חדשנות בעת משבר
אתגרי המגפה הם הזדמנות ייחודית למבקרים הפנימיים להמציא מחדש את תפקידם בשרשרת הערך בארגון.
הכלכלה העולמית נפגעה בצורה קשה ממגפת הקורונה שהתפשטה במהירות מפתיעה בעולם. המומחים מסכימים שלא מדובר אירוע חולף, ושעסקים ימשיכו לסבול מההשפעות השליליות של המגפה עוד הרבה זמן. הצורך החיוני "לשטח את העקומה" כדי להכיל את התפשטות הנגיף גרם לשיבושים משמעותיים, המלווים בירידות חדות בהיקפי העסקים ובהכנסות. ירידות נוספות צפויות לכל אורך שנת 2020 וגם ב-2021. כבר עכשיו ארגונים חווים אובדן לקוחות, משברי נזילות, שיבושים בשרשרת האספקה, צמצומים ופיטורים של כוח אדם.
בתגובה לאתגרים אלה, ארגונים בכל רחבי העולם נקטו יוזמות וביצעו צעדים מהירים. לדוגמה, ארגונים רבים הקימו צוותים ייעודיים לניהול המשבר תוך התמקדות בטיפול בצרכים המיידיים של לקוחות ועובדים. כמו כן, צוותי מנהלים בכירים מבצעים מבחני לחץ על תרחישים אסטרטגיים, פיננסיים ותפעוליים, ויש ארגונים שכבר התחילו להיערך לחידוש הפעילות העסקית לאחר המשבר. בהינתן הירידות הצפויות בתזרימי ההכנסות העיקריים, סביר להניח שמנהלים יתמקדו בצעדים ספציפיים במטרה להקטין את אובדן ההכנסות. במקביל, מנהלים ינסו לשפר רווחיות על ידי שמירה על מבנה עלויות תפעוליות רזה ככל האפשר, הרחבת היכולות הדיגיטליות, הקצאת משאבים באופן משתנה והגברת החוסן הארגוני.
סביר להניח שצמצומי כוח האדם (בין פיטורין ובין חל"ת) יפגעו בתהליכים עסקיים באופן מהותי ויחלישו בצורה ניכרת מנגנונים של בקרות פנימיות. אין ספק שמצב שבו כוח אדם מצומצם עובד מהבית במשך תקופה ארוכה ומקיים קשר פרונטלי מינימלי יגרום לארגונים להיות פגיעים. בנסיבות אלו, ארגונים צפויים לראות גידול חד ומתמשך במעילות ובהונאות, בפשעים פיננסיים ובמתקפות סייבר, ורמאים רבים ינסו לנצל את האוכלוסייה הפגיעה והלחוצה מאוד עקב המשבר.
אתגרים אלה מחייבים תגובה חדשנית מצד הביקורת הפנימית ומהווים הזדמנות ייחודית עבור מבקרים פנימיים להמציא מחדש את תפקידם בשרשרת הערך בארגון. שאלנו מספר מבקרים פנימיים ראשיים (CAEs) במוסדות פיננסיים לגבי דרכי ההתנהלות במחלקותיהם מאז פרוץ המשבר. מספר גישות חדשניות, לרבות כאלה שמציעים מבקרים אלה, יכולות להוסיף ערך עבור הארגון ולעזור ללקוחות להבין את החשיבות של הביקורת הפנימית במהלך הימים הקשים האלה.
יישום פתרונות ניהול משבר
ועדות ביקורת ובעלי עניין מרכזיים סומכים על כך שהביקורת הפנימית תספק שירותי הבטחה רחבים וממוקדים ושירותי ייעוץ כדי להתגבר על האתגרים בעתיד הקרוב. מבקרים פנימיים ראשיים צריכים לעבוד בשיתוף פעולה עם ועדות הביקורת ועם חברי ההנהלה הבכירה בתכנון סדרה של פעולות אפשריות להפחתת סיכונים באופן מחושב, אבל גם גמיש בהתאם להתפתחויות. מבקרים פנימיים ראשיים שעימם שוחחנו ציינו שתפקידם כיום כולל השתתפות ישירה בוועדות ניהול משבר הקורונה ובצוותי ניהול משבר בארגוניהם. הם סייעו בגיבוש התגובות הארגוניות כדי לוודא שההודעות בנושא המשבר אכן נמסרות ללקוחות, לבעלי העניין ולציבור הרחב בצורה מתאימה ושקופה.
