איך לעצב מסר שהצד השני יבין
"אנשים לא מעניקים תשומת לב לדברים משעממים"
ג'ון מדינה, "חוקי המוח"
"כתבתי את זה בדו"ח ששלחתי לך במייל, לא קראת?"
בעידן עמוס מידע אנשים לא קוראים דו"חות ארוכים ומאבדים עניין במצגות והרצאות מייגעות.
מוען–מסר–נמען
זהו מודל תקשורת ליניארי שלפיו המוען מעביר מסר שהנמען מקבל.
אך זהו מודל נאיבי ופשטני מאוד.
בפועל, יש חשיבות עצומה למדיום שבו בוחר המוען להעביר את המסר, ובמקביל יש רעשים שמפריעים
לנמען לקבל את המסר.
הרעשים יכולים להיות פנימיים, לדוגמה: הוא לא מרוכז כי הוא מוטרד מעניין אחר ;והרעשים יכולים להיות
חיצוניים, לדוגמה: התראה בטלפון שמדליקה את המסך ,מישהו שנכנס באמצע שאנחנו קוראים/מקשיבים
ו"רק שואל שאלה". אנחנו מוצפים בהסחות דעת שאין לנו שליטה עליהן.
האתגר הוא לדעת להתמודד עם האילוצים הקיימים ולשלוט בדרך שבה אנחנו מעוניינים שהמסר יעבור,
וניתן ליישם הזאת באמצעות עיצוב מידע ((information design.
מה זה עיצוב מידע (information Design)?
Information design היא למעשה גישת מאקרו שמשלבת בין דיסציפלינות שונות במטרה ליצור
עיצוב שיגרום לקהל היעד לקבל את המסר שאמור להיקלט.
מטרת העיצוב היא לתמוך במסרים וביעדים של מעביר המסר.
למה כדאי לכם להשקיע בעיצוב מידע?
במילה אחת – Memorable.
לבלוט ולהשאיר רושם שייטמע לזמן רב אחרי שתעזבו את החדר.
זכרו שקהל היעד שלכם עמוס במסרים לעייפה, בין אם מדובר בנתונים מקצועיים הקשורים לעבודה,
ובין אם מדובר במיילים והתכתבויות אישיות, או מבול של פרסומות בכל ערוצי המדיה האפשריים.
בנוסף, העובדה שדוחות הביקורת הפנימית עלולים לעורר אנטגוניזם אצל המבוקרים וחברי ההנהלה, מייצרת
לנו נקודת פתיחה לא מזהירה לקהל שהוא כבר ממילא עייף ורווי במסרים.
זה הזמן להתחדש, ליישר קו עם מגמות עיצוב המידע הרווחות בעולם, ולהוביל את הארגון שלכם עם גישה
חדשה ומרעננת, שתמצב אתכם גבוה ותבדיל את המסר שלכם מהאחרים.
איך המוח האנושי עובד?
מראה עיניים (ויז'ואל) הוא יותר אינטואיטיבי למוח שלנו מאשר טקסט. כלומר, המוח מעבד סממנים גרפיים כגון צבע, צורה, תמונה ואיור, מהר יותר מאשר טקסטים. אם תשימו לב ,כל התמרורים והרמזורים בכביש מבוססים על צורה, צבע ואיור. לדוגמה: בשלט "אין כניסה" לא כתוב את המילים "אין כניסה" אלא יש סימון של צורה על פני
רקע אדום (המסמל סכנה). בכביש צריך לקבל החלטות במהירות וכל מאית שנייה יכולה להיות קריטית כדי למנוע אסון. לכן השימוש בוויז'ואל הוא יעיל ומשמעותי כדי לחסוך זמן יקר בתגובה של הנהגים והולכי הרגל.
המושג data visualization מתייחס בדיוק לנושא זה – הצגה של נתונים כמותיים בצורה גרפית, המקלה על
המוח הוויזואלי לעבד ולהבין.
על פי תורת ה–data visualization ישנן 3 רמות מידע:
- בסיס נתונים :(Data) רשומות של מידע גולמי בתוך גיליון אקסל או באסופה של תיקים ודוחות.
- מידע :(Information) לאחר שבסיס הנתונים עבר תהליך של עיבוד ,טיוב ,ניתוח והמחשה בצורה גרפית, הוא הופך למידע.
- ידע :(Knowledge) לאחר שהנמען צרך את המידע בהצלחה, כלומר קיבל את המידע, הבין והטמיע, המידע הופך לידע.
וזה השלב שבו הענקתם את הערך המוסף שלכם!
