גיוס או פספוס – מבדקי גיוס יעודיים לביקורת הפנימית

מבדקי גיוס יעודיים למחלקות הביקורת הפנימית

מבוא ותמצית

הדרך להצלחה מתחילה ביכולת לגייס את האנשים הנכונים לתפקיד, ומה שנכון למנהל מסוים ולארגון מסוים, לא בהכרח יהיה נכון למנהל אחר ולארגון אחר. ההצלחה בגיוס טוב לא מתמצית מסתכמת רק במציאת האדם בעל הידע המתאים, הניסיון הראוי והמיומנות הנדרשת, אלא גם בשילובו בארגון, ביכולתו לתרום לצמיחת הארגון, ובסיכוי שלו להצליח בתפקיד.

אין תבנית אחידה לתהליך הגיוס וההכשרה, וכל גוף מאמץ היבטים שונים כפונקציה של צורכי התפקיד ובהתאמה לאופי הארגון ולתרבות הארגונית הייחודית. יש מי שנעזר במכוני מיון ויש מי שמקיים את התהליך מתחילתו ועד סופו בבית, לעיתים לבדו ולעיתים בשיתוף גורמים אחרים.

מחקרים רבים כבר עמדו על כך שמנהלים נוטים לגייס עובדים שדומים להם באישיות, בתכונות האופי, ברקע, ובצורת החשיבה. אם שני מועמדים בעלי כישורים דומים והתאמה לתפקיד יתראיינו בשני מקומות שונים, דמות המנהל המגייס והכימיה שלו עם המועמד הן שיכריעו לגבי זהות העובד החדש.

הדילמה

יש ארגונים שאימצו את כלל האצבע הבא: אם פיטרת עובד, כנראה שנכשלת בתהליך הגיוס או שנכשלת בניהול העובד. הרעיון הוא להפנות זרקור לא לעובד, אלא לתהליך גיוסו והכשרתו. זה בא לידי ביטוי בצורה מובהקת בשינויים ארגוניים והחלפת מנהלים, מפני שכשעובדים עוברים למחלקות אחרות ופורחים בהן, קשה לומר שהם היו עובדים רעים לפני כן.

אז אם תהליכי הגיוס והמיון קבועים בארגון, וכימיה אישית כבר הוגדרה כ-DEAL BREAKER, איזה עוד אלמנט ניתן להכניס לתהליך כדי לקבל זווית נוספת, ייחודית לצרכים שלנו כמבקרים פנימיים מגייסים, שאינה עוד מבדק סטנדרטי בפרוטוקול הגיוס הרוחבי בארגון?

מבדקי הגיוס

לכל חברה יש את פרוטוקול הגיוס שלה, שכרוך לעיתים בראיונות במשאבי אנוש וסט מבחנים שמותאם לפרופיל התפקיד. במאמר זה אשתף בשני מבדקים נוספים, ייעודיים לביקורת הפנימית, שאני עושה בהם שימוש. וייחודם בכך שאין בהם תשובה נכונה. כל מנהל יכול להזדהות עם מרכיב אחר בתשובה.

מבדקים אלו הם בנוסף על האמצעים שכל אחד נוהג על מנת לבחון את הידע, הניסיון, ההתמחות וההתמקצעות בתחום הנדרש, והם עוסקים במקטע שבודק את המעטפת שמסביב למועמד. ניתן לדמיין זאת כעטיפה של חבילה שבאמצעותה ניתן להעריך את תכולתה.

המבדק הראשון –

תרגיל סימולציה המשמש בדרך כלל למבדקים קבוצתיים הבודקים, בין היתר, כישורים חברתיים, שיקול דעת, יכולת ביטוי, וגמישות מול אסרטיביות. בתרגיל זה אני עושה שימוש במבדק הקבוצתי כמבדק אישי ומבקש מהמועמד לנתח בכתב אירוע של גיוס מועמד לביקורת הפנימית, שמצריך שיקול דעת והתמודדות עם מצב מורכב שאינו אידיאלי. התרגיל מאפשר קבלת מבט על הערכים ותפיסת העולם של המועמד ביחס לתכונות הנדרשות בביקורת הפנימית.

המבדק השני –

ניתוח אירוע בכתב (case study) מעולם תוכן זר למועמד, המציג מידע שנאסף לכאורה במסגרת הליך ביקורת, ונדרש להציגו כחלק מדוח ביקורת. המבדק מאפשר הצצה לפוטנציאל היכולות המקצועיות של העובד דרך בחירת הנושא המתוחקר ואופן הצגתו, ללא קשר לידע המקצועי הספציפי שהוא מביא עמו.

• מבדק סימולציה

מבדק זה מיועד למספר מועמדים הנבחנים יחדיו, אך ניתן לבצע אותו גם לכל מועמד בנפרד. במבדק זה מכניסים את המועמד לנעלי המנהל, ומבקשים ממנו לבחור עובד חדש שיעבוד תחתיו בביקורת הפנימית מתוך רשימה של 6 מועמדים. יש לדרג אותם לפי סדר עדיפות ולנמק את הדירוג. לכל מועמד יש יתרונות וחסרונות ואין דמות אחת אופטימלית, כך שבמבדק זה אין תשובה נכונה וכל מנהל יכול להזדהות עם דמות אחרת. מטרת מבחן זה היא לבחון את הערכים של העובד ועם אילו היבטים הוא מזדהה.

להלן תיאור חלקי של ארבעה מהמועמדים:

לא בכדי הדמויות מורכבות מניגודים ואין דמות אופטימלית אחת. יש צורך להעדיף במודע תכונה אחת על פני אחרת, ולא ניתן להרכיב את המועמד האידיאלי מתוך סט של תכונות.

באיזה עובד יבחר המועמד? האם יעדיף את יעל המנוסה והיעילה אך התוקפנית, או שמא יעדיף את אוהד המסור ובעל המוטיבציה שלעיתים לוקה בהקפדה על סדר ודייקנות? האם יבחר  בשני השירותית והאדיבה אך המתרחקת מעימותים, או שאולי דווקא בגיא היצירתי והמקורי שמתקשה להתמיד בביצוע עבודה שגרתית?

כל מנהל יכול להעדיף דמות אחרת מתוך ארבעת המועמדים בסימולציה. השאלה כאן היא פחות מה אנחנו היינו בוחרים, אלא מה יבחר המועמד וכיצד הוא ינמק את הבחירות שלו. האם הוא רואה חשיבות בסגירת מעגלי טיפול או בחשיבה יצירתית? האם יחסים עם המבוקרים או עם חברי הצוות עדיפים על מקצועיות? וכדומה.

נימוקי המועמד, המצביעים על תפיסת עולמו הערכית והמקצועית, והדמות שהוא בחר לגייס, הם הנקודות שמעניקות זווית נוספת שלא קיימת בדרך כלל במבחנים הסטנדרטיים.

• מקרה בוחן

במבדק זה אני בונה שני תרחישים תיאורטיים משני עולמות שונים, בהיקף של עמוד, המספקים נתונים שנאספו במסגרת הליך ביקורת שבוצע לכאורה במקום כלשהו, תוך שאני שותל שם מספר רב של נתונים, חלקם חסרי משמעות לממצא או שמהווים חלק שולי ותפל. אני מבקש מהמועמד לכתוב לפחות פרק אחד קצר בדוח ביקורת שיכלול רקע על הנושא, ממצא והמלצה.

מטרת הבדיקה היא לבחון מספר אלמנטים:

1. יכולת התנסחות
2. יכולת להציג את הנושא בצורה בהירה ועניינית
3. הבחנה בין עיקר ותפל
4. הבנת האירוע
5. לראות אם בחר להתמודד בהצגה עם ממצא שולי או עם ממצא מורכב יותר

אף שמדובר באירוע המתפרס על פני עמוד אחד בלבד, יש בו מספיק מידע בשביל לנתח את המועמד ולבחון האם בחר להתמודד עם הממצא הכי פשוט, שמצריך 3 דקות עבודה, או שאתגר את עצמו ובחר להתמודד ולהציג את אחד מהממצאים היותר מורכבים, ואולי אף הציג יותר מאשר ממצא אחד. מעבר לאופן שבו ענה וניתח את האירוע, הבחירות במבדק זה בשילוב המבדק הקודם יכולות לספק מידע על אופיו של המועמד ועל התאמתו לצרכים שלנו כמנהלים. כבר נתקלתי בניתוחים שהפתיעו אותי, שכן לא אלו היו ההיבטים שחשבתי עליהם כשבניתי את מרכיבי האירוע.

אודות הכותב/ת

ערן גרוברגר

רו"ח, MA במשפטים ומינהל ציבורי
מבקר פנימי ראשי, דאר ישראל

[email protected]