חדשנות בביקורת – זו כבר אינה השאלה
פתיח:
הסביבה העסקית המשתנה בקצב מסחרר מחייבת חברות וארגונים, אך גם את הביקורת הפנימית, להמציא עצמם מחדש. התפקידים המסורתיים של הביקורת כבר אינם מספיקים עבור ההתמודדות עם האתגרים הנוכחיים, וכדי לתת ערך לארגון, הביקורת צריכה להעביר את כובד משקלה לבחינת תהליכים בזמן אמת, ופחות לבחינה בדיעבד. השינוי דורש מהביקורת הפנימית הקצאת תקציב וזמן, אך מעל הכול נדרשים שינוי תפיסה ואומץ ניהולי.
הסביבה העסקית
בעולם העסקי המתהווה, חדשנות אינה בגדר בחירה לארגון חפץ חיים אלא דרך התנהלות קבועה. חדשנות היא מנוע צמיחה חשוב ביותר, שאינו מוגבל רק להיבטים טכנולוגיים אלא גם מאפשר הובלת תהליכי שינוי משמעותיים בארגון. חדשנות נעשית באמצעות בחינה שוטפת וסדורה של תהלכי עבודה ותוצרים והתאמתם לשינויים בעולם העסקי ולטעמי הלקוחות. חברות שלומדות להמציא עצמן מחדש ולהתאים את התוצר שלהן לעולם המשתנה, מצליחות ושורדות את השינויים בשוק ובעולם (והשינויים הם רבים ומהירים).
כיום, חברות נדרשות להיות גמישות וזריזות, וכן להיות מונעות על ידי DNA דיגיטלי, בדומה לענקיות המסחר המקוון. הצרכנים מורגלים לחוויות בהתאמה אישית ובזמן אמת, והיכולת של החברות לזכות בלקוחות תהיה תלויה ביכולתן לספק חוויות מותאמות אישית, להמציא, לעצב ולדמיין מחדש.
אלגוריתמים ובינה מלאכותית משנים את העולם העסקי ואת מכלול ההיבטים של העולם הצרכני, החל מהאופן שבו אנו מתקשרים ועד לאופן שבו אנו קונים מוצרים וצורכים שירותים. בעידן הדיגיטלי, ההבחנה וההפרדה בין טכנולוגיה לבין עסקים נעלמות במהירות רבה, ולכן ההצלחה העסקית תלויה בין השאר ביכולת הארגון למנף את הטכנולוגיות הדיגיטליות העומדות לרשותו.
מחקר משותף של מאסטרקארד ואוניברסיטת הרווארד בדק באילו כלים ויכולות משתמשים מנהלים בכירים בתאגידים עולמיים ליצירת סביבת עבודה חדשנית. במסגרת המחקר מיפו החוקרים חמישה גורמים מהותיים לארגונים שרוצים להצליח באימוץ חדשנות:
- מהירות מנצחת – להביא רעיונות ופתרונות חדשים לשוק במהירות וללא עיכובים.
- דאטה כמאיץ חדשנות – כדי ליזום חידושים, יש לשאוב מידע ממקורות רבים.
- עדיפות לעכשיו – מתן תעדוף למאמצי החדשנות והשגת התקציב הנדרש לטובת הפעילות או הרעיון.
- תרבות – העצמת העובדים ויצירת תרבות המאפשרת יישום רעיונות תוך לקיחת סיכונים, גם במחיר של טעויות.
- מיקוד – פיתוח מוצרים ושירותים בהתאם לצורכי הלקוחות.
אז מה לזה ולביקורת?
ביקורת פנימית המבקשת להישאר רלוונטית ומשפיעה, ובעיקר משיאת ערך לבעלי העניין הרלוונטיים, נדרשת להתאים עצמה לשינויים המתרחשים. מהירות השינוי והסיכון מעמידים בפני הביקורת אתגרים גדולים, המוציאים אותה ממרחב הפעילות "הטבעי": ציפיות גוברות מהביקורת בתחום אבטחת הסייבר והגנת הפרטיות, שינויים מהירים במודל העסקי והדיגיטלי, סיכוני צד שלישי, חשיבות ערך המותג והמוניטין, שינוי ההון האנושי בארגון של המחר, ועוד.
לדוגמה, בקרב חברות רבות גוברת התובנה כי הפגיעה הגדולה ביותר במחזיקי העניין מגיעה מסיכונים אסטרטגיים. האם המתודולוגיה ה"קלאסית" של ביקורת הבוחנת תהליכים בדיעבד מתאימה לבחינת סיכון מסוג זה?
התפקידים המסורתיים של הביקורת כבר אינם מספיקים. כדי לתת ערך לארגון, תפקיד הביקורת צריך להשתנות, ועליה להעביר בהדרגה את כובד המשקל של עבודתה ותוצריה לראייה ובחינה של תהליכים בזמן אמת ופחות לבחינה בדיעבד. עלינו לפענח ולזהות את סיבות השורש לליקויים, ולהאיר סיכונים מתהווים מבעוד מועד.
שינוי זה דורש חדשנות בביקורת הפנימית, הקצאת תקציב וזמן, אך מעל לכל נדרשים שינוי תפיסה ואומץ ניהולי. שינוי התפיסה נדרש הן לגבי תפקיד הביקורת והן לגבי תהליכי עבודתה – תהליכי העבודה בהכנת המוצר (דוח הביקורת), פרק הזמן שחולף מממועד הביקורת ועד לפרסום הממצאים וההמלצות, מיקוד בנושאים ובסיכונים המהותיים, ולא פחות חשוב ומאתגר – יצירת תמונה רחבה ככל שניתן לסיכונים ולאתגרים בתהליך שנבדק.
