רבות נכתב על הקשיים שבהם נתקלים מבקרים פנימיים בבואם למלא את תפקידם כשומרי הסף של הציבור האמונים על איתור ליקויים נורמטיביים בהתנהלות הארגון. כך למשל, מרכז המחקר של הכנסת מציין בדוח מ-2016 נקודת תורפה מהותית: "בתפקידו של המבקר הפנימי טמון קושי אינהרנטי הנובע מכך שעליו לבקר את הארגון שהוא משתייך אליו, והוא כפוף להנהלת הארגון שהוא מבקר".

מבלי להמעיט חלילה מחשיבותו של הקושי, הרי שגם אם המבקר זוכה לגיבוי מלא מהנהלת הארגון בבואו לבדוק תלונות על מעשי שחיתות, הוא עלול במהלך הטיפול במקרים כאלה להסתבך בעצמו בהתנהלות בעייתית, ואולי אפילו פסולה, שתעיב על עבודתו הנאמנה ועל מאמציו הכנים לבער את השחיתות בארגון שבו הוא מועסק.

להלן תיאור מקרה שאירע לפני שנים רבות הממחיש בעייתיות זו:

ביום שמשי ונאה אחד הגיע עובד אלמוני למבקר פנימי פלוני וסיפר לו כי עובדים במחלקה שבה הוא מועסק נוהגים למנות תורן יומי שמגיע השכם בבוקר לעבודה ומדווח נוכחות באמצעות החתמת כרטיסי הנוכחות של עמיתיו, בעודם הם נמים את שנתם בביתם. אותו מקור הוסיף וסיפר למבקר כי הוא בעצמו נהנה בעבר מיתרונותיו של סידור זה, אולם עתה החליטו עמיתיו להדירו מהסידור הזה מטעמים שונים. הוא מוסר למבקר את המידע הזה בתנאי שלא ייחשף ויזכה לדיסקרטיות מלאה. המבקר הפנימי עדכן על כך את הנהלת הארגון, שהציעה לו לשכור חוקר פרטי על מנת לאמת או לשלול באופן מיידי את החשדות. החוקר הפרטי הגיש למבקר דוח מעקבים של החשודים בהונאה, שכלל בין השאר רישום חסוי ממערכת האוכלוסין של משרד הפנים המעיד כי אחד העובדים שהה בחו"ל במועד שבו דווח כי שהה במקום העבודה. לאחר מכן, במסגרת ההליכים המשמעתיים נגד העובדים, הנחתה הנהלת הארגון את המבקר להגיש תלונה במשטרה נגד העובדים המעורבים בגין גניבה ממעביד.

ניתן להמשיך בתיאור המקרה כיד הדמיון (או המציאות) הטובה, אולם גם מתיאור קצר זה ברור כי בבואו לבדוק התנהגות נורמטיבית פסולה בארגון, המבקר מתמודד עם שלל דילמות מורכבות:

• האם המבקר רשאי להבטיח לעובד המוסר מידע סודיות, למרות מעורבותו בתרמית?
• האם המבקר רשאי להעסיק באופן ישיר חוקר פרטי? ואם כן, מה עליו לעשות אם החוקר מציג ראיה שהושגה באופן לא חוקי?
• האם המבקר רשאי להגיש תלונה במשטרה, לגָבּות אותה בעדות ואף לחזור עליה בבית המשפט אם יידרש?

המבקר אינו חייב לבדוק את החשדות בעצמו

מובן מאליו כי מבקר יכול לפטור את עצמו מהטרחה ואי הנעימות הכרוכות בבירור חשדות לשחיתות ולהפנות את המתלונן להגיש תלונה במשטרה. מצד שני, ניתן לטעון במקרה כזה כי המבקר לא נקט את הפעולות הבסיסיות הנדרשות לבירור החשדות ולכן לא מילא את חובתו לארגון.

ניתן גם לשקול פנייה לגוף בדיקה חיצוני, דוגמת משרד המתמחה בביקורת חקירתית, שיבחן את החשדות ויגיש דוח בדיקה למבקר, אולם גם אז יידרש המבקר ליישם אמצעי פיקוח ובקרה על תהליך הבדיקה בעולם תוכן שאינו מוכר לו.

כמו כן, ישנם ארגונים (בעיקר גדולים) שבהם בדיקות ובירורים כאלו מתבצעים על ידי יחידת ביטחון או מניעת הונאות ייעודית. אולם לצד אלו קיימים די והותר מבקרים פנימיים שנדרשים לבצע בדיקות מסוג זה בעצמם, ובפרט אם המידע נמסר להם ישירות.

אז מה עושים?

דילמות אלו מדגישות את הצורך בהנחיות ברורות שיאפשרו למבקרים להבחין בין פעולות בדיקה חוקיות לפעולות לא חוקיות, על מנת לצמצם את הסיכון כי יסתבכו בעצמם בפעולות בעייתיות בבואם לבדוק התנהגות נורמטיבית פסולה. לכך יש להוסיף מורכבות משפטית ותפעולית באשר לשיטות וכלי הבדיקה בעקבות פסקי דין לא מעטים על רקע חוק יסוד: כבוד האדם וחירותו, וכן חוק הגנת הפרטיות.

להלן מספר נושאים לדיון ופתרונות אפשריים:

אמינות – יש לבדוק את אמינות המידע שנמסרה לביקורת, ללא קשר למניעיו של מוסר המידע (כגון נקמה, תסכול וכו'). כחלק מההתנהלות מול מוסר המידע יש להקפיד לברר עימו כיצד אפשר להוכיח את טענותיו. אם המידע נמצא לא אמין, מומלץ לנתק עימו מגע.

סודיות ודיסקרטיות – ניתן לשמור על סודיות זהותו של מוסר מידע הדורש זאת, למעט במקרה של מתן צו שופט המחייב לחשוף בפניו את זהותו. עם זאת, יש להבהיר למוסר המידע כי הביקורת לא תוכל למנוע מאנשים לחשוד בו, אך תעשה את כל הנדרש כדי למנוע זיהוי ודאי שלו.

חסינות – יש להימנע מלהבטיח למוסר המידע הבטחות כלשהן בתמורה למידע שמסר. יש להבהיר לו כי הוא חשוף לנקיטת הליכים בגין מעשיו וכי אין בסמכותו של המבקר להעניק לו חסינות כלשהי.

בדיקות מבססות – נדרש להשיג בסיס ראייתי מספק כדי לאמת את המידע באופן שיהיה אפשר להמשיך ולבדוק אותו. הבסיס הראייתי יכול לכלול מסמכים, התכתבויות, חשבונות, חוזים, הקלטות, צילומים, סיורים, עדויות נוספות ממקורות נוספים, ניתוח מידע מתוך מערכות מידע או מידע גלוי. חל איסור מוחלט לפעול לאימות מידע באופן בלתי חוקי ובהפרת כללי צנעת הפרט.

תשאול עובדים – במקרים שבהם נדרש תשאול של עובדים, כדאי שיוכנו שאלות מראש ותיערך הדמיה של התנהלות התשאול, לרבות תרגול שאלות ותגובות אפשריות ותרחישים פוטנציאליים.

הפעלת חוקר פרטי – יש לקבל אישור מהנהלת הארגון להפעלת חוקר פרטי לצורך ביסוס תשתית ראייתית, לרבות הפעלת אמצעים טכנולוגיים על ידי החוקר. במסגרת ההתקשרות עם החוקר הפרטי יש ליידעו כי הוא יחויב להעיד בהליך משטרתי או משפטי, אם יתקיים כזה. יש לוודא שהחוקר ימציא דוח ותיעוד מסודר לממצאיו, ולבצע עליהם בקרת איכות מלאה כדי לוודא שהם תקפים והושגו כדין.

גישה לתיבת דואר אלקטרוני של עובד הארגון – פעולה רגישה הכרוכה בחסמים משפטיים לא מעטים, ולכן תיעשה בכפוף לאישור מראש ובכתב של היועץ המשפטי ושל העובד המדובר (מועסקים בהווה או שהעסקתם הסתיימה).

חשש לעבירה פלילית – במקרים שבהם הבדיקה חושפת חשש לביצוע עבירה פלילית, יש ליידע מייד את הממונה על המבקר הפנימי ואת היועץ המשפטי, ובהתאם לראיות הקיימות תישקל הגשת תלונה למשטרת ישראל.

מתן סיוע לחקירה משטרתית – במקרים שבהם נדרש מתן עדות או סיוע למשטרה בחקירה המתנהלת בעקבות בדיקת הביקורת, יש לקבל מראש את אישור היועץ המשפטי לכך. לשם כך נדרשת בקשה רשמית בכתב של המשטרה או צו שופט מתאים. ככלל, מבקר לא יתעמת עם חשודים במסגרת חקירה משטרתית.

שיבוש הליכי חקירה משטרתית מתנהלת – אין לבצע בדיקת ביקורת במקביל להתנהלות חקירה משטרתית באותו נושא. במקרה של ספק יש לקבל אישור ממשטרת ישראל בכל שלב משלבי הבדיקה כי פעולות המבקר אינן משבשות חקירה עתידית או קיימת המתנהלת במשטרה.

לסיכום:

החוק והתקנים המקצועיים מחייבים את המבקרים הפנימיים לשמש גם כשומרי סף האמונים על בדיקת ליקויים נורמטיביים בהתנהלות הארגון. במהלך הטיפול במקרים אלו, המבקר עלול להסתכן בביצוע עבירות שיפגעו באמינותו המקצועית ויעיבו על מאמציו הכנים לבער את השחיתות בארגון שבו הוא מועסק. לכן יש להפיץ למבקרים הנחיות ברורות שיאפשרו להם לברר חשדות למעשים לא נאותים מבלי לחשוש כי יסתבכו בעצמם בפעולות בעייתיות. הנחיות אלו יתבססו על הוראות החוק ועל ניסיון מקצועי מצטבר.

עתה נותר לשאול רק 'מי ירים את הכפפה' לקיום דיון מעמיק ועריכת הנחיות אלו?

The post מי ירים את הכפפה appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

את חי פגשתי לראשונה בשנת 2008. על נסיבות הפגישה, שהפכה לפגישות רבות, מוטל כמובן איפול מלא. מאז אותה פגישה זכיתי להכיר איש חכם וחד שההיגיינה הציבורית היא בראש מעייניו.

את הספר שכתב חי, "גיבורים בעל כורחם", קראתי מיד כשיצא מבית הדפוס. הספר בנוי מסיפורים שונים, ובכל פרק מתואר סיפורו של חושף שחיתות אחר. הספר מרתק ועדויותיהם של חושפי השחיתות עצרו לעיתים את נשימתי. אני בטוחה שגם אתם תמצאו בו עניין רב.

הי חי, ספר לנו עליך

אינני חושף שחיתות אלא עורך דין המלווה חושפי שחיתויות, כמייצג בבתי דין ומול מבקר המדינה, כיועץ, מעסיק לעת צרה וחבר. מזה כעשור וחצי אני עומד בראש עמותת עוגן להגנה על חושפי שחיתויות.

איך אתה רואה את תפקידם של חושפי השחיתות?

באנגלית קוראים לחושפי שחיתויות "whistle blowers", השורקים במשרוקית, מכיוון שהם מפרים את הדממה המאפשרת לשחיתות להתנהל באין מפריע ומזעיקים עזרה. ממש כמו שוטר ששורק כשהוא קולט עבריין בזווית עינו, כך החושף שולף משרוקית וירטואלית ומסב את תשומת לב המערכת לריקבון שבו הבחין בעיניו האחראיות. אלמלא השריקה הריקבון היה ממשיך לאכל את גופו של הארגון ללא הפרעה.

ומה תפקידך בכוח?

נעימה לי שריקתם של חושפי השחיתות ואני שם בשבילם.

איך הגעת לכתוב את הספר?

לפני כמה שנים החלטתי שזה לא יהיה אתי לשמור לעצמי את כל הרעש שזכיתי לשמוע. הרי הידע שעבר דרכי בזכות חושפי השחיתויות הוא עצום, אוקיינוס של סיפורי אימה על המתרחש בארגונים גדולים, פרטיים וציבוריים. נחשפתי למתרחש במרתפים אפלים שבהם הונדסה מציאות חמדנית, אלימה ומסואבת. בזכותם נחשפתי לתרבות הארגונית הנגועה של חברות ממשלתיות, למכרזים התפורים בעיריות גדולות, להתעמרויות שיטתיות, לקלות שבה גופים נפלו לזרועותיהם של עבריינים ובעטו הצידה את עובדיהם המסורים; לטרפת ששררה במכון לרפואה המשפטית שהינדסה את האמת ועיצבה את המוות כרצונה, ולשוביניזם העמוק שפשה במשטרת ישראל וחיסל נשים – אישית ומקצועית – בשמה של רעות מעוותת. המון חומר-מרתפים התנקז במגירותיי לאורך השנים, והרגשתי שהוא חייב לראות אור יום.

"גיבורים בעל כורחם" אומנם מביט אחורה, אל עבר פרשות דרמטיות שהתרחשו זה מכבר והסתיימו בדרך זו או אחרת, אך חי מתעקש לבחון אותן כמקרי בוחן על-זמניים ולהבין כיצד התרחשו מלכתחילה. עתיד ארגוני בריא מתחיל בבחינה של ההווה והעבר החולים, מפני שללא הליך של הסקת מסקנות ההיסטוריה נדונה לחזור על עצמה.

למי מיועד הספר?

"גיבורים בעל כרחם" יכול לסייע לכל כך הרבה גורמים המתמודדים עם השחיתות. אפשר לקרוא אותו כספר הדרכה לחושפי שחיתויות ולאנשים שחייהם נוגעים בהם, משום שהוא מכיל מידע שימושי רב עבורם, עבור עורכי דינם, השופטים הדנים בתיק, פעילים חברתיים המושקעים במאבק בשחיתות, מעסיקים ובני/ות זוג.