גורם מרכזי בקבלת החלטות אצל בעלי העניין הוא קצב החרפת הסיכונים ואיכות הניתוח של השפעותיהם. לכן מבקרים בעלי ניסיון בזיהוי סיכונים ובביצוע הערכות הוליסטיות יכולים לבצע הערכות טובות יותר של ההשלכות הטווח הקצר והטווח הארוך של החלטות בעת משבר.
בנוסף, מבקרים פנימיים ראשיים ציינו שהם הוסיפו לתוכנית העבודה בחינה של נושאים הקשורים בקורונה, לרבות לגבי בחינת פעילויות המבוצעות מרחוק ובחינת שינויים בתהליכים עסקיים. חלק מהבדיקות האלה בוצעו במהירות רבה – לפעמים תוך כמה ימים – על מנת לדווח ולהציף סוגיות מבעוד מועד.
תמיכה בעובדים, בבעלי עניין ובלקוחות
המשבר מציף הזדמנויות רבות עבור מבקרים פנימיים לפעול כיועצים מהימנים ולסייע לארגון לשמור על פונקציות הליבה, לתמוך בלקוחות, לנהל את הסיכונים העיקריים ולשמור על חוסן. אחד המבקרים הפנימיים הראשיים ציין כי המשימה הראשונה של מחלקת הביקורת הפנימית שלו הייתה להתמקד בשמירה על בטיחות ושלום עובדי המחלקה, וכי הם יישמו במהירות נוהלי עבודה מהבית, אפשרו הסדרי שעות עבודה גמישות על מנת לאפשר חינוך ביתי, ותמכו בעובדים השוהים בבידוד עצמי. במטרה לתעדף את צורכי הלקוחות, מחלקות ביקורת פנימית רבות צמצמו משימות הבטחה מסורתיות והקלו על לוחות הזמנים להשלמת תיקונים לסוגיות שעלו בביקורת הפנימית, במטרה לתת למרחב תמרון בתחומים עסקיים כדי לשרת את הלקוחות. מחלקות ביקורת פנימית אחרות עשו הרבה מעבר, והפגינו גמישות ומחויבות לבעלי העניין שלהן, ונתנו כתף בצורות שונות, כגון ביצוע בדיקות טרומיות של תהליכי סגירת הדוחות הכספיים הרבעוניים, מתן דחיפה למאמצי תיקוף ולמאמצי תיקון אחרים, וסיפקו פעולות ניטור משופרות. בעוד שעבודות ביקורת חשובות ומוגבלות בזמן המשיכו להתקדם, ההיקף של ביקורות אלה נבחן על מנת להתמקד בסיכונים העיקריים.
מחלקות מסוימות בארגונים מבצעות רמות פעילות חסרות תקדים ומתמודדות עם אתגרים מבחינת משאבים, כגון מחלקות מערכות המידע הנדרשות לעמוד בדרישות תשתית גבוהות, לרבות הגברת יכולות עבודה מרחוק ויכולות דיגיטליות, שירות לקוחות ותמיכה תפעולית. ככל שעולה מספר העובדים הנעדרים עקב מחלות ומצבי חירום – או כאלה העובדים תחת הסדרי עבודה גמישים – או כאלה המאבדים ניידות עקב המגבלות על נסיעה ותחבורה ציבורית – כך גובר המחסור במשאבים
לאחר מגפה עולמית, ארגונים יהיו זקוקים לתמיכה בגיבוש מחדש של תוכניות עסקיות ושל תחזיות דרישה, הכנסות, עלויות ורווחיות, בהערכת סיכונים מרכזיים ובבחינה מחדש של הנחות יסוד. מתן שירותי מומחים באופן זמני לעסק, יחד עם אמצעי הגנה ראויים, יגביר את הערך של הביקורת הפנימית. פעילויות מסוג זה עלולות לגרום לניגודי עניינים בעתיד ויש לבחון אותן בזהירות ולנהל אותן בהתאם.
