איך שמים סוף לסוף שנה?

בארגונים רבים, בארץ ובעולם, ככל שמתקרב סוף השנה האזרחית עולה כמות המטלות לביצוע, ובמקביל עולה מפלס הלחץ.

ואנו, המבקרים הפנימיים, איננו מנותקים (אף שמטיחים בנו אחרת לא מעט פעמים), וגם אצלנו חודש דצמבר הופך לבלתי אפשרי לאור כמות המשימות עצומה.

רוצים דוגמאות? בבקשה:

צריך לגמור לפרסם כמה שיותר דוחות ביקורת. הרי סוף שנה מגיע, תיכף נתחיל בביצוע תוכנית עבודה חדשה.

צריך לקדם הוצאת טיוטות דוחות ביקורת. לפחות להעיף את הכדור אל מגרש המבוקרים, לקבלת תגובות.

מנגד, צריך לאשר למבוקרים דחיות בזמני התגובה. הרי "סוף שנה, יש לנו מיליון דברים דחופים לבצע, הרבה יותר חשובים. מה באתם לנו עם הביקורת עכשיו?" וגם: "לקח לכם שבועות ארוכים לשלוח לנו טיוטה, עכשיו תחכו אתם לנו".

צריך לבצע מעקב שנתי אחר טיפול בממצאי עבר. כך גם נוכל לוודא שאנחנו עדיין אפקטיביים (כלומר שלוקחים אותנו ברצינות).

צריך למדוד תכנון מול ביצוע לגבי השנה שחלפה, על מנת להפיק לקחים לקראת בניית תוכנית העבודה לשנה הבאה (בתוך שלב זה – הכנת הסברים, שלא לומר תירוצים, במקרה שהפערים בין השניים גדולים חלילה).

צריך למדוד האם עמדנו ב- Kpi's שהוגדרו (אנחנו טובים בהמלצות כאלה, אבל כלפי אחרים…:))

צריך להכין מסמך סיכום שנתי להגשה לוועדת ביקורת (בתקווה שאכן עמדנו ביעדים שהוגדרו לנו, ראו סעיף תירוצים לעיל).

צריך לעדכן את סקר הסיכונים של הביקורת.

כמובן שצריך להתאים את תוכנית העבודה הרב-שנתית לסקר הסיכונים המעודכן.

צריך להיפגש עם גורמי בקרה ושומרי סף אחרים בארגון לשם תיאומים לקראת השנה הבאה (רק שכאמור כולם עסוקים, ואף אחד לא מתלהב לפנות זמן למפגש עם הביקורת).

צריך ללמוד את התוכניות האסטרטגיות של הארגון והיחידות השונות (אינספור מצגות).

צריך לבחון עדכוני מדיניות שבוצעו, שינויים בתיאבון הסיכון (עוד מצגות), ולוודא שאלה אושרו אצל הגורמים המתאימים בארגון.

צריך ללמוד את תוכניות העבודה של יחידות הארגון, ולוודא שהן בהלימה לאסטרטגיה, למדיניות ולתיאבון הסיכון שנקבע.

צריך להיפגש עם מנהלי יחידות בארגון, לשיחות על התוכניות לשנה הבאה (אבל הם עסוקים, כבר אמרנו?)

צריך ללמוד כיצד מתועדפים תקציבים בארגון לשנה הבאה (האם הם מביאים בחשבון המלצות ביקורת בנושאי מיכון ותקציבים?).

צריך לשבת עם המבקרים ולשמוע מהם רעיונות והצעות לשנה הבאה (לרוב הרעיונות הכי טובים נמצאים ממש מתחת לאף, צריך רק להקשיב).

צריך להכין תוכנית עבודה לשנה הבאה, הנגזרת מהתכנית הרב-שנתית ומכל האמור לעיל (גם חובבי הרכבת פאזלים מרובי חלקים יישברו כאן).

צריך להכין מסמך תוכנית עבודה ומצגת תואמת להצגה ואישור בוועדת הביקורת (החלק הכי קשה – החלטות לגבי התמונות שישולבו במצגת).

צריך לוודא שנוצלה יתרת התקציב השנתי היחידתי.

בהתאם, צריך להפיק אירוע סוף שנה יחידתי.

צריך לגמור לנצל את ימי החופש השנתיים.

ואכן, רגע לפני סוף השנה האזרחית, בשיא הלחץ, אתם מקבלים הצעה שלא ניתן לסרב לה – לנסוע לחופשת כריסטמס/סילבסטר/חנוכה בדקה ה-90 ל_____ (נא להשלים בהתאם להעדפות). נכון שצריך?

הצילו!

להתראות 2017, ברוכה הבאה 2018. בתקווה להרבה ביקורת פנימית בונה, ובתקווה שאצליח להסדיר את נשימתי עד דצמבר הבא.

 

 

השארת תגובה