על חשיבות יישום של כלי BI בעבודת הביקורת הפנימית

מאת: רו"ח יוסי אליאס, Data Analyst ומבקר IT בחטיבת הביקורת הפנימית בבנק דיסקונט.

המידע הקיים בבסיסי הנתונים של הארגון משקף את תוצאות הפעילות העסקית אך גם את הבקרות ששלובות בתהליכים העסקיים.

שימוש יעיל ואפקטיבי בכלי תחקור נתונים על ידי הביקורת הפנימית, במסגרת ההיערכות לעבודת הביקורת וכן במהלכה, יאפשר למבקר לבחון את התהליכים העסקיים ואת אפקטיביות הבקרות בו־זמנית, ולהתמקד באזורי הסיכון בתהליכים המבוקרים.

מהפכת המידע אשר השפיעה רבות על עולם העסקים, הכריחה ארגונים וחברות ברחבי העולם להתאים עצמם לעידן הדיגיטלי. המעבר לעולם המוצף במידע ובנתונים וכן ההתפתחות המואצת של עולם הטכנולוגיה, הביאו ארגונים וחברות לאמץ שיטות עבודה חדשות וכלים מתקדמים, כדי להתמודד בהצלחה עם הגידול הניכר בכמויות המידע שנצבר אצלם ועם ריבוי מקורות המידע. כדי להתמודד בהצלחה עם האתגרים והסיכונים החדשים שהביאה עמה מהפכת המידע, על קווי ההגנה באותם ארגונים, ובפרט יחידות הביקורת הפנימית, לאמץ אף הם שימוש בכלים מתקדמים – בעת ההיערכות לעבודת הביקורת ובמהלכה.

כשם שאותה מהפכה מאפשרת לארגונים רבים להפיק תועלת מהנתונים המאוחסנים במאגרי המידע שלהם, כגון שימוש בנתונים במסגרת תהליכי קבלת החלטות, כך על הביקורת הפנימית לנצל את המידע והנתונים שבמאגרי הארגון, לשם השגת מטרותיה. אימוץ של כלים מתקדמים לניתוח נתונים על ידי הביקורת הפנימית בארגון, תאפשר למבקרים להעצים את היכולות שלהם לבקר את התהליכים המתקיימים בארגון, את המערכות, ואת התשתיות.

היכולות הטמונות בכלים לתחקור נתונים, כגון כלי Data Analysis (DA) וכלי Business Intelligence  (BI), מאפשרות למבקר לעבד כמות עצומה של נתונים בזמן קצר, כולל ניתוח של כלל הפריטים הקיימים באוכלוסייה המבוקרת, להצליב נתונים מתהליכים עסקיים שונים וממערכות שונות. כפועל יוצא מכך, גדל הסיכוי לאתר פעולות חריגות בתהליך המבוקר, זאת בהשוואה לשימוש בדגימת פריטים מכלל האוכלוסייה המבוקרת.

אימוץ כלים מתקדמים בביקורת

שימוש בכלי תחקור נתונים מתקדמים במסגרת עבודת הביקורת יאפשר למבקר, בנוסף לאיתור פעילות חריגה ביחידה המבוקרת, לבחון את מידת העמידה של המבוקרים בהוראות חוק, נוהלי עבודה או רגולציה. הנתונים הנשלפים ממערכות המידע משמשים כלי עזר בידי המבקר לביסוס הבדיקות שהוא עורך במסגרת עבודת הביקורת. שימוש בכלים אלה במסגרת היערכות לביצוע עבודת ביקורת מאפשר למבקר לקבל תמונת מצב על התהליך המבוקר, עוד לפני שהחלה עבודת הביקורת.

לשם כך, הביקורת הפנימית צריכה להכשיר את אנשיה ולפתח יכולות תחקור וניתוח באופן עצמאי, ללא תלות ביחידות אחרות בארגון. ככל שהשימוש בכלים אנליטיים בארגון נעשה נפוץ יותר, והוא הופך לארגון מונחה ־נתונים (Data-Driven Enterprise), כך על הביקורת הפנימית להתאים עצמה ולעשות שימוש רב יותר באותם כלים בפעילותה.

