ביקורת ב"זמן אמת" לפרויקטים מהותיים
תקציר:
בחברה שבה אני מועסק בשנים האחרונות, אני מבצע כשגרה ביקורות על פרויקטים הנדסיים בסדרי גודל כספיים שונים, בדגש על פרויקטים משמעותיים שעלותם נעה מעשרות מיליוני ש"ח למספר מיליארדי ש"ח לכל פרויקט. לכל פרויקט יש מורכבויות שונות ואילוצים תכנוניים, הנדסיים, אילוצי גישה, שעות פעילות ועוד.
מטרת המאמר היא להצביע על החשיבות של ביצוע ביקורת על פרויקטים בזמן הקמתם. ביקורת ב"זמן אמת" עשויה לתרום באופן מהותי ומיידי לשיפור ההליכים בפרויקט, תוך חיסכון והתייעלות ולהעלאת ערך הארגון.
מבוא:
פעולת ביקורת קלאסית-מסורתית בוחנת תהליכים ארגוניים ובקרות, ומצביעה על בקרות העובדות כשורה לצד ליקויי בקרה. בחינת הפעילות היא, ככלל, בעניינים שכבר נעשו (EX POST) והיא מתייחסת לפעילות שבוצעה (ואולי עוד מתבצעת).
היות שפעילויות פנים-ארגוניות רבות חוזרות על עצמן (מכירות/ רכישות/ תשלומי שכר ועוד), בדיקת הפעילויות הקלאסית, הנערכת לגבי העבר, עשויה לתרום לעתיד, שכן בדרך כלל הפעילויות אינן מסתיימות.
מאמר זה עוסק בביקורת פרויקטים. פרויקט אינו תהליך החוזר על עצמו. באופן כללי ניתן להגדיר פרויקט כתהליך חד-פעמי המיועד להביא לתוצר מוגדר בעלות נתונה ובזמן נתון. דוגמה לפרויקטים: בניית גשר, החלפת מערכת מידע ארגונית, ועוד. סיום פרויקט שהוגדר לביצוע תוך עמידה בתקציב, באיכות ובמועד ההשלמה, נחשב להצלחה ומהווה מטרה מרכזית בארגון. בדרך כלל, ככל שההשקעה בפרויקט מהותית יותר, כך חשיבותו לארגון עולה.
הצד התיאורטי:
עיון בתקנים המקצועיים הבינלאומיים (IIA) מעלה כי הגדרת הביקורת הפנימית היא "פעילות בלתי תלויה ואובייקטיבית של הבטחה וייעוץ אשר מיועדת להוסיף ערך ולשפר את פעולות הארגון…
בביקורת על פרויקטים קיימות שתי גישות עיקריות:
- הגישה הקלאסית – לבצע ביקורת לאחר הביצוע. כביקורת הנערכת בדיעבד, הרי שכל התמונה כבר לפנינו וקל יותר לבחון מה ניתן לשפר לעתיד לבוא בפרויקטים הבאים. כלומר, תועלתה העיקרית של הגישה הקלאסית בביקורת פרויקטים היא בראייה הרחבה של כל הפרויקט, מהלכו ותוצאתו. בצד השלילה יש לציין כי בדיקה בדיעבד אינה יכולה להשיג יעדי חיסכון, יעילות, מועילות, וכדומה. יותר מזה, אם כל פרויקט שונה בתנאיו ובנסיבותיו, ייתכן שחלק מהתובנות מפרויקט שנלמד יוגדרו כחסרי רלוונטיות לפרויקט עתידי.
אם כך, ככל שפרויקט מהותי יותר, וככל שהשונות בין הפרויקטים שהחברה מבצעת גדולים יותר, החסרונות בביקורת בדיעבד גדולים יותר והרלוונטיות שלה קטנה.
בלשון ציורית – ביקורת פרויקט מהותי לאחר שהסתיים דומה ל"נתיחה לאחר המוות" (POST MORTUM AUDIT) בכך שהיא מאפשרת ללמוד ממה מת המנוח, אך אינה מועילה עוד להארכת חייו ולשיפורם.
- הגישה המתקדמת – ביצוע ביקורת תוך כדי התהליך. אמנם התמונה המתקבלת עשויה להיות חלקית, אך תועלתה העיקרית של הגישה המתקדמת וביצוע ביקורת בפרויקטים תוך כדי ביצועם, היא בפוטנציאל הקיים לשיפור ותיקון תוך כדי התהליך ולהוספת ערך מיידי לארגון. בצד השלילה קיים הקושי לביצוע ביקורת הדורשת רמת גבוהה של שיתוף פעולה עם המבוקרים וידע מקצועי וזמין בנושא המבוקר.
נושאי ביקורת שניתן לבחון בגישה המתקדמת במהלך הפרויקט כוללים, לדוגמה:
- בקרות להבטחת איכות הביצוע;
- אפקטיביות בקרות בנושא ניהול לו"ז;
- יישום נוהלי שינויים ותוספות בפרויקט;
- בקרות על תשלום חשבונות חלקיים;
- קבלת החלטות לגבי פרויקטי-משנה ומסירתם לקבלן הראשי או לאחרים;
ובלשון ציורית: ביקורת מתקדמת בפרויקט נמשלת ל"בדיקות סקר" הנערכות בזמן שהנבדק עודו פעיל, במטרה לזהות בעיות בטרם התפתחותן ולאפשר לנבדק לפעול לשיפור מהלך חייו.
"כל זמן שהנר דולק ניתן לתקן" (ר' ישראל מסלנט)
תקנים מקצועיים המעודדים ביצוע ביקורת על פרויקטים בזמן אמת
- תקן מקצועי 2000 – דורש מהמבקר הפנימי לנהל באופן אפקטיבי את הביקורת הפנימית כדי לוודא שהיא מוסיפה ערך לארגון.
- תקן מקצועי 2010 – דורש הכנת תכניות עבודה מבוססות סיכונים, בהתאם למטרות הארגון, כדי להחליט על סדרי העדיפויות של הביקורת הפנימית.
- תקן מקצועי 2120 – דורש מהמבקר הפנימי להעריך את ההלימות והאפקטיביות של הבקרות ולקדם את שיפורן המתמיד.
אם כך, בארגון המשקיע משאבים מהותיים בפרויקטים, יישום ביקורת מתקדמת הוא בהתאם לתקנים המקצועיים ובבחינת "BEST PRACTICE".
נקודות והדגשים לאתגרי ביקורת "בזמן אמת" בפרויקטים:
- היבטי משאבים ולוחות זמנים:
- קבלת משאבים איכותיים לביצוע ביקורת;
- גמישות בלו"ז הביקורת והתחשבות ב"צורכי הפרויקט" ובמנהליו;
- היבטי שיתוף פעולה והשגת מידע:
- המשימה של החברה היא הפרויקט, יש לבחון אם ניתן לשלב בביקורת גם נושא או תחום שמנהלי הפרויקט מעוניינים שהביקורת תבדוק (גם אם כדי "להתפאר בו");
- מיקוד בנושא עיקרי אחד בכל בדיקה, אך תוך הפעלת שיקול דעת ויצירת גמישות לבדיקת נושאים וממצאים המרמזים על בעיות בנושא אחר.
- מיקוד הבדיקה בנושאים בעלי סיכון/סיכוי גבוה, כך שפוטנציאל תרומת הביקורת מהבדיקה יהיה גבוה.
- דוח חיובי על שינויים בתהליך שנעשו בזמן הביקורת ושהביקורת תומכת בהם;
- הבהרת מסגרת הפעילות, היתרונות והמגבלות למקבלי הדוחות:
- שהביקורת נערכת בתחום מוגדר, בתקופה מוגדרת ולפי מדגם.
- שהביקורת נערכת בשיטה/בנושא בעל פוטנציאל לתרום לחברה.
- שהביקורת לא בהכרח תחשוף כל תקלה וכשל בפרויקט או אפילו בתחום שנבדק.
- חשיבות העלאת ממצאים מהותיים מוקדם ככל הניתן גם כדוח ביניים או כנייר ביקורת.
ניסיון אישי ותובנות
הקפדה על ביצוע ביקורת פנימית בזמן אמת בפרויקטים הנדסיים, נותנת תשואות משמעותיות הן בחיסכון, הן בהשפעה על איכות הפרויקטים, והן בשיפור בקרות בתהליכים קשורים, כגון בקרת לוחות זמנים, תשלומים, בדיקת חשבונות ותיעוד החלטות.
עצם העובדה שקיים מבקר הבודק פרויקטים באופן תדיר ובזמן אמת, מחייבת את המבוקרים לשיקול דעת זהיר, לשיפור תיעוד התהליך, להקפדה על עריכת הבקרות ועוד. להליך יש השלכות חיוביות גם כשמגיעים לשלב סיום הפרויקט, והקבלנים שוקלים הגשת תביעות לפני החתימה על החשבון הסופי.
פעילות הביקורת בבדיקת פרויקט בזמן אמת מורכבת ודורשת גמישות: קיים קושי בתיאום פגישות; יש אילוצי בטיחות, ביטחון, נגישות ועוד. סיורים נערכים בהרכבים שונים משתוכנן, נדרשים מספר סיורי שטח; עלינו להשתלט על חומר רב שלפעמים רובו באנגלית, והכול בתקופה מוגבלת. יש גם תקלות שקורות עקב איסוף חומר באופן עצמאי, ולקיחת סיכונים באופן מחושב על ידי המבקר הפנימי בהצטרפותו כמשקיף לישיבות ועדות מכרזים העוסקות בנושא המבוקר וכדומה.
המנכ"ל והדירקטוריון מאפשרים את שילוב הביקורת הפנימית בתהליך העסקי של החברה באופן המאפשר ותומך בביצוע הפרויקט, כך מקודם הפרויקט באופן מבוקר יותר, מתועד יותר ומסוכן פחות, וזאת תוך השקעת משאבים נמוכה יחסית.
בקשתי להרחבת הביקורת בנושאים הנדסיים בחברה התאפשרה לאחר שהחברה קיבלה משימות מהותיות שהרחיבו את פעילותה ההנדסית לשנים הבאות. כפועל יוצא, המשאבים ניתנו והניבו תשואה העולה פי כמה וכמה על ההשקעה.
אוסיף כי על דוחות הביקורת לשאוף לרתום את המבוקרים לביצוע השינויים הנדרשים, וככל האפשר לא לכפות עליהם את השינויים (נקודה הנכונה לכל סוגי הביקורת). לכן דוח הביקורת יהיה ענייני, יכיל תיאור ממצאים שתוקנו תוך ציון לשבח של הפעולות שנעשו לתיקון הדרוש, ובה-בעת יבהיר ממצאים שטרם טופלו ואת חשיבות הטיפול בהם, לצד מתן מקום מתאים למבוקרים להסביר את השקפתם האחרת בנושא. גישה עניינית זו הובילה מבוקרים לא אחת ליישם שינויים נדרשים והגיוניים, בין אם הודיעו שקיבלו את המלצות הביקורת ובין אם הודיעו כי הם מתנגדים להן.
באופן זה הביקורת הופכת לבעלת תפקיד רלוונטי, ומסייעת לארגון בהשגת יעדיו בזמן אמת תוך שימת דגש מיוחד במקומות החשובים והרלוונטיים לארגון, במקומות שבהם הארגון משקיע מאמצים ומשאבים ניכרים. והתוצאה – יש לביקורת חלק בהצלחת הפרויקט ובקידום החברה.
אציין כי מנכ"ל החברה בירך לא אחת על גישת ביקורת הממוקדת בפעולות מהותיות, על עריכת ביקורת במועד המאפשר שקילת המלצות וחלופות .
לסיכום:
פרויקט , ודאי פרויקט מהותי, הוא יעד מרכזי ותהליך חד-פעמי ורווי משאבים של הארגון. ביקורת "בזמן אמת" במהלך פרויקט, מכוונת להוספת ערך מיידי לארגון ולסיוע בהשגת היעדים. בכך יש מימוש תכלית ראשונה במעלה של הביקורת הפנימית. על המבקרים הפנימיים בארגונים לפעול ליישומה, לייצר תועלות לארגון, ולשמור על רלוונטיות עבודת הביקורת הפנימית.
אודות הכותב/ת
לביא סבגרו"ח, MA ,CISA ,CIA
המבקר הפנימי בחברת נמלי ישראל – פיתוח ונכסים בע"מ
