כמבקרים אנחנו שואפים לשיפור מתמיד ולהתנהלות יעילה. האם תהליך הביקורת מהווה דוגמה ליעילות ולאפקטיביות בעבודה?
יישום "LEAN" (ניהול "רזה") ביחידת הביקורת מסייע להשיג שיפור מתמיד בתהליך הביקורת.
מה זה "LEAN" (ניהול "רזה")?
LEAN היא מתודולוגיה ניהולית שמקורה במפעלי טויוטה.
היא נגזרת מהאסטרטגיה של המפעל וממוקדת בצמצום בזבוזים וביצוע פעולות המוסיפות ערך ללקוח ולארגון.
יישום המתודולוגיה החל בעולמות הייצור והתעשייה והתפשט לתחומים נוספים.
בשנת 2009 נחשפתי למתודולוגיה ועברתי סדנת LEAN כחלק מההכשרות הארגוניות המקובלות בעולם התעשייתי, לקראת ביקורת על עולם הייצור והתפעול, אולם אז לא עלה בדעתי הרעיון לרתום את המתודולוגיה לשיפור תפעולי ביחידת הביקורת.
כמו הרבה דברים טובים, גם יישום ה- LEAN ביחידה שלנו אירע במקרה.
בשנת 2012 השתתפתי בסדנא בלונדון שבה שמעתי על הטמעת ה- LEAN ביחידת הביקורת.
הוקסמתי.
מה יכול להיות משמח יותר מלקצר את דוחות הביקורת?
לייעל את תהליך קבלת התגובות?
לתת דוגמא אישית לאפקטיביות מהי?
ה- LEAN הוא מסע שאין לו קץ שבו אנחנו לומדים ועסוקים בלשפר את עצמנו ואת תהליך הביקורת ותוצריו שוב ושוב, עוד ועוד.
זו בהחלט דרך ארוכה.
שני העקרונות המנחים של ה-LEAN
- צמצום "בזבוז"
- ומתן ערך מוסף ללקוח ולארגון.
מתודולוגיית LEAN מתמקדת בתרבות ארגונית של מצוינות ושיפור מתמיד תוך שימוש בכלי עבודה שונים כגון:
- ניתוח חוזר ונשנה של תהליכים
- כלי תחקור להבנת המתרחש בשטח ובתחנות עבודה
- ושימוש בשפה ובכלים חזותיים.
חשוב להדגיש שאין המדובר בהטמעת סט כלים אחיד בשיטת "העתק הדבק", אלא על פילוסופיה ותרבות ארגונית תומכות המספקות תשתית מוצקה להפעלת כלים אלה.
העתקה של כלים מחברה לחברה לא בהכרח תביא לשיפור בתוצאות.
יתרה מכך, שימוש טכני בכלים, ללא פיתוח התפיסה והתרבות, ללא התאמה למאפיינים הייחודיים של היחידה וללא רתימה של צוות הביקורת לא יביא את התועלת הרצויה.
כיצד הטמעת ה- LEAN באה לידי ביטוי?
מכאן ברור שהטמעת ה- LEAN תבוא לידי ביטוי בדרכים שונות ביחידות ביקורת שונות.
כך לדוגמא, שונות בהגדרת לקוחות הביקורת גוזרת שונות לאורך התהליך.
תהליך ההטמעה ביחידת הביקורת שלנו כלל ארבעה שלבים מרכזיים:
- הנעה והגדרת לקוחות
- זיהוי משאבים
- איתור בזבוזים
- מדידה ולמידה.
מדידת ביצועים זה אחד המפתחות המשותפים להטמעת ה- LEAN בכל יחידות הביקורת.
האמת ניתנת להאמר, לא תמיד נעים למדוד את ביצועי הביקורת ולעיתים התמונה העולה מן המראה מתסכלת.
אבל, אחרי שמתגברים על ההתנגדויות למדידה והתמונה מתבהרת, זהו מנוף משמעותי לשיפור תפוקות ואפקטיביות ביחידה.
תרבות ה LEAN בביקורת הפנימית בתנובה
כחלק מתוצאות התהליך בוצעו התהליכים הבאים:
- מבנה צוות הביקורת השתנה
- תהליך העבודה של משימת הביקורת הוגדר מחדש
- כלי עבודה נוספים הוטמעו:
- כלים חזותיים
- מיומנויות רכות soft skills (כגון: מו"מ וכלי למידה ארגונית)
- התאמנו את מבנה הדוחות לצרכי הלקוחות ועוד ועוד.
צמצום הבזבוזים מבחינתנו כלל בין היתר קיצור משך הכתיבה וה'פינג-פונג' עם המבוקרים לצד הפחתת עלות משימות הביקורת וגם קיצור פגישות לא אפקטיביות עם מבוקרים.
לסיכום
בעולם שבו חסכון במשאבים הוא ערך עליון הטמעת LEAN איננה מותרות.
זו שאלה קיומית.