כל חובב ספרים יכול לקחת מרחק מהכתוב ולקרוא את הספר כקובץ סיפורי מדע בדיוני, משום שהפרטים המופיעים בו לעיתים בלתי נתפסים, אף על פי שכל מה שכתוב התרחש במציאות. אזרחים שהמדינה שלנו יקרה לליבם יכולים לקרוא את הספר כמסמך נוקב, לא פעם מתסכל ומעורר זעם, המתאר מציאות אבסורדית וכפוית טובה שבה מושלכים הטובים וההגונים שבבני הארץ לכלבים.

הספר בהחלט יכול לסייע גם למנהיגים שלנו, ככל שיחפצו לקדם את ההיגיינה הציבורית.

האם תוכל לתאר את פניה של השחיתות בארץ?

שחיתות איננה דבר נדיר ואקזוטי המתרחש בחברה מנוונת ונטולת שומרי סף, כי אם תופעה נפוצה ונוכחת המתורגלת ומאומצת על ידי גורמים נבונים וממולחים, יצירתיים ושאפתנים, המנסים את מזלם ובודקים כמה רחוק הם יכולים להגיע מבלי שייתפסו. המושחתים קוראים את המפה הארגונית, מחפשים סדקים שבהם יוכלו להסתתר כדי להוציא את תוכניתם אל הפועל, ומתמקמים רחוק ככל האפשר מעיניה של הביקורת. רובם מאיישים עמדות בכירות, וסומכים על כך שדרגים זוטרים מהם לא יעזו לשאול שאלות שלא נשאלו ולא יתערבו בנעשה. כאנשים חסרי מורא הם מבצרים את מעמדם כגורמים שאין לערער על דבריהם, ויוצאים מנקודת הנחה שבמשוואה "פרנסה" מול "טוהר המידות במקום העבודה" – שיקול הפרנסה יגבר.

יש פרופיל של חושף שחיתות?

רובם המוחלט של השכירים לא יעלה על דעתו לשלוח יד למשרוקית, כי מי רוצה להסתבך עם הבוס ש"בטח יודע מה הוא עושה", אבל מיעוט נדיר ואיכותי שניחן באומץ לב, יושרה ואמת פנימית, יקריב את עתידו המקצועי (ולא פעם גם את חיי המשפחה שלו, חשבון הבנק שלו ושפיותו), יתעקש על האמת וישרוק.

איך הארגון הסטנדרטי מגיב לחשיפת השחיתות?

"גיבורים בעל כורחם" עונה על השאלה הזו תשובה מבאסת מאוד: במרבית המקרים הארגון אינו מודה מקרב לב לחושף השחיתות או למבקר פנימי שעשה עבודתו נאמנה, כי אם מתנער ממנו ומעמיד פנים שלא שמע את השריקה. במקום לשמוח על שזכה בעובד מסור ונאמן, שפעל על מנת לחסוך למעסיקו משאבים וניסה להגן על שמו הטוב, בדרך כלל הארגון נוטה ליישר קו עם הבכיר/ים שסרח/ו ומעדיף קצת ריקבון ושקט תעשייתי על פני זעזוע ופגיעה באמון הציבור בכל הנוגע לכביסה המלוכלכת. המעסיק אף שולף פרקליטים יקרים וזורק כספים כדי לקבור את חושף השחיתות יחד עם המידע המזיק שחשף, ושואף לשוב לשקט התעשייתי שעליו חתום המושחת ששלח את ידו למחוזות אסורים כשגרף כסף, קשרים, השפעה, קומבינות ושאר טובין שמעמדו אפשר לו לגרוף. חושף השחיתויות ההמום נותר ללקק את הפצעים, לא מבין כיצד קרה שהאומץ שלו לא הציל את הארגון מעצמו אלא הותיר בגופו רסיסים שיישארו בו לתמיד. זהו התסריט הסטנדרטי.

האם אפשר לשנות את התסריט הזה, ולכתוב אותו כך שהשורק במשרוקית יזכה להכרה וכבוד, המושחת יושלך מכל המדרגות והארגון יצליח לכונן מנגנוני הגנה עצמית יעילים נגד המושחת הבא?

בוודאי. זו הסיבה שבשבילה אני קם בבוקר.

אז איך מצמצמים אי-סדרים בארגון?

באמצעות בנייה חכמה של הארגון, בנייה שתסתום את הסדקים שבהם מושחתים נוהגים להסתתר, ותעודד עובדים מסורים לדווח על ממצאים מטרידים בזמן אמת.

יחד עם סטודנטים שהנחיתי בקליניקה להגנה על חושפי שחיתויות במרכז הבינתחומי בהרצליה ובמכללת ספיר, בנינו מודל פשוט ונוח ברוח זו, "תו היושר" שמו, המבוסס על מנגנון שבו ישנו בארגון גורם המקבל פניות של עובדים ואחראי לבדוק כל פנייה לגופה ולעדכן את ההנהלה. הנהלה המייפה את כוחו של עובד אמין לבדוק תלונות ודיווחים באופן מקצועי ורגיש, לא תיכנס לסחרור ולפניקה כשמידע מטריד יגיע לאוזניה ולא תתחיל לטייח או לשכנע את החושף שמדובר באי הבנה, להחליט שזו רק סגירת חשבונות בין עובד זוטר למנהלו, ולתרץ תירוצים נוספים שהנהלות מספרות לעצמן כששריקת משרוקית מגיעה לאוזניהן.

לי ברור שמערכת יחסים כל כך לא שוויונית, המאפיינת את המשולש "חושף שחיתויות זוטר" – "בכיר מושחת" – "הנהלה הרוצה שקט ושלום בית בכל מחיר", זקוקה לגורם מתווך שידע לטפל בבעיות באופן ענייני בלי לחשוש לשלומו ולמשרתו.

רגע, אבל זה לא מקומו של המבקר הפנימי? איפה הוא בתוך הסיפור הזה?

מבקר פנימי הוא חלק חשוב מאד במשוואה. מבקר פנימי הוא שורק בעל כרחו, שכיר שנשכר על מנת לשרוק, האמור לשמש כגורם הבוחן את הארגון מבפנים ומצביע על בעיות, ואמור להציף שחיתויות מול הנהלת החברה.

האם הוא יעשה זאת?

לעיתים האינטגריטי שלו לא יאפשר שתיקה כי זו העבודה שלו. הוא אינו מסוגל לעצום עין מול ריקבון פושה, הוא לא יודע אחרת, מוצא עצמו בעמדת השורק במשרוקית וקופץ על הרימון כדי להציל את הארגון ולא פעם גם חוטף בעצמו ריקושטים מהסוג שחוטף חושף שחיתויות מהשורה.

לעיתים המבקר הפנימי יבחר לשמור את השריקות עמוק בתוך התיקייה. תלוי בסוג המבקר הפנימי, בעמוד השדרה שלו ובמנדט שקיבל.

בכל אופן, גם מבקר פנימי ברמה הגבוהה ביותר אינו יכול למלא את תפקידו באופן שישאיר את הארגון נקי משחיתויות באופן הרמטי.

ומה קורה כשמבקר פנימי פוגש חושף שחיתות שמעביר לו מידע מטריד? איך עליו לפעול בסיטואציה הזאת? 

על מבקרים הפנימיים לשמור היטב על החושפים המגיעים אליהם עם מידע, שכן המשותף לכל שומרי הסף הלוחמים בשחיתות – החל מהמשטרה, דרך הפרקליטות, עיתונות חוקרת ועמותות במגזר השלישי, ועד המבקרים הפנימיים במגזר הפרטי – הוא שאף אחד מאלו לא יכול לעשות את תפקידו בביעור השחיתות ללא חושפי שחיתות. האנשים האלו יודעים הכי הרבה, לאנשים האלו בוער לדבר ולספר, והמבקר הפנימי הוא כתובת מצוינת ולפעמים אחרונה, לפני שהוא יוצא אל מחוץ לגבולות הארגון.

מדוע לדעתך מבקר פנימי חרוץ ובעל אינטגריטי לא יכול להשאיר את הארגון נקי משחיתות?

בגלל שורה של סיבות:

ראשית, לא פעם המבקר הפנימי לא נחשף לחומרים שהמושחתים אינם מעוניינים שייחשף אליהם, ומעטים יטרחו לחטט ולחקור מעבר למה שיונח על שולחנם וולונטרית.

שנית, מבקרים פנימית נהנים ממעמד רם בארגון, מתקרבים לעיתים להנהלה ויש כאלה המתקשים לצאת נגד בכירים אחרים, ודאי שלא תוך סיכון כל מה שצברו והשיגו.

שלישית, מבקרים פנימיים רבים ממונים על מנת שלא לחשוף שחיתויות, כי הארגון חרד לתדמיתו ואינו מעוניין בפרסום שלילי וחריקות.

רביעית, מבקרים פנימיים אינם מודעים לשלל הגוונים של השחיתות, שאינה מגולמת דווקא במספרים, ומכאן שגם אם יבחינו בה יתקשו להצביע עליה וכל שכן למגר אותה.

מילה לסיכום, חי

אין ספק שמבקר פנימי איכותי, רציני ומחויב הוא ברכה לארגון, כל ארגון, אך מהסיבות שפירטתי כאן הוא אינו יכול להחליף את הכלי המשובח, שעיניו בכול, המכיר את החומר ויודע לזהות בוודאות שחיתות. לכלי הזה, שאינו מתוגמל עבור שירותיו, קוראים חושף שחיתויות / אביר יושר / שורק במשרוקית – מקור מתבקש למידע עבור מבקרים פנימיים שאינו בר תחליף. ארגון המוותר על שירותיו הוא ארגון פחדני וחלש, שאינו מסוגל להתמודד עם המציאות ולהקשיב לעובדיו הטובים ביותר.

סיפור קצר לסיום:

רואה חשבון קלאסי, גידי קצלניק שמו, נכנס למשרדי. הוא היה מסודר, עצור ומנומס, על גבול הטרחן. חושף שחיתות? לא יכול להיות! אלו תמיד מגיעים סוערים, מבולגנים, מוצפים במלל וחמושים בערימה של מסמכים שאף אחד לא מצליח לנווט בה. גידי היה חושף שחיתות מסוג אחר, מהסוג המגיע עם טבלאות יפות וניירת מסודרת באופן מסחרר, אך עלבונו היה עמוק בדיוק כמו עלבונם של חבריו למסע: גם הוא מילא את עבודתו נאמנה, גם הוא אסף נתונים מטרידים ומיהר לדווח לממונים עליו, גם הוא נשלח לאלף עזאזל.

כרואה חשבון במחלקת ביקורת פנימית במוסד אקדמי מוכר, גידי עשה עבודה לא זוהרת אך מאוד חשובה ועקב אחר תנועות כספים וההתנהלות הפיננסית של הארגון הענק. עשרות מיליונים עברו תחת ביקורתו, מיוצגים כמספרים על מסך, בהם גם תרומה נדיבה על סך 20 מיליון שקלים לשדרוג הפקולטה לכימיה. כחלק מהפרויקט היו אמורות להיבנות מעבדות מחשבים משוכללות ואנשי מקצוע שונים נקראו לבצע את העבודות. גידי עבר על הנתונים ועיניו חשכו: כסף עבר ימינה ושמאלה ושקע בכיסים לא רלוונטיים, כטובות הנאה, תשלומים כפולים שולמו לספקים, מחשבים שהובטחו מעולם לא הותקנו, ונראה שלאף אחד לא אכפת מהקשר המובנה בין תרומה לייעודה. לא היה צריך להיות פרופסור לכימיה כדי להבין שהתקציב הזה מנוהל בכאוס מוחלט.

בסמוך לתחילת כהונתו של גידי במחלקת הביקורת הפנימית החל המרוץ לתפקיד המבקר הפנימי, וגידי לטש את עיניו למשרה הנחשקת שבה ביקש לזכות בעזרת עבודה קשה ויסודית. להפתעתו (או לתמימותו) דווקא בגלל הדוח הנשכני שהוציא על הפרויקט, סיכוייו להתקדם חוסלו יחד עם הדוח עצמו. והרי גידי התנהל במקצועיות ובצנעה – חשף את ממצאיו כלפי פנים והוציא דוח ביקורת יסודי, הכולל סימני שאלה ושמות, ולאחר שנבלם והוזז הצידה התחיל לחפש אוזניים קשובות ומקצועיות יותר. במהרה הבין שמעסיקיו מעדיפים שקט תעשייתי ולא רוצים טראבל מייקרז, ובמקום לתפוס את הראש ולתקן את הליקויים – הבכירים התחילו לעשות לגידי בעיות. הוא נדחק לפינה והתחיל להקליט את השיחות שקיים סביב הביקורת, מהן עולה בבירור שמנסים לטייח את הנושא ומאיימים עליו לבל יפורסם.

גידי התבקש על ידי הגורמים הבכירים ביותר לטאטא מתחת לשטיח את הפרשה ולשקוד על "שלום בית", אך סירב לבקשה ושרק במלוא חזה, עד שמבקר המדינה דאז – שפירא – פרסם דוח חריף המצביע על שורת הכשלים המקוממת בניהול פרויקט התרומה. מבקר הלך, מבקר בא, והשחיתות נותרה בעינה.

תפקידו של מבקר פנימי הוא תפקיד קריטי עבור הארגון – שומר סף מקצועי וחיוני שעל כתפיו מונח האינטגריטי של הארגון ושמו הטוב. ארגון שאינו משכיל להיעזר בממצאי הביקורת ומנפנף את המבקר כזבוב טורדני חוטא פעמיים: הוא מייתר את העבודה הקשה שנעשתה לטובת הכלל, ומונע תהליכי שיפור ולמידה. במקרה של גידי האזנתי להקלטות ושמעתי על הדלתות הרבות שעליהן נקש ללא הועיל.

בחזרה לגידי: משרדו של שפירא הפנה אותנו לגישור, קיימנו מספר פגישות אך לא הצלחנו להגיע לעמק השווה. גידי, רואה חשבון שעפרונו מחודד ומדויק, הכין עבורנו טבלה שהציגה במספרים ובמילים את הערכותיו בנוגע להפסד האמיתי של חושף שחיתויות. את הטבלה הזו הגשנו למבקר בציפייה לפיצוי הולם וקיבלנו 400,000 ש"ח כפיצוי. המוסד האקדמי הוא גוף מבוקר ומתוקצב מכספי ציבור, כך שהכיס הציבורי נפגע בשנית.

