תיאור תפקיד מנהל בקרה ונהלים
כללי
רשת כוורת מהווה פעילות קמעונאית עסקית בתוך מלכ"ר, עקב מורכבות הפעילות, סיכוניה ופעילותה הענפה, הוחלט למנות מנהל בקרה ונהלים על מנת שיסייע בידי הרשת והמנכ"ל בכל הקשור לבקרה ולשיפור תהליכים.
הגדרת תפקיד
מנהל הבקרה והנהלים יהא אמון על עריכת ביקורות מתוכננות ופתע, בהתאם לתוכנית עבודה, שתקבע על ידי המנכ"ל וכן בנושאים שיעלו במהלך השנה ויחייבו מענה בהתאם להנחיות המנכ"ל ו/או ועדת הביקורת.
הממצאים וההמלצות יועברו למנכ"ל, ככלי ניהולי מקצועי ובלתי תלוי, הנותן תמונת מצב של הנושא שנבדק, לצורך בקרה, שיפור וייעול תהליכי העבודה בחברה.
הביקורות תערכנה ע"י מנהל הבקרה והנהלים, בהתאם לעקרונות ביקורת מקובלים ויכללו בין היתר: בדיקת תהליכי עבודה, התנהלות ארגונית, עבודה בהתאם לחוק ולכל דין, כללי ניהול תקין, עבודה בהתאם לנהלי הארגון, שמירה על טוהר המידות, חסכון ויעילות תהליכים וכתיבת נהלים.
כפיפות
מנהל הבקרה והנהלים יפעל בכפיפות ניהולית למנכ"ל הרשת
עיקרי תכולת התפקיד:
א. תכנון תוכנית ביקורת שנתית לכלל פעילות הארגון (מחלקות, תחומי פעילות, נושאים שוטפים), ובכלל זה נושאים כגון: רכש, בטיחות, ביטחון, מלאי, כספים, מערכות מידע, קופות, מזון, סניפים, מרלו"ג, אחזקה, בדיקות מתוכננות ופתע).
ב. ביצוע תוכנית הביקורת השנתית, כפי שתאושר על ידי המנכ"ל. ביצוע הבדיקה תבוצע בעקרון עפ"י אבני הדרך הבאים: תכנון הבדיקה והכנת תוכנית בדיקה; ביצוע בשטח (ראיון, תצפיות, קבלת חומרים, ניתוח וכו'); גיבוש טיוטה והצגתה למבוקרים; הכנת דוח סופי לאחר קבלת התייחסות המבוקרים.
ג. ביצוע בקרות נוספות על אלו שאושרו בתוכנית השנתית, לפי הצורך ובאישור מנכ"ל
ד. עפ"י החלטת מנכ"ל – קיום דיון על הדו"ח, ממצאיו והמלצותיו
ה. מעקב אחר ביצוע ההמלצות של דוחות הבקרה והצגת ריכוז הממצאים אחת לתקופה כפי שתוגדר ע"י המנכ"ל/ לפי הצורך
ו. בקרת חוזים והתקשרויות בהתאם לתוכנית העבודה
ז. אחריות על כתיבת נהלים ועדכונם
ח. עיצוב תהליכים ממוחשבים שבהן מובנות בקרות מתאימות
ט. הפקת דוחות חריגים ואי סבירויות ממערכות ממוחשבות וניתוח החריגים לסיבותיהם
י. דיווח לגופי מטה, השתתפות בוועדות ודירקטוריונים עפ"י העניין
יא. ממשקי עבודה עם קב"ט הרשת
יב. משימות נוספות (כגון בדיקת חשדות ותלונות), תוך היוועצות עם המבקר הפנימי.
יג. איש הקשר למבקר הפנימי.
ניהול הידע
לצורך ניהול הידע של מנהל בקרה ונהלים ינוהל קובץ מחשבי ייעודי בו תישמרנה הטיוטות, דפי עבודה, תכתובות, התייחסות הנבדקים.
עיקרי דרישות התפקיד
- תואר אקדמי ראשון
יתרון לתואר בתחומים הבאים: כלכלה/מנהל עסקים/או"ש/הנדסת תעשייה וניהול/משפטים או חשבונאות
- תואר שני עם התמחות בביקורת יהווה יתרון
- היכרות עם עקרונות ביקורת מקובלים בתחום
- הסמכה פורמלית בנושא ביקורת פנימית – יתרון
- הסמכה פורמלית בנושאי ביקורת במערכות ממוחשבות – יתרון
- ידע במערכות מידע – יתרון
- ניסיון מוכח של 3 שנים לפחות בעבודת ביקורת פנימית בתחום הריטייל
- יכולת כתיבת דוחות והמלצות ממוקדות וענייניות
- סדר וארגון
- יכולת הסקת מסקנות וכתיבת המלצות מוכחת
- יושר ואמינות
- יכולת עבודה עצמאית
- שליטה מלאה בסביבה ממוחשבת
- יחסי אנוש מעולים
- כושר הבעה מצוין בכתב ובע"פ
- טז. חובת נוכחות גם בעיתות משבר (מפעל חיוני)
- נכונות לעבודה מאומצת ונסיעות בכל רחבי הארץ
דוא"ל לשליחת קו"ח: irit-k@caveret.org
