תקן 2420 – מהי בדיוק כוונת המשורר?
כתיבת דוחות ביקורת – חלק בלתי נפרד מעבודתנו כמבקרים פנימיים.
תקן 2400 מתוך התקנים המקצועיים הבינלאומיים של לשכת המבקרים הפנימיים העולמית (IIA): "מבקרים פנימיים חייבים לדווח על תוצאות מטלת הביקורת".
ואכן, למבקר פנימי נדרשות תכונות רבות (עליו להיות בקיא, מעודכן, בעל יכולות אבחון, ראייה רחבה, דיוק, התעמקות בפרטים, בעל אינטליגנציה רגשית, יכולת הקשבה והסקת מסקנות ועוד…), אך חובה שתהיה לו גם יכולת כתיבה שוטפת וברורה והתנסחות רהוטה ומדויקת.
על פי תקן 2420 – "הדיווחים חייבים להיות מדויקים, אובייקטיבים, ברורים, תמציתיים, בונים, שלמים ובמועד".
אין ספק שהמשפט שלעיל נכתב על ידי מבקר!
ומהי בדיוק כוונת המשורר?
מדויקים – "נטולי טעויות ועיוותים ונאמנים לעובדות" (מתוך הביאור לתקן).
הצורך לדייק בכתיבה הוא קריטי. הדיווחים צריכים להתבסס על ממצאים חלוטים, מתועדים ומאומתים. אלא שמרוב רצון לדייק אנו נוטים להיזהר במיוחד, ולהוסיף שלייקס על החגורה. דוגמאות:
אם בבדיקת תהליך מסוים לא נמצאו ליקויים, לא נכתוב שהתהליך נבדק ונמצא תקין, אלא נכתוב שלא אותרו ליקויים בתהליך.
או למשל, כאשר נרצה לתאר מה בדקנו בביקורת, נכביר בפרטים על מנת לדייק (מילת המפתח – "לרבות"): "בביקורת נבדק המודל החישובי, לרבות תהליך קליטת הנתונים, תהליך עיבוד הנתונים ופלט המודל. עוד נבדק תיעוד המודל, לרבות קיום נוהל פנימי, מסמך תיעוד המודל, נוהל תפעול המודל.
אובייקטיביים – "דיווחים הוגנים, ללא משוא פנים ובלתי מוטים, והינם תוצאה של הערכה שקולה והוגנת של העובדות והנסיבות".
אובייקטיביות נמצאת בבסיס תפקידו של המבקר. ככל שקיים חשש לפגיעה באובייקטיביות או באי תלות המבקר, חזקה עליו שיתריע על כך ויימנע מביצוע מטלת הביקורת.
מנגד, מרוב הרצון העז להיות הוגן והגון, אנחנו משקיעים אנרגיות מרובות בניסיון למצוא ניסוחים קרובים או דומים לאותו ממצא:
"המבוקר חרג מסמכותו"; "המבוקר פעל שלא בהתאם לסמכותו"; "הפעולה בוצעה בסמכות שאינה תואמת".
פתרון נוסף הוא שימוש במילת מפתח אחרת – "לכאורה": "המבוקר חרג לכאורה מסמכותו"; "משאבי הבקרה לכאורה אינם מספקים", ועוד.
ברורים – "קלים להבנה והגיוניים, תוך הימנעות משימוש לא נחוץ בשפה טכנית, ומתן כל המידע המשמעותי והרלבנטי".
לא תמיד ברור כיצד לכתוב ברור, ובפרט בדוחות ביקורת שעוסקים בנושאים טכניים ומורכבים במיוחד, כדוגמת המשפט שקראתי לאחרונה: "במסגרת סימולציית מונטה קרלו מוגרלים השינויים בשווי הנכסים, בין היתר, לפי תנועות אדיוסינקרטיות שאינן מתואמות עם הלווים האחרים".
תמציתיים – "לגופו של עניין, תוך הימנעות ממתן פירוט לא נחוץ, כפילויות ומילוליות יתר".
ואמנם, בשנים האחרונות מתמודדים המבקרים הפנימיים יותר ויותר עם הצורך לכתוב בצורה מקוצרת ואפקטיבית. סף הסבלנות של הקורא הממוצע התקצר, ואנשים רגילים לצרוך אינפורמציה תמציתית במהירות ונעזרים בסמארטפונים להתעדכנות זריזה בנעשה.
הקורא הממוצע נכנס לאתר חדשותי, מאתר כותרת מעניינת, מתחתיה כתוב "זמן קריאה 10 דקות" – תגובתו המיידית היא סגירת האפליקציה. בקצב של היום, למי יש 10 דקות להקדיש לקריאת כתבה? וכך הקורא מרפרף לו בין כותרת לכותרת, אולי מתעכב על סרטון כזה או אחר (אבל רק אם ניתן לדלג על הפרסומת לאחר מקסימום 7 שניות). אז מי יטרח לקרוא דוח ביקורת מרובה עמודים?
בונים – "מסייעים ללקוח המטלה ולארגון להוביל לשיפורים היכן שנדרש".
ברור, הרי זה מהות תפקידנו. רק מה, אין זהירים מאיתנו. הדוגמה הבולטת היא השימוש המרובה במילת מפתח נוספת בולטת – "ככלל":
- "ככלל, לא נמצאו ליקויים".
- "ככלל, נמצאו ליקויים שאינם חמורים, וניתנים לתיקון במהלך העסקים הרגיל".
- "ככלל, התהליך מבוצע בהתאם לנהלים".
- "הביקורת סבורה כי ככלל, מסמך המדיניות הינו בהלימה לתיאבון הסיכון שהוגדר".
שלמים – "אינם מחסירים מידע חיוני למשתמשים וכוללים את כל המידע המשמעותי והרלבנטי לתמיכה בהמלצות ובמסקנות".
וכאן הקושי הגדול – עד כמה לפרט? מידע משמעותי בעיני אחד נראה שולי בעיני אחר.
לשם כך הומצא הפתרון הגאוני המוכר לכל מבקר פנימי – העברה לנספחים. ופעמים רבות ככל שדוח הביקורת מתקצר, כך עמודי הנספחים מתרבים.
במועד – "מתוזמנים, בהתאם למהותיות הנושא, באופן המאפשר להנהלה לבצע פעולות תיקון הולמות".
הדיווח במועד חשוב לצורך אפקטיביות הביקורת. דיווח שיגיע לאחר זמן רב מדי עלול להיות פחות רלבנטי, לאחר שהסוסים כבר ברחו מהאורווה.
באופן הגיוני, על מנת לקצר זמני טיפול ועריכה, עדיף לכתוב באופן מקוצר וממוקד ככל האפשר. באופן מעשי, על מנת לקצר זמני טיפול ועריכה, דוחות ביקורת נותרים לעיתים ארוכים ומלאים בפרטים, העיקר "לרוץ קדימה".
אז מה המסקנה?
- להמשיך להשתדל.
- להוסיף ולהשקיע בפיתוח יכולות הכתיבה של המבקרים;
- לתרגל סימולציות של כתיבת ממצאים בקצרה ובאופן ממוקד;
- לעודד את המבקרים לנסח את הממצאים תוך כדי הביקורת – כתיבת הממצא מחדדת את המחשבה, מאפשרת להעמיק ולבדוק היבטים נוספים תוך כדי הביקורת בשטח ומקצרת זמנים בסיומה.
ולמי שצלח את קריאת הטור עד כה – כל הכבוד! באמת שניסיתי לקצר…
