כתיבת דוח ביקורת בר השפעה – 6 טיפים להיות משכנע יותר

למה מבקרים פנימיים כותבים דוחות ביקורת פנימית? אם נשאל את השאלה הזאת מבקרים פנימיים, סביר להניח שהם יענו שהם עושים זאת לצורך הצגת מטרות הביקורתהיקף הביקורת והתוצאות שעלואחרים יענו כי דוח הביקורת הפנימית נועד לתאר את ממצאי הביקורת במטרה לשפר את תהליכי העבודהזה כמובן נכון, עם זאת, חשוב לזכור שבשורה התחתונה המטרה של דוח הביקורת הפנימית אינה לתאר את ממצאי הביקורת או לתת המלצות לשיפור, אלא לשכנע את הקורא (המבוקר) לנקוט פעולה. 

לפניכם ההמלצות של ריצ'רד צ'יימברס לדוחות ביקורת פנימית אפקטיביים – דוחות שלא רק ישנו חשיבה, אלא גם יעודדו פעולה מתקנת במטרה להשיג תוצאות. 

  1. הקפידושיהיה קצר 

אם יֵצא לכם לעיין בדוח של המפקח במשרד המשפטים (IGהמתאר את האופן שבו ניהלו הפקידים הפדרליים את החקירה בנושא השימוש במייל הפרטי של הילרי קלינטון בזמן כהונתה כמזכירת המדינהתראו כי הוא שונה מדוח הביקורת הפנימית הסטנדרטיהוא מכיל יותר מרבע מיליון מילים. המלצות הדוח מתחילות רק בעמוד 500 בערך. 

כמפקח במשרד המשפטים לשעבר, אני מעריך את הצורך בפירוטלמרות זאת, תמיד חשוב לשמור את הקוראים ממוקדים. סגנון כתיבה המתאים בדוחות חקירה של משרד המשפטים כנראה לא הולם ומתאים לדוחות ביקורת פנימית 

זה מזכיר את המשפט הנהדר של וינסטון צ'רצ'ילשאמר "אורכו של  הדוח מגן על עצמו מפני הסיכון של קריאתו".  

הלקח למבקרים הפנימיים 

(1) דוחות הביקורת הפנימית הכי משכנעים כאשר הם מותאמים לצרכים של בעלי העניין.   

(2) אם נציף את הקוראים שלנו במידע רבלדוחות תהיה פחות השפעה 

אם מילהמושג או משפט לא תורמים ישירות לעניין, שקלו להסירם.   

  1. שמרועל פשטות  

דוחות הביקורת הפנימית הטובים ביותר הם אלה שבהם מביעים רעיונות גדולים במילים מעטותולא רעיונות קטנים במילים גדולות. כתיבה היא משכנעת כאשר משתמשים בשפה ברורהעניינית ואחידהזה לא אומר "פישוטהדוחות, אלא תקשורת ברורה ויעילה  ההפך משימוש בשפה משפטית 

הוכח כי שפה פשוטה בעלת סבירות גבוהה יותר להיקראלהיות מובנת ואף להיענות בזמן קצר יותר 

הלקח למבקרים הפנימיים 

ישנה סיבה לכך שרק לעיתים רחוקות אנו עושים שימוש בשפה משפטית בחומרים שיווקייםשפה פשוטה מוכרת רעיונות בצורה הרבה יותר טובה.   

גם אם כל בעלי העניין הם בעלי יכולת קריאה והבנה של עבודות דוקטורטזה לא אומר שהם ירצו בכךהכתיבה שלך נוטה להיות יותר משכנעת כאשר היא לא יהירה, לא מסובכת ולא עמוסה בפרטים טכניים.  

  1. הבליטואת הרעיונות הטובים ביותר   

מנהלים בכירים הם אנשים עסוקים. בואו נקל עליהם לקרואלקלוט ולנקוט פעולהשמירה על ניסוח קצר ופשוט יכולה לסייע, אבל לשם כך חייבים לארגן את הדוח כראוי ולהבליט את הרעיונות החשובים ביותר. 

