האם יש קשר בין גודל מחלקת הביקורת לרמת הבשלות שלה?
האם יש קשר בין גודל מחלקת הביקורת לרמת הבשלות שלה?
איך ניתן לדעת מהי רמת הבשלות של מחלקת הביקורת שלך ביחס לארגונים אחרים, ואילו צעדים מומלץ לבצע על מנת לשפר את הבשלות?
קיימת חשיבות לאמידת רמת הבשלות של מחלקת הביקורת ביחס לארגונים אחרים, על מנת שניתן יהיה לבצע פעולות לשיפור ולצמצום הפערים.
מחקר שנערך על ידי לשכת המבקרים הפנימיים העולמית ופורסם בחודש יולי 2016, ("Benchmarking internal audit maturity: A high level-look at audit planning and processes worldwide" ,by Mohammad Abdolmohammadi, DBA, CPA, Giuseppe D’Onza, PhD, Gerrit Sarens, PhD, CIA, IIA, July 2016.) בחן את מידת הבשלות (Maturity) של מחלקות ביקורת פנימית.
המחקר התבסס על סקר שנערך בקרב 2,500 מבקרים ראשיים בארגונים ממגוון תחומי פעילות, מ-166 מדינות בעולם. בנוסף, ערכו החוקרים ראיונות עם מדגם מבקרים, בין היתר על מנת לנסות להסביר את תוצאות הסקר.
הנחות המחקר הן שמחלקת ביקורת בשלה נבדלת במספר מאפיינים ממחלקת ביקורת שאינה בשלה. המאפיינים שנבחנו: מיקום גיאוגרפי, גיל מחלקת הביקורת, גודל מחלקת הביקורת, גודל הארגון, שונות בין הארגונים, סוג הארגון – פרטי או ציבורי, היקף הארגון, התעשייה, האם הביקורת בארגון היא מתוקף רגולטורי, האם מחלקת הביקורת משמשת רקע להכשרה ניהולית בארגון, עמידה בתקנים המקצועיים של ה-IIA).
המחקר מציג, למשל, השפעה מובהקת של גיל המחלקה על הבשלות שלה, דבר הנובע כנראה מכך שלוקח זמן להבין מהו תהליך טוב, לפתח אותו, להיות עקבי בציפיות וביעדים, ולחזק את היחסים עם בעלי העניין.
המחקר מציג ממצא מעניין שעלה בניתוח תוצאות הסקר, והוא היחס בצורת "U הפוכה" בין מספר מאפיינים של רמת הבשלות, לבין גודל מחלקת הביקורת. בניסיון למצוא הסבר ליחס הזה, נשאלו המרואיינים לדעתם. חלקם הציעו את הסברה שבמקרים רבים למחלקה קטנה אין מספיק משאבים לפיתוח מתודולוגיות ותהליכי עבודה מתקדמים, דבר שיוצר פער בין ציפיות בעלי העניין לתפקוד המחלקה, והיא נתפסת כ"לא בשלה מספיק". מנגד, מחלקות גדולות מאוד נמצאות גם הן ברף הנמוך של רמת הבשלות בגלל ריבוי בירוקרטיה ומורכבות פנימית המקשות על ניהול אפקטיבי של המחלקה. מרואיינים אחרים מתנגדים למסקנה העולה מהמחקר וטוענים שאין קשר בין גודל לבשלות.
המחקר מפרט את המאפיינים שנבדקו, ומציע המלצות לשיפור בשלות המחלקה בכל מאפיין:
- הלימה לאסטרטגיה של הארגון: פעילות הביקורת צריכה להיות מותאמת לתכנית האסטרטגית של הארגון, ומאפשרת דינמיות על מנת להתאים את פעילות הביקורת לשינויים ביעדים האסטרטגיים של הארגון.
על מנת לשפר היבט זה, כדאי לבנות קשרי עבודה חזקים עם מקבלי ההחלטות ובאמצעותם להתעדכן באופן שוטף לגבי שינויים באסטרטגיה. עוד מומלץ להיות פתוחים ומסוגלים לבצע שינויים בתכנית הביקורת בהתאמה לשינויים מהותיים ביעדים האסטרטגיים של הארגון. גמישות וזמינות חשובות על מנת לשמר ולשפר את מידת הבשלות.
- הערכת סיכונים הוליסטית: ביקורת פנימית בשלה אמורה לבצע הערכה הוליסטית של מכלול הסיכונים והשפעתם על הארגון, בנוסף על הערכת הסיכונים הבדידים. ביקורת בשלה גם חייבת להיות פרואקטיבית וצופה פני עתיד על מנת להעריך סיכונים מתעוררים.
כלומר, הביקורת נדרשת להערכת סיכונים פרואקטיבית ברמת המאקרו וברמת המיקרו.
על מנת לשפר היבט זה, כדאי לפעול לחיזוק התקשורת בין הביקורת ושני קווי ההגנה האחרים, לוודא שהערכת הסיכון רחבה ככל האפשר על מנת למנוע חוסר זיהוי של נקודות "חשוכות", ולהגביר את מידת ההבנה העסקית של הביקורת את הארגון ברמת המיקרו וברמת המאקרו.
- יכולות וכישורים מגוונים: המחלקה כוללת מבקרים בעלי יכולות "משולבות". במחלקה מועסקים מבקרים בעלי ידע בביקורת מסורתית, וכן בעלי ידע מקצועי הרלוונטי לארגון, יכולות עסקיות, כישורי מנהיגות ויכולות חשיבה, וכן קיימת תכנית הכשרה מובנית, מתועדת ומגוונת.
