התמחות, התרחבות או שותפות – התמודדות עם פערי ידע בביצוע ביקורת על ליבת הפעילות הארגונית
* מטעמי נוחות הטקסט מנוסח לעיתים בלשון זכר, אך מיועד לשני המינים כאחד.
מבוא
כללי הביצוע לקוד האתי של ה-IIA קובעים שהמבקר הפנימי יעמיד שירותים רק בתחומים שבהם עומד לרשותו הידע הנדרש.
במקרים רבים ביקורת על תהליכי העבודה בליבת הפעילות הארגונית, מצריכה ידע מקצועי ספציפי נרחב הכרוך בהכשרה מקצועית ארוכה, ובמקרים מסוימים נדרש גם ניסיון מקצועי משמעותי בליבת הפעילות. דוגמאות לתהליכי ליבה מסוג זה הם תהליכי ייצור מורכבים בחברות תעשייתיות, והסתמכות על מודלים סטטיסטיים מורכבים בתמחור מוצרי ביטוח בחברות ביטוח ובחיתום אשראי בחברות פיננסיות.
קיומם של פערי ידע לגבי ליבת הפעילות הארגונית, עלולים להוביל לפגיעה משמעותית באיכות תוצרי הביקורת ובמעמדה של יחידת הביקורת הפנימית בארגון, וכן לגרום לפגיעה בפעילות העסקית של הארגון.
בפני המבקר הפנימי הראשי עומדות החלופות הבאות כדי להתמודד עם פערי הידע:
- הכשרת עובדי יחידת הביקורת הפנימית בנושאים הרלוונטיים לליבת הפעילות הארגונית.
- גיוס עובד/ת עם ניסיון מקצועי בביצוע תפקיד בליבת הפעילות הארגונית (מתוך הארגון או מחוצה לו) אל יחידת הביקורת הפנימית;
- שימוש בשירותים של גורמי מקצוע במיקור חוץ.
במסגרת המאמר אסקור את היתרונות ואת החסרונות שבכל אחת מהחלופות הללו, ואתייחס גם לקווים מנחים שלדעתי ראוי שהמבקר הפנימי יבחן בבואו לבחור באחת מהחלופות.
יתרונות וחסרונות של כל אחת מהחלופות להתמודדות עם פערי ידע, בביצוע ביקורת על ליבת הפעילות הארגונית:
- הכשרת עובדי יחידת הביקורת הפנימית בנושאים הרלוונטיים לליבת הפעילות הארגונית:
| יתרונות:
|
חסרונות:
|
| þ המבקר המבצע את משימת הביקורת בעל אוריינטציה של איש מקצוע מתחום הביקורת הפנימית.
þ שימור ידע ביחידת הביקורת הפנימית. בהקשר זה יש לציין ששימור ידע כזה מותנה ביכולתה של יחידת הביקורת הפנימית לשמר לאורך זמן את העובדים שרכשו את הידע ביחס לליבת הפעילות הארגונית.
|
ý במקרים רבים רכישת הידע ביחס לליבת הפעילות הארגונית עלולה להימשך פרק זמן ממושך עד לרמת התמקצעות סבירה.
ý הגדלת עומס ביקורת על המבוקרים, שלרוב מתבקשים אגב הביקורת ללמד ולהדריך את העובד בנוגע לתהליכים ולפרקטיקות העבודה שבליבת הפעילות הארגונית. בהקשר זה נציין כי אם בארגון קיימת תשתית הדרכה זמינה ביחס לליבת הפעילות (לדוגמה: הדרכות מוסדרות על תהליכי ייצור בארגונים תעשייתיים והכשרות קציני אשראי בבנקים), הדבר מצמצם יצירת עומס מסוג זה. ý רמת ההתמקצעות של עובד ביקורת המשתתף בהכשרה על ליבת הפעילות הארגונית מוגבלת, מכיוון שבפועל אין ברשותו כל ניסיון מקצועי בביצוע תפקיד בתחומים אלו.
