שנבחרו עונים על דרישת המחוקק להבטיח תוכן מגוון, בלשון סעיף 7 (ב) לחוק:
"התוכן שיספק תאגיד השידור הישראלי יהיה עצמאי, יופנה לכלל אזרחי ישראל ותושביה, ישקף ויתעד את היותה של מדינת ישראל מדינה יהודית ודמוקרטית, את ערכיה ואת מורשת ישראל, וייתן ביטוי הוגן, שוויוני ומאזן למגוון ההשקפות והדעות הרווחות בציבור הישראלי."
כדי לבחון זאת ראוי לבדוק:
- קיומן של תוכניות עבודה המגדירות מראש מהם התכנים הנרכשים הרצויים.
- כלי מעקב לסיווג ההפקות על פי הפרמטרים המוזכרים בחוק.
- דיווחים וניתוחים של סוגי ההפקות שנרכשו בהשוואה לדרישות החוק.
- כיצד בא לידי ביטוי הגיוון הנדרש בהפקות והאם הוא עולה בקנה אחד עם המדיניות?
שוב, כל זאת מבלי להתייחס לאיכות האומנותית של הפקות המקור הטלוויזיוניות שנרכשו.
לסיכום
ללא בדיקה מעמיקה ותובנות על הפעילות המקצועית ייעודית של הארגון, לא נוכל להביא ערך מוסף ממשי ולטייב את הליך קבלת ההחלטות בנושאים אלו. מי שיסתפק בביקורות על תחומי המִנהל, הכספים והתפעול – יישאר מאחור ויהיה פחות רלוונטי במעמדו כיועץ להנהלה ולדירקטוריון.
בפעם הבאה כששואלים אותנו "מה אתה מבין בזה", אפשר להשיב כך: בזה אני לא מבין, אבל אני כן יודע לשאול את השאלות הנכונות כדי לבחון ולסייע בקידום ניהול תקין ותהליכים מועילים בכל תחומי הפעילות של הארגון.
אודות הכותב/ת
אילה ורדירו"ח