שימוש יעיל ואפקטיבי בכלי תחקור נתונים על ידי הביקורת הפנימית יכול לבוא לידי ביטוי בהיערכות לעבודת הביקורת וכן במסגרת הביקורת עצמה. לדוגמה, שימוש בכלי תחקור נתונים בביקורת פנימית בבנק, בעת בדיקת נושא מתן הלוואות ללקוחות הסניפים.

ניתוח נתונים בהיערכות לביקורת

כלי BI, אשר ארגונים רבים משתמשים בהם להצגת ולמדידת פעילויות עסקיות שונות, מאפשרים לביקורת הפנימית להציג את התהליכים הנכללים בתוכנית הביקורת, לפי חתכים שונים, בהם רמת הסיכון הנשקפת מהם, על סמך הפריטים החריגים שאותרו בשלב המקדים. כך מתאפשר למבקר למקד את עבודתו בתתי-התהליכים שהינם בעלי סיכון גבוה ביחס לשאר, ולהעמיק את בדיקותיו במסגרת עבודת הביקורת. קיימת חשיבות רבה לידע, לניסיון ולהיכרות של המבקר עם הארגון והתהליכים העסקיים המתקיימים בו. תחקור הנתונים יאפשר לו לזהות פעילות חריגה בתהליך, אבל על המבקר להפעיל שיקול דעת במתן המענה לאותם חריגים או סיכונים שזוהו.

בהמשך לדוגמה, כחלק מהיערכות לעריכת ביקורת פנימית בבנק, בנושא מתן הלוואות ללקוחות בסניפי הבנק, על המבקר לערוך מיפוי של אזורי הסיכון בתהליכים העסקיים שיבוקרו על ידו. לשם כך, יש להגדיר תחילה את התהליכים שייכללו בעבודת הביקורת, לדוגמה: דירוג אשראי של לקוחות וקמפיינים לשיווק אשראי בסניפים. באמצעות שימוש בכלי ניתוח נתונים, כגון SQL, ניתן לשלוף מהמערכות התפעוליות של הבנק הרלוונטיות לתהליך האשראי, את נתוני ההלוואות שניתנו בשנתיים החולפות בכל סניפי הבנק. באמצעות כלי BI ניתן להציג באופן ויזואלי את התפלגות ההלוואות לפי חתכים שונים, כגון: היקף כספי, כמות הלוואות, סוגי הלוואות וכן כשל אשראי לפי סניפים, חודשים בשנה וסוגי לקוחות. כך, מתקבלת תמונת מצב ראשונית של אזורי הסיכון בתהליך, וניתן להבחין בסניפים וכן בסוגי הלקוחות וההלוואות שראוי להתמקד בהם במסגרת עבודת הביקורת.

ניתוח נתונים בעבודת הביקורת

במהלך עבודת הביקורת, המבקר יכול להשתמש בכלים לתחקור נתונים לשם בדיקת בקרות השלובות בתהליכים העסקיים. לשם כך, לאחר בחירת אזורי הסיכון בתהליכים המבוקרים בשלב ההיערכות לביקורת, על המבקר למפות את הבקרות השלובות בתהליכים הללו, באמצעות סקירת נוהלי עבודה, הנחיות והוראות רגולטוריות הרלוונטיים לנושא הביקורת. באמצעות שימוש בניתוח נתונים בבדיקת ההלוואות, סוגי הלקוחות והסניפים שנבחרו על ידי המבקר, ניתן לאתר את הפעילויות החורגות מנוהלי העבודה, ההנחיות והוראות הרגולציה שהוגדרו, כגון: מתן הלוואות בסכומים ובשיעורי ריביות שאינם תואמים את דירוג האשראי של הלקוחות; אישור/מתן הלוואות ללקוחות בניגוד למדרג ההרשאות הקיים בבנק; איתור סוגי לקוחות/סוגי הלוואות עם כשל אשראי חריג. נוסף לכך, קיומם של פריטים חריגים באוכלוסיית ההלוואות עשוי להעיד על מידת האפקטיביות של הבקרות השלובות בתהליך המבוקר. ניתן להיעזר בכלי תחקור לשם שחזור עצמאי של הבקרות הקיימות בתהליך ובדיקתן על נתונים זהים אך ממקור שונה, כדי לאתר כשלים אפשריים בבקרות.