על הביקורת לבקר את הסיכונים החשובים, להתאים את תוכנית הביקורת כשהסיכונים משתנים, להגמיש את היקף הביקורות והמשאבים המושקעים במשימת ביקורת, שכן בעתיד ביקורות מקיפות וממושכות לא בהכרח יספקו עוד ערך להנהלה הבכירה (להיות גמישים כבר אמרנו?), ולעשות זאת במבט צופה פני עתיד, תוך ראייה של כל קווי ההגנה. כמובן שכל זאת תוך האתגר הלא פשוט של שמירה על אי תלותה ועצמאותה של הביקורת.
איך עושים את זה?
- רותמים את הכוח של הטכנולוגיה ביתר שאת לטובת הביקורת, ומגדירים חזון טכנולוגי לביקורת. ביקורת פנימית צריכה לצפות ולבקר נושאים וסיכונים הקשורים ביישום טכנולוגיות שונות בתהלכים העסקיים, וכן ליישם טכנולוגיות דיגיטליות בעבודתה.
באמצעות כלי ניתוח נתונים מתקדם, הביקורת יכולה להצליב נתונים מתהליכים עסקיים שונים וממערכות שונות ובכך לזהות מגמות, לאתר חריגים ולהתמקד בסיכון. כך גם אפשר לקבל תמונת מצב על התהליך המבוקר עוד בטרם החלה עבודת הביקורת בשטח.
אך אליה וקוץ בה – מדגמים מוטי סיכון בעצימות גבוהה והתמקדות בחריגים, עלולים להטות את התובנות למקרי קצה ולהסיח את הדעת מהתמונה הכוללת. לכן מן הראוי לתת ביטוי ברור להטיה זו במסגרת הדיווח לבעלי העניין השונים.
שימוש בכלי ניתוח מתקדמים ושילוב מתודולוגיות חדשניות, מאפשרים לעבד כמות עצומה של נתונים בזמן קצר, להחליף במקרים מסוימים את השימוש במדגמים, וכך לקבל תמונת מצב מהימנה ורחבה יותר על התהליך המבוקר. נוסף על כך, המבקר, תוך שימוש במערכות מתקדמות לניתוח נתונים, יכול לאתר קשרים בין נתונים שלכאורה לא קיים ביניהם מִתאם, להעלות תובנות עסקיות, וכמובן להצביע על מגמות ופעולות חריגות.
- במקביל לשימוש בכלים טכנולוגיים וניתוח דאטה, חדשנות בביקורת באה לידי ביטוי גם בתהליכי עבודה גמישים וזריזים. על הביקורת לבחון את תהליכי עבודתה ה"מסורתיים" ולגבש תפיסת עבודה חדשנית שתתמוך במטרות ובאתגרים העומדים בפניה. למשל, הקמת צוותי עבודה (squads) של מבקרים בעלי תחומי התמחות שונים, בניהול יחיד או בניהול מטריציוני (ניהולי/מקצועי) לטובת ביקורת בנושא רוחבי בראייה הוליסטית, ו/או חלוקת משימת ביקורת ל"פרוסות" ופרסום תוצרים בשלבים.
- נושא חשוב, אולי החשוב ביותר, המהווה תנאי בסיסי לכל האמור לעיל, הוא "חדשנות בכוח האדם בביקורת". על הביקורת להבטיח שקיימים בקרבה מומחים לסיכונים המרכזיים, לרבות הסיכונים החדשים והמתהווים, להשקיע באופן שוטף בלמידה מקצועית ובפיתוח מיומנויות חדשות למבקרים, ולהכין את המנהלים והמבקרים לסוגי האתגרים החדשים שעומדים מולם.
פרופיל "המבקר העתידי" כולל מיומנויות שלא בהכרח היו מחויבות בעבר, ובהן: יכולות אנליזה וניתוח מידע רב ממדי, היכרות עם עולם מסדי נתונים, קבלת החלטות מבוססות דאטה, שימוש בכלים מתקדמים, הבנה מעמיקה של העולם העסקי ולמידה מתמדת של התפתחויות וכלים טכנולוגיים רלוונטיים. ולא פחות חשוב: הסקת מסקנות רוחביות, חשיבה מחוץ לקופסה, "ראש גדול", יצירתיות וכישורי עבודה בצוות.
לסיכום,
כדי להישאר רלוונטית ואפקטיבית, על הביקורת הפנימית להימצא בתהליך למידה ושיפור מתמיד, לא לקפוא על השמרים ותמיד להתכונן לאתגר הבא. עלינו להמשיך ולשאול את עצמנו: כיצד הביקורת תמשיך להיות גורם בעל השפעה? האם אנחנו באמת צריכים לעשות את כל מה שעשינו בעבר ? האם באמת אימצנו את כל האפשרויות הטכנולוגיות (מדיה חברתית, מובייל, ענן, BIG DATA, אוטומציה, רובוטיקה)? מהו החזון הטכנולוגי שלנו? האם פרופיל המבקרים שלנו מתאים לתהליכי העבודה ולהתמודדות עם האתגרים החדשים?
בסופו של יום, השאיפה שלנו היא לא רק לשים חותמת על תקינות תהליכים, אלא להיות אפקטיביים בארגון משתנה ולהותיר חותם בארגון.
בהצלחה!