על מנת לשפר היבט זה, כדאי לבנות צוות עם רקע מגוון המשלב ביקורת מסורתית וידע מקצועי עסקי, הן בשלב גיוס העובדים והן בתהליכי ההכשרה שלהם. מומלץ לקיים תהליכי הכשרה מובנים, מתועדים, מתמשכים ומותאמים אישית הן לעובדים והן לצורכי המחלקה, ולפתח מיומנויות גם בתחומים נוספים כגון חשיבה ומנהיגות.
- עדכון בתדירות גבוהה של הערכת הסיכונים המשמשת בסיס לתכנית עבודת הביקורת: סביבה עסקית דינמית מצריכה עדכון תקופתי של הערכת הסיכונים על מנת שהביקורת תישאר רלוונטית. לפיכך, עדכון מתמשך או לפחות עדכון בתדירות שנתית של הערכת הסיכונים, הוא אחד המאפיינים של ביקורת פנימית בשלה. המחקר מתייחס לחשיבות עדכון תכנית העבודה בנקודות זמן קריטיות נוספות לארגון, למשל בהתאמה לשינויים ארגוניים מהותיים.
על מנת לשפר היבט זה, כדאי לבצע הערכת סיכונים עדכנית ודינמית בהתאמה לצורכי הארגון, לחזק את ההבנה העסקית בכל הרמות במחלקת הביקורת. מומלץ לקיים תקשורת שוטפת עם מקבלי ההחלטות בארגון על מנת לוודא קבלת מידע אודות שינויים משמעותיים בפרופיל הסיכון של הארגון ולעדכן את הערכת הסיכונים בהתאם. כמו כן, מומלץ לאפשר דינמיות ואג'יליות בתוך מחלקת הביקורת על מנת לתמוך בשינויים ארגוניים משמעותיים.
- תיעוד וניטור רציף של תהליכי עבודת הביקורת תוך קיום בקרות, וכן קיום אסטרטגיה ברורה לביקורת:
על מנת לשפר היבט זה, כדאי לבצע תיעוד וניטור שוטף של תהליכי עבודת הביקורת ונוהלי העבודה, ולבצע בהם שינויים במידת הצורך ובהתאם לשינויים בפרופיל הסיכון. יש לשלב את היבטי הניטור בתהליך הערכת האיכות ובתכנית השיפור. עוד מומלץ לגבש ולתקשר את אסטרטגיית הביקורת באופן ברור לרוחב הארגון, לתרגם את האסטרטגיה ל-KPI`s (אינדיקטורים מרכזיים לביצועים), ולנטר באופן שוטף את העמידה בהם.
- שימוש בטכנולוגיות מתקדמות לאורך כל תהליך הביקורת (לדוגמה: data mining,, data analytics, ביקורת מתמשכת וביקורת בזמן אמת).
על מנת לשפר היבט זה, מומלץ להשתמש בכלים טכנולוגיים לאורך כל תהליך הביקורת על מנת לייעל את התהליכים, להגביר את האפקטיביות ולהגיע לכיסוי רחב יותר של הסיכונים.
מומלץ להשתמש בטכניקות של ביקורת מתמשכת וביקורת בזמן אמת על מנת להעלות את האפקטיביות לרמה הגבוהה ביותר המתאפשרת על ידי סביבת הבקרה וסביבת ה-IT.
דוגמה מ"השטח" למאפיין זה הוצגה על ידי סאלי קלארק, המבקרת הראשית של בנק ברקליס, שרואה את המחלקה שלה כLeader in Assurance"-". כפי שסיפרה בריאיון לכתב העת PROTIVITI( Internal auditing around the world, Perspectives froe women in leadership roles-How technology is impacting internal audit function, Volume xii, july 2016 ), המחלקה משתמשת במגוון כלים חדשניים הן בביצוע הביקורת, כגון שיחות וידאו, DATA ANALYTICS, BI, ו-WEBEX, והן בניהול פעילות המחלקה, הנתמכת באפליקציה של הדמיית נתונים באייפד, ומאפשרת ניהול ובקרה ברמת על של כל פעילויות הביקורת.
- קיום תכנית הבטחת איכות ושיפור (QAIP), כולל הבטחת איכות חיצונית. תכניות אלו מעלות את רמת הבשלות והאיכות של מחלקת הביקורת.
על מנת לשפר היבט זה, כדאי לבנות תכנית הבטחת איכות ושיפור הכוללת מערכת לניהול ביצועים, בהתאם להנחיות ה-IIA. יש להטמיע את התכנית באסטרטגיית הביקורת וב-KPI's שהוגדרו, וליצור תרבות פנימית המבטאת את הבטחת האיכות והשיפור.
בראיונות שנערכו העלו המבקרים מאפיינים נוספים של מחלקת ביקורת בשלה, כגון מידת התמיכה וההערכה כלפי הביקורת הפנימית, מידת המעורבות של הביקורת בפרויקטים מהותיים ובנושאים עסקיים רגישים, והעלאת משקל דברי הביקורת הפנימית בדיווח לבעלי המניות.
ניתן לבחון מאפיינים אלה באמצעות אינדיקטורים שונים, כגון מספר הישיבות והאינטראקציות עם ההנהלה הבכירה והדירקטוריון, אופי הנושאים המבוקרים, התדירות שבה מתבקשת התייחסות המבקר בנושאים מהותיים, וכן האם המבקר הפנימי נתפס בארגון כ"סוכן שינוי".
לסיכום, כדאי לכל מחלקת ביקורת לבחון את המיקום שלה ביחס לכל אחד מהמאפיינים, לאתר את ההיבטים שחשוב לשפר, לקבוע יעדים, ולגבש את תכנית הפעולה על מנת להשיג את היעדים שנקבעו!
אודות הכותב/ת
נאוה חלמישרו"ח, MA
בנק לאומי