|
דוגמה למקרים שבהם מתבקש להכשיר את עובדי יחידת הביקורת הפנימית בליבת הפעילות הארגונית, היא חברות תעשייתיות שפסי הייצור שלהן מנוהלים בסטנדרט אחיד ובמספר רב יחסית של מדינות (כגון יצרניות מתחום הפארמה, הכימיקלים והשבבים). בחברות מסוג זה, כחלק מחיזוק מוטת השליטה של הנהלת החברה על תהליכי הייצור באתרים הגיאוגרפים השונים, יחידת הביקורת הפנימית נדרשת לרוב לבחון את תהליכי הייצור בכל אחד מהאתרים בהם הם מנוהלים, והדבר מצריך הכשרה ייעודית של עובדי הביקורת לעניין זה.
- גיוס עובד עם ניסיון מקצועי בביצוע תפקיד בליבת הפעילות הארגונית (מתוך הארגון או מחוצה לו) אל יחידת הביקורת הפנימית
| יתרונות:
|
חסרונות:
|
| þ את משימת הביקורת הפנימית מבצע איש מקצוע עם ידע וניסיון עבודה בליבת הפעילות הארגונית.
þ בהיבט ניהול המשאב האנושי בארגון – ניוד עובד מקצועי מליבת הפעילות בארגון אל יחידת הביקורת הפנימית הוא כלי לפיתוח אישי של עובדים. þ אם קולטים עובד מקצועי מחוץ לארגון, עומד לרשותו Benchmark מסוים והיכרות עם פרקטיקות עבודה בארגונים מקבילים בענף, ואלו עשויים לשמש אותו בהעמדת ערך מוסף לארגון אגב ביצוע משימות הביקורת על ליבת הפעילות. |
ý היעדר ניסיון מקצועי בתחום הביקורת הפנימית.
ý בשל אינטרסים וקשרים אישיים עם מנהלים ועובדים בליבת הפעילות הארגונית, עלול לא להיות בלתי תלוי.
|
- שימוש בשירותים של גורמי מקצוע במיקור חוץ
| יתרונות:
|
חסרונות:
|
| þ מי שמבצע את משימת הביקורת הוא איש מקצוע עם ידע וניסיון מקצועי בליבת הפעילות הארגונית.
þ הגורם החיצוני שמבצע את משימת הביקורת מכיר פרקטיקות עבודה בארגונים מקבילים בענף, וכן מכיר Benchmarks רלוונטיים ויכול לבצע את הביקורת בהסתכלות רחבה. þ בפני המבקר הפנימי הראשי עומדת האפשרות לגמישות בתכנון ובביצוע משימת הביקורת הפנימית, באופן המשלב בין עבודה המתבצעת במשאבים פנימיים של יחידת הביקורת, לבין עבודה המתבצעת על ידי איש המקצוע החיצוני. בהקשר זה יצוין כי במתכונת עבודה משולבת מסוג זה, גורמי המקצוע החיצוניים יכולים להעמיד שירותי ביקורת מלאים לגבי רכיבים מסוימים במשימת הביקורת, או לחילופין להעמיד הכוונה מקצועית בלבד לעובדי יחידת הביקורת הפנימית שמבצעים את עבודת הביקורת בפועל. |
ý רמת הצבירה והשימור של הידע ביחידת הביקורת הפנימית נמוכה באופן יחסי.
|
דוגמה לשימוש בגורמי מקצוע במיקור חוץ היא שימוש במומחי אבטחת מידע בביצוע בדיקות חדירה בחברות שהן מוטות מערכות מידע, כגון חברות סליקה (ובכלל זאת סליקת מזומן, סליקת עסקאות בכרטיסי אשראי, מסלקות של ניירות ערך), חברות מו"פ ביטחוניות וכדומה.
אני מבקש להתייחס לקווים מנחים שלדעתי עשויים לסייע בבחירת החלופה הרלוונטית להתמודדות עם פערי ידע בביצוע ביקורת על ליבת הפעילות הארגונית:
- האם לרוב בתוכנית העבודה השנתית נכלל היקף משמעותי של משימות ביקורת בליבת הפעילות הארגונית? אם התשובה חיובית, החלופות הרלוונטיות הן הכשרת עובדי יחידת הביקורת לביצוע ביקורת בליבת הפעילות, או לחילופין גיוס עובד עם ניסיון מקצועי בביצוע תפקיד בליבת הפעילות הארגונית אל יחידת הביקורת הפנימית.
- האם רמת הסיבוכיות ומשך ההכשרה הנדרשים לצורך רכישת הידע על ליבת הפעילות הארגונית הם גבוהים? אם התשובה חיובית, החלופות הרלוונטיות הן גיוס עובד עם ניסיון מקצועי בביצוע תפקיד בליבת הפעילות הארגונית אל יחידת הביקורת הפנימית, או לחילופין שימוש בשירותים של גורמי מקצוע במיקור חוץ.
- האם יש תחלופה גבוהה של עובדים ביחידת הביקורת הפנימית? אם התשובה חיובית, החלופה הרלוונטית היא שימוש בשירותים של גורמי מקצוע במיקור חוץ.
בהקשר זה יש לציין שהמציאות עשויה להעמיד בפני המבקר הפנימי הראשי סיטואציות יותר מורכבות, שעליו להביא בחשבון במכלול השיקולים להתמודדות עם פערי ידע בביקורת על ליבת הפעילות הארגונית. להלן מספר דוגמאות:
- פיזור גיאוגרפי רחב של הארגון המבוקר, וההשלכות הנובעות מהדבר בנושאים כמו זמינות של עובדי ביקורת ויועצים חיצוניים לנסיעות עבודה ממושכות, מחסומים של שפה וכדומה.
- ליבת פעילות ארגונית המאופיינת בשינויים תכופים, כגון שינויים טכנולוגיים, מוצרים חדשים וכדומה.
- מגבלת תקציב לביצוע משימות ביקורת פנימית במיקור חוץ, או לחילופין מגבלת כוח אדם זמין ביחידת הביקורת הפנימית.
סיכום ותובנות אישיות
מניסיוני האישי בתפקידי ביקורת פנימית בחברות בענפי התעשייה והפיננסים, לרוב לא קיים פתרון יחיד להתמודדות עם פערי ידע בביצוע ביקורת על ליבת הפעילות הארגונית, וראוי שהמענה לפערים מסוג זה ייבחן על בסיס תקופתי ולגופו של עניין.
גם הזדמנויות אקראיות עשויות לשחק תפקיד משמעותי במתן מענה לפערי ידע, ולכן רצוי שהמבקר הפנימי הראשי ישמור על פתיחות מחשבתית לעניין זה. להלן מספר דוגמאות להזדמנויות שנתקלתי בהן בעבר וסייעו באופן משמעותי בהעלאת הרמה המקצועית של תוצרי הביקורת על ליבת הפעילות הארגונית:
- פנייה יזומה אל יחידת הביקורת הפנימית, שהעביר עובד עם ניסיון משמעותי מליבת הפעילות בארגון. העובד הביע רצון אמיתי ללמוד ולהתפתח בתחום הביקורת הפנימית. העובד גויס ליחידת הביקורת הפנימית וסייע בהעלאת הרמה המקצועית של תוצרי הביקורת על ליבת הפעילות הארגונית.
- הזדמנות לקבל שירותי ייעוץ מגורם חיצוני ומקצועי שברשותו ניסיון רב בפעילות הליבה העסקית מארגון אחר המוביל את התעשייה בענף שבו פועל הארגון המבוקר, ושברשותו היכרות עם פרקטיקות עבודה מתקדמות וייחודיות.