בואו ניקח לדוגמה מסמכים של פנסיה, ביטוח מנהלים, קרנות השתלמות או קופות גמל. רוב האנשים שאני
מכירה לא מצליחים להבין את מה שכתוב שם.
"אין פה בעיית מידע,
כל המידע נמצא.
זה רק פאזל של לסדר מחדש."
כך טוען, בצדק, סטפן אנדרסון, מעצב מידע.
איש מקצוע יכול לקרוא את הדוחות האלו ולתרגם לנו אותם. אם יש רצון ונכונות אפשר בהחלט לעצב את
הדוחות האלו בפורמט שגם אדם מן השורה יוכל להבין אותם.
ברגע שנבין לעומק:
- כיצד אנשים מגיבים למידע,
- כיצד המוח האנושי מעבד מידע ומתרגם אותו לידע,
- ובמקביל– כיצד האדם מארגן את הידע וממיר אותו לביצוע פעולות בשטח,
אנחנו נוכל להעביר מסרים לצד השני בצורה שתתמוך ביעדים שלנו.
עיצוב מידע מצריך אינטגרציה של מספר דיסציפלינות
המבקר הפנימי מעבד את בסיס הנתונים ויוצר מבנה של מידע בדמות רקע–ממצא–השלכה-המלצה.
המעצב הגרפי יודע להשתמש ב– data visualizationולייצר חלופות ויזואליות להצגת המידע הכמותי.
מעצב המידע נמצא בנקודה של מבט על ,בראיית מאקרו .כדי להעביר את המסר בצורה הבהירה ביותר,
המובנת ביותר והיעילה ביותר, עליו לגלות הבנה הן בתחום המקצועי) ביקורת פנימית (והן בתחום של
data visualization , ובמקביל לגלות היכרות עמוקה עם הצרכים והאתגרים של קהל היעד – ועדת
הביקורת והנהלה בכירה מצד אחד והמבוקרים מהצד השני. לכן מעצב המידע הוא למעשה אינטגרטור של מספר תחומים.
אז מאיפה מתחילים?
העיקרון המנחה בעיצוב מידע הוא לתמוך במסר האנליטי, שבא להציג השוואה בין מקרים או מצב של סיבה
ותוצאה.
רבים נוטים לקחת את המסר של keep it simple לתוך עולם עיצוב המידע .זה נכון ,אך זה לא לגמרי
מדויק ,מאחר שב"פישוט" של מסר יש נטייה לצמצם את הנתונים הכמותיים התומכים במסר.
המטרה לא צריכה להיות פשטות המסר.
המטרה היא בהירות!
לעיתים דווקא ריבוי מידע מייצר בהירות גדולה יותר. לדוגמה, אני יכולה להציג את המסר בכותרות אב,
ובמידת הצורך, אם קהל היעד ירצה לקבל מידע מעמיק יותר, להציג מידע נוסף בלחיצת כפתור ולהרחיב בנושא הספציפי הזה.
להלן 5 צעדים שיסייעו לכם להגיע למסר בהיר ככל האפשר:
- לזהות את הצרכים של קהל היעד – סביר להניח שהמבוקר ירצה לדעת על כל החולשות שמצאנו בתחום שלו. לעומת זאת ,ועדת הביקורת כנראה תרצה לקבל התרשמות ממבט–על (האם יש שיפור מהביקורת הקודמת או שלא) ושנפרט רק מגמות ו/או ליקויים בעלי השלכות משמעותיות.
- להגיע לנקודה מהר ככל האפשר.
- למצוא את הכלי המתאים להעברת המסר – ד"ח מודפס? מצגת? באילו אמצעים גרפיים להשתמש?
- להדגיש את הנקודות המשמעותיות – על פני יתר המידע שבעמוד או בשקף.
- לאפשר רמות הצגה של מידע – level high לעומת drill down.
צעדים אלו יסייעו לכם לזקק את המידע הדרוש לקהל היעד כדי להבין את המסר שלכם, ויסייע להם להבין,
להטמיע וליישם בשטח.
לסיכום
בעידן של הצפת מידע ,המסר שאתם רוצים להעביר חייב להתבלט.
תשומת הלב והעניין של קהל היעד הוא מוגבל, יש שפע של מתחרים על תשומת הלב שלהם, וזה מייצר רעש
סביבתי שמכביד על קהל היעד לקבל ולעבד מסרים.
כדי להתגבר על הרעשים, עיצוב המסר צריך למשוך הן את תשומת הלב הראויה והן להיחרט
בזיכרון של קהל היעד – Be Memorable.
שימוש נכון בעקרונות עיצוב המידע ובכלים פרקטיים של data visualization, יאפשרו לכם לבצע זאת בהצלחה.