השפעת מהפכת המידע על הביקורת הפנימית

מהפכת המידע צפויה להשפיע גם על עתיד הביקורת הפנימית, על ידי אימוץ יכולות תחקור המבוססות על Big Data. אם עד כה שימוש בניתוח נתונים במסגרת הביקורת נתן מענה לשאלות שהוגדרו מראש על ידי המבקר, הרי שבשיטת ניתוח נתונים המבוססת על Big Data, הנתונים עצמם מגדירים את שאלת הביקורת. כלומר, שימוש אפקטיבי ויעיל בכלים מתקדמים לניתוח נתונים במסגרת עבודת הביקורת הפנימית, יאפשר למבקר להעלות תובנות עסקיות, לזהות מגמות בפעילות יחידות הארגון ולאתר קשרים בין נתונים, אשר ממבט ראשון לא קיימת קורלציה ביניהם. שימוש בכלי ניתוח מתקדמים, כגון שפת R, שפת Python ושילוב עם מתודולוגיות חדשניות כ ־Machine Learning ו־Data Science, עשויים לאפשר למבקר הפנימי לקבל מענה לשאלה "למה", זאת בנוסף ל"כמה" ו"מתי".

לסיכום, העידן הנוכחי שבו פועלים ארגונים וחברות צפוי לחולל שינוי גם בתפיסה העתידית של מטרות השימוש בכלי תחקור נתונים בביקורת הפנימית. אם עד כה המטרה העיקרית של ניתוח נתונים היה להסביר מגמות המתרחשות בארגון (Descriptive Analysis), באמצעות מדידה של ביצועים או בחינה של אופן עמידה ביעדים ובמטרות, אזי המגמה היא מעבר למודל של חיזוי ואופטימיזציה (Predictive Analysis). מודל זה בא לידי ביטוי באיתור קשרים בין נתונים שונים, המצביעים על מגמות עתידיות.

The post חשיבות יישום של כלי BI בעבודת הביקורת הפנימית appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

לא פעם נתקל המבקר הפנימי בחוסר רצון של המבוקרים לשתף עמו פעולה במהלך הבדיקה  שהוא עורך, ולעיתים רחוקות אף לגילויי התנגדות. הרי מעטים הם העובדים המעוניינים לקרוא על התנהלותם בדוח שמועבר להנהלת הארגון. הידע, הניסיון והכישורים המקצועיים שצבר המבקר הפנימי, לעיתים אינם מספקים כדי להפיג את החשש הטבעי של המבוקר ולרתום אותו לשתף פעולה עם עבודת הביקורת. במקרים כאלה סט הכלים הנחוץ למבקר הפנימי כולל גם את תחום המיומנויות הרכות: יכולות הקשורות בתקשורת בין-אישית, יצירתיות, יוזמה, ויכולת שכנוע לשם פתרון בעיות.  

גם מבוקרים חוששים להיתקל במבקר או עיתונאי 

לשם המחשה והשוואה, אותן מיומנויות רכות הן למעשה כלי העבודה העיקריים של העיתונאי: יכולת ליצור קשר אישי עם מושאי הסיקור העיתונאי, שכנוע מרואיינים פוטנציאליים לשמש כמקורות מידע לסיפורים, ופישוט נושאים מורכבים לקוראי הכתבות. כישורים כאלה יכולים לתרום  לעבודת הביקורת תוך הקטנת התנגדויות מצד המבוקרים.   

כמבקר פנימי גיליתי כי מבוקרים חשים לעיתים עוינות כלפי איש הביקורת הפנימית של הארגון,
וחוששים כי מטרתו היא רק לחשוף את הצדדים הפחות חיוביים שלהם. הם אינם מודעים לשליחות שבמקצוע חשוב זה. 

כעיתונאי לשעבר וכמבקר פנימי בהווה, אני רואה קווי דמיון רבים בין שני המקצועות. שני המקצועות דורשים לאמץ ולשכלל מיומנויות רכות, שיאפשרו לרכך התנגדות מצד מושאי הביקורת והסיקור העיתונאי, ולהשיג את המידע הדרוש למבקר לביסוס הממצאים והטענות. בשורה התחתונה: נדרשת היכרות עם תחושותיו ועמדותיו של המבוקר: מה מניע אותו, מה מעכב אותו וכיצד ניתן לשנות את עמדתו? 

