השפעת משבר הקורונה על המגזר השלישי ושינויים הנדרשים ממבקר פנימי
מבוא:
"אף אחד לא הפך להיות עני מנתינה" (אנה פרנק)
"המגזר השלישי", הידוע גם בשם "מגזר ההתנדבות", הוא כינוי לארגונים הפועלים ללא כוונה ליצירת רווח לבעלי המניות ואינם חלק ממוסדות המדינה או השלטון המקומי. מטרת העל הייחודית של מבקרי פנים ב"מגזר השלישי" היא לוודא כי הסיוע לנזקקים/השירות לציבור אכן יגיעו אל אוכלוסיית היעד. הצלחתה של הביקורת הפנימית בארגונים המעניקים סיוע לנזקקים לא מתבטאת בשורת הרווח ואינה נמדדת בהגדלת המכירות, אלא בהיותה חוליה חזקה ואיכותית בשרשרת שבקצה שלה עומד אדם הזקוק לעזרה – ניצול שואה מרותק למיטה, ילד בסיכון או משפחה רעבה. כלומר, בעבודתנו המקצועית מעורבים היבטים כגון רגש אנושי, מוסר ואתיקה.
הפעם האחרונה שכולנו חווינו השפעה של משבר גלובלי הייתה בשנים 2009-2008, כאשר משבר כלכלי חמור הכה בעולם. אולם מבחינת השפעתו על ארגונים במגזר השלישי, משבר הקורונה הנוכחי שונה מאוד מהמשבר הקודם מפני שהוא משנה לגמרי את תהליכי העבודה שאנחנו כמבקרים פנימיים הכרנו היטב עד חודש פברואר 2020. לנוסחה המוכרת "משבר = גידול במספר הנזקקים + קיטון בהיקף התרומות" נוספו פקטורים חדשים: כל העולם השתנה, סביבת העבודה של כולנו השתנתה, אוכלוסיית מקבלי הסיוע שינתה את דפוסי פעילותה; ותחשבו איזה שינוי קיצוני עבר על תחום הזקנה… השפעות משבר הקורונה לטווח הארוך לוטות בערפל.
במאמר הזה נציג דוגמאות לשינויים בתהליכי העבודה בארגונים בטווח הקצר, נסקור את השפעת השינויים על עבודת הביקורת הפנימית, וכן ניתן המלצות מניסיוננו.
ונתייחס לפעילות של יחידת הביקורת הפנימית של הג'וינט במדינות ברית המועצות לשעבר. פעילות הג'וינט באזורים אלו נעשית על ידי יחידה ארגונית מיוחדת שהמטה שלה נמצא בירושלים. לפעילות במדינות ברית המועצות לשעבר מוקצים כ-40% מהתקציב השנתי של הארגון – כ-155 מיליון דולר; היקף הביקורת – מעל 100 ביקורות בשנה
על קצה המזלג – המגזר השלישי וארגון הג'וינט:
המגזר השלישי מעסיק כ-15% מכוח העבודה בישראל ואחראי על כ-6% מהתל"ג. המגזר כולל ארגונים, עמותות, אגודות שיתופיות, חברות לתועלת הציבור (חל"צ), הקדשות, ארגוני צדקה וארגונים בינלאומיים. לפי רשם העמותות, נכון לשנת 2018 היו רשומות בישראל כ-40,000 עמותות (כמחציתן פעילות) וכ-1,300 חברות לתועלת הציבור.
הג'וינט העולמי (American Jewish Joint Distribution Committee), ארגון אמריקאי שבסיסו בניו יורק, הוא הארגון היהודי ההומניטרי הגדול בעולם. הארגון נוסד בשנת 1914 כדי לסייע ליהודים בארץ ישראל ובמזרח אירופה בזמן מלחמת העולם הראשונה, ולאחר מכן המשיך לפעול למען הקהילות היהודיות ברחבי העולם. כיום הארגון פועל ביותר מ-70 מדינות, ופעילותו הענפה משפרת את חייהם של מיליוני אנשים. בשנים האחרונות התקציב השנתי של הארגון העולמי נע סביב 370 מיליון דולר. בשנת 2019 הועסקו בג'וינט העולמי מעל 1,000 עובדים, והארגון מימן אלפי עובדים נוספים כעובדים במיקור חוץ.
סקר שבוצע במגזר השלישי בעקבות משבר הקורונה
במהלך אפריל 2020 ערך ארגון הגג של המגזר השלישי, "מנהיגות אזרחית", סקר בקרב יותר מ-300 אלכ"רים. מהסקר עלה כי הפגיעה בארגונים כה אנושה, עד כי 39% מתוכם מעריכים בסבירות בינונית עד גבוהה כי לא ישרדו את המשבר. בחודש מאי כבר התברר כי 85% מן הארגונים הגדולים ו-86% מן הארגונים הקטנים נפגעו. יותר משני שלישים מן הארגונים דיווחו כי היכולת לספק שירותים נפגעה משמעותית או שהופסקה לחלוטין. בקרב הארגונים קטנים הפגיעה חמורה עוד יותר, ועבודתם של 38% מהם הופסקה לחלוטין. 89% מן הארגונים מדווחים על צמצום הכנסות מהמדינה והכנסות עצמיות, 61% מדווחים על צמצום הכנסות מתרומות, ובקרב כ-70% מהארגונים הצטמצם היקף העבודה בשכר ו-55% מהעובדים (בממוצע) הוצאו לחל"ת או פוטרו.
שינוי במתכונת הפעילות
שוחחנו עם מספר מבקרים פנימיים במגזר השלישי, והתובנות שלהם ממשבר הקורונה סייעו בגיבוש המאמר. לדברי מר דורון רוזביץ' (רו"ח), מבקר ראשי של החברה למתנ"סים, משבר הקורונה שינה ללא היכר את מתכונת פעילות החברה והמרכזים הקהילתיים. עם חידוש הפעילות בחודש יוני 2020, התחדשה גם פעילות הביקורת תוך מתן התייחסות לבחינת תהליכי העבודה תוך כדי המשבר וביציאה ממנו, לצד חשיבה על מיקוד הביקורת בתהליכי העבודה החדשים (בשגרה ובחירום).
בטווח הקצר, משבר הקורונה גרם למגבלות משמעותיות למבקרים פנימיים במגזר השלישי בביצוע עבודתם. הסיבות המרכזיות לכך הן:
- המבוקרים עסוקים בעניינים דחופים, ולכן "קצרי רוח" ואינם זמינים לביקורת.
- המנהלים חושבים שהביקורת הפנימית לא אפקטיבית מספיק ומהווה מטרד בלתי סביר, בוודאי בתקופת המשבר.
- נוצרו מגבלות במקורות מידע: עקב משבר הקורונה הוגבלה גישה פיזית לאתר המבוקר לשם ביצוע תצפית, הוגבלה גישה למסמכים פיזיים, הוגבלה האפשרות לפגוש פיזית את מקבלי הסיוע/השירות וכו'.
- קוצצו המשאבים ליחידת הביקורת הפנימית.
כמו כן, אירעו שינויים מהותיים בסיכונים, בבקרות, בנוהלי העבודה ובתהליכי העבודה בארגונים. לצורך המחשת עומק השינויים בתהליכי הביקורת, נציג דוגמה בולטת מארגון הג'וינט. אחת מגולות הכותרת של פעילות הג'וינט במדינות ברית המועצות לשעבר היא תוכנית "HOMECARE". במסגרת תוכנית זו הג'וינט מעניק סיוע בעבודות הבית לקשישים, לנכים ולניצולי שואה. התוכנית מופעלת באלפי ערים ויישובים ברחבי העולם ומקיפה עשרות אלפי נזקקים (כ- 40% מהם ניצולי שואה) באמצעות אלפי עובדים סוציאליים ועובדי תפעול אחרים.
ייחודיות עבודת השטח של יחידת הביקורת בתוכנית זו התבטאה בהליך ביקורת המחייב "ביקורי בית" (מאות ביקורים בשנה שביצעו צוות המבקרים הפנימיים המקומיים שלנו, לעיתים קרובות בשילוב צוות ביקורת ישראלי). "ביקורי בית" אפשרו לצוות הביקורת לפגוש פנים אל פנים את הקשישים מקבלי הסיוע, לבחון את הצרכים שלהם, לערוך תצפית על מצב שטח המגורים, "לראות בעיניים" את קבלתו של הסיוע במלואו, ולאמת את האינפורמציה אל מול נתונים המופיעים במערכות מידע. לעיתים קרובות ביקורי הבית הניבו מידע רב ואיכותי שהיווה "קצה חוט" להמשך הבדיקה או להרחבתה. אך עקב משבר הקורונה הוקפאו כל ביקורי הבית.
שינויים בסדרי עבודת הביקורת הפנימית
- א. תוכניות ביקורת ממוקדות מעילות והונאות
בתקופת משבר הקורונה נחלשו קווי ההגנה, מערכי הבקרה והפיקוח בארגוני המגזר השלישי. כתוצאה מכך גבר הסיכון להתרחשות מעילות והונאות. מומלץ לגבש וליישם תוכנית ביקורת ממוקדת מעילות והונאות, תוך התייחסות לנושאים הבאים:
- הפעלת בקרה על תוכניות ואספקת סיוע (או שירות) ללקוחות הקצה – כדי לוודא כי לקוחות הקצה קיבלו את הסיוע במלוא היקפו בהתאם למדווח במערכות מידע.
- בנקים – בחינת העברות בלתי מוסברות של כספים בין החשבונות השונים, שינויים בזכויות חתימה, שימוש חריג בכרטיסי אשראי והמחאות בנקאיות.
- רכש – בחינת קיום צורך אמיתי של כמויות ומהות ביצוע הרכש, בחינת רכש ציוד מגן במחירים מופקעים, בחינת חשש לקיום ספקים פיקטיביים, בחינת סדרי אישור ספקים חדשים, רכישות מוצרים/שירותים שלא תואמים את תחום עיסוקם הרגיל של הספקים.
- שכר ומשאבי אנוש – בחינת אפשרות של רישום עובדים פיקטיביים שנקלטו בתקופת המשבר, כמו גם תשלומים בלתי מבוססים של שכר וגמול לקבלני המשנה.
- ניהול קופות מזומנים – שימושים חורגים במזומנים, גידול בלתי מוסבר במחזור הקופות.
- רישומי הנהלת החשבונות – לוודא שמירה על נכסי הארגון מבחינה רישומית ופיזית, בחינת סדרי השמדות נכסים ומלאי, אופן רישום החזרים כספיים.
- ממשל תאגידי – בחינת קבלת החלטות וביצוע פעולות "במחטף" – לעניין זה מומלץ לסקור מידע בפרוטוקולים של אורגנים.
- ב. הרחבת השימוש בסקרים ובשאלונים בקרב לקוחות קצה
מן הראוי להרחיב ככל הניתן את היקפי סקרי שביעות רצון בקרב לקוחות הקצה (בטלפון או באמצעים טכנולוגיים אחרים), כדי לאמת קבלת סיוע או שירות. כתוצר לוואי מתקבל אימות פרטי קשר המופיעים במערכות מידע. פועל יוצא נוסף הוא הפגת בדידותם של הקשישים ומתן תחושה שיש מי שדואג להם ומתעניין בשלומם. לעיתים שיחת טלפון כזאת חשובה לא פחות מהסיוע שהם מקבלים מהארגון.
- ג. ביצוע הערכות סיכונים בטווח הקצר והקפאת ביצוע סקרי סיכונים חדשים
ייתכן שסקרי הסיכונים שבוצעו לפני משבר הקורונה כבר אינם רלוונטיים ואינם משקפים סיכונים בתהליכים עתידיים בצורה נאותה. לכן רצוי לבצע הערכה תכופה של הסיכונים העיקריים ולפעול בהתאם.
- ד. גמישות בביצוע תוכנית העבודה השנתית
לאור המציאות המשתנה וצמצום משאבי הביקורת, רצוי לפעול בגמישות ובהתאמה מתמדת של תוכנית העבודה השנתית. כמו כן, יש להתחשב במצב המבוקרים ולפעול ביתר שאת לתיאום עם כל הגורמים הרלוונטיים לגבי אפשרות קיום הביקורות ולגבי הפורמט המתאים ביותר לעריכתה.
- ה. התאמת איסוף ראיות ביקורת למצב החדש
לאור ביצוע ביקורת מרחוק אל מול מבוקרים שעובדים מהבית, יש לחשב מסלול מחדש לגבי אופן איסוף ראיות ביקורת, תוך שימוש באמצעים אלטרנטיביים (צילומי מסך ותיעוד אלקטרוני של תהליכים כגון ביצוע תשלומים ואישורם).
- ו. הבטחת גישה מרחוק לנתונים
כדאי לנצל תקופות "הקלה" שמאפשרות פעילות שוטפת, לשם השגת גישה מרחוק לנתונים אלקטרוניים שישמשו את הביקורת בהמשך.
- ז. הגברת התקשורת בין חברי יחידת הביקורת פנימית
לסיכום,
קיים חוסר ודאות לגבי אופן הפעילות העתידי של ארגוני המגזר השלישי, ובהתאם לגבי אופן פעילותם של מבקרים פנימיים בארגונים אלה.
על יחידות הביקורת במגזר השלישי להתאים את עצמן למצב החדש על מנת להישאר רלוונטיות, תוך שאיפה להביא ערך מוסף לארגונים המבוקרים בהווה ובעתיד.