ניתן להשיג חיסכון משמעותי במשאבים באמצעות שיתוף פעולה מוגבר עם קווי ההגנה הראשון והשני – מבקרים חיצוניים ורגולטורים. יש בידי הביקורת הפנימית היכולת לסייע במתן ביטוי מדויק של הערכות סיכונים מקיפות, תוך דאגה לפעולות מתואמות כדי למנוע כיסוי כפול.
מציאת דרכי עבודה חדשות
הביקורת הפנימית תצטרך להבין כיצד המגפה משפיעה על גישות עבודה, על שיתופי פעולה ועל יחסי הגומלין עם בעלי העניין. "הקורונה הבליטה את היתרונות של עבודה מרחוק ושל הפרודוקטיביות שאפשר להשיג בסביבת עבודה מרחוק", אמר אחד מהמבקרים הפנימיים הראשיים. "בה בעת, היא גם מבליטה את היתרונות של אינטראקציה פנים אל פנים, לא משנה כמה איתנה הסביבה הווירטואלית".
חשיבה על האתגרים וההצלחות של עבודה מרחוק תעזור בגיבוש יוזמות אסטרטגיות לטווח הארוך או אפילו באופן קבוע. מודל העבודה החדש הזה יחייב שימוש מוגבר בכלי אוטומציה, ומגעים תכופים עם צוותי הביקורת, עם לקוחות ועם בעלי העניין. בתרחיש הזה, הביקורת הפנימית צריכה להעריך את השפעת העבודה מרחוק על משימות ביקורת של ישויות ויחידות עסקיות הנמצאות במקומות שונים ועם יכולת מוגבלת לנהל אינטראקציות פנים אל פנים, ראיונות, סיורים וכו'. סביר להניח שתהיה הישענות מוגברת על תשתיות IT מבוססות ענן בסביבת העבודה הדיגיטלית והמרוחקת הזו. כבר היום אנו רואים עלייה בשימוש בשיחות וידאו, כמו זום, ווב-אקס וסקייפ, אולם פלטפורמות אלו גם עלולות להיות חשופות לסיכוני אבטחה. אם נתונים ורשומות המיועדים לבדיקה אינם מסופרתים או זמינים באופן אלקטרוני, מבקרים פנימיים יצטרכו לבחון אם ניתן לבצע נוהלי אימות אלטרנטיביים מרחוק, בהתחשב בהיעדר הגישה למסמכים או לנתונים הפיזיים. עליהם גם לבדוק אם הדבר גורם לירידה בכיסוי או בהיקף הביקורת וכתוצאה מכך לירידה ברמת ההבטחה שהיא מספקת.
מודלים גמישים של תכנון וביצוע ביקורות
משבר הקורונה נותן הזדמנות לחשיבה מחודשת לגבי תהליכי תכנון הביקורת הפנימית. הוכח כי המודל המסורתי של כיסוי על פני מספר שנים ושל מחזורי ביצוע ארוכים הוא נוקשה מדי כדי להגיב לסביבה בלתי יציבה. לכן בעלי העניין ידרשו גמישות לגבי ההיקף, הכיסוי ואופן הביצוע, וכן לגבי העיתוי ושיטות אסקלציה. יישום גישה גמישה במודל תכנון וביצוע הביקורת יסייע בשמירה על ההתמקדות בסוגיות המרכזיות, כאשר התנאים משתנים בכל עת ובביצוע מהיר של תעדוף מחדש של משימות. תהליכי גילוי גמישים יכולים לסייע בהתייחסות מהירה להתפתחויות ולסיכונים חדשים. מטלות ביקורת קצרות בגישה שיתופית יותר, יאפשרו הסקה מהירה יותר של תובנות ברות ביצוע ופעולות תיקון מהירות. אחד מהמבקרים הפנימיים הראשיים בארגון גלובלי ציין שהוא משתמש בגישת ביקורת גמישה לכל אורך מחזור החיים של מטלות הביקורת על מנת לספק את אותה רמה של הבטחה בפחות זמן. ה-CAE הוסיף כי "ההשפעה של שיבושים במצבת כוח האדם על התרבות ועל סביבת הציות היא סיכון מהותי חדש העומד בפני הארגון."