ככתב שסיקר את תחום הפלילים והמשפט בתל אביב, נתקלתי לא פעם במרואיינים שסירבו לשתף איתי פעולה או למסור פרטים על האירועים שסיקרתי. ככל שסיקרתי יותר ויותר אירועי חדשות, הבנתי שכדי לגרום למרואיינים הפוטנציאליים להיפתח בפניי ולספר את הסיפור שלהם, תחילה עליי להפחית את העוינות הטבעית שחשו כלפיי. כמבקר פנימי, גיליתי כי גם מבוקרים חשים לעיתים עוינות כלפי איש הביקורת הפנימית של הארגון, וחוששים כי מטרתו היא לחשוף ולהציג בדוח נקודות תורפה שלהם. כדי להתגבר על הקושי המובנה בשני תחומי העיסוק שלי, בעבר ובהווה, הבנתי כי עליי לפתח גישה שבעזרתה אוכל לרכך את ההתנגדות האינסטינקטיבית של המרואיינים והמבוקרים ולגרום להם לשתף עמי פעולה. 

במסגרת עבודתי ככתב, פרסמתי כתבה על סוכן ביטוח שהונה את חבריו ומכריו באמצעות יצירת פירמידת משקיעים. סוכן הביטוח החל לפעול כיועץ השקעות בתחילת שנות ה-2000 ללא רישיון או הסמכה.
בשנת 2015 נגזרו עליו שש שנות מאסר בפועל בגין ביצוע עבירות הונאה ומס, לאחר שהודה כי הונה כ-25 משקיעים בסכום מצטבר של כ-12 מיליון שקלים.  

המידע הראשוני שקיבלתי על ההונאה, לפני שהסיפור והיקף המעשים נחשפו לציבור במלואם, היה ממקור שלי בבית המשפט בתל אביב, שסיפר לי כי לבית המשפט הוגשה תביעה אזרחית נגד אותו סוכן ביטוח. לאחר שקראתי את כתב התביעה, הבנתי כי אם ברצוני לפרסם את הסיפור במלואו עליי להשיג מידע נוסף על הפרשה – עדויות, מסמכים ופרטים נוספים שלא מופיעים בכתב התביעה. הגעתי למסקנה כי עליי לרתום לעזרתי את התובע ולנסות להבין  דרכו  אם סוכן הביטוח הזה הפיל קורבנות נוספים שלא ידעתי על קיומם באותה עת.  

להפיג חששות של מרואיין/מבוקר 

תיאום הציפיות בין העורך, הכתב והקורא שנדרש אליו עיתונאי, מקביל לתיאום הציפיות בין המבקר, המבוקר ובעלי העניין/קוראי הדוח (דירקטוריון וועדותיו). תיאום הציפיות נועד להפיג חששות. 

בשיחת הטלפון הראשונה שקיימתי עם התובע, חבר ילדות של סוכן הביטוח, הצגתי את עצמי כעיתונאי והסברתי כי בכוונתי לפרסם כתבה על הפרשה. התובע חשד שאני לא באמת כתב אלא מתחזה מטעם חברו לשעבר, שמנסה לדלות ממנו פרטים על התביעה שהגיש ועל המהלכים הבאים שלו נגד הסוכן. מדבריו של התובע בשיחת הטלפון, זיהיתי את החשש שלו להיכוות שוב מסוכן הביטוח, וכדי להוכיח שאין לי כוונות נסתרות כלפיו הצעתי לו להיפגש בכל מקום שיבחר, לאחר שיקרא כתבות קודמות שפרסמתי וייווכח כי אני אכן עיתונאי. התובע היסס וביקש לחשוב על ההצעה שהעליתי. 

כעבור כמה ימים הוא יצר איתי קשר ואמר שהוא מוכן להיפגש ולהתראיין, בתנאי שלא אחשוף את זהותו בכתבה. הסכמתי לכך, ובפגישה שקיימנו בבית קפה הסמוך למקום מגוריו הוא סיפר כי השקיע דרך סוכן הביטוח מאות אלפי שקלים שהיו מיועדים לרכישת דירה. הוא הסביר כי השתכנע להעביר אל הסוכן כספים מכיוון שסמך על הבטחתו – לקבל תשואה שנתית של 19% על ההשקעה. הסברתי לתובע כי הכוונה שלי בחשיפת הסיפור היא למנוע מסוכן הביטוח לפגוע באנשים נוספים, כפי שהוא נפגע. ככל שהתארכה השיחה בינינו, הוא חשף בפניי פרטים נוספים שלא הופיעו בכתב התביעה שהגיש לבית המשפט, והפנה אותי אל משקיעים נוספים שנפגעו מסוכן הביטוח. אחד מהם היה מגיש טלוויזיה מוכר שהשקיע אצל סוכן הביטוח עשרות אלפי שקלים. 

