אתיקה זה לא רק מילים – כיצד לבצע ביקורת על יישום האתיקה בארגון
רבות דובר על אתיקה בהתנהלות של ארגונים, של אנשי מקצוע, של נושאי מִשרה ושל נושאי תפקידים ציבוריים. הכמיהה התמידית ליצור חברה מוסרית וערכית יותר היא נדבך חשוב בבנייתה ובשמירתה של מדינה מתוקנת וביכולת שלנו לבסס את מקומנו בה כאזרחים.
בנושא זה, למבקרים הפנימיים יש מעמד נוסף מעבר לשאיפתנו התמידית לתיקון הסביבה שבה אנו פועלים – לנו יש שליחות ומחויבות לבדוק ולהתייחס לתרבות האתית בארגון.
בין תפקידיו של המבקר הפנימי קיימת החובה לבדוק את נושא האתיקה הארגונית. חובה זו מופיעה בתקן 2110 לתקני הביצוע של ממשל ופיקוח תאגידי, המציינים את קידום האתיקה והערכים הנאותים בארגון כאחד היעדים של הביקורת הפנימית.
בלשון תקן 2110.A1: "הביקורת הפנימית חייבת להעריך את התכנון, היישום והאפקטיביות של מטרות בעלות היבטים אתיים, ושל תוכניות ופעולות הארגון בנושא".
השאלה שבפנינו – כיצד תתבצע בדיקה שכזו על ידי המבקר הפנימי?
ראשית, נזכיר לעצמנו למה הכוונה שכשאנחנו מדברים על אתיקה בארגון או על התנהגות אתית – השאיפה לפעול בתוך כללי התנהגות המבטאים רמה מוסרית גבוהה ביותר.
האתיקה נדרשת ונזכרת בתחום האפור של מצבים שאינם מוגדרים במפורש בחוקים, בתקנות ובכללים, או במצבים המוגדרים באופן שנתון לפרשנות, עם מרחב גמישות.
בעיות אתיות יכולות לעלות בקשר להתנהגות, שייתכן שהיא חוקית – אך בעייתית. לדוגמה: בארגון כלשהו יש עובד שתפקידו להפיק אירועים למען הארגון. כחלק מהאירועים, העובד מזמין תכופות שירותים מספק קייטרינג שעמו יש התקשרות שנתית. לאירוע פרטי של משפחת העובד נשכר ספק הקייטרינג של הארגון. אין לכך מניעה בחוק, אך ייתכן שקיימת בכך בעייתיות מבחינה אתית.
כשמדברים על כללי התנהגות צריך לדעת מה מותר ומה אסור. השיפוט לגבי כללים אלו וההערכה לגבי הנאותות שלהם צריכה להיות מותאמת לסביבה הארגונית שבה אנו פועלים, והיא יכולה להשתנות בין ארגונים שונים. השיפוט של מה ראוי ומה לא הוא תלוי תרבות מקומית. לדוגמה: תשלום "תשר" לפקיד ציבור במדינה אחת יכול להיחשב כנורמה מוערכת, ובמדינה אחרת כעבירת שוחד.
לאתיקה הארגונית יש תוכן ומאפיינים הכוללים: מדיניות; כללי התנהגות; הפעלה של תכנית אתית. על המבקר הפנימי לבדוק את קיומם של נושאים אלו, את תוכנם ואת אופן יישומם.
ארגונים רבים טורחים לחבר ולהפיץ קוד אתי בקרב העובדים, וסבורים שבכך מילאו את היעד של הטמעת מדיניות אתיקה בארגון. אך לא כך הדבר. פרסום קוד אתי, כפי שיובהר, אינו מספיק כשלעצמו.
במסגרת בדיקת המבקר הפנימי, יבחן המבקר את קיומם ואיכותם של המרכיבים הבאים:
- מדיניות כתובה – הצהרת כוונות של ההנהלה, מדיניות בנושא הקפדה על קיום הכללים, יושרה, שוויון, הטרדה וכדומה.
- קיום קוד אתי – למרבית הארגונים כיום יש קוד אתי, אך יש לבחון את תוכנו. שימוש במשפטים כלליים ומושגים רחבים ומופשטים כגון נאמנות, מסירות, יושרה וכדומה, אינו מספיק. על תוכנו של הקוד האתי להיות ספציפי ולשקף את הרגישויות המיוחדות של הארגון.
לצורך המחשה, לפניכם דוגמה מהקוד האתי במוזיאון ישראל. במוזיאון ישראל חובר קוד אתי אחד לעובדי המוזיאון וכן קוד אתי לחברי הדירקטוריון של המוזיאון.
הקוד האתי לעובדי המוזיאון מפרט את האחריות המקצועית שלהם לאוספים, נושא נאמנות, מידע ושמירת סודיות, וכולל אף את מדיניות המוזיאון בנוגע לאספנות פרטית של עובדי המוזיאון והצגת מוצגים של אמנים שהם עובדי המוזיאון. כל אלה בנוסף על הכללים הרגילים החלים בכל ארגון.
הקוד אתי לחברי הדירקטוריון מתייחס גם הוא למצבים מיוחדים של נגיעה לאוספים של המוזיאון: חברי הדירקטוריון נדרשים למלא טופס הצהרה בדבר ניגוד עניינים, ובכללי האתיקה החלים עליהם מוזכרת גם מדיניות המוזיאון לעניין תנאי קבלה או רכישה של יצירות אמנות על ידי חבר דירקטוריון.
- פרסום והטמעה בקרב העובדים – יש לבחון את היקף הפרסום והפעולות היזומות שנועדו להבטיח את הטמעת הכללים, כגון יום עיון, תזכורות, הדרכות לעובדים חדשים.
- מינוי גורם אחראי וכתובת לפניות בסוגיות אתיות – הגורם צריך להיות בדרג בכיר, המבטא את החשיבות שההנהלה רואה בטיפול בנושא, ובעל רמת אובייקטיביות גבוהה.
בעניין זה עולה השאלה האם המבקר הפנימי יכול להוות כתובת לתלונות אתיות. לדעתי, המבקר הפנימי הוא כתובת טבעית לפניות מתוקף אי תלותו. פנייה אליו היא מובנת ורצויה, אך אינה מסירה מהנהלה את האחריות לטיפול שוטף ואפקטיבי בנושא.
- דיונים בנושאים אתיים (למשל, ועדת אתיקה) – יש לבחון את דרג הפורום המתכנס ואת תוכני הדיונים, ולבדוק באיזו מידה מתבצעת הפקת לקחים ממקרים של תקלות בהתנהגות האתית של העובדים.
- דיווחים לוועדת הביקורת – ועדת הביקורת אמורה לבחון את תפקודם של הצעדים הקודמים ברמה השוטפת, ובמקרים מיוחדים של מצבים גבוליים לקיים דיון מיוחד כדי לגבש עמדה מקצועית בנושא.
מלבד המרכיבים הללו, נדרשת תכנית עבודה המפרטת כיצד יש ליישם את המדיניות באמצעות מספר צעדים משלימים, כמו נוהל טיפול בענייני אתיקה. במסגרת הנוהל צריכה להיות דרישה מהעובדים לפעול לפי המדיניות האתית ולדווח על חריגים ועל התנהגויות או פעולות בלתי תקינות למוקד לקבלת פניות, מה שקרוי "קו חם".
רצוי לפרט בנוהל את אופן הטיפול בתלונות, הדיווח לגביהן, דרכי עבודתה של ועדת האתיקה, התיעוד הנדרש לטיפול בתלונה בכל שלביה, והמעקב אחר ביצוע החלטות.
לעתים, ענייני ההתנהגות האתית מצויים בנהלים אחרים שקיימים זה מכבר בארגון, כגון נוהל עבודה פרטית, נוהל טיפול בהטרדה מינית, איסור קבלת מתנות וטובות הנאה, נוהל אירועים פרטיים, נוהל נסיעות לחו"ל ועוד. לכן מומלץ לאזכר נהלים אלה בכל מסמך ובכל הנחיה המתפרסמת בנוגע לכללי אתיקה, כדי להדגיש את הזיקה למכלול הפעילויות בארגון.
צעד משלים נוסף הוא הצורך לספק הגנה למתלוננים, והצהרה מפורשת של ההנהלה על תמיכה בהגשת תלונות על חריגות אתיות.
מכל האמור לעיל עולה כי הדאגה לתרבות אתית בארגון מצריכה שורה של צעדים, תכניות עבודה והחלטות שמקורם בדרג הניהולי הבכיר.
למעשה, מתפקידו של המבקר הוא לוודא כי כל המרכיבים האמורים לעיל אכן מתבצעים הלכה למעשה, וכי במכלול סוגי הנהלים והפעולות שננקטות יש התייחסות להיבטי האתיקה וקיימת אכיפה שלהם.
מחקרים מראים כי קיים מִתאם מובהק בין ארגון המטפח את התרבות האתית בתוכו, לבין מידת הצלחתו, זאת בניגוד לדעה הרווחת כי "עיגולי פינות" או קיצורי דרך בתהליכים הם חיוניים כדי לקדם עניינים עסקיים. חשוב מאוד שתרבות מעין זו תתחיל בראש הארגון ותחלחל מטה. חשוב שהמנהלים בארגון יאמינו שהתנהגות אתית של הארגון, מנהליו ועובדיו, היא תנאי הכרחי למימוש מטרות הארגון.
לסיכום, תפקידו של המבקר הפנימי הוא לסייע להנהלת הארגון בהובלת מדיניות ראויה של תרבות אתית, ולבדוק את קיומם של כלים מעשיים כדי להבטיח מימוש של מדיניות זו. המבקר אף יוכל לבחון את ההשפעה של קיום המדיניות האתית על הביצועים של הארגון.
אודות הכותב/ת
אילה ורדירו"ח