מבקרים פנימיים יצטרכו להגדיר מחדש את המתודולוגיה ואת תהליכי העבודה שלהם כדי להפוך אותם לגמישים יותר ומותאמים לתרחישים בלתי צפויים. מתפתח קונצנזוס לגבי תעדוף מספר תחומים ראשונים לטיפול על ידי הביקורת הפנימית בסביבה שלאחר המגפה, לרבות:
- חוסן עסקי ותכנון המשכיות, במיוחד בכל הקשור לשילוב לקחים שנלמדו.
- גילויים והתחייבויות לציבור הנוגעים למשבר הקורונה.
- שיקולי בטיחות ובריאות העובדים, הלקוחות ובעלי העניין.
- בקרות על פשעי סייבר ואבטחת סייבר.
- אבטחת מידע בתנאי עבודה מרחוק.
- גילוי ומניעת הונאות ופשיעה פיננסית.
- כיול מחדש של תוכניות ויעדים עסקיים.
- אספקת מוצרים ושירותים דיגיטליים.
- תכנון תרחישים ומבחני לחץ.
- תחזיות הון, תזרים מזומנים ונזילות.
- ביטול הדרגתי של ויתורים והנחות שניתנו במהלך משבר הקורונה.
- הקטנת סיכונים גיאוגרפיים, סיכוני ערוצי אספקה וסיכוני ריכוזיות ספקים.
- סיכונים משפטיים וחוזיים וסכסוכים מסחריים.
- תביעות משפטיות עקב ההשפעות הכלכליות של המגפה.
- אינטגרציה של חוסן עסקי, היערכות למגפה עולמית, ומדדי ייחוס בניהול משברים בתוכניות תגמול לבכירים.
- כיול מחדש של מדדי תגמול מבוסס ביצועי העובדים.
מבקר פנימי ראשי סיפר איך הוא משתמש בדוחות בזק כדי לספק תובנות מהירות יותר להנהלה בתגובה לציפיות ולתיאבון גדול יותר של בעלי העניין לגמישות. מבקר ראשי אחר מיישם פתרונות חדשניים של פעילויות ביקורת מתמשכת – הבוחנות ומנטרות תהליכים הקשורים לקורונה בנוגע לשלמות, נכונות ודייקנות. מבקרים פנימיים ראשיים אחרים ציינו שהם החלו ליישם תהליכי ניטור פעילויות עסקיות משופרים על מנת לספק משוב על סיכונים בזמן אמת.
שימוש נרחב של ניתוח נתונים – תוך מינוף בינה מלאכותית, לימוד מכונה ואוטומציה רובוטית של תהליכים – יהיה המפתח לתמיכה בגישה הגמישה של הביקורת הפנימית. "מבקרים פנימיים חייבים לקבל גישה לנתונים של ארגוניהם כדי לתפקד ברמה הגבוהה ביותר, וחלק מתוכנית הביקורת צריך להתמקד בהבטחת השלמות של אותם נתונים", אמר מנהל לשעבר של הביקורת הפנימית והציות בחברת ייעוץ גלובלית. "ניטור תמידי של נתונים יכול להניע שיחות עם המנהלים וההנהלה הבכירה במידה ומתגלות חריגות, וכך לקדם דו-שיח ומערכות יחסים טובות יותר".