לרתום את המרואיין/המבוקר לטובת הכתבה/הביקורת 

בניגוד לחבר הילדות, מגיש הטלוויזיה סירב לשוחח איתי או להיפגש עמי. ההודעות ששלחתי לטלפון הנייד ולדואר האלקטרוני שלו לא שינו את דעתו, גם לא המכרים המשותפים שלנו שגייסתי לשם כך. במשך כשבוע הוא עמד בסירובו, עד שהסכים לדבר איתי פעם אחת בטלפון. בתחילת השיחה ביקשתי ממנו שתי דקות של הקשבה, והבטחתי לו שאם לא ישתכנע מדבריי, אפסיק בניסיונות לקבל את עזרתו.  

הסברתי למגיש הטלוויזיה כי אני עומד לפרסם את הכתבה על מעשיו של סוכן הביטוח, ולכלול בה גם את המקרה שלו – בין אם ישתף איתי פעולה ובין אם לאו. הוספתי כי אם יסכים לשתף איתי פעולה, הוא יקבל במה לשטוח את טענותיו כלפי סוכן הביטוח, גם בעילום שם. מעבר לכך, הסברתי לו כי מכיוון שהוא חלק מקבוצת משקיעים שנפלו קורבן למעלליו של הסוכן, אם הוא יקשר אותי אל שאר הקורבנות שהוא מכיר, טענותיו כלפי סוכן הביטוח רק יקבלו חיזוק. 

מגיש הטלוויזיה השתכנע, והבין כי נקרתה בדרכו הזדמנות לחשוף את מעלליו של סוכן הביטוח. בשיחה הבאה שקיימנו הוא הסביר כי החליט לשתף עמי פעולה מכיוון שהוא מכיר קורבנות נוספים בפרשה, שהם אנשים קשי יום שאיבדו את מרבית חסכונותיהם בגלל סוכן הביטוח. הוא סיפר כיצד סוכן הביטוח ואחיו הפעילו עליו לחצים כבדים כדי שישקיע דרכו את כספיו, ותיאר בפניי כיצד פעל מנגנון גיוס המשקיעים בפירמידה שיצר סוכן הביטוח. מגיש הטלוויזיה לא הסתפק בכך וקישר אותי אל קורבנות נוספים של סוכן הביטוח, וכן עזר לי רבות בהשגת עדויות וחומרים עיתונאיים שפורסמו בכתבה שהכנתי. בעקבות פרסום הכתבה, קורבנות נוספים של סוכן הביטוח הגישו נגדו תלונה במשטרה והוא נעצר לחקירה. 

ומהמשל לנמשל: איך לרתום את המבוקר לטובת עבודת הביקורת: 

• להפיג את חששות המבוקר בנוגע למטרות הביקורת. הדגש הוא: המבקר לא מחפש אשמים אלא נקודות חולשה בתהליך המבוקר ודרכים להתמודד עמן. כלומר, הדגש הוא לא על העבר אלא על ההמלצה כיצד לשפר! 
• לגלות הבנה וקשב כלפי המבוקר: להבין אילו קשיים מפריעים לו לבצע את עבודתו כנדרש, ואף לציין בדוח קשיים אלה, ככל שהם נכונים ובעלי משקל. 
• להציג למבוקר את התועלת שהוא עשוי להפיק גם מממצאים שיתגלו במהלך הביקורת: הגדלת המשאבים והתקציבים ליחידתו לשם טיפול בממצאים. 
• לאזן את הדוח גם בממצאים חיוביים, ככל שאלה יעלו. כלומר, דוח הביקורת מהווה משוב עבור המבוקר על עבודתו – הצגת נקודות לשיפור, אך גם נקודות חוזקה שלו. 
• באשר ללחץ המופעל על עיתונאי או מבקר – להישאר נאמן לאמת, לשמר את העצמאות, ולא להיות משופע מלחצים חיצוניים בדרך זו או אחרת.   

The post שיטות להפחתת התנגדויות ורתימת מבוקרים appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.