לסיום אני רוצה לשאול את השאלה הבאה: מה יותר יועיל לאקדמיה – להשתיק התנהלות מושחתת בכספי תרומות כדי שתורמים עתידיים לא יבהלו ויעדיפו להשקיע בפקולטות לכימיה באוניברסיטאות אחרות, או לערוף כמה ראשים חמדנים, לייצר טלטלה זמנית ולהפגין יושרה ולקיחת אחריות? הבחירה לטייח היא בחירה ערכית שחושפי שחיתויות רבים אינם מסוגלים להשלים איתה, ולכן רבים מהם ממשיכים לתחנת הדיווח הבאה ומגיעים עם הזהב שלהם לעיתונות. כשמתפרסמות כתבות אמון הציבור בארגון נסדק ממילא, ואי אפשר להעריך את ממדי הפגיעה בשם הטוב שלו מהרגע שהדברים הגיעו לידיו של עיתונאי הרעב לסקופים. גם במקרה של גידי פורסמו כתבות שגרמו למעורבים בטיוח להזיע, והמוסד חטף שיימינג מיותר שאפשר היה למנוע.

מזה ארבע שנים גידי אינו מוצא עבודה בתחומו, והידע שלו נותר על המדף כמו גם ממצאיו. הפיצוי שגידי זכה לו אולי נשמע גבוה והגון, אך הוא אינו מפצה באמת על אובדן הפרנסה והקריירה. מעבר לזה, עצם העובדה כי עובד מסור וחרוץ שכזה מצא את עצמו בחוץ היא כתם על המוסד האקדמי ופגיעה בנו, הציבור שאותו שירת. המבקרים הפנימיים המושלכים לצד הדרך הם מתכון בטוח לחברה מושחתת, המפקירה את טובי בניה במקום לחבק אותם ולומר להם תודה.

The post המשרוקית ואני appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

ועדת הבדיקה הממשלתית הוסמכה לבדוק את אירוע בריחת האסירים הביטחוניים מכלא גלבוע ואת הנסיבות שהובילו להתרחשותו. הוועדה בוחנת גם את היערכות שירות בתי הסוהר למניעת בריחות אסירים ממתקני כליאה. הוועדה תקבע ממצאים, מסקנות והמלצות בקשר לכך.

על רקע מינוי ועדת החקירה, שטרם פרסמה את מסקנותיה, הכותבים נמנעים מלהסיק מסקנות אודות גורמים שהיו מעורבים באירועי הבריחה מכלא גלבוע והמרדף אחר המחבלים, ואינם מחווים דעה על האירועים הנ"ל כשלעצמם או אחריותם של גורמים כאלו ואחרים. הכותבים משתמשים רק בפרסומים פומביים בתקשורת הישראלית, בדגש על אירוע הבריחה כמקרה בוחן, לשם מתן הדגשות למבקרים פנימיים באשר לסימנים מעידים על חשש לתרבות ארגונית לקויה ועל תפקיד המבקר הפנימי בנדון.

סקירת סימנים מעידים בשלבים השונים שקדמו לאירוע הבריחה ולאחר מכן

אין איש בישראל שלא נחשף לאירוע בריחת המחבלים מכלא גלבוע בספטמבר 2021. הסיפור כיכב בתקשורת, פתח מהדורות חדשות והיה שיחת היום באותה עת. המדינה השקיעה משאבים אדירים במרדף אחר המחבלים ובלכידתם.

לפני הבריחה מהכלא – סימנים מעידים לכאורה על תרבות ארגונית לקויה

טרם הבריחה, בשנים 2021-2020, התקשורת פרסמה מעת לעת סדרת חשדות לפלילים ומעשים אינם אתיים של סוהרים וקציני שב"ס ואף של מפקדי בתי סוהר. לכאורה מדובר בעבירות של שוחד, קבלת טובות הנאה, חריגות אתיות חמורות וכדומה, המצביעות על סממנים של תרבות ארגונית בעייתית. להלן דוגמאות:

• מפקד כלא מגידו התפטר משב"ס בעקבות שימוש בפקודיו כעובדי מטבח בעת חתונת בנו.
• מפקד כלא עופר הועבר מתפקידו לאחר שכשל בהחלטה פיקודית, ובניגוד להוראות אישר כניסה לכלא של אדם זר שבכליו סכום כסף נכבד. האדם רכש סיגריות בקנטינה של הכלא והפיץ\מכר אותן לאסירים.
• בעקבות תקלה טכנית, מידע אישי ממוחשב היה פתוח לכל אנשי השב"ס, אך אף גורם לא דיווח על כך. יתרה מזאת, לפי הדיווח קצינים בכירים וגורמים אחרים הוציאו לכאורה מידע אישי כדי להשתמש בו נגד קידומם של קצינים אחרים.
• סוהרים בכלא ניצן חשודים בעבירות פליליות של קשר עם אסירים, כולל החדרת פריטים אסורים לתאם תמורת טובות הנאה. במקרה אחר עצרה משטרת ישראל סוהר שפעל לכאורה, במספר מועדים ובמשך תקופה, להבריח לאסירים חפצים אסורים ובהם סמים וטלפונים ניידים, בתמורה לסכומי כסף וטובות הנאה.

תובנות לביקורת:

• ככלל, על מבקרים פנימיים להביא בחשבון מאפייני תרבות ארגונית לא תקינה, כולל תסמונת "יהיה בסדר" ויהירות יתר של מנהלים שאומרים בביטחון "אצלי זה לא יקרה!". אלו סממנים שראוי שהבקרה וכמובן הביקורת יחשפו וידווחו עליהם. לשם כך ישנן שיטות בדיקה הנקראות "ביקורת רכה" ו"בקרה רכה" ויש לאמץ אותן ולתפעלן בארגון.
• דגש נוסף: בנייה וחיזוק חשיפת שחיתויות ואי תקינות באמצעות קביעה ויישום של מדיניות המֵגנה על החושפים, ונוהלי "קו חם" המדגישים הבטחת סודיות ואנונימיות.
• על המבקר לבדוק את המוכנות של הארגון לאירועים חריגים הנוגעים לכוננות הארגון (למשל במסגרת ביקורות פתע, בשעות לא סטנדרטיות וכדומה), וגם את קיומן של בקרות שוטפות הנובעות מנהלים והנחיות. על המבקר לבחון את ביצועם הארגוני מעת לעת של תרגילים, כולל ביקורות פתע, המדמים אירוע חי כדי לצפות בתגובת אמת, וכן הפקת לקחים מתרגילים ויישומם.

איסוף, ריכוז וזרימת מידע מחשיד

לפי הפרסומים בתקשורת, טרם הבריחה מכלא גלבוע היו מספר סימני אזהרה ועימם כשלים בזרימת המידע, ובהם:

• קבלן משנה שהפעיל ביובית לפינוי שפכים מהכלא דיווח על הימצאות חול שלא אמור להיות בשפכים.
• אחד המחבלים ביקש לעבור לתא אחר שממנו בוצעה הבריחה. בקשתו אושרה למרות שמדובר באירוע לא סטנדרטי.
• ההכנות לבריחה נמשכו כתשעה חודשים. חלק מהכלואים האחרים כנראה ידעו על מה שעומד להתרחש ונדרשה פעילות מודיעינית-תשאולית.
• מתחת לכלא התגלו חללים תת-קרקעיים ששימשו את המחבלים לבריחה. הנהלת בית הכלא לא ידעה על קיומם של חללים אלו.

תובנות לביקורת – זרימת מידע:

האם המידע מרוכז אצל גורם אחד שמרכיב ויוצר את התמונה הכללית ומשדר אותה להנהלה? האם ייתכן שהמידע ממקורות שונים, בדגש על מידע רגיש, מגיע באופן שוטף לגורמים שונים בארגון ואלה לא חולקים אותו?

אחד מיסודות הניהול והבקרה הוא תקשורת(Communication) . מבקר פנימי צריך לבחון ולוודא קיום מנגנון סדור של זרימת מידע נאות להנהלה ומההנהלה לעובדים.

הגורם האנושי

לפי הפרסומים:

• סוהר לא התעקש לראות פיזית את הכלוא בזמן שזה חפר את המנהרה, אלא הסתפק בסיפור כיסוי של כלואים אחרים בתא.

תובנות לביקורת:

על המבקר להביא בחשבון טעויות ושגיאות בשל הגורם האנושי. צריך לזכור שכל תהליך ארגוני עלול להיכשל בגלל הגורם האנושי. אחד מתפקידי הבקרה והביקורת הוא להצביע על כשלים מהותיים בתהליכים. עוד יש להוסיף כי פעמים רבות שגרה ארגונית מהווה סיכון וגורמי הבקרה והביקורת צריכים לאתגר אותה.

סיכונים חיצוניים

לפי הפרסומים:

• תוכניות אדריכליות של הכלא היו נגישות באינטרנט.

תובנות לביקורת:

על מבקרים פנימיים להתייחס גם לסיכונים חיצוניים שעלולים להשפיע על פעילות הארגון בכללותו או על הנושא המבוקר. יש לוודא כי הנהלת הארגון פועלת למניעת פרסום פומבי של מידע רגיש שלא מחויב מכוח חוק ורגולציה, כגון תוכניות מבנה, נוהלי ביטחון פנימיים וכדומה.

בזמן הבריחה מהכלא

נהלים והנחיות

לפי הפרסומים, חלק מהבקרות הפנימיות כשלו בשל בעיות הקשורות לתרבות הארגונית ואי יישומם של נהלים והנחיות:

• מעל פתח היציאה של המנהרה שדרכה ברחו המחבלים לא היה שומר במגדל, ואילו השומר במגדל הפינתי נרדם.
• סוהר במרכז שליטה שאמור לצפות בצילומי מצלמות בזמן אמת לא ראה את המתרחש.
• עבר פרק זמן ניכר בין דיווחי אזרחים על דמויות חשודות בשדות הצמודים לכלא לבין ספירת כלואים וגילוי בריחת המחבלים.

תובנות לביקורת:

על הבקרה ועל המבקר הפנימי לוודא קיום ויישום של נהלים והנחיות רלוונטיים ולאתגר אותם, במיוחד בתחומים מרובי סיכון לארגון הספציפי. יש לזכור כי תפקיד המבקר הוא לאתגר גם את הבקרה.

אחרי הבריחה מהכלא

הפקת לקחים והסקת מסקנות

לפי הפרסומים הרשויות נקטו מספר פעולות לאחר האירוע, ובהן:

• נבדק קיום חללים תת-קרקעיים בכל בתי הכלא האחרים. כתוצאה מכך אותרו מקרים נוספים וכנראה נמנעו אירועי בריחה דומים.
• כפי שפורסם בתקשורת מתוך ועדת החקירה לנושא הבריחה מכלא גלבוע, לדברי רח"ט מודיעין בשב"ס, מתחילת שנת 2021 ועד חודש נובמבר (במועד שבו העיד), נחשפו ונמנעו כ-1,500 ניסיונות בריחה מבתי כלא.
• מסמכים מסווגים נמחקו ממחשבי שב"ס; נבדק אם נמחקו לאחר הקמת ועדת החקירה לבריחה מכלא גלבוע.

תובנות לביקורת:

על המבקר להשתמש בניסיון של ארגונים רלוונטיים אחרים ((Benchmark באשר לטיפול באירועי כשל מהותיים ולבחון מה היה יוצא דופן באירוע שלא נחשף בזמן. מידע מניסיון של אחרים עשוי להיות כלי לימוד מניעתי לארגון של המבקר.

על המבקר לבחון את פעולות הארגון מיידית לאחר סיום האירוע. עליו לבדוק תהליכי חקירה, בדיקה והפקת לקחים פנימיים. בטווחי הזמן הבינוני והארוך המבקר צריך לבדוק את יישום הלקחים.

על המבקר לעדכן את תוכניות העבודה ואת סקר הסיכונים בהתאם להפקת הלקחים בנושא. בעת גילוי אירוע כשל נקודתי יש לשקול הגדלת המדגם או בדיקה מלאה של כל האוכלוסייה הרלוונטית.

במסגרת הרחבת פעילות או כניסה לפעילות חדשה של הארגון, על המבקר לבחון האם מיושמת הפקת לקחים בעקבות אירוע הכשל.

 סיכום ותובנות מערכתיות:

• ככלל, מצופה מהנהלת ארגון, ממערך בקרה ולענייננו ממבקר פנימי, לטפל בסימני אזהרה באופן שיטתי ומוסדר על מנת לראות את התמונה הכללית ולפעול למניעת אירועי כשל מהותיים טרם התרחשותם: על המבקר הפנימי לפתח ראייה מערכתית בגין ממצאים רבים של הביקורת הפנימית, שהצטברותם עשויה ללמד על היעדר ציות, בקרה וממשל תאגידי נאותים. כלומר, על המבקרים לנסות לחבר אירועים וממצאים מצטברים בארגון, שהם חלקים של פאזל, לכדי תמונה אחת גדולה.
• ניתן וראוי להסתמך על איסוף וניתוח אירועים חריגים מארגונים רלוונטיים אחרים, והפקה מראש של לקחים וכלים מניעתיים.
• יש לבחון האם קיים בארגון מנגנון המרכז את המידע על סימני אזהרה ויודע להפיק את התמונה המלאה. בגופים ביטחוניים מדובר למשל בגופי מודיעין, ובארגונים אזרחיים ביחידות הבקרה לסוגיהן (גורמי בקרה, מנהל הסיכונים, מנהל סיכוני מידע, קצין הציות, קצין הביטחון, משאבי אנוש וכדומה).
• ראוי שבתחום המקצועי המבקר הפנימי יערוך באופן שיטתי ביקורות רכות, כגון בדיקות בתחום התרבות הארגונית.
• ראוי שהמבקר יפעל לחיזוק מדיניות שתעודד עובדים ומנהלים לחשוף אי תקינות, חריגה מנהלים, פגיעה בביטחון ובבטיחות ועוד מעשי שחיתות, תוך הגנה על החושפים – יצירת מדיניות שלSPEAK UPבאמצעות יצירה ועיבוי כלים כגון "קו חם".