מבקר פנימי ראשי אחר ציין את הערך שבנקיטת גישה גמישה יותר ומגיבה יותר. "החיוניות של הביקורת הפנימית מעולם לא הייתה גדולה יותר, לכן פיתחנו תהליך המאפשר דיווחים בתדירות גבוהה יותר לגבי הסטטוסים של משימות הביקורת וכדי להציף מחסומים פוטנציאליים לצוות ההנהלה הבכירה. בנוסף, ביצענו בדיקות בריאות הבקרות בזמן אמת, ושמנו את הדגש על אזורים בחברה בעלי סיכון גבוה, על מנת לספק הבטחה במועד שהתהליכים פועלים כמתוכנן. בדיקות בריאות אלו לוקחות בחשבון סיכונים במגמת עלייה – למשל, הן לוקחות בחשבון שעבודה מהבית עלולה להשפיע על סביבת הבקרה".
הסביבה תיצור מגמות חדשות מבחינת היקפים עסקיים, הכנסות, עלויות ומדדי סיכונים פיננסיים ותפעוליים אחרים. כתוצאה מכך, נוהלי ניתוח הנשענים על השוואות מול נתונים היסטוריים, וכן ניתוחי מגמות מבוססי תקציב או נתוני שנה קודמת, עלולים להיות לא מהימנים. כמו כן כדאי לשקול קיום "בקרות מינימליות" המקובלות בסביבות בקרה הנמצאות תחת לחץ אדיר ובתהליכים עסקיים הנמצאים בתהליך פיתוח וניטור.
מבט קדימה
מספר חידושים ושיפורים מבוססי-צורך לטווח הקצר, המיושמים על ידי מבקרים פנימיים כתוצאה ישירה של המשבר, עשויים להישאר על כנם ולהפוך ל"מצב הנורמלי החדש". הסדרים גמישים לעבודה מרחוק עם פחות יחסי גומלין פנים אל פנים עשויים להמשיך, ומאגר הרבה יותר גדול של כישרונות יהיה זמין ללא המגבלה הגיאוגרפית של "נוכחות פיזית". צוותי הביקורת הפנימית יצטרכו לקחת בחשבון בתהליכי הערכות סיכונים את הפוטנציאל – נמוך ככל שיהיה – לאירועי "ברבור שחור" בעלי השפעה גדולה. באופן ספציפי, במספר מוסדות פיננסיים גלובליים יש התמקדות מוגברת בסיכונים פורצים או באיומים חיצוניים (כגון שינוי אקלים), שבדומה למגפת הקורונה מתפתחים כל הזמן והם קשים למדידה. כיום, יותר מתמיד, חשוב להתעדכן לגבי סיכונים אלה ולשקול איך לספק כיסוי ביקורת עבורם.
מחלקות הביקורת הפנימית יכולות לסייע לארגונים לשפר את היכולות שלהם לחוש סיכונים ולזהות איתותים מהשוק בצורה טובה יותר, במיוחד תזוזות קריטיות בסביבה העסקית העלולות להשפיע על סיכונים. מבקרים פנימיים ראשיים אומרים שבעלי העניין ימשיכו לצפות למנהיגות חשיבתית וליוזמות מצד הביקורת הפנימית כדי לעזור לארגון להישאר בטוח אבל עדיין תחרותי. התמיכה והשותפות מצד הביקורת הפנימית, יחד עם בעלי תפקידים אחרים במהלך המשבר, עשויות להגביר את ההוקרה ההדדית על תפקידיהם של שני הצדדים ואת האמפתיה ביניהם, לצמצם מחלוקות ולהגביר את שיתוף הפעולה. כפי שאמר אחד המבקרים, "המצב יוצר הזדמנות ללחוץ, לפחות חלקית, על כפתור האיפוס של היבטים של התפקיד שכרגע אינם מתיישבים באופן מעשי עם הכינוי יועץ ושותף מהימן".
