ביקורת פנימית בייזום פרויקטי בינוי – איחורים, חריגות וליקויים
גזירה משמיים או סיכון בר ניהול?
שלושים שנה אחרי שהונחו תוכניותיו, באיחור של תשע שנים, חריגות של מיליארדי יורו וענן של פרשיות שחיתות, שדה התעופה החדש של ברלין נפתח לבסוף רק ב ־31 לאוקטובר 2020.
הפרויקט, שהיה אמור להיות סמל של בירת גרמניה המאוחדת, הפך דווקא ל"פרויקט הפדיחות" – פתיחתו נדחתה שוב ושוב עקב ליקויי תכנון ובנייה, פרשיות שחיתות התגלו סביבו והיו אף שהציעו שכבר עדיף להרוס אותו ולבנותו מחדש.
ארגונים רבים, בשלב כזה או אחר בחייהם, מעורבים בייזום פרויקטי בינוי. אולם, בהיעדר גוף תכנוני וקבלני In-House ובדגש על מקרים שבהם בינוי אינו חלק מה- Day to Day של הגוף היוזם, היזם נאלץ להסתמך כמעט לחלוטין על צדדים שלישיים. כתוצאה מכך, במקרים רבים, תחושות הגוף היוזם זהות לתחושות פער הידע, היעדר השליטה ואף חוסר האונים, המוכרות לכולנו כאשר אנו מבקשים לערוך שיפוץ בביתנו או לתקן את רכבנו במוסך.
המשמעות היא שלגורם מקצועי מהימן המתמחה בניהול סיכונים ובבקרת תהליכים, כדוגמת הביקורת הפנימית, יש כר פורה להשתלבות בתהליך ופוטנציאל אמיתי ליצירת ערך לארגון לרבות ערך כספי מוחשי ומיידי באיתור תשלומי יתר לקבלנים ומניעתם, כמפורט בהמשך.
המאמר שלפניכם מבוסס על מחקרים, על מאמרים ועל ניסיון בליווי מגוון פרויקטי בינוי בארץ ובעולם והוא יכול לשמש ארגז כלים מעשי הניתן ליישום בכל שרשרת הערך בפרויקט. ארגז כלים זה מיועד למבקרים פנימיים בבואם להתמודד, עם הסיכונים והחשיפות הכרוכים בייזום פרויקטי בינוי בארגונם, הן כמבקרים והן כיועצים.
המצב בעולם
במחקרים שנערכו בשנים האחרונות ע"י תאגיד הייעוץ האסטרטגי הבינלאומי McKinsey & Company, לעניין "מגה" פרויקטי בינוי, נמצא כי:
- ב־ 98% מהפרויקטים יש פיגורים בלוחות זמנים ו/או חריגות בתקציב
- פיגורים בלוחות זמנים – 20 חודשי איחור בממוצע
- חריגות בתקציב – 80% בממוצע מעל לתקציב המקורי
- ענף הבנייה נמנה בין הענפים הכי לא מקוונים והכי לא דיגיטליים (שני רק לחקלאות ולציד)
דוגמאות לאיחורים בלוחות זמנים ולחריגות בתקציב בפרויקטי בינוי נבחרים בעולם:
המצב בארץ:
המכון הלאומי לחקר בנייה בטכניון חקר לאחרונה את שיעורי החריגה בתקציב, האיחור בלוחות זמנים והחריגה באיכות, בסקטורים שונים.
המסקנה הייתה כי פרויקטי בנייה שבהם היזם אינו חברת בנייה, נוטים לחרוג מהתקציב ולאחר בלוחות הזמנים, וזאת בהבדל משמעותי לעומת יזמים שהם חברות בנייה.
להלן פירוט הממצאים:
| שיעור החריגה מהתקציב | שיעור האיחור בלוחות הזמנים | שיעור החריגה באיכות | |||||||
| חברות בנייה פרטיות | 0.2% | 4.2% | 2.1% | ||||||
| חברות בנייה בורסאיות | 1.5% | 3.6% | 0.7% | ||||||
| יזם ציבורי | 3.5% | 12.9% | 1.5% | ||||||
| יזם פרטי – קבוצת משקיעים | 6.5% | 14.7% | 0.8% | ||||||
| יזם פרטי – קבוצות רכישה | 2.5% | 11.6% | 1.2% | ||||||
מתווה לתכנון ביקורת פנימית:
להן נושאים אפשריים לתכנון הביקורת הפנימית: לאורך חיי הפרויקט, בזמן אמת כיועץ מלווה או בדיעבד כמבקר:
הערה: לבדיקת נושאים מסוימים, כגון: בטיחות, מומלץ להיעזר במומחה חיצוני.
נושאים ודגשים לעיקריים לביקורת:
- אומדן עלויות (תמחיר הפרויקט):
אומדן עלויות הפרויקט הינו בעצם הערכה בקירוב של המשאבים הכספיים הנדרשים להשלמת הפרויקט, לרבות עלויות ישירות ועלויות עקיפות.
2. קביעת תקציב הפרויקט (תקציב "0"):
תקציב הוא כלי בקרה ניהולי לתכנון הוצאות והכנסות הארגון בפעילות מסוימת לפני תחילתה, מעין "תוכנית עסקית המבוטאת בערכים כספיים".
3. בקרת עלויות לאורך חיי הפרויקט:
בקרת עלויות היא מעקב אחר מצב הפרויקט כדי לבחון את הצורך בעדכון תקציב הפרויקט וכדי לנהל שינויים בתכנית הבסיסית לעלויות.
4. הקמה ותחזוקה במערכות הממוחשבות:
כבקרה לתהליך ההתחשבנות, הן התנאים המסחריים והן כתב הכמויות של הפרויקט מנוהלים, עפ"י רוב, במערכת ממוחשבת ייעודית (להלן: "המערכת") ישירות אצל היזם ו/או ע"י חברת פיקוח מטעם היזם.
5. ניהול תוספות ושינויים – "חריגים":
"חריג" הינו שינוי מוסכם בתכולת העבודות באמצעות הוספה ו/או גריעה של עבודות מתכולת העבודות המקורית. ייתכן שהחריג ישפיע גם על שהעלות הכוללת של הפרויקט ועל מועד השלמת העבודות.
סיכום:
פרויקטי בינוי כרוכים בהשקעת משאבים לא מבוטלים מצד היזם וחשופים במידה רבה לאיחורים בלוחות זמנים ולחריגות בתקציב, בפרט בפרויקטים שבהם בינוי אינו תחום עיסוקו של היזם.
עם זאת, בדומה לעולם ניהול הפרויקטים, תחת ההתאמות הנדרשות, גם בהתמודדות עם פרויקט בינוי, קיימים מגוון כלים ובקרות הניתנים ליישום כדי לצמצם את הסיכונים ואת החשיפות.
לאור האמור לעיל, מומלץ לביקורת הפנימית, כקו (הגנה) השלישי במודל שלושת הקווים, ללמוד ולהכיר תהליכי בינוי, על מנת שתוכל לאתגר אותם, כמבקר או כיועץ, ולהוסיף ערך לארגון במתן תובנות והמלצות משמעותיות לאורך כל שרשרת הערך של הפרויקט. זאת החל משלב הייזום, המשך בהתארגנות לביצוע, ביצוע בפועל וכלה במסירת הפרויקט.