תפיסות וכיוונים אלה יחזקו גם את מעמדו של המבקר הפנימי ותרומתו לארגון כבעל ראייה מערכתית, כחדשן, כיועץ וכסוכן שינוי.

לבסוף: כנראה שלא ניתן למנוע לחלוטין אירועי כשל מהותיים בארגונים, אלא לשאוף לגדרם ולצמצם את הנזק והשכיחות. כלומר, הסיכוי להתרחשות אירוע כשל מהותי פוחת באופן ניכר בארגון שמקיים באופן שיטתי הערכה וניהול סיכונים, איסוף, ניתוח וזרימת מידע נאותים. ארגון כזה ערני לסימני אזהרה, שם דגש על מערך הבקרה, מפעיל מבקר פנימי ומספק לו את המשאבים הדרושים, מגבש ומטמיע נהלים בתחומים מרובי סיכון, ומתייחס ברצינות לסיכוני תרבות ארגונית ולסיכונים חיצוניים.

The post הבריחה מכלא גלבוע כמשל – האם ניתן למנוע אירוע כשל מהותי? – תפקיד המבקר הפנימי באשר לסיכוני תרבות ארגונית appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

מאמר זה עוסק בסיכונים המוגברים של התרחשות הונאות ומעילות המאיימים על הארגונים בתקופת הקורונה. כמו כן, המאמר מציג דרכי היערכות והתמודדות עם סכנה זו.

• מבוא

מגפת הקורונה הובילה להאצה בשינויים בתהליכים מרכזיים בארגון שעלולה לגרור עלייה בחשיפה להתרחשות ליקויים ואירועי כשל בארגונים, גם בהיבטי מעילות והונאות. כיצד מתכוננים לעניין? נוקטים פעולות מנע באופן מיידי. חשוב להבהיר, שהמדובר בסיכון שלא ניתן למנוע לחלוטין אלא רק להביא לצמצום החשיפה אליו. לפיכך, חייבים לקחת בחשבון במסגרת ההיערכות תרחיש של התממשות אירוע בסדר גודל כזה או אחר ודרכי הפעולה לכשיתממש. כניסה לסטטיסטיקה היא רק עניין של זמן. מתחילת שנת 2020, כתוצאה מהשפעת מגפת הקורונה, העולם והמשק הישראלי בפרט מתמודדים עם שינויים מרחיקי לכת. תאגידים נדרשו להסתגל למצב החדש הכולל בין היתר, קשיי תזרים מזומנים, שיבושים בשרשרת האספקה, פעולות מרחוק והעברת עובדים לעבודה מהבית, צמצום כוח אדם והסבת תהליכי עבודה משמעותיים בארגון דיגיטליים (אוטומציה). נוכח המצב החדש, קיימת חשיפה גבוהה לאירועי כשל לרבות מעילות והונאות.

• השפעת משבר הקורונה על משולש המעילות וההונאות

במשולש המעילה וההונאה – קיימים שלושה פרמטרים:

1. לחץ – מצב קיומי, נפשי, המניע את המועל לבצע את המעילה (בעיות כלכליות, איבוד מקום עבודה וכו').
2. הזדמנות – גישה, פרצה הקוראת לגנב, כשל או היעדר בקרות  על ביצוע פעולות המועל.
3. תירוץ – הצדקה של המועל למעשה (הורידו לי בשכר, אני צריך להתקיים, אחזיר את הכסף בעוד חודש, למה הם ואני לא וכו').

מגפת הקורונה משפיעה באופן מיידי על שני פרמטרים: לחץ ותירוץ. לעומת זאת, פרמטר ההזדמנות יושפע בהמשך. מטבע הדברים, המעבר לעבודה מהבית והעברת תהליכים מרכזיים בארגון לאוטומציה יצרו שינויים בתהליכים תפעוליים בליבת הארגון ולעיתים ללא בקרות מספקות.

חשוב להבהיר, כי ככלל הסיכונים האינהרנטיים בפעילות לא השתנו – תהליכי העבודה השתנו ומערך הבקרות לא בהכרח עודכן בהתאם (ממשקים, מערך עובדים, קפסולות וכו').

• נתוני סקר ACFE

ה ־ ACFE(Association of Certified Fraud Examiners) – הארגון הגדול ביותר בעולם העוסק באימון ובהכשרת אנשי מקצוע לטיפול במניעת הונאות ומעילות ובמאבק בשחיתות ומרמה בארגונים – פרסם בדצמבר 2020 דוח בעקבות סקר שביצע בהתייחס להשפעת מגפת הקורונה במאבק במעילות והונאות. עיקרי ממצאי הדיווח מובאים להלן.

1. 79% מהנשאלים בסקר השיבו כי הם כבר חוו או צפו עלייה ברמת ההונאה הכוללת כאשר 38% ציינו כי עלייה זו הייתה משמעותית.
2. לקראת שנת 2021 נצפתה התמדה במגמה זו, שלפיה 90% צופים לעלייה נוספת ברמת ההונאה הכוללת במהלך 12 החודשים הבאים, כאשר 44% ציינו שככל הנראה השינוי יהיה משמעותי.
3. הונאת סייבר (כגון: פריצה, תוכנות כופר ותוכנות זדוניות) היא הסיכון הגבוה ביותר, כאשר 85% מהנשאלים כבר רואים עלייה בהיקף ההונאות, ־ 88% מצפים לעלייה נוספת במהלך השנה הבאה.
4. סיכוני הונאה משמעותיים נוספים שנצפו וצפויים לקראת שנת 2021 הם: הונאת תשלומים (כגון: הונאות בכרטיסי אשראי ותשלומים ניידים במרמה), גניבת זהות ועוד.

בתרשים הבא מובאים סוגי ההונאה העיקריים שצפויים לגדול בשנת 2021:

• כיצד להתכונן מול המשבר?

על הארגון לוודא, כי הוא פועל ב־ 3 אופנים במסגרת ההתמודדות עם הסיכונים:

1. ניהול שוטף של פעולות מנע:

הגדלת המשאבים והידוק הבקרות תוך התאמתם לתהליכים החדשים ישמשו גורם הרתעה ויסייעו בגילוי מוקדם של הפרצות והחשיפות בארגון ואף יביאו לצמצום של הונאות ומעילות בארגון ומחוצה לו. במסגרת זו, על הארגון לוודא כי הוא פועל בכלל האמצעים לצמצום החשיפה והידוק המבדק הפנימי ובכלל זה (רשימה חלקית):

• ממשל תאגידי – הידוק הפיקוח ועדכון מדיניות ונהלי עבודה בארגון.
• סקרי סיכונים ייעודיים ומותאמים לארגון לרבות היבטים של מעילות והונאות – מיפוי ואיתור מוקדי סיכון בארגון (השקעות, שכר, ספקים, עמלות, מערכות מידע וסייבר וכו') לאיתור פרצות בבקרות. כתוצאה, עדכון מפת הסיכונים וטיפול בחשיפות.
• הגברת פעילות הביקורת החקירתית עקב השינוי לעבודה מרחוק, כמו גם שינוי בתהליכים כספיים ובחינת יישום עיקרון הפרדת התפקידים.
• הגברת בדיקות רקע לספקים ולקוחות ובחינת עמידה בהסכמים.
• איתור "דגלים אדומים" באמצעות ניתוח נתונים מתקדם ( (BIG DATAזיהוי דפוסי פעולה חריגים, זיהוי אנומליות ותחקור מסמכים.
• רענון מנגנון "קו חם" – בקרב מנהלים ועובדים בארגון לרבות ספקים. יצירת מספר אנשי מפתח בארגון שיכולים לשמש גורם יעד לתלונות כאמור.
• יצירת מנגנון לאיתור בעיות כלכליות (חשבונות מוגבלים, הוצל"פ, התנהגויות חריגות וכו') של עובדים או מנהלים לרבות גורמי מפתח המעורבים בתהליכים כספיים (הקפדה על חופשה או רוטציה).
• הגברת הדרכות ומנגנוני ההרתעה – הסבר לעובדים על מוקדי התורפה והסיכונים הקיימים, שימוש בביקורות פתע ופרסום אי סדרים (אפקט פסיכולוגי) ובמקרים מסוימים ענישה.

1. מנגנון הפקת לקחים:

העמקת התרבות הארגונית בהתייחס לדיווחים של אירועים חריגים ובניית מנגנון אפקטיבי לתיעוד אירועי כשל וחשש לאירועי כשל (בארגון ומחוצה לו על פי פרסומים מחברות אחרות וכו') ובכלל זה אופן תיעוד האירועים בארגון, למידה, פרסום אי סדרים, עדכון הבקרות, טיפול בכשלים, הסקת מסקנות על בעיות רוחביות וכו'.

1. מתודולוגיה להתמודדות עם אירוע:

חשוב לזכור, שאירוע כזה (מעילה/הונאה) ככל שמתכוננים ומבצעים פעולות מנע יכול להתממש – וכשזה קורה זו רעידת אדמה.

שלב קריטי בהיערכות של הארגון עם סיכוני מעילות והונאות הוא שלב ההתמודדות.  מה עושים לאחר האירוע?

חשוב לבנות תוכנית פעולה להתמודדות עם אירוע מעילה/הונאה הכוללת בין היתר: אומדן הנזק, תגובות לעיתונות ודיווחים לגורמי מפתח (רשויות) בארגון ומחוצה לו לרבות לקוחות, ניהול העובדים בעת המשבר ופנים ארגוני, מתן מענה לפעילות השוטפת, ליווי האירוע בסיוע גורמי מקצוע, תביעות ייצוגיות וכו'.

מתודולוגיה כאמור קריטית ותסייע להתמודד עם אי הוודאות בעת התממשות של סיכון ועשויה להשפיע על יציבות הארגון בעת התרחשות אירוע.

• סיכום

בתקופת הקורונה חלו שינויים משמעותיים בתהליכי העבודה, הבקרה והפיקוח בארגונים. לנוכח שינויים אלה, גברו הסיכונים להתרחשות מעילות והונאות כתוצאה מההשפעה המיידית על גורמי משולש המעילות וההונאות. על הארגונים להתכונן בהקדם האפשרי מול תופעה זו באמצעים הבאים: ניהול שוטף של פעולות מנע, יצירת מנגנון הפקת לקחים  ובניית מתודולוגיה להתמודדות עם אירועים.

The post משבר הקורונה – כיצד להתכונן מול העליה הצפויה של המקרים במעילות והונאות appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

סקר עבירות צווארון לבן שערכה מחלקת הביקורת החקירתית בפאהן קנה ניהול בקרה, בדק  מספר ארגונים שבחלקם התרחשו אירועי הונאות ומעילות במהלך השנים 2019-2018. הסקר בחן פרמטרים שונים כדוגמת ניתוח סוגי המעילות, מגזרי הפעילות שאליהם משתייכים הארגונים שבהם בוצעו המעילות, פרופיל מבצעי המעילות, הקשר בין הפרופיל לאופן הטיפול, וכימות הנזק שנגרם לארגון. הסקר הקיף חברות וארגונים מובילים במגזר העסקי, ובהם גופים ממשלתיים, רשויות מקומיות, מלכ"רים, וחברות ציבוריות ופרטיות מענפים שונים: מסחר, תעשייה, נדל"ן, פיננסים, היי-טק וכדומה. הסקר מעלה מסקנות ותחזיות לעתיד אודות ריבוי המעילות שעוד נכונות להיחשף במהלך 2020, בייחוד לנוכח השפעות משבר הקורונה המתמשך.

בעקבות אירועי הקורונה מובאים בסוף הניתוח עוד דגשים רלוונטיים.

להלן עיקרי הסקר:

סוג המעילה

מקרי המעילות שנבדקו סווגו לשלושה מאפיינים עיקריים:

• הונאות חשבונאיות – הונאות המבוצעות על ידי הנהלת הארגון כלפי גורמים חיצוניים. הונאות מסוג זה כוללות מצגים מעוותים בכוונת זדון על מצבו הכספי של הארגון, במטרה להונות את ציבור המשקיעים ו/או גורמים הנמצאים בקשר עסקי עם הארגון.
• מעילות עובדים – הונאות של גורמים פנימיים (לעיתים בשיתוף פעולה עם גורמים חיצוניים), הפוגעים בנכסיו ובמצבו הכספי של הארגון.

שוחד ושחיתות – שימוש לרעה של בעל תפקיד/מקבל החלטות בסמכויותיו על מנת להשיג טובות הנאה או רווח אישי.

הסקר מעלה כי מעילות עובדים מהוות 68% מהאירועים שנבדקו, כאשר מחציתן בוצעו בשילוב מעשי שחיתות והונאות חשבונאיות. ב-35% מכלל האירועים שנבדקו עלו חשדות למעשי שוחד ושחיתות.

התפלגות סוג המעילה לפי מגזר פעילות

• המגזרים שהובילו במקרי שוחד ושחיתות הם: המגזר הציבורי (נתח של 55%), מגזר נותני השירותים (13%) ומגזר התעשייה והמסחר (11%).
• המגזרים שבהם בלטו מעילות העובדים הם: המגזר הפיננסי (80% מהמעילות בוצעו על ידי עובדים), מגזר הנדל"ן (75%), מגזר ההיי-טק (67%) ומגזר התעשייה והמסחר (61%).
• המגזרים שהובילו בתחום הונאות חשבונאיות הם: נותני השירותים (נתח של 40%), היי-טק (33%) והתעשייה והמסחר (29%).

בשנים האחרונות חלה עלייה בשיעור המקרים שבהם עלו החשדות למעשי שוחד ושחיתות. נתון זה אינו מעיד בהכרח על עלייה במספר העבירות מסוג זה, אלא על עלייה במספר המקרים שנחקרו ונחשפו ביחס לשנים קודמות. ייתכן כי העיסוק התקשורתי הרב בעבירות מסוג זה גרם גם כן לעלייה במספר המקרים שנחקרו ונחשפו.

אופן איתור המעילה

הסקר התייחס לארבע קטגוריות שבהן נחשפו המעילות:

חשיפה על ידי מידע אנונימי או חשיפה על ידי עובד: מעילות/ הונאות ו/או שחיתויות שנחשפו על ידי עובד או בעקבות מידע אנונימי, כולל הקו החם.

