לפני כשבוע ריצ'רד צ'יימברס פרסם פוסט בבלוג – C-Suite Owes More Than Simple Awareness of Internal Audit Reports, בנוגע לאחריות ההנהלה הבכירה ליישם ולפעול בהתאם להמלצות המבקר ולא רק להכיר בדו"חות הביקורת. במאמר זה צ'יימברס הביא מספר דוגמאות לארגונים שלא התייחסו לממצאי הביקורת ולא יישמו את ההמלצות על אף הסיכונים ונאלצו לשלם מחיר כבד.
אך מה שעניין במיוחד את צ'יימברס היו תגובות הקוראים לפוסט שלו.
הקוראים טענו שזוהי אחריות הביקורת הפנימית להגיש דו"ח קריא, מתומצת ובהיר שיאפשר להנהלה לקרוא ולהבין את הדו"ח בצורה מהירה וברורה. זאת מתוך הנחה, שאם הם יבינו את הסיכונים אז הם יפעלו בהתאם.
אך יש לא מעט דו"חות בני 20 עמודים ומעלה, שהממצאים קבורים אי שם בסוף הדו"ח, לעיתים הממצאים נתפסים כקטנוניים והארגון לא רואה בהם ערך.
"What we perceive as objective reporting
can sometimes trigger fear or anger
from those being audited"
בדו"חות ביקורת נהוג לציין את הממצאים המעידים על נקודות לשיפור ותיקון. כאשר המבוקר קורא את הדו"ח הוא עלול להתרכז בשאלה "איך המנהלים שלי יגיבו כשיקראו זאת?", באותו רגע הוא מרגיש שכל ההצלחות שלו נעלמו ורואים רק את הליקויים.
במצב כזה, התייחסות חיובית סמלית יכולה לשנות את ההתייחסות של המבוקר בצורה משמעותי.
צ'יימברס מציע 5 המלצות בכדי לוודא שאכן קוראים את הדו"חות שלכם ולא מתעלמים מהם:
- לוודא שיש תקשורת שוטפת עם ההנהלה ולהדגיש ממצאים משמעותיים שעולים מהביקורת
- להעביר בצורה בהירה ומדויקת את הרקע, גורמים והשלכות בתוך הדו"ח הכתוב.
- לסכם ממצאי מפתח בתמצית מנהלים בתחילת הדו"ח.
- לשקול שימוש בדירוג מספרי או איכותי ("לא מספק", לצבוע בצבע אדום) לכל ממצא או לכל דו"ח.
- לא להסתפק בדו"ח הכתוב, להכין בריף להנהלה הבכירה ולועדת הביקורת ולהמשיך לעקוב ולראות יישום של ההמלצות ולעדכן את ההנלה ואת ועדת הביקורת בהתאם.
ובנימה אישית,
צ'יימברס מוסיף כי בשורה התחתונה רק שותפות טובה בין התפקידים השונים בארגון תוביל להצלחה. כל צד צריך למלא את חלקו תוך מתן כבוד לצד האחר – גם ההנהלה וגם הביקורת.
מקרה זה רק מעצים את החשיבות של ביצוע עבודת הביקורת בצורה מדויקת, מקצועית וללא פשרות ולתת תוקף לתואנות שווא מצד המבוקרים.
