תקופות של שיבוש (Disruption) מחייבות אותנו, המבקרים הפנימיים, לסגל סדרי עדיפויות חדשים יותר מתמיד, להתאים את עצמנו ואפילו להוביל מהלכי ניהול חדשניים, ודאי נוכח ההגבלות והצרכים העסקיים המשתנים במהירות.

אז נכון, מבקרים פנימיים הם אוכלוסייה שניחנת בלא מעט כישורי ניהול וכישורים רכים, ורובנו מסתגלים במהירות לשינויים וחידושים, אבל האם אנחנו יודעים לנהל נכון את העובדים שלנו מרחוק? האם אנחנו באמת בעלי הכישורים הנדרשים לצורך 'ניהול היברידי' (ניהול עובדים On-Site לצד עובדים מרחוק)?

מעבר פתאומי של צוותים הרגילים לעבוד יחד, בצמידות, תוך הפריה, התייעצות והווי חברתי, לעבודה מרחוק, שלא לומר עבודה בריחוק (מלא או חלקי), יכולה לפגוע קשות בלכידות ולהביא לאי יעילות ואפילו לכשלים במישור המקצועי אם לא נסגל הרגלי פיקוח ובקרה מתאימים לעבודה במודל החדש.

בכתובים הבאים נשתף בתובנות שהגענו אליהן בתקופה האחרונה הנוגעות ליישום ולניהול מיטבי של עבודה מרחוק, מוטיב מרכזי ב-New Normal שאליו כולנו מתרגלים בימים טרופים אלו.

1. שינוי תפיסה – מדוד תפוקות ותוצרים במקום שעות עבודה

ניהול עובדים מרחוק או 'ניהול היברידי' הוכיח לנו במהירות כי השינוי הראשון שעלינו לעשות הוא לא בטכנולוגיות שבהן אנו משתמשים, לא בשעות העבודה, לא בצורת התקשורת בין הצוותים ועם המבוקרים, אלא לעשות שינוי תפיסתי, וזה השינוי הקשה ביותר.

הבנו שלא נוכל יותר למדוד ולהעריך את העובדים לפי מדדי תשומות (כגון היקף שעות העבודה או מספר השעות הנוספות), אלא לפי מדדי תפוקות. תפסנו כי כאשר העובדים לא לצידנו ומפריד בינינו הרבה יותר מקיר משותף, עלינו להבטיח יותר מתמיד שהם יוכלו לספק את התוצרים באיכות ובלוחות הזמנים הנדרשים, וכמובן תוך שמירה על כל הכללים המקצועיים.

חשוב לציין כי שינוי התפיסה תקף גם במצב עבודה רגיל, כלומר בעבודה פיזית משרדית, ולא רק במצב של עבודה מרחוק, אולם למדנו כי שינוי אופי העבודה אילץ אותנו לאמץ תפיסה זו באבחה אחת.

שינוי תפיסה זה מתיישב עם תורת ה-"Lean Auditing", המביאה אותנו לחשוב על התפוקות ועל הדיוק של התוצרים, ולא על התשומות שהשקענו.

2. אימוץ שיטות ניהול חדשות ומתקדמות – בניית סידור עבודה

שינוי התפיסה והמעבר לאופי עבודה שונה מחייב שינוי בשיטות הפיקוח והניטור, כך שגם הוא יהיה מבוסס על מדידת תפוקות, וכפועל יוצא מתחייב שינוי בשגרות התכנון של המשימות השונות בביקורת ושל המעקב אחר ביצוען.

ככל שמדובר בעבודה מרחוק של חלק ניכר מהצוות או בחלק ניכר מהזמן, הבסיס לפיקוח וניטור אפקטיביים הוא תכנון מראש של משימות ותפוקות (ולא רק של נושאי הביקורת ולוחות הזמנים להשלמתם). לכן מומלץ להכין 'סידור עבודה צוותי' שיכלול משימות ברורות לכל אחד מהעובדים, תוך התייחסות לרכיבים הבאים:

(גם פה חשוב לציין כי שיטות ניהול ממוקדות תפוקות רלוונטיות גם במצב עבודה רגיל)

1. המשימות לביצוע ברמה יומית לפרק זמן של השבוע הקרוב, המשאבים הסבירים לכל משימה (שעות העבודה) וכן התפוקות או התוצרים של כל משימה, בדגש על כאלו הניתנים לכימות ולמדידה.
2. היקף התשומות הניהוליות שחברי הצוות יצטרכו על מנת להתקדם בעבודתם (שיחה עם המנהל, בדיקת תוצר ביניים לפני שיוכל להתקדם הלאה וכו').
3. זיהוי המשימות שתלויות במבוקר (צריך לקבל חומר או לשוחח עימו כדי שיוכל להתקדם בעבודה או שהוא יכול להתקדם על סמך החומר שקיים ברשותו).

ההבנה של 'הצמתים' הללו חשובה על מנת לזהות מראש היכן יכולה העבודה 'להיתקע'. כך לדוגמה: חשוב לתכנן בצורה נכונה את המשימות כך שלא ייווצר יום שבו כל חברי הצוות תלויים בפידבק מהמנהל בטרם יוכלו להתקדם בעבודה, כלומר להימנע מ"צווארי בקבוק", אלא לבזר את הצורך במשאבי הניהול על פני כל השבוע, ולהבטיח עבודה רציפה או יכולת התקדמות של חבר הצוות במשימות אחרות.

לצד תכנון נאות, ודאי שנדרשים גם ניטור ופיקוח הולמים. לכן חשוב לקבל מהעובדים משוב מהיר על העבודה שבוצעה: מה מתוך המשימות והתוצרים שתוכננו בוצעו בפועל, והאם זה קרה באיכות המצופה ובתשומות שהוגדרו לשם כך. על בסיס זאת יש לעדכן את תוכנית העבודה לימים הקרובים, ובמידת הצורך לנייד מטלות לעובדים אחרים.

3. שינוי שיטת תקשורת בין-אישית – זה שהעובד לא נמצא איתנו פיזית, לא אומר שלא יהיה 'סמול-טוק'

הימים הראשונים של ניהול מרחוק, ודאי של 'ניהול היברידי', הביאו את המנהלים לעומס מחשבות – איך מצליחים לשמור על קשר עם כולם בעולם וירטואלי? איך מגלים התעניינות דרך מסך ה-ZOOM, במיוחד כשלשיחה שותפים כל חברי הצוות? איך אני שומר על 'הטון הניהולי האישי' גם בתקופות שבהן לא פגשתי את העובדים שלי במשך שבועות רצופים?

במצבים כאלו, ומכיוון שכנראה עבודה מרחוק היא מגמה שתימשך גם בעתיד (בגלל משבר הקורונה או בגלל שינוי בהרגלי העבודה), עלינו כמנהלים לאמץ שיטות תקשורת ולכידות חדשניות. המנהלים והצוותים צריכים להיות מודעים יותר לצורך להישאר עמיתים טובים (חברותיים, אדיבים, משתפים בידע) כדי להבטיח שהצוות ירגיש בטוח ויוכל להיתרם ולתרום גם מרחוק, ולפחות באותה המידה שזה בא לידי ביטוי בעבודה מקרוב.

שיטות אלו יכולות לכלול שיחות צוות בתחילתו יום או בסופו, שבמסגרתן דנים במטלות שיש לכל אחד מהעובדים, שיתוף צוותי לגבי אתגרים וקושיות מקצועיות שעלו אצל עובדים והם מעוניינים לשתף ולהתייעץ, ושיחות הווי כלליות לגבי העבודה מול המבוקרים. ניתן גם לקיים שיחות שבועיות של 'הווי צוותי', דוגמתHappy Thursday  או Happy Hour או 'הרצאת אורח שבועית' בשיחות וידאו.

חשוב לזכור שמשבר הקורונה האיץ את השימוש בכלים טכנולוגיים ידידותיים שהצוותים יכולים לעשות בהם שימוש (ZOOM, Face-Time, Skype, Teams ועוד רבים אחרים).

4. הגדרה מחדש של מסגרת העבודה – כבר לא 08:00 עד 17:00

אין ספק שעבודה מהבית מטשטשת את הקווים שבין החיים המקצועיים לבין החיים האישיים ולמעשה כל ה-Work-Life Balance מתערער. לא פעם חברי הצוות מרגישים לחץ נוסף בעבודה מרחוק בשל הרושם שהם מותירים בפני מי שחווה אותם עובד מרחוק (הנראות שלהם בווידאו), בשל סביבת העבודה הביתית שלהם, בשל הפרעות מצד ילדים או מצד בני משפחה שחולקים את אותה סביבת עבודה ועוד. שעות העבודה עוברות גם הן שיבוש (Disruption), ולא מעט מאיתנו מצאו עצמם מתלבטים לגבי מסגרת שעות העבודה שאנו מצפים לה מעובד.

כמנהלים עלינו להיות ערים למגבלות ולעודד את חברי הצוות לשתף אותנו בקשיים שהם חווים כדי שנוכל לסייע במציאת פתרונות, אך מנגד עלינו להציב גבולות משלנו, או לכל הפחות לערוך תיאום ציפיות מלא באשר למסגרת שעות העבודה וזמינות הצוות.

לא משנה מה תהיה ההחלטה הניהולית לגבי שעות העבודה הנורמטיביות בעבודה מרחוק, שיכולות להיות פרטניות ביחס לכל אחד מחברי הצוות, חשוב לייצר מסגרת שעות חופפת בין המנהלים לבין הצוות, כך שתישמר מסגרת יום עבודה שבו כולם יתבקשו להיות זמינים וחברי הצוות יוכלו לפנות אל המנהלים והקולגות בשאלות והתייעצות, כפי שקורה גם בעבודה מהמשרד.

גם אם בשל האילוצים האישיים של כל עובד ישנה שונות בשעות העבודה, בטח כאשר אין מסגרות חינוך או מסגרות פורמליות אחרות מסודרות, חשוב להבטיח שלכל הפחות תהיה מסגרת עבודה חופפת של מספר שעות עבודה בודדות ביום.

5. סביבת העבודה ואבטחת המידע – לא לכולם יש חדר עבודה מדוגם בבית…

בעבודה מרחוק אין לנו, המנהלים, יכולת להבטיח סביבת עבודה ותנאים פיזיים הולמים עבור כל אחד מהעובדים שלנו.  "אין לי תשתית אינטרנט טובה בבית", "אין לי היכן לעבוד, הילדים רצים לי מול העיניים", "אין לי מצלמת וידאו במחשב ולא ניתן להשיג בחנויות", "מסך המחשב הנייד שלי קטן מדי", הם רק חלק מהמשפטים ששמענו בימים הראשונים של הסגר שהוטל בעקבות נגיף הקורונה, ומצאנו את עצמנו מטפלים ב'בעיות ת"ש' שהעלו העובדים.

על רקע סיכוני סייבר ואבטחת מידע, חשוב מאוד להבטיח כי ברשות העובד מרחוק יהיו כל התנאים הסביבתיים והטכנולוגיים הנדרשים על מנת לקיים עבודה רציפה, איכותית ומאובטחת, כמעט כמו במשרדים. לכן יש לוודא עם העובדים מרחוק שברשותם תקשורת אינטרנט בטוחה, טובה ורציפה, סביבה פיזית המאפשרת ריכוז וללא הסחות דעת, ציוד היקפי הולם וכו'. כמו כן, על הארגון להיערך כיאות בהיבטי אספקת ציוד היקפי ופתרונות טכנולוגיים, וכמובן שעלינו גם להגביר את מודעות העובדים להיבטי אבטחת המידע – להצפין את הכניסה למחשב הפרטי, לא לשמור עליו מידע, לא להשליך טיוטות וניירות עבודה לפח הביתי וכו'.

6. עיגון העקרונות לעבודה מרחוק ונוהלי העבודה במסמך ברור – תורה שבכתב ולא שבעל-פה

אחת מהתובנות החשובות ביותר היא שלא משנה אילו שגרות תסגלו לעצמכם כמנהלים בעידן של 'עבודה מרחוק' או 'עבודה היברידית', תדאגו שהדברים יהיו נהירים וידועים לכל הגורמים הרלוונטיים (העובדים והמנהלים כאחד).

צוותים שרק לאחרונה עברו למצב של עבודה מרחוק עומדים בפני אתגרים חדשים שעשויים לערער את נורמות העבודה והתקשרות של הצוות, את טיפוח המורל ואת הרגשת השייכות והחונכות. הגדרות לא ברורות דיין של המצופה מהמנהלים ומהעובדים בעת עבודה מרחוק יחריפו את התחושות הללו ויגבירו את אי הוודאות.

אנחנו כמבקרים פנימיים בוחנים כמעט בכל מטלת ביקורת את קיומם של מדיניות ונהלים ברורים והולמים לנסיבות העניין. 'נאה דורש, נאה מקיים' – עגנו כתורה שבכתב את העקרונות ושגרות העבודה והניהול המצופות בעת עבודה מרחוק. הקפידו שתורה זו תנוסח בצורה ברורה ובשפה פשוטה על גבי מסמך מדיניות או נוהל עבודה. מומלץ שמסמך המדיניות או הנוהל יתייחסו גם להיבטים שאליהם התייחסנו במאמר זה.

להלן ריכוז עקרונות ו'טיפים' לעבודה מרחוק ולניהול מרחוק:

לסיכום,

אין ספק שעבודה מרחוק לעולם לא תהיה זהה לעבודה מקרוב, מה שעבד במסגרת המשרד לא תמיד יעבוד מרחוק. לצד זאת, ברור לנו כיום שלא כל האמצעים והשגרות של עבודה במשרד הם הכרחיים, ולא אחת גם גילינו שעבודה מרחוק או עבודה היברידית מביאה להתייעלות בעבודה.

במאמר זה ביקשנו לשתף מהניסיון שנצבר ומהתובנות שאליהן הגענו תחת ההבנה שאין פתרון קסם לניהול אפקטיבי של עבודה מרחוק. המפתח להצלחה הוא 'לעבוד לאחור' – להגדיר בבירור את התוצאות שהיינו רגילים אליהן או ציפינו להן בעבודה במשרד, ולגבש את מתכונת העבודה שתבטיח שגם בעבודה מרחוק נגיע לאותן התוצאות (או לתוצאות טובות יותר…).

The post כיצד ליישם ולנהל עבודה מרחוק בצורה נכונה appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

בשל תרומתו הרבה של המגזר השלישי לחברה בישראל, הוא זוכה לאמון רב מצד הציבור, ומכאן החשיבות בכינון תרבות ניהול סיכונים מפותחת במגזר.

במאמר זה אסקור סיכונים מרכזיים הרלוונטיים עבור עמותות וארגונים אחרים ללא כוונת רווח בישראל, בדגש על אלו בסדרי גודל קטן עד בינוני (בעלי מחזור כספי שנתי של עד 10 מיליון ש"ח, המהווים את הרוב המוחלט של האלכ"רים בישראל), מתוך ההנחה הסבירה שבארגונים כאלה המשאבים המוקצים לבקרה ולניהול סיכונים נמוכים יותר.

1. רגולציה מתגברת

בעשור האחרון חלה התפתחות משמעותית ברגולציה החלה על האלכ"רים, הן מבחינה מהותית (ההוראות הוחמרו) והן מבחינה כמותית (תדירות וכמות העדכונים עלו בצורה משמעותית). מגמה זו עשויה להימשך וסביר להניח כי שינויים רגולטוריים נוספים עוד לפנינו.

ריבוי ההוראות והרגולטורים, אי ידיעה או חוסר הבנה של ההנהלה המתנדבת את המסגרת הנורמטיבית, היעדר מערכי ציות ואכיפה בקו ההגנה השני וסיבות נוספות, מעצימים את הסיכון להפרות רגולציה באלכ"ר. בנוסף, רגולציה זו מהווה נטל על האלכ"רים, במיוחד עבור אלו הניצבים בפני מספר רגולטורים (החשב הכללי, רשויות המס, משרדי ממשלה שונים, וזאת לצד רשם העמותות כרגולטור המרכזי), ועולה החשש שהאלכ"ר לא יעמוד בקצב הדינמי של הרגולציה ולא יספיק להפנים את הדרישות החדשות.

דרכי התמודדות אפשריות:

• למפות היטב את הרגולציה החלה על הארגון ואת מעמדו מול כל רגולטור ולבנות את 'המפה הרגולטורית' של הארגון.
• לערוך סקר ציות כחלק מתוכנית הביקורת הפנימית.
• לכלול מתן הדרכות ומסירת מידע מהיועצים והמבקרים השונים במסגרת השירותים השוטפים המתקבלים מהם.

2. הנהלה מתנדבת

חברי הוועד המנהל וועדת הביקורת, חברי העמותה (האספה הכללית) ואורגנים חשובים אחרים הם מתנדבים בלבד, כלומר לא מדובר ב-“Day Job” שלהם.

הרגולציה המתגברת והיעדר דרישות רגולטוריות בעניין ההכשרה, ההרכב והכישורים של ההנהלה המתנדבת מעלים את הסיכון לחוסר בקיאות ומקצועיות של אורגנים חשובים. כפועל יוצא, עולה החשש שמוסדות ההנהלה והביקורת לא יבינו היטב את מסגרת אחריותם ואת הנדרש על מנת לממש אותה כראוי. חוסר הבנה של התפקיד ושל האמצעים שנדרשים על מנת למלא אותו בצורה אפקטיבית משליכים על רמת הממשל התאגידי בארגון, ועלולים להביא לכך שהאורגן שינהל את הארגון בפועל ויתווה את המדיניות יהיה המנכ"ל והכפופים לו ולא הגופים האמונים על כך (כלומר הוועד המנהל).

דרכי התמודדות אפשריות:

• למפות את המבנה הארגוני של האלכ"ר (העמותה/החל"צ) ולבחון אם אכן מתקיימים כל האורגנים כנדרש, תוך שמירה על יחסי הכפיפות והיעדר ניגוד העניינים הרלוונטיים.
• לבחון את תפקוד האורגנים השונים ולזהות נקודות חוזקה וחולשה בתפקודם.
• לערוך מדריך בסגנון 'ערכת כניסה לתפקיד' לחבר ועד מנהל או ועדת ביקורת חדשים, ולבנות תוכנית הדרכות והעשרה מסודרת לחברים.

3. סיכוני (היעדר) בעלות

בעמותה אין בעלי מניות, אלא מייסדים שהקימו את האלכ"ר לטובת מטרה מוגדרת, שכמובן אינה עשיית רווחים. בעמותות שבהן דור המייסדים כבר אינו פעיל והוועד המנהל מתחלף מדי תקופה, יוצא כי אין 'בעל בית' בצורה מובהקת ועולה החשש של היעדר 'רציפות שלטונית'. סיכון בעלות זה עלול להביא לחוסר יכולת להוביל מהלכים משמעותיים ארוכי טווח ולהיעדר גורם מרכזי המודד את התנהלות וביצועי האלכ"ר ביחס לחזונו וייעודו מקורי.

בנוסף, חשוב לזכור כי לעיתים ציבור מקבלי שירותי האלכ"ר פחות מגובש ומודע לזכויותיו, או שהוא עוקב במידה פחותה אחר ניהול ענייני האלכ"ר, שכן הוא אינו נהנה מרווחיו, ולכן אינו מתנהג כ'בעל עניין רגיל' ויתקשה לזהות פגיעה שמקורה בירידה באיכות השירות או המוצר.

בעמותות שבהן יש מספר חברים רב, הבעיה מחריפה עוד יותר