חשיפה באמצעות בדיקות פנים ארגוניות יזומות של ההנהלה: ביקורות פנימיות ו/או בקרות פנימיות שוטפות/ יוזמה של ההנהלה.

ביקורת גוף חיצוני לארגון: מבקרים חיצונים, גורמים רגולטוריים, רשויות אכיפה וגורמי פיקוח ממשלתיים.

חשיפה בעקבות קריסת החברה ו/או בקשת הקפאת הליכים.

ניתן לזהות כי קיימת עלייה בשנים האחרונות בביצוע בקרות פנימיות ובדיקות שוטפות ביוזמת ההנהלה. ככל הנראה עלייה זו נובעת מההתפתחות הטכנולוגית המאפשרת שימוש בכלי בקרה פנים ארגוניים מתקדמים יותר. כיום נראה כי ארגונים רבים מחליטים להשקיע משאבים ביישום בקרות ממוחשבות, במטרה למנוע ולצמצם את הסיכון להתרחשותן של מעשי הונאות ומעילות העלולות להסב נזק משמעותי לארגון.

פרופיל מבצע המעילה

פרופיל המועל מגלה כי השנה, בדומה לשנים קודמות, את מרבית ההונאות והמעילות בישראל מבצעים מנהלים ובעלי חברות ו/או גורמים בכירים:72%  ממבצעי המעילות בשנים 2019-2018 הם עובדים בכירים בארגון ו/או בעלי מניות ושותפים בחברות (לעומת 73% בשנים 2017-2016).

הקשר שבין היקף הנזק לפרופיל מבצע המעילה

הסקר מגלה כי קיים מתאם בין פרופיל מבצע המעילה לבין היקף הנזק. במרבית המעילות שביצעו עובדים זוטרים היקף הנזק הכספי עומד על מתחת ל-500 אלפי ₪, ואילו ברובן המכריע של המעילות שביצעו  גורמים בכירים בארגון, היקף הנזק הכספי עומד על סכום של מעל מיליון ש"ח.

הקשר שבין פרופיל המבצע לאופן הטיפול במעילה

הסקר העלה כי מרבית המעילות שביצעו עובדים זוטרים טופלו בארגונים בהליך פנימי (42%). לעומת זאת, רוב המעילות שביצעו גורמים בכירים בארגון טופלו בהליך אזרחי (74%).

במרבית המעילות שביצעו גורמים בכירים בארגון, הארגונים פועלים על פי ההנחה כי ניתן יהיה להשיב את הכסף או את חלקו מאותם גורמים ולכן פונים להליך האזרחי. לעומת זאת, מעילות שביצעו גורמים זוטרים בארגון, מטופלות בדרך כלל בהליכים פנימיים בשל ההבנה כי הסיכוי להשיב את כל הסכום שנגנב אינו גבוה, קל וחומר אם ייפתחו הליכים משפטיים נגד מבצע המעילה.

בעולם מתקיימת מגמה הפוכה לישראל, כאשר חלק ניכר מאירועי המעילות (44%) שביצעו  גורמים זוטרים בארגון מטופלים בהליך הפלילי. הפנייה להליך הפלילי מבוצעת בדרך כלל כאשר קיים אינטרס ציבורי מובהק, והארגון סבור שיש ערך מוסף לפנייה לרשויות האכיפה ובחלק מהמקרים אף בסיוע לקידום התיק גם בהליך האזרחי.

שימוש באמצעים למניעת מעילות

ישראל היא אחת המדינות החברות בארגון ה- OECD, וחברות ישראליות נדרשות לעמוד ברגולציה מחייבת. לכן הן מטמיעות כלי בקרה הנפוצים כיום בעולם כולו. בעוד שבעבר ארגונים הסתפקו בביצוע סקר סיכוני הונאות ומעילות, הרי שכיום ארגונים מבינים כי הדרך הנכונה להתמודדות עם האיומים המשתנים היא באמצעות תוכנית עבודה מודולרית, המאפשרת למקד בקרות ובדיקות חכמות בתהליכי עבודה ובאזורים שזוהו כבעלי סיכון גבוה למעשי הונאות ומעילות.

מגפת הקורונה – השלכות עתידיות על חשיפת מעילות בארגונים

על רקע מגפת הקורונה והמשבר הכלכלי העמוק הפוקד את המשקים, ניתן לזהות עלייה במספר מקרי ההונאות והמעילות המתפרסמים באמצעי התקשורת הן בארץ והן בעולם. השאלה המתבקשת היא מדוע דווקא בתקופות קשות נחשפות יותר פרשיות מסוג זה, והאם קיים קשר בין מעילות לבין משבר כלכלי. נראה כי התשובה לכך נמצאת בכמה מישורים:

• התקופה הקשה מחייבת צעדים ארגוניים מהותיים ואגב כך גוברת ההסתברות לחשיפה. לדוגמה, לאחרונה התפרסמו ידיעות בדבר חשדות על מעילה בסך מיליוני שקלים שביצעה לכאורה מנהלת חשבונות ותיקה בחברת פרסום חוצות. לפי הפרסומים, בשל מגפת הקורונה נאלצה הנהלת החברה להוציא את מרבית עובדיה לחל"ת, ובהם גם את העובדת החשודה. בעקבות בדיקות פנימיות שערכה הנהלת החברה במהלך תקופת החל"ת, עלו החשדות כנגד העובדת בדבר מעילה שהתרחשה לכאורה במשך מספר שנים.
• בתקופות משבר נוטים מנהלי החברות לבדוק את התהליכים העסקיים בחברה כדי למזער נזקים. לעומת זאת, בתקופות שפע המנהלים נוטים לעסוק בעיקר בצמיחה וביצירת הזדמנויות עסקיות חדשות, ופחות מתמקדים באיתור ומניעת פרצות במערכי הבקרה. לדוגמה, אתי אלון מעלה בכספי הבנק למסחר במשך שנים ובהיקף של מאות מיליוני שקלים. המעילה נחשפה רק מספר חודשים לאחר המשבר הכלכלי של 2001 והביאה עם חשיפתה לקריסתו של הבנק. דוגמה נוספת היא ההונאה הפיננסית של ברנרד מיידוף, המהווה את אחת מהונאות הפונזי הגדולות בהיסטוריה. ההונאה נחשפה בעיצומו של המשבר הכלכלי העולמי אך התבצעה במשך מספר שנים קודם לכן. ההסבר לכך הוא שבתקופות שפל בורסאי מקורות המימון נעצרים, ובהונאות פירמידה מסוג פונזי, המתאפיינות בשימוש בכספי משקיעים חדשים על מנת לממן תשואות למשקיעים הוותיקים, הדבר גורם לקריסתה של הפירמידה שנבנתה.
• תקופות שפל ומשבר מתאפיינות גם במספר רב של סכסוכים עסקיים בין שותפים. במקרים כאלה הצדדים משתמשים בכל הכלים המשפטיים העומדים לרשותם, ולכן לא פעם גם מתעוררים חשדות לגבי טוהר המידות של השותפים. כל עוד העסקים שגשגו לא נשאלו שאלות ולא צפו חשדות, אך בתקופת משבר נשאלות השאלות הקשות ולעיתים גם מאותרות פעולות "חריגות" שבוצעו בעבר.

כאמור, ההיסטוריה מלמדת אותנו כי חלק ניכר ממעשי הונאות ומעילות נחשפים ביתר שאת בעיתות משבר, והתחקות אחר הפעולות "החריגות" מגלה שהן החלו דווקא בתקופות של צמיחה כלכלית. אין זה מן הנמנע כי בסיומו של ה"צונאמי הכלכלי" שהביא עימו משבר הקורונה, יתגבר קצב חשיפת הפרשיות של מעשי הונאות ומעילות מסוגים שונים, שייתכן שכלל לא היו נחשפות כל עוד השווקים היו בתקופת שפע וגאות.

בהקשר הזה ראוי לציין כי חברות שבהן מתקיים מערך ביקורת ומנגנוני בקרה ופיקוח שוטפים, צולחות תקופות של שפל ומשבר בצורה טובה יותר מאשר חברות אחרות.

The post הונאות ומעילות בישראל – תמונת מצב ומבט לעתיד על רקע משבר הקורונה appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

פתיח : בתחילת כהונתי כמבקרת עיריית ירושלים והמורשה לטיפול בתלונות, אמרו לי כמה עמיתים: "לא תצטרכי להכין תוכנית עבודה לביקורת. המידע שיציף אותך יהיה תוכנית העבודה שלך". ואכן, מהר מאוד ולמגינת ליבי ראיתי איך נבואה זו מאיימת להגשים את עצמה, הוצפנו במידע ובתלונות שדרשו טיפול.

  הצפת מידע ושילובו בתוכנית העבודה – הצורך בפתרון

במסגרת התהליך האסטרטגי לניתוח עבודת הביקורת שערכנו בסיוע יועץ אסטרטגי (שעליו כתבתי במאמר נפרד), זיהינו תופעה של "הצפת מידע" הדורשת פעולות מיידיות של בדיקה וביסוס מצד צוות הביקורת כדי לאמת את תוכנו ולהבין את ההשלכות העולות ממנו.

במסגרת התהליך האסטרטגי שערכנו, במהלך שלב האבחון זוהה הנושא של הטיפול בהצפת המידע המתקבל. מצד אחד, המידע חשוב מאוד ומקור לדוחות ביקורת משמעותיים. מצד שני, הטיפול הנדרש במידע זוהה כתופעה הגורמת לתחושות עומס ותסכול של צוות הביקורת, שנאלץ לקטוע את הטיפול במטלות במסגרת תוכנית העבודה, כדי לטפל בדחיפות במידע שהתקבל, מה גם שבחלקו התברר שלא תמיד היה בו ממש.

בנוסף, התברר לנו שטיפול במידע כזה דורש לעיתים התמחות של המבקר בכלים חקירתיים ותחקור נתונים שלא כל הצוות אמון עליהם.

הבעיה – הצפת מידע
נוצר קונפליקט בין החשש לטיפול לקוי בנושאים שעלו מהמידע שהתקבל והפוטנציאל הטמון בו לבניית לדוחות ביקורת משמעותיים, לבין הצורך לעמוד בתוכנית העבודה השנתית.

להמחשת המורכבות של הבעיה אציין שכשהתחלנו לערוך מדידה ובקרה של התופעה, הבנו שמדובר בהצפה של פרטי מידע בהיקף משמעותי ובהרכב מגוון:

• מדי שנה מתקבלים עשרות ולעיתים אף מאות פריטים.
• חלק מהמידע המתקבל הוא בעל היבטים מערכתיים וחלקו מעלה חשש לפגיעה בטוהר מידות.
• המידע מתקבל ממקורות שונים ומגוונים, ובהם: הנהלת הארגון, עובדים, ספקים, או בעלי עניין שונים.
• חלק מהמידע מתקבל בכתב ואחר מתקבל בעל פה.
• חלק מהמידע מתקבל באופן גלוי וחלקו בעילום שם (או תוך בקשה של מוסר המידע להישאר אנונימי).
• המידע יכול להיות: כללי, חלקי, ממוקד, או מידע המצטבר ממקורות שונים לכדי תמונה הדורשת בירור. כלומר: חיבור פריטי המידע ממגוון מקורות יכול להביא לגיבוש וליצירת מידע חדש ומשמעותי יותר.

המסקנה – ההזדמנות טמונה בטיפול נכון בהצפת המידע
לצד סקר הסיכונים ותוכנית העבודה הסדורה, התברר לנו שהתופעה של הצפת מידע הציבה בפנינו הזדמנות:

• יש לנו אפשרות לעשות שימוש בזרימת המידע השוטף כמקור לנושאים לדוחות ביקורת מערכתיים וממוקדים כאחד.
• ככל שהמידע המתקבל רב יותר ומטופל באופן איכותי יותר, כך גדל פוטנציאל נושאי הביקורת שהוא טומן בחובו.
• המסקנה שלנו הייתה שבהיעדר ניהול שיטתי של המידע המתקבל באמצעות גורם מיומן, ממוקד ומומחה בתהליך הנדרש, לא ימוצה הפוטנציאל הטמון במידע ועימו יימשך גם התסכול.

הפתרון – בניית חממה לדוחות ביקורת

הבנה זו הביאה אותנו לפתרון: בניית חממה לדוחות ביקורת: החלטנו  שיש לפעול באופן שיטתי כדי לאגור את המידע המתקבל ולאמת ולהעשיר אותו באמצעות צוות ייעודי המצויד בהכשרה ובכלים מתאימים. בנוסף, כדי להגדיל את היקף המידע המתקבל, אימצנו גישה פרואקטיבית לאיסוף המידע.

לאחר חשיבה מעמיקה של הצוות הוחלט להקים את החממה, וכן על הצעדים הבאים:

• צוות ייעודי – הטיפול בתלונות ובמידע הנחוץ לביקורת יתבצע על ידי צוות ייעודי נפרד שיוכשר למשימה ויתמחה בשימוש בכלים חקירתיים וכלי תחקור נתונים.
• מערכת מידע תומכת – המידע שיתקבל יוזן למערכת מידע ייעודית. פעולות הבדיקה והטיפול בתלונות ינוהלו באמצעות מערכת זו באמצעות יישום ניהול משימות פרויקטאלי. ניהול התלונות באמצעות מערכת מידע יבטיח מיצוי של עשרות הפעולות הנדרשות לבדיקת כל תלונה וימנע איבוד של תלונות וטיפול לקוי בהן. רישום התלונות במערכת ייעודית גם יאפשר לחבר פרטי מידע שונים הקשורים לאותו נושא לכדי תמונת מידע שלמה.
• אימוץ גישה פרואקטיבית – הצוות הייעודי יפעל בדרכים פרואקטיביות ויזמיות כדי לאסוף מידע הנחוץ לביקורת ממקורות שונים.
• עיגון התהליך החדש בנוהל – ייכתב נוהל עבודה לטיפול במידע הנחוץ לביקורת, הכולל הנחיות מפורטות של: קבלה, העשרה ובדיקה של מידע.

