ארגון יעיל של ביקורת פנימית
מאמר מתורגם*
באמצעות מדידת יעילותה, בכוחה של הביקורת הפנימית להכניס שיפורים לעבודתה ובכך להשפיע יותר על תפקוד הארגון
המונח "יעילות" מתייחס להיקף התשומות הנדרש כדי להשיג תפוקה מסוימת. אם פחות תשומות מושקעות כדי להשיג את אותה תפוקה, או אם אותו היקף של תשומות מושקע כדי להשיג תפוקה גדולה יותר – אזי היעילות מוגברת. כשמדובר בעבודת הביקורת הפנימית, אפשר למדוד יעילות באמצעות כמה דרכים ועבור פעילויות שונות. במקרים שבהם יש לבצע פעילויות ביקורת עם משאבים מוגבלים, עניין היעילות הופך לנושא חשוב במיוחד.
רבות הן מחלקות הביקורת הפנימית המתקשות לבצע את תוכנית העבודה שלהן כמתוכנן או לשפר את יעילותן. עבורן, ניתן למדוד את יעילות הביקורת על פי מספר השעות שהוקדשו בביצוע תהליכי ביקורת ופעילויות אחרות הנדרשות כדי לסיים את הביקורת.
מדדים להערכת יעילות הביקורת הפנימית
- הודעה מראש על ביצוע ביקורת
מן הראוי שמבקרים ישאפו להפעיל גישה של שקיפות בכל הקשור לתוכנית הביקורת במקום גישה של חשאיות. אמנם, יש מקום לביקורות פתע עבור משימות ביקורת מסוימות, אבל הן לא מתאימות לרוב המשימות. כמו כן, הודעה מראש על ביצוע ביקורת עשויה לעזור למבקרים בביצוע עבודתם בתקופות מאתגרות, כמו בתקופות החגים או בעונת החופשות. בכך אפשר להימנע ממצבים של "צוואר בקבוק" הנובעים מהמתנה ממושכת לקבל מסמכים או עד שנבדקים זמינים לראיונות. בסך הכול, בהנחה שמבקרים שואפים להוות יועצים נאמנים לארגוניהם, ושהאמון הוא הדדי, הרי צריך שתהיה גם שקיפות.
- הערכת משאבים
כאשר מבקרים פנימיים מגבשים את תוכניות העבודה השנתית, עליהם להעריך את שעות העבודה הנדרשות לכל משימה בנפרד. ככל שמקצים משאבים באופן זהה או ממוצע בתור סטנדרט אחיד, מדיניות זו לא עוזרת כשרוצים למדוד ולשפר את יעילות הביקורת. כשמיישמים מדיניות כזו, תיתקלו במטלות ביקורת עם לו"ז צפוף, ובמטלות ביקורת שלהן הוקצה זמן עודף. היבטים אחרים שעל מבקרים לשקול ולתכנן באופן ריאליסטי כוללים חופשות, ימי מחלה, פעילויות אדמיניסטרטיביות ופעילויות ביקורת אחרות, כמו גם את כל המשאבים הנדרשים עבור חקירות הונאה ועבור פעילויות ייעוץ העשויות להתבצע בו זמנית עם משימת הביקורת.
- תכנון מועדי מטלות הביקורת
תכנון מועדי מטלות הביקורת מאפשר לכל העובדים – ולא רק למבקרים הפנימיים – להיות מודעים לעבודה הנדרשת מהם ולתכנן את עבודתם בהתאם. היעדר תכנון כזה וקביעת תחילת העבודה על מטלת הביקורת רק לאחר סיום המטלה הקודמת עלולים לגרום לצוות הביקורת עומסי עבודה בלתי סבירים ולחץ מיותר, ובוודאי שזה לא מוביל לשיפור היעילות. גרוע מכך – מצב כזה יכול לגרום לירידה בפריון העבודה וביעילות.
- מועדי סיום מוגדרים – דדליין
מועדי סיום מוגדרים של משימות ביקורת הם הכרחיים לשם שמירת היעילות, אולם יש להתייחס אליהם כאל כלים לניהול זמן שעוזרים למבקרים לעמוד בתוכניות וביעדים הרלוונטיים, ולא כאל מגבלות נוקשות ומחמירות. אי הגדרת דדליין עלולה לגרום לכאוס במחלקת הביקורת ולמשימות שאין להן סוף. דדליין רחוקים אכן נדרשים לפעמים, אבל דדליין רחוק צריך להיות עניין חריג ולא הנורמה. כאשר מבקרים מגדירים דדליין רחוקים באופן תדיר, מצב זה עלול להצביע על תכנון או ביצוע לקוי של הביקורת.
- העצמת צוותי הביקורת
ככל שמבקרים ראשיים סומכים יותר על חברי הצוות שלהם בעניין ארגון משימות וביצוען, פעולה בהתאם לשיטות הביקורת ועמידה בתאריכי היעד– בלי "לעמוד להם על הראש" כל הזמן – כך מאפשרים לחברי הצוות למצוא פתרונות גמישים בעצמם כדי לסיים את כל המטלות. כשמקיימים מערכת יחסים פתוחה, כנה ומבוססת אמון, מנהלים מתערבים רק כשחברי צוות מבקשים עזרה במציאת פתרון לבעיות שלא הצליחו לפתור ביניהם. חשוב שאמון זה יתקיים גם בקרב חברי הצוות עצמם.
- אוטומציה של פעולות ביקורת
אוטומציה של פעולות ביקורת יכולה לשפר את יעילות העבודה תוך כדי מתן יכולות כמו מתן תובנות אנליטיות בקצב מהר יותר, ניתוחי מגמות, המחשות גרפיות וזיהוין במדגם סטטיסטי. אולם, הישענות יתרה על אוטומציה עלולה לגרום להשלכות שליליות אם השימוש בה לא תוכנן כראוי. הישענות יתרה על אוטומציה עלולה לגרום לעבודה ידנית רבה יותר לאחר סיום הפעולות האוטומטיות מאשר היקף העבודה שהיה נדרש אילו אותן פעולות היו מבוצעות באופן ידני מלכתחילה.
- שקילת ביצוע ביקורת בשיטת "עצירה והתקדמות" ("Stop and Go Auditing)
יישום גישת "עצירה והתקדמות" עשוי לעזור למחלקות מסוימות במציאת אמצעי התייעלות ולהוסיף ערך. כאשר מבקר ראשי מתכנן פרויקט ביקורת, הוא מפתח:
הבנה מעמיקה ומעודכנת יותר של הסיכונים בנושא הביקורת מאשר ההבנה שהייתה להנהלת הביקורת בעת שהוספה המטלה לתוכנית העבודה של הביקורת.
הבנה טובה יותר של סביבת הבקרה והתרבות הרלוונטיות.
לאחר סיום שלב תכנון המטלה, על המבקר האחראי ומנהל הביקורת להחליט אם להפסיק או להמשיך את המטלה. ההחלטה על הפסקת המטלה תתקבל כאשר הסיכון המוערך הוא נמוך יותר בהשוואה לתחומים אחרים אשר אינם נכללים בתוכנית העבודה של הביקורת, ועל הגורמים האמורים לתעד ההחלטה המסבירה את הנימוקים להפסקת המטלה.
אם הוחלט להמשיך את מטלת הביקורת, השלב הבא הוא לבחון את השפעת עיצוב הבקרות על הסיכונים העיקריים. אם מגיעים למסקנה כי הבקרות עוצבו היטב והמבקרים התרשמו לחיוב מסביבת הבקרה , הם עשויים להחליט להפסיק את מטלת הביקורת בלי לבצע בדיקות כלשהן. במקרה כזה יצוין בדוח הביקורת באופן ברור כי חוות הדעת מתייחסת אך ורק לעיצוב הבקרות בלי שבוצעו בדיקה אם הבקרות פועלות כפי שתוכננו. לחלופין, ייתכן שיוחלט להמשיך לבצע את הבדיקות.
שיטה זו חשופה לסיכון של אי ־גילוי ליקויים, אך היא אפשרית. עצירת תהליכי ביקורת כאשר הסיכון מוערך בגדר הסביר חוסכת זמן ומאפשרת למבקרים לבצע משימות ביקורת בתחומים אחרים שבעת תהליך התכנון התקופתי העריכו כמעלים סיכון נמוך יותר אך כעת נראים כבעלי סיכון גבוה יותר.
מדדי ביצוע בנושא יעילות
אין בנמצא סט ייחודי של מדדי ביצוע עיקריים בנושא יעילות המתאים לכל פעילויות הביקורת. כאשר מגבשים מדדי ביצוע עיקריים, מבקרים יכולים להפעיל את הגישה המקובלת באשר להערכות סיכון כדי לזהות את אותם היבטי סיכון הדורשים פעולה. הפעולות הראשונות המומלצות הן אלה: הערכת רמת היעילות הנוכחית; בחינת החוזקות, החולשות והתחומים המוסיפים מוטיבציה למבקרים; וזיהוי סיכונים. עם הגישה הזו, מבקרים יכולים לזהות את ההיבטים שכדאי להם להתמקד בהם כדי לשפר יעילות, ולגבש ולאמת מדדי ביצוע עיקריים המתאימים להערכותיהם.
ניטור מתמשך
ביצוע מעקב אחר ההתקדמות הוא פעולה חשובה כדי למדוד ולשפר את יעילות הביקורת. כדי לקבל סקירה כללית לגבי מחלקת הביקורת הפנימית כולה, כדאי לבנות לוחות מחוונים (Dashboard), אשר יציגו את סטטוס ההתקדמות בזמן אמת, בזמינות גבוהה. בדרך זו, כל חברי צוות הביקורת יכולים לעקוב אחרי ההתקדמות שלהם, לראות מתי והיכן נדרשות פעולות תיקון ולבצע אותן מבעוד מועד.
שמירה על איכות
בהתחשב בכך שמבקרים פנימיים נחשבים ליועצים נאמנים, וארגונים סומכים עליהם שיעניקו תובנות שימושיות ובעלות ערך, אין משמעות לפעולות הנועדות למדידת יעילות הביקורת ולשיפורה אם פעולות אלה גורמות לדוחות ביקורת באיכות נמוכה. לכן, יש לזכור כי שיפור ביעילות עלול להביא לפגיעה באיכות ולוודא כי פגיעה זו תהיה מזערית.
*המאמר תורגם מגיליון אפריל 2021 של כתב העת Internal Auditor