כותרותכותרות משנה ותיבות טקסט ימשכו תשומת לב למידע החשוב ביותר בדוחאין להסס להשתמש בדוגמאותבטבלאותבצבעבתרשימים או בתמונות כדי להבהיר ולהדגיש נושאים חשוביםיש לשקול את השימוש בתקציר מנהליםבטבלת תוכן עניינים ו/או באינדקס כדי לסייע לקורא למצוא בקלות מידע בדוחעבור דוחות ארוכים יותרתקציר מנהלים הוא חיוני. 

הלקח למבקרים הפנימיים 

בעלי עניין שונים הם בעלי צרכים שוניםולכן צריך לסייע לקוראים לאתר בקלות את המידע הספציפי הנחוץהכתיבה לא תהיה משכנעת אם נקודות המפתח יאבדו בריבוי הפרטים.  

 

  1. אלתזניחו את הבסיס  

אי פעם קיבלתם קורות חיים או הצעה עסקית שהכילו שגיאות כתיב או דקדוקבטח חשבתם פעמיים אם לשקול ברצינות אדם או חברה ששלחו מסמך כזהכנ"ל עבור דוח ביקורתאם הוא מכיל שגיאות כתיב או דקדוקהקוראים עשויים לקבל את הרושם כי אתה לא יורד לפרטים, או גרוע מכך  אינך קפדן בעבודתךאפילו שגיאה בודדת עלולה להשפיע לרעה על האמינות שלךאם הדוח שלך מכיל שגיאות (אם ברשלנית או מסיבה אחרת), עמדותיך לגופו של עניין ייפלודבר שאינו רצוי והוגן. 

הלקח למבקרים הפנימיים 

שימו לב לפרטיםקשה להיות משכנע אם אתם מאבדים את האמינות שלכם כי התעלמתם מכללי הכתיבה הנכונה. 

  1. שקלואת ההשלכות    

מבקרים פנימיים משתדלים לא להיות מוטיםולפעמים מתעלמים מהשלכות המלל שהם מנסחים 

אם אנו מעוניינים שהקורא יאמץ את הרעיונות שלנוהכתיבה צריכה להיות אובייקטיבית – גם כאשר מעבירים מסר שלילי.  

סאלי קוטלרבמאמרה בנושא "בהירותהשפעהמהירותהעברת דוחות ביקורת חשובים", מדגימה מה עשוי להיחשב ללא נחוץ, שלילי או מוטה מנקודת המבט של ההנהלה: 

מוטה ושלילי:  לא מוטה וחיובי: 
היחידה לא הצליחה לספק מסמך המעיד על ציות לנוהל.  לא נמצא תיעוד בכתב לציות לנוהל. 
המנהלים סיפקו הסברים סותרים על תהליך אימות הספק.   למנהלים היו פרשנויות שונות לגבי תהליך אימות הספק. 

 

הלקח למבקרים הפנימיים 

אם הדוח נראה מוטה או לא הוגןסביר להניח כי הלקוח יתעלם. קשה לשכנע מישהו שמרגיש עוינות מצד המבקר.  

  1. זכרואתחמשת הכללים הבאים: 

סמינר IIAבנושא כתיבת דוחות ביקורתמתאר חמישה מרכיבים חשובים של ממצאים והמלצות אותם דוח הביקורת צריך לכלול 

  • קריטריונים (מה צריך להיות). 
  • תנאי (המצב הנוכחי). 
  • סיבה (סיבת הפער). 
  • תוצאה (אפקט). 
  • תוכניות פעולה מתקנת/המלצות 

גם אם אתה משתמש בחמשת מרכיבים אלהייתכן שהדוח שלך לא משכנע. אולם בלעדיהם סיכוייך להצלחה יצנחו