להלן תרשים המתאר את תהליך קבלת המידע והטיפול בו בחממה:

תוצאות: לאחר שנת ההפעלה הראשונה, הקמת החממה הוכיחה שהמהלך היה נכון:

• יישומן של ההחלטות אִפשר עמידה ביעדי תוכנית העבודה השנתית של הביקורת מחד, ושיפר את אופן הטיפול במידע מאידך.
• חל גידול של 44% בהיקף המידע שהתקבל.
• בעקבות מידע שהתקבל וטופל בחממה, חל גידול משמעותי במספר דוחות הביקורת שנכללו בדוח השנתי של מבקרת העירייה.
• חל גידול במספר היחידות הארגוניות שבדקנו, וכתוצאה מכך מימשנו יעד אסטרטגי שקבענו במסגרת התהליך: "הגדלת ההשפעה של הביקורת על העירייה".

סיכום

• רבות נכתב ופורסם אודות ההכרח לבצע ביקורת בהתאם לתוכנית עבודה רב שנתית הנגזרת מסקר סיכונים שבוצע בארגון. דרישה זו מעוגנת בנהלים ובתקנים המקצועיים של הביקורת והוטמעה זה מכבר בפרקטיקה המקצועית. אולם, אופן הטיפול במידע הנחוץ לביקורת אינו מעוגן בהנחיות כלשהן, ולמיטב ידיעתי אף כמעט שלא נדון במאמרים ובספרות מקצועית בנושאי ביקורת.

סוף דבר – הקמת החממה אפשרה: גמישות בפעילות הביקורת; עמידה בתוכנית העבודה השנתית; וההתמחות שיצרנו אפשרה לדייק את מאגר הסיכונים המהווים בסיס לתוכנית עבודת הביקורת. כל אלו הביאו לייעול עבודת הביקורת, ובכך להוספת ערך רב לארגון ולביקורת.

The post חממה לדוחות ביקורת – תהליך טיפול בתלונות/פניות לביקורת appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

בחודש יוני 2015 נחשפנו לרישום כוזב בספרי חברת הבת נגב קרמיקה, רישום שהשפיע על הצגת הסעיפים השונים בדוחות הכספיים וגרם ל"ניפוח" רווחי החברה בכ-62 מיליון שקל.

פרשיות אלו הן רק קצה הקרחון של אירועי הונאות חשבונאיות בדיווח הכספי של חברות ציבוריות שנחשפו בשנים האחרונות. אירועים אלו מעלים ספקות בנוגע למידת התאמתם של מנגנוני הבקרה האמורים לאתר ולמנוע תרחישי הונאות חשבונאיות. ייתכן שאוזלת היד בנושא נובעת מהעובדה שהחברות לא השכילו להבחין בין מנגנוני הבקרה שיש ליישם כדי למנוע מעילות עובדים לבין אלו שבאפשרותן למנוע תרחישי הונאות חשבונאיות.

המצב בעולם ובארץ

מסקרים שנערכו לאחרונה עולה תמונת מצב מדאיגה בכל הנוגע לגידול בשיעור מקרי ההונאות החשבונאיות. בסקר בינלאומי שנערך על ידי לשכת בוחני ההונאות העולמית (ACFE) ופורסם בשנת 2016, שבמסגרתו נבדקו אירועי הונאות, מעילות ומעשי שחיתות שנחקרו במדינות שונות ברחבי העולם, נמצא כי קיים גידול בשיעור ההונאות החשבונאיות מבין כלל האירועים שנחקרו.

להלן גרף המציג את הגידול בשיעור ההונאות בדיווח הכספי בשנים 2016-2010:

בארץ המצב חמור עוד יותר. בשנת 2016 נערך סקר על ידי מחלקת הביקורת החקירתית של פירמת רו"ח "פאהן קנה ניהול בקרה", שבמסגרתו נבדקו עשרות אירועי הונאות, מעילות ומעשי שחיתות בענפי פעילות שונים. מהממצאים עלה כי בכ-16% מהמקרים היו אירועי הונאות בדיווח הכספי.

נתונים אלו מצביעים על הצורך בנקיטת צעדים אקטיביים במטרה לחשוף הונאות בדיווח כספי. במאמר זה נציג מספר דרכים ושיטות להתמודדות עם הסיכון.

סוגי ההונאות הנפוצות ביותר בדיווח כספי

להלן סוגי ההונאות הנפוצות ביותר בדיווח כספי, כפי שעולה מנתוני הסקר הבינלאומי שנערך על ידי לשכת בוחני ההונאות העולמית:

• ביצוע מניפולציות בסעיפי התחייבויות והוצאות על ידי שימוש בהפרשי עיתוי, במטרה להשפיע על התוצאות הכספיות באמצעות דחיית הוצאות. לדוגמה, הפחתה מלאכותית של הוצאות החברה השוטפות על ידי היוון הוצאות שוטפות לרכוש קבוע, לרבות היוון הוצאות לנכס שכבר הופעל. בדרך זו ההשפעה של ההוצאה על הדוחות הכספיים נפרשת על פני שנים במקום על התקופה החשבונאית הרלוונטית.
• הכרה בהכנסות שלא בהתאם לתקנים חשבונאים מקובלים – ייפוי הדוחות מבוצע על ידי הכרה בהכנסה טרם זמנה, רישום פיקטיבי של מכירות וביטולן בתחילת שנת הכספים הבאה, ורישום מכירות פיקטיביות בין חברות בקבוצה (פעולות מסוג זה אינן משפיעות על הדוחות הכספיים המאוחדים של קבוצת החברות אלא על דוחות הסולו של כל אחת מהחברות).
• עדכון שווי נכסי החברה באופן מלאכותי – כך לדוגמה, אחת הדרכים הנפוצות לייפוי הדוחות הכספיים היא "ניפוח" ערך המלאי (בין אם על ידי עדכון כמות פרטי המלאי במערכות התפעוליות ובין אם על ידי התערבות מלאכותית בערכים הכספיים של פרטי המלאי), המשפיע על מאזני החברה ועל תוצאות פעילותה.

כלי הבקרה הנהוגים כיום למניעת הונאות בדיווח כספי

מרבית המבקרים הפנימיים אינם נוהגים לכלול בתוכנית העבודה נושאים הקשורים לסיכוני הונאות בדיווח הכספי, מתוך הנחה כי נושאים אלו מטופלים במסגרת עבודת ה-SOX ומבוקרים על ידי רואה החשבון המבקר. אולם שיעור הגידול באירועי הונאה מעלה ספקות בנוגע להתאמתם של מנגנוני הבקרה אשר היו נהוגים עד כה.

המתודולוגיה המסורתית ליישום ה-SOX נועדה לוודא שלא קיימות טעויות מהותיות בדוחות הכספיים, אך מתקשה בזיהוי ואיתור של הטעיות מכוונות, ולכן מתקשה בזיהוי הונאות בדיווח כספי. להלן מספר סיבות לכך:

התפתחויות כלי הבקרה

בשנים האחרונות אנו עדים להתפתחות כלי הבקרה למניעת מעילות: מנהלי סיכונים עורכים סקרי סיכוני מעילות, ומבקרים פנימיים משלבים התייחסות לנושא בתוכנית העבודה של הביקורות הפנימית, תוך הסתייעות באנשי מקצוע המתמחים בתחום הביקורת החקירתית. למרות האמור, נושא ההונאות בדיווח כספי נותר פעמים רבות מחוץ לתוכניות העבודה של המבקר, על אף שהמתודולוגיות הרלוונטיות ליישום SOX ולביקורת על דוחות כספיים מורות על כך.

בספטמבר 2016 פרסם ארגון ה-COSO מדריך בנושא מניעת הונאות ומעילות, המדגיש את מחויבות הארגון לנקוט גישה אקטיבית לצורך מניעת הונאות ומעילות. המדריך הוא חלק בלתי נפרד מעיקרון 8 ב-COSO 2013, שהוא המתודולוגיה המקובלת כיום לבחינת הממשל התאגידי במסגרת ה-SOX. להלן מספר נקודות שבהן עוסק המדריך:

1. קביעת תוכנית לניהול סיכוני הונאה במסגרת הממשל הארגוני.
2. ביצוע הערכת סיכונים מקיפה להונאות ומעילות.
3. פיתוח ויישום בקרות מונעות ומאתרות לזיהוי הונאות ומעילות.
4. קביעת מנגנון דיווח שיאפשר מסירת מידע בנוגע להונאות ומעילות שהתגלו.
5. פיקוח על תהליך ניהול סיכוני ההונאות והמעילות, שיאפשר הסקת מסקנות, הפקת לקחים ושיפור תהליכים.

במתודולוגית העבודה החדשה הנדרשת על ידי ארגון ה-COSO והמועצה לפיקוח על ביקורת דוחות כספיים בחברות ציבוריות -PCAOB (Protecting Investors through Audit Oversight), ניתן דגש בין היתר לנושאים הבאים:

• בדיקת אוכלוסיות שלמות באמצעות שימוש בכלים ממוחשבים ושיטות דגימה מורכבות המסתמכות על כריית נתונים וניתוח חריגים.
• בדיקות המבוססות על תרחישי הונאות ומעילות פוטנציאליות הרלוונטיות לאופי הארגון ולתהליכי העבודה המבוצעים בו.
• כפיפות ארגונית שאינה יוצרת ניגודי עניינים וביצוע בדיקות על מסדי נתונים שלמים באי-תלות מוחלטת בגורם העסקי.

מעיון בפרסומים החדשים עולה כי הטיפול בהונאות בדיווח כספי נופל בין הכיסאות. בעוד שארגוני ה- COSO וה- PCAOBמטילים את האחריות למניעת תרחישי הונאות ומעילות על גורמי הביקורת והבקרה השונים (כגון מבקרי הפנים, מנהלי הסיכונים וכו'), פעמים רבות שומרי הסף אינם כוללים בתוכניות העבודה למניעת מעילות בדיקת תרחישי הונאות בדיווח כספי, מתוך הנחה כי נושא זה מטופל במסגרת ה-SOX ועל ידי רואה החשבון המבקר.

ניתן לאתר ואף למנוע את תרחישי ההונאות על ידי הטמעת בקרות תהליכיות ותקופתיות בארגון. לדוגמה:

• יצירת ממשק אוטומטי בין המערכת הלוגיסטית המשמשת את החברה לצורך ניהול המלאי לבין המערכת הפיננסית, וזאת כדי לצמצם את האפשרות לביצוע פעולות ידניות העשויות להשפיע באופן מלאכותי על הרישומים החשבונאיים של החברה.
• ביצוע ביקורות תקופתיות המתמקדות בניתוח רישומים חשבונאיים חריגים, כגון פעולות המשפיעות באופן מלאכותי על סעיפי חתך.

סיכום

לנוכח התפשטות התופעה ולצורך התמודדות עם סיכוני הונאות ומעילות, נראה כי על חברות למסד מנגנוני פיקוח ובקרה שמטרתם איתור ומניעה של מעילות והונאות, לצד עריכת ביקורות תקופתיות של גורמים מקצועיים בתחום. על הארגונים לנקוט גישה אקטיבית שמטרתה לחשוף הונאות ומעילות בגוף המבוקר, גישה הכוללת בחינת תרחישי מעילות לצד תרחישי הונאות בדיווח הכספי על אף המורכבות שבכך, במסגרת תוכנית מתמשכת למניעת הונאות ומעילות.

The post הונאות בדיווח כספי – כיצד ניתן להתמודד עם הסיכון appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

סקר הפשיעה הכלכלית הגלובלי לשנת 2018, שנערך על ידי PwC בקרב למעלה מ-7,200 חברות מ-123 מדינות ולראשונה גם מישראל, מצא כי 49% מהחברות חוו פשיעה כלכלית. אחת משלוש המעילות הנפוצות שחוו המשיבים הישראלים היא מעילה בתחום הרכש, אזור סיכון מהנפוצים ביותר בהיסטוריית המעילות בארץ ובעולם.

הניסיון מלמד כי מעילות בתחום הרכש מתרחשות במשך מספר שנים עד לחשיפתן (אם בכלל). ממחקרים שנערכו בנושא עולה כי מעילות חד פעמיות ו/או קצרות מועד הן דבר חריג, שכן הסיפוק, הריגוש והתועלת יגרמו למועל לחזור שוב ושוב על הפעולה מתוך הנחה שלא ייתפס.

משולש המעילה מתאר שלושה גורמים הנמצאים בכל מצב של מעילה או הונאה ומייצרים את הפוטנציאל להתממשותו של סיכון למעילות והונאות: מניע, הזדמנות והצדקה. 59% מהמשיבים לסקר הפשיעה הכלכלית הגלובלי דירגו את גורם ההזדמנות כגורם העיקרי שעלול להביא להתרחשות של מעילה ו/או הונאה. ההזדמנות היא למעשה המצב היחיד שעליו אנו כגורמי הבקרה בחברה יכולים להשפיע, היות שפרצה בבקרה היא פתח להתרחשות מעילה ו/או הונאה.

סקר מעילות והונאות

כמחצית מהחברות שהשתתפו בסקר הפשיעה הכלכלית עורכות מדי תקופה סקר מעילות והונאות במטרה לאתר פרצות בתהליכים העלולים להביא להתרחשות של מעילה ו/או הונאה בחברה. על הסקר לכלול את הפעולות הבאות:

• איתור מוקדי סיכון למעילות והונאות בחברה, כאשר כל מוקד סיכון מכיל תרחישים אפשריים לביצוע מעילה או הונאה.
• בחינת מסגרת הבקרה בכל אחד ממוקדי הסיכון שזוהו.
• ניתוח נתונים במטרה לזהות אנומליות.
• ניתוח והערכת הסיכון השיורי להתרחשות מעילה או הונאה במוקדי הסיכון שזוהו.
• גיבוש המלצות לחיזוק מסגרת העבודה לניהול הסיכון.

בניית תוכנית לצמצום החשיפות שזוהו בתהליכי החברה

מעילות בעולמות הרכש

תהליכי רכש מתנהלים באופן שונה מחברה לחברה, בין אם בעקבות גודל החברה, כמות הפריטים הנרכשים, היקפי העסקאות, תיאבון החברה לסיכון ועוד.

תהליך הרכש ברובו בנוי לפי השלבים הבאים:

הסיכון כי תתרחש מעילה בכל אחד משלבי תהליך הרכש קיים ואינהרנטי, בין אם התהליך הוא שולי ואינו מוסדר ובין אם הוא מבוקר ומאורגן.

