הלקח הנלמד מהונאת שותף עסקי

ניצול של אמון ופיקוח מוגבל – שותפים עסקיים משתמשים בחברה כבנק למימון הוצאות אישיות

בשותפות לקבלנות בנייה בשםBuilding Co  The (TBC), עם הכנסות שנתיות של 8 מיליון דולר, יש שני שותפים. מייק בילינגס, המנהל והבעלים, ייסד את TBC וזמן קצר אחר כך הכניס את סטיב גריי כשותף שווה, המחזיק כמוהו בשיעור של 50% בשותפות. בילינגיס הכיר את גריי מעבודתם המשותפת בעבר וצירף אותו לחברה בשל הרקע החזק שלו בתחום המכירות. על אף העובדה שאף אחד מהשותפים לא חתם על הסכמי ניהול משותף, בילינגס מילא את תפקיד נשיא החברה ומנהל רשום, וגריי החזיק בתפקיד סגן הנשיא במסמכי המיסוי של החברה.

כל אחד מהשותפים משך משכורת, ובהתאם להסכם לא פורמלי בין השותפים, כל אחד מהם היה רשאי להעביר כספים מ-TBC לטובת הוצאות אישיות. בסוף השנה, השותף שמשך פחות כספים לטובת הוצאות אישיות, היה יכול למשוך כסף במזומן להשוואת ההוצאות בין השותפים. בעוד שבילינגס התמקד בהרחבת העסק ובניהול פרויקטים ופיתח אסטרטגיה עסקית, אחריותו של גריי כללה מעקב עלויות והכנסות, ניהול יומיומי של המשרד, שיווק, פרסום וניהול הספרים. על אף שלגריי לא הייתה השכלה בתחום החשבונאות או בתחומים אחרים הקשורים  בפיננסים, בילינגס סמך עליו באופן מוחלט.

בשלב מסוים החל בילינגס לחשוש מהפעילות של שותפו העסקי. גריי לא הכין מסמכים פיננסיים פנימיים שהתבקש להכין חודשים קודם לכן, לרבות הצהרה על הוצאות שותף לשנה הנוכחית ודוחות כספיים תקופתיים. לנוכח חששותיו ערך בילינגס סקירה ראשונית, ניתח תנועות תשלומים נבחרות וזיהה עסקאות מרובות שבוצעו על ידי גריי לטובת עסקים אחרים שלו, כולל עסקה אחת בהיקף של 300,000 דולר.

לאחר הניתוח הראשוני פנה בילנגס ליועץ וחוקר בתחום החשבונאות לביצוע חקירה, במטרה לבחון האם זכויות הצדדים בשותפות נשמרו. החוקר שלף וניתח מידע מהמחשבים ומהטלפונים העסקיים של גריי, ובנוסף ניתח את כל המסמכים הפיננסיים הרלוונטיים, כולל הוצאות בכרטיס אשראי פרטי ועסקי של גריי. החקירה התמקדה בנושאים הבאים:

• שליפת כל הנתונים החשבונאיים והפיננסיים מתוכנת החשבונאות בתקופה שנבדקה.
• קבלת כל החוזים הרלוונטיים ותיעוד תומך.
• מינוף הידע שיש לבילינגס על עסקיו האחרים של גריי, היכרותו עם ספקיTBC שסביר להניח שגריי נעזר בהם בשיפוץ ביתו, והבנתו של בילינגס את חיובי כרטיס האשראי שאינם מיוחסים לעסקי TBC.
• עריכת ראיונות לעובדי TBC להבנת הבקרות הפנימיות והתמקדות בנושאים ספציפיים הרלוונטיים לחקירה.
• תקשורת שוטפת עם ההנהלה על מנת להבטיח את עדכונם של בעלי העניין בנושא ובהתפתחותו.

החקירה העלתה שבתקופה של שלוש שנים, גריי מעל בסכום של מעל 450,000 דולר, שהופנו לטובת אורח החיים הראוותני שניהל, שכלל הימורים, נסיעות יקרות לחו"ל וביקורים תדירים במועדוני חשפנות.

מתוך בושה, גריי השתמש בכרטיסי האשראי של החברה כדי לשלם על ההוצאות האישיות האלו, ללא ידיעתו של בילינגס. החיובים בכרטיס אשראי זה כללו חיובים עבור הוצאותיו של גריי ושל עובדי TBC אחרים על הימורים, מסעדות ומועדני חשפנות. גריי רשם את העסקאות הללו כ"לקוחות/ בידור לקוח" בפנקסי חשבונות ראשיים שונים. לאחר מכן לא כלל את העסקאות הללו בדוחות בעלי המניות שערך.

בנוסף, גריי הגה תוכנית על מנת לשלם מכספי החברה את החיובים בכרטיס האשראי האישי שלו: הוא יגיש ויאשר את דוח ההוצאות שלו (בחתימתו) ואז ינפיק לעצמו המחאה מ-TBC שגם עליה הוא חתם או שינפיק תשלום ישיר מ-TBC לחברת כרטיסי האשראי שלו. זיהוי ההוצאות הלא-מנוכות שלא נוצלו, חייבו לבצע פעולות חשבונאיות טכניות נוספות והתמודדות עם נושאי מס שדרשו פתרון.

גריי גם נתן הלוואת גישור לאחד מעובדי TBC לרכישת בית. בשיחה שהתקיימה עם העובד שקיבל את ההלוואה התברר שגריי חייב אותו בריבית בסך 15,000 דולר ל-30 ימי ההלוואה. את הריבית גריי השאיר לעצמו, ובנוסף החזיר ל-TBC 250,000 דולר מתוך הלוואה של 300,000 דולר.

כאשר נבחנו הבקרות הפנימיות והמידע הפיננסי הרלוונטי ב-TBC, החוקר מצא שגריי השתלט באופן מלא על כל התהליך והמידע הפיננסי של TBC, והיה מסוגל לעשות מניפולציות על המידע הפיננסי שניתן לבילינגס ולבעלי העניין. גריי שינה את דוחות הרווח של הפרויקטים על מנת שלא לכלול "הוצאות לא עסקיות". הוצאות אלה נרשמו בחשבונות הוצאות כלליות ושוייכו לפרויקטים רק לפני סיום הפרויקט או לאחר השלמתו. דוחות הפרויקטים מראים בבירור הוצאות נוספות שנוספו לדוח סמוך לסיום הפרויקט או לאחריו.

גריי גם תמרן את ספר החשבונות הראשי של TBC באמצעות אפיון לא נכון או סילוף תיאור ההוצאות האישיות, כגון שיפור מקום מגוריו הפרטי ורכישת מכשירים חדשים. לצד הרישום כהוצאות כלליות צורף תיעוד תומך אמין וכשר, ובמקרים מסיימים לא צורף תיעוד התומך בתקפות בעסקה.

בנוסף, הוא הסווה את ההוצאות הלא עסקיות באמצעות רישומם כחיובים בדוחות הרווח של הפרויקט או תשלום פרטי לספקים בהוצאות קבלני משנה. במקרים רבים הוא רשם את החיוב השקרי בקטגוריית הוצאות קבלני משנה, מכיוון שזאת הייתה ההוצאה הגבוהה ביותר בפרויקט, ובילינגס לא היה בודק הוצאה זאת לפרטיה.

מלבד היעדר הפרדת תפקידים בניהול הפיננסי, החוקר גם גילה שגריי חתם על רוב ההמחאות ופיקח על מנהל החשבונות החיצוני, במשרה חלקית, שרשם את העסקאות בהתאם להנחיות של גריי. גריי גם שלט בממשק עם חשבונאי מס, וסיפק לו את כל המידע הפיננסי הרלוונטי, ללא ידיעתו של בילינגס. למרבה הצער, בשל תשתית IT לקויה של TBC, השרת שלה לא מגבה את מערכת החשבונאות, ולכן כל המידע החשבונאי שלפני 2012 אבד.

בסופו של דבר בילינגס רכש את חלקו של גריי בעסק במחיר שמתחשב בכספי המעילה, אך בחר שלא להגיש תביעה כדי למנוע יחסי ציבור שליליים ואובדן לקוחות פוטנציאלים. TBC, בילינגס וגריי החזירו כספי מיסים עבור שלוש השנים האחרונות וכן נדרשו לשלם מיסים נוספים וקנסות.

הלקח שנלמד

• ניתן למזער את הסיכונים שמוצגים בסוג זה של שותפות במגוון דרכים, לרבות עריכת בקרות של השותף שלא עוסק בפיננסים, סקירת דוחות בנקאיים, קבלת דוחות כספיים באופן אוטומטי ממערכת החשבונאות, וסקירה חיצונית של רו"ח מעת לעת.
• הסכמים המסדירים את ההסכמות העסקיות בין השותפים, חייבים לכלול פרטים על אחריותו של כל צד. פרטים אלה יוכלו לשמש את המבקרים בעריכת ביקורת ולתיאום ציפיות.
• מבקרים פנימיים צריכים לעבוד עם יועצים משפטיים לבחינת עמידה בחוקים ועל מנת להבטיח שההשלכות החוקיות של החקירה נלקחים בחשבון.
• בעסקים קטנים ובינוניים, הביקורת הפנימית צריכה להבטיח שבעלי העניין נוטלים חלק בסביבת הבקרה הפנימית. ניתן להשיג זאת באמצעות בקרת ניטור, כגון סקירה בודדת ונפרדת של דוחות כספיים ועירובם של כל הגורמים הרלוונטיים בממשקים עם גורמים חיצוניים הקשורים בפיננסים.
• תמיד צריכה להיות בדיקה של גורם נוסף של המחאות, על מנת לוודא את אמינות התיעוד התומך, מקבל התשלום והסכום.

*המאמר “Fraud Findings” ג'יימס קארול CRMA,CPA,CFE, תורגם מגיליון אוקטובר 2017 של כתב העת INTERNAL AUDITOR .