לרוב, הוצאות הרכש בחברה הן בסכומים מהותיים ומהוות את עיקר הוצאות החברה. על כן, ובהיותו אזור סיכון מהנפוצים בהיסטוריית המעילות, קיימת רגישות רבה וחשיפה לפעולות בלתי מורשות בתהליך זה יותר מכל שאר התהליכים המתקיימים בחברה. מכאן שיש חשיבות רבה למפות את החשיפות האפשריות ולהתאים את מערכי הבקרה השונים לפוטנציאל הסיכון.

דוגמה מהשנים האחרונות היא מעילת ענק שהתגלתה בחברה מובילה בתחומה בארץ, שבוצעה על ידי מנהלת חשבונות שעבדה בחברה מיום הקמתה ונחשבה לעובדת מצטיינת, מסורה ואהודה על חבריה לעבודה.
אז כיצד בוצעה המעילה בפועל, אלו גורמי בקרה היו חסרים, מהן הבקרות הדרושות ואלו מהן היו מונעות את המעילה?

שיטת המעילה

על פי כתב האישום שהתפרסם, מנהלת החשבונות בחברה פתחה חשבון בנק על שם נעוריה והוסיפה לו מספר מילים המרמזות על ספק הפועל בתחום ההפקה. במשך כחמש שנים שינתה ללא ידיעת החברה את שמם של חלק מספקי החברה שאינם פעילים ובעלי יתרות זכות לשם הספק שהוסיפה לחשבונה האישי, איפסה את יתרות הזכות הכספיות של ספקים אלה והעבירה אותם לחשבונה האישי. מנהלת החשבונות הפקידה בתקופה זו המחאות של החברה לחשבונה הפרטי בסכום של מעל 10 מיליון ש"ח.

לאחר שמעילה זו צלחה במשך כחמש שנים, היא נקטה צעד נוסף והקימה במערכות החברה ספק פיקטיבי הזהה לשם החשבון הבדוי שפתחה. היא ביצעה רישום כוזב של פקודות במערכת הנהלת החשבונות של החברה, והפיקה המחאות לטובת הספק הפיקטיבי שהקימה. את חתימות שני מורשי החתימה על ההמחאות היא זייפה.

בשיטה זו הפיקה עשרות רבות של המחאות מזויפות לפקודת הספק הפיקטיבי (בסכום של מעל 14 מיליון ש"ח), את ההמחאות הפקידה בחשבון המרמה ומשכה משם כספים לשימושה האישי. את התהיות בנוגע לבגדיה היקרים ולרמת החיים הגבוהה, שהפגינה ביחס לבעלי שכר דומה בחברה, פטרה בטענה, כי בעלה העצמאי נהנה מהכנסות גבוהות. היקף המעילה הכולל הוערך במעל 24 מיליון ש"ח במשך יותר מ-10 שנים.

המעילה התגלתה במקרה על ידי חשבת החברה. כחודש לאחר חזרתה של מנהלת החשבונות מחופשת לידה, חשבת החברה איתרה רישום שנראה לה חריג ופנתה למנהלת החשבונות בבקשה לקבלת הסבר. מנהלת החשבונות הגיבה בצורה מתחמקת ולחוצה ומיהרה להסתלק מהחברה. האמור עורר את חשד החברה והוביל לחקירת המקרה.

כשלים בסביבת הבקרה

כיצד נגנב סכום עצום של כסף בלי שאנשי מערך הבקרה והכספים בחברה יחשדו בדבר? היכן היו שומרי הסף בחברה? היו כשלים רבים בסביבת הבקרה, והבולטים ביותר הם:

• לא הייתה הפרדת תפקידים נאותה בין הגורם המורשה להקמת ספק לבין הגורם המורשה להנפיק תשלום לספק.
• לא נעשתה בקרה אחר כרטיסי ספק שאינם ביתרת זכות, ולא נעשתה בקרה לבדיקת התאמה בין הרשום בכרטיסי ספק פעילים לתשלומים שהועברו בפועל לטובת הספק.
• סעיף הרכש בחברה המדוברת הוא מהותי, על כן קיים קושי באיתור חריגים באמצעות בדיקות ידניות. החברה לא עשתה שימוש בכלי ניתוח נתונים מתקדמים לצורך ניתוח פקודות יומן חריגות, איתור כפילויות, איתור פערים ברציפות שיקים, ופקודות יומן והצלבות שונות בין בסיסי נתונים. סביר שניתוח נתונים במטרה לאתר אנומליות היה מציף את הפערים בשלב מוקדם.

בקרות שיכלו למנוע את המעילה

מעילה זו הייתה יכולה להימנע על ידי קיומן של הבקרות הבאות:

• בעת הקמת ספק חדש במערכת הנהלת החשבונות יידרשו אישורים של שני גורמים לפחות. בקרה זו מיושמת כיום בחברות רבות בישראל, כאשר גורם אחד אחראי על הקמת הספק והזנת נתוניו למערכת, והגורם השני אחראי על הזנת פרטי חשבון הבנק של הספק וכן על בחינת אמיתות הנתונים שהוקלדו על ידי הגורם הראשון.
• פתיחת ספק חייבת להיות מגובה במסמך פתיחת ספק, וכן בתעודת התאגדות ו/או אישור ניכוי מס ו/או אישור ניהול ספרים של הספק. בקרה זו תפחית את האפשרות, כי יוקם במערכות החברה ספק פיקטיבי. אמנם לא כל ספק שיש לו מסמכי התאגדות הוא בהכרח ספק של החברה, אך בקרה זו תקשה על גורם בחברה להקים ספק פיקטיבי.
• בעת הקמת ספק יש לקבל מהספק מסמך רשמי מהבנק, כדוגמת דף חשבון או שיק מבוטל. בקרה זו תוכיח לחברה כי חשבון הבנק שביקש הספק להעביר אליו את התשלומים המגיעים לו הוא חשבון הבנק של הספק.
• בחינת תקינות ונכונות מספר העוסק מורשה או ח"פ של החברה. בבקרה זו נבחן כי מספר העוסק מורשה/ח"פ שסיפק הספק לחברה הוא אמיתי ותואם לשמו של הספק.
• הפרדת תפקידים בין הגורם שאחראי על הקמת ספק לבין הגורם שאחראי להעביר את התשלום לספק. בקרה זו הכרחית ומייצרת הפרדת תפקידים נאותה המונעת אפשרות כי עובד יחיד יבצע את הליך יצירת ההתקשרות עם הספק והזרמת התשלום לחשבונו ללא מעורבות גורמים נוספים.
• קיום רוטציה בתפקידים מרכזיים בתחומי רכש וכספים. החלפת בעל תפקיד מרכזי ורגיש מפחיתה את הסיכון כי תתרחש מעילה, מכיוון שהעובד מודע לכך שתקופת כהונתו בתפקיד קצובה בזמן ולאחר מכן ייכנס גורם אחר לנעליו.

בקרות שיכלו לגלות את המעילה

מעילה זו יכולה הייתה להתגלות על ידי קיומן של הבקרות הבאות:

• בקרה תקופתית על שינויים בשדות רגישים של ספקים. באמצעות בקרה זו החברה עוקבת אחר שדות רגישים ששונו, כדוגמת שם ספק, מספר חשבון בנק ועוד. כל שינוי בשדות אלה צריך להיות מגובה במסמך המאמת את הנתונים ששונו. לדוגמה, שינוי שם יהיה מגובה במסמך שעליו חתום הספק ובו השם החדש הרצוי, וכן מסמך של הבנק המאמת, כי שם הספק תואם לשם חשבון הבנק.
• ביצוע ניתוח נתונים במסדי הנתונים המרכזיים של החברה, במטרה לזהות מגמות ופעולות חריגות שבוצעו בתהליכים המבוצעים בחברה, כגון רכש, שכר וכספים. חלק בלתי נפרד מהבקרות שמיישמות חברות הוא ביצוע ניתוח נתונים. לתחקור מסדי הנתונים של החברה יש ערך מוסף מפני שהוא מאפשר זיהוי פעולות חריגות (ככל שהיו כאלה), איתור דפוסי התנהגות, איתור חריגים שלא ניתן היה לזהות מביצוע סקרים ובקרות, ואיתור כשלים בבקרות הקיימות.
• מבחני מהימנות לעובדים בתפקידים רגישים בתדירות שתיקבע מראש. תפקידים בתחום הרכש והכספים מהווים משרות רגישות לאור מעורבותם בהוצאות כספי החברה. מומלץ, כי בעלי תפקידים הנוגעים באופן ישיר ועקיף לכספי החברה, יחויבו בביצוע מבחן מהימנות אחת לתקופה (בדרך כלל אחת לשלוש שנים). יש לציין, כי בקרה זו היא בנוסף על הבקרה המונעת, מפני שהידיעה של העובדים כי הם עתידים לעבור מבחן מהימנות משמשת כגורם הרתעתי.
• חיוב עובדים בתפקידים רגישים בחברה לצאת לחופשה רציפה בת שבוע לפחות, במסגרתה תיחסם לעובד הגישה לתיבת המייל ולמערכות השונות בחברה. במקרים שבהם עובד אחראי על ביצוע אותן פעולות מדי יום, עולה האפשרות כי הוא יצליח להסתיר פעולות אסורות. בעת יציאת העובד לחופשה רציפה, עובד אחר נכנס לנעליו ואחראי לבצע את אותן פעולות שמבצע העובד המקורי בכל יום. אם יהיו פעולות המבוצעות באופן תדיר ומוסתרות בכוונת תחילה, סביר להניח כי העובד המחליף יגלה זאת.

סיכום

קיים מגוון רחב של בקרות שניתן לשלב ולהטמיע הן כחלק ממערך הבקרה הרוחבי והן באזורים נקודתיים בתהליכי הרכש, כפונקציה של מאפייני הפעילות וגורמי הסיכון המבוססים על מיפוי תהליכים ייעודי, או כחלק מסקר מעילות והונאות שמומלץ לבצע אחת לתקופה. בקרות אלו אינן מחליפות את הצורך בתחקור מסדי נתונים לאיתור אנומליות, המהווה כיום כלי מרכזי באיתור חריגים.

ניתוח אירועי מעילה מעלה שברוב המקרים לא נדרש תחכום בביצוע המעילה, ומערך בקרה לקוי הוא שמאפשר את המעילה.

The post פרצה קוראת לגנב – האם ואיך ניתן למנוע זאת? appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

מעילה. לא אחת מתברר שכיסיו של המועל ריקים (זו הרי היתה המוטיבציה למעילה…) לא נערך ביטוח לכיסוי מעילות (הוא יקר…) והארגון פונה למעגל השלישי- הבנק או רואה החשבון.

במאמר זה נדון ברשלנות תורמת של הארגון למעילה:

האם גם לארגון שבו בוצעה המעילה קיימת אחריות לאי גילוי המעילה? מה היקף האחריות כאשר מתברר הארגון לא נקט אמצעים סבירים למניעתה?

הסוגיה כאמור נידונה בפס"ד אל שרד בע"מ נ' יובנק בע"מ מתאריך 10.02.2014.

סיפור המעילה

מעיון בכתב התביעה עולה כי חברות אל שרד ופולימוד הן חברות הפועלות כחלק מקבוצת חברות העוסקת בתחום האופנה – קבוצה בעלת מחזור שנתי של מאות מיליוני שקלים. אל שרד, פולימוד וחברות נוספות בקבוצה, פעלו במסגרת "איחוד עוסקים" לצורכי דיווח מע"מ. לפולימוד לא היו אמצעי תשלום או חשבון בנק, ולכן לצורך ביצוע תשלומים לספקי החברה נעשה שימוש בחשבון הבנק של אל שרד שנוהל ביובנק – שקיבל לידיו את טופס דוגמאות החתימה של מורשי החתימה בחברות. יש לציין כי שירותי המטה, לרבות שירותי הנהלת חשבונות וביצוע התשלומים, ניתנו לכל החברות בקבוצה ובהן פולימוד, על ידי מחלקת הכספים של הקבוצה שמנתה בין 11 ל-20 עובדים.

לפי כתב התביעה, מנהלת החשבונות של חברת פולימוד הייתה אחראית לביצוע תשלומים לספקים ולרישום פקודות יומן מתאימות בספרי החברה, ואף קיבלה לידיה את ההמחאות של אל שרד בצורה שוטפת וללא בקרה על השימוש שנעשה בהן. בשנת 2006, לאחר שפוטרה עקב אי שביעות רצון מעסיקיה, גילתה עובדת שהחליפה אותה בתפקידה כי המחאה בסך 10,572 ש"ח שנפרעה מחשבון אל שרד, לא הופיעה בספרי הנהלת החשבונות של פולימוד ונרשמה לפקודת גורם שאינו קשור לחברות. בבדיקה נוספת התגלו 345 המחאות בסך כולל של כ-5 מיליון ש"ח שנפרעו מחשבונה של אל שרד על ידי גורמים שאינם קשורים לקבוצת החברות, ונמצא כי החתימות שעל גבי ההמחאות – זויפו.

התברר כי המעילה הוסתרה באמצעות רישום כוזב של פקודות יומן בכרטיסי הנהלת החשבונות של החברות, בעיקר כנגד כרטיס "מע"מ תשומות" וכנגד כרטיסים נוספים של הוצאות, קניות והשקעות.

לאחר גילוי המעילה חתמה גברת סגל על הודאה והתחייבות לשיפוי החברות, אך מאחר שלא הצליחה להחזיר את כספי המעילה, הגישה קבוצת החברות תביעה כנגד יובנק בדרישה לקבל פיצוי.

בתביעה נטען כי על פי תנאי החוזה שבין הבנק ללקוחותיו, הבנק מתחייב לבצע פעולות בחשבון רק בכפוף להוראת מורשי החתימה. לטענת התובעים, אילו נהג הבנק בזהירות הראויה כמתחייב בחוזה, היה מגלה בנקל את הזיוף לאור ההבדלים שבין דוגמאות החתימה שנמסרו לו לבין החתימות המזויפות שהופיעו על ההמחאות, וכך היה עוצר את המעילה ומצמצם את נזקיה.

להגנתו טען הבנק כי בדק את ההמחאות כמתחייב על פי רמת סבירות ראויה ולא הפר את חובותיו,  וכי החברות שלא נקטו אמצעי בקרה בסיסיים הן הנושאות באחריות למעילה ויש לייחס להן אשם תורם בשיעור של 100 אחוזים.

שאלת האחריות – על מי?

כדי לקבוע את גבולות האשם והאשם התורם, דן בית המשפט בשאלות שלהלן:

האם קיים דמיון סביר בין הזיוף לדוגמת החתימה?

שאלה זו נועדה לקבוע את מידת אחריותו של הבנק לאיתור המעילה. אם קיים דמיון סביר בין הזיוף לדוגמת החתימה, הרי שלבנק אין יכולת למנוע את המעילה. משמעות הדבר היא שבמקרים של זיופים מתקדמים, בהם למשל נסרקות חתימות מורשים, טענות נגד הבנק יידחו על הסף.

האם בדיקת ההמחאות על ידי הבנק נעשתה באמצעים סבירים ובאופני פעולה סבירים?

כחלק מניהול הסיכונים, קבע הבנק כי המחאות ייבדקו רק מעל לסכום מסוים, ושממוצע הזמן לבדיקת המחאה אחת יעמוד על כ-30 שניות. כמו כן, החתימות של לקוחות משתנות עם הזמן, ואין לבנק אפשרות מעשית לפנות לכל הלקוחות על מנת לאמת את השינוי. בסופו של דבר הבנקים "קונים סיכון", ומעדיפים להסתכן בתביעה מאשר לשלם מיליוני שקלים על שעות עבודה של פקידים שיבדקו לעומק כל המחאה.

לאור זאת, בית המשפט קבע כי האמצעים שנקט הבנק לבדיקת ההמחאות אינם סבירים.

האם הבנק נקט אמצעי זהירות לצמצום ומניעת הנזק?

הדיון בשאלה זו נועד כדי לחלק את האחריות בין הצדדים. מחד, אמצעי הזהירות היחיד שבידי הבנק הוא בדיקת חתימות המורשים, אך מאידך מדובר באמצעי זהירות משמעותי ביותר, שכן מציאת חתימה מזויפת או אפילו תשומת לב להיעדר דמיון סביר בין החתימה שעל גבי ההמחאה לדוגמת החתימה, היו מצמצמות את היקף המעילה ואולי אף מונעים אותה.

עם זאת, קיים מספר רב של אמצעי זהירות נוספים שעל החברה לנקוט, שמכלולם היה מצמצם את היקף המעילה ברמת ודאות גבוהה. בחוות דעת שהגיש מומחה מטעם הבנק עלה כי החברות לא נקטו אמצעי זהירות שעשויים היו לצמצם את היקף המעילה.

• לא נערכה בדיקת רקע ואמינות לגברת סגל בטרם החלה לעבוד בתפקיד משמעותי ורגיש, אף שסבלה ממבנה אישיותי של מועלת סדרתית ועל אף עברה כמהמרת.
• החברות לא הקפידו על הפרדת תפקידים ואפשרו לגברת סגל הן לקבל המחאות בצורה שוטפת (וללא בקרה על השימוש שבוצע בהן) והן לרשום את פקודות היומן בספרי החברות.
• החברות לא פיקחו על הנפקת פנקסי ההמחאות.
• לא התבצע פיקוח על ספחי ההמחאות ששולמו לגורמים שונים.
• לא נערכה בדיקת רציפות להמחאות שהופקו לתשלום.
• ההמחאות שנמשכו מחשבון הבנק לא הוצלבו עם אסמכתאות מגבות לתשלום (למשל חשבוניות).
• לא מונה מבקר פנימי לחברה ולא נערך סקר חשיפה למעילות.
• לא נאכפה חובת היציאה לחופשה רציפה בת שבעה ימים לכל הפחות.
• לא בוצעו בקרות שוטפות ונקודתיות בנושאים נוספים, כגון בדיקת פקודות יומן חריגות, שימוש ב"דוחות חכמים" ועוד.
• לא הוטמעה מערכת מחשוב מתקדמת בעלת מערך הפרדת תפקידים מובנה, לא נעשה שימוש במדפסת ייעודית להדפסת המחאות על דף נייר חלק, ולמרות שבבעלות החברות הייתה מערכת להפקת המחאות ממוחשבות, גברת סגל הפיקה מאות המחאות ידניות שמטבען הן בעלות סיכון גבוה יותר למעילה.

עוד קבע המומחה, כי החברות שכאמור לא נקטו אמצעי זהירות מלבד ביקורת רו"ח והתאמות בנקים, ויכלו לגלות את המעילה בשלב מוקדם יותר אלמלא התעלמו מהדגלים האדומים שהיו לנגד עיניהם:

• זיוף מאות המחאות המהוות כ-33% מכלל ההמחאות שהופקו, כלומר כל המחאה שלישית הייתה מזויפת.
• רישום הוצאות בכרטסות הנהלת החשבונות ללא אסמכתאות מגבות.
• גידול חריג במע"מ התשומות, המשקף גידול של כ-22 מיליון ש"ח בהוצאות פולימוד – גידול שאינו משקף את מחזור ההוצאות האמיתי של החברה.
• רישום פקודות יומן חריגות, ללא כל היגיון חשבונאי.

באי כוח התובעת טענו כי האחריות נופלת בצורה מלאה על הבנק שכשל בבדיקת החתימות על ההמחאות, וכי מדובר במעילה מתוחכמת שלא ניתן היה לעלות עליה בנקל.

לאחר שמיעת טענות הצדדים, דרכי המעילה, הבקרות והכשלים שהתגלו, קבעה השופטת דניה מאיר קרת את המסקנה הבאה:

"מהדיון באמצעי הבקרה השונים – אלו שלא בוצעו בשל חוסר סבירות או חוסר רלוונטיות מזה ואלו שבוצעו אך נעקפו מזה, מצטיירת תמונה ברורה :המעילה הייתה מתוחכמת למדי ובקרות סבירות שהפעילה התובעת, נעקפו על ידי העובדת. העובדת ניצלה נקודות תורפה שהינן אינהרנטיות לאופייה החשבונאי של החברה.

עם זאת, אין ספק שלצד ניצול נקודות תורפה "לגיטימיות", הסך הגדול של בקרות שלא בוצעו, מוביל למסקנה כי החברה שגתה בניהול חשבונותיה.

מקובלת עלי גישתו של רו"ח אלקלעי, אשר חזרה על עצמה בגרסאות רבות הן בחוות דעתו והן בחקירתו, לפיה על אמצעי הבקרה הננקטים להתאים לנקודות התורפה בהתנהלותה של החברה והאחריות להתאמתם, כמו האחריות למניעת מעילות בכללותה – מוטלת על הנהלת החברה.

נוכח האמור, עולה המסקנה כי התנהלות החברה בפיקוח על העובדת ובפיקוח על השיקים שיצאו מחשבונה, לא הייתה סבירה וכי היא מקימה לה אשם תורם. העובדה כי מחשבונה נמשכו מאות שיקים במשך כשנתיים מצביעה על כך שלא יתכן שכל האשם יוטל לפתחו של הבנק."

סיכום

בסיכומו של דבר, קבעה השופטת כי לחברה אשם תורם בשיעור של 25 אחוזים מהנזק (המהווים כ – 1.2 מיליון ש"ח). פסק הדין קבע כי האחריות הראשית למניעת המעילה בזיוף חתימות על המחאות רובצת על הבנק. עם זאת, אין להתעלם מקביעת השופטת כי על הארגון להתאים את הבקרות כך שיוכלו לאתר ולמנוע מעילה מתמשכת ובהיקף כספי גדול. אין הארגון יכול להניח כי הבנק או רואה החשבון, גם אם התרשלו, יישאו בכל הנזק, כאשר בו-בזמן הוא לא פעל באופן סביר למניעת המעילה.

The post רשלנות תורמת של הארגון למעילה appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

לאחרונה, וכפי שהדבר משתקף בפעילות משרדנו, קיימת עלייה בהיקף תופעת המעילות וההונאות בחברות מסחריות ובעסקים בינוניים וגדולים.

מרגע שגילתה הביקורת או ההנהלה את החשד למעילה או להונאה, הדחף האינסטינקטיבי הוא קודם כל לעמת את החשוד מול החשד ולקבל את תגובתו, או לחילופין לגשת מיד ולהתלונן במשטרת ישראל. בפועל הניסיון מלמד כי שתי הפעולות יפגעו בסופו של יום בתהליך חשיפת המעילה. במאמר זה נפרט מהו הטיפול הנכון המומלץ במצב זה.

יש למתן את הדחף האינסטינקטיבי בעימות המועל מול החשד ודרישה לקבלת תגובתו

עימות המועל מול החשד?

המגלה עשוי לסבור, ואולי בצדק, שקבלת תגובה מהחשוד תקדם מבחינתו את חשיפת הפרשה, אולם ניסיוננו מלמד כי פעולה זו שגויה ועשויה להסב נזק בלתי הפיך לסיכוי לקבל מהמועל הודאה ו/או להגיע להיקף האמיתי של המעילה או ההונאה, וכן להשבת הכספים שנגנבו.

חקירה של חשוד צריכה להיעשות אך ורק בידי חוקר מקצועי, כשבאמתחתו מידע רלוונטי על האירוע.

חשוד שנחקר עשוי להגיב להאשמות שיוטחו בו באחת משתי דרכים:

• האחת – הודאה חלקית במעשים מינוריים, תוך שהוא מנסה להסתיר את ההיקף האמיתי של האירוע.
• השנייה – הסתגרות טוטאלית מיד בתחילת התשאול או החקירה ואי שיתוף פעולה לחלוטין עם הגורם החוקר.

כדי לקבל הודאה מהנחקר, לחוקר המקצועי חייב להיות מידע אמיתי ומדויק שבו יעשה שימוש בנקודת זמן ספציפית וקריטית.

ברוב המקרים הנחקר עצמו לא יודע כמה מידע יש באמת בידי החוקר, ובשלב זה מנהל החוקר סוג של משחק פוקר מול הנחקר תוך יצירת מצג שלפיו הוא יודע הכול על האירוע ותוצאותיו.

מדובר בטכניקת חקירה המחייבת מיומנות מקצועית גבוהה תוך הסתייעות בעזרים שונים במהלך החקירה, כאשר החוקר יודע "לקרוא" את הנחקר ואת שפת הגוף שלו, ומנהל את החקירה בהתאם.

שימוש מושכל ומדויק של החוקר בנתונים נכונים על נקודות רלוונטיות או קריטיות באירוע, יאפשר במרבית המקרים קבלת הודאה פרטנית מהחשוד תוך עיגון הממצאים בעדות או בהקלטה סמויה.

טכניקות חקירה כאלה יושמו על ידינו למשל בחשיפת המעילה בחברת התקשורת פרטנר, שם מצאנו שהמועל ניהל חשבונות כפולים מול ספק שבתמורה קנה בכספי השוחד נכס (משרד) לחשוד המועל.

ההודאה שגבינו מהחשוד גרמה להרשעתו בתיק הפלילי ולהכרעה חד-משמעית בתיק האזרחי (תביעת נזיקין שהוגשה בידי החברה נגד המועל לאחר מכן).

גם בפרשיית המעילה בחברת נגב, שם העלתה חקירתנו מעילות בהיקף של מיליוני שקלים מצד המנכ"ל ועובדים נוספים, נאסף טרם חקירת החשודים מידע וחומר רב. חשיפתו בזמן ובעיתוי הנכונים תוך שימוש בטכניקות האלה מול כל נחקר, גרמה לכך שהצלחנו לגבות הודאות מפורטות מכל נחקר ולקבל מידע וראיות על היקף המעילה והשותפים לה.

המשטרה איננה ערוכה לחקירות הונאה או מעילה בחברות מסחריות ובעסקים ללא ראיות משמעותיות תומכות  – והתוצאה סגירת התיק

תלונה במשטרה? מתי?

תלונה למשטרה עשויה לכאורה למצות עם החשוד את הדין. כאן עולה שאלת עיתוי התלונה למשטרה.

מתברר כי במרבית המקרים משטרת ישראל בתחנות השונות אינה ערוכה או שאין ברשותה כוח אדם מתאים לחקירות הונאה/מעילה (למעט יחידות איכותיות כמו להב 433 או יחב"ל).

המשמעות היא שברוב המקרים החקירה המשטרתית לא תנוהל בדחיפות המתבקשת, ובדרך כלל גם לא בידי כוח אדם מקצועי שיתקשה להיכנס לעובי הקורה ולהיבטים המקצועיים של העסק הספציפי שבו אירעה המעילה.

לכן ברוב המקרים שבהם לא יומצאו עם התלונה ראיות משמעותיות תומכות, התיק ייסגר מחוסר עניין לציבור או מחוסר ראיות מספיקות, ולעיתים למרבה האבסורד גם מחוסר אשמה.

לסגירת התיק המשטרתי יש היבטים משמעותיים הן באפקט ההרתעה מול עובדי  הארגון שבו אירעה המעילה או ההונאה והן בהליכים שיינקטו לאחר מכן לגביית הנזק מהמועל.

לפיכך הפנייה למשטרה צריכה להתבצע רק בשלבים מתקדמים, כאשר כבר יש דוח חקירה המגובה בראיות.

סיכום

התגלתה מעילה? ראוי ורצוי למנות משרד חקירות רציני לנהל את תהליך איסוף המידע המקדים וחקירת החשודים.

ביצוע חקירה ע"י גורמים מורשים ומוסמכים והכנת דוח חקירה שבו ראיות של ממש (שמוגש יחד עם התלונה למשטרה), מזרזים את הטיפול המשטרתי ומגדיל את סיכוי ההצלחה של ההליך הפלילי. ניתן יהיה להיעזר בדוח גם בהליך האזרחי להשבת סכום המעילה או ההונאה.

טיפול נכון ע"י גורמים מקצועיים הוא ההבדל בין הסיכוי להצלחת התהליך או לכישלונו.

The post חשד ממשי למעילה?! מה עושים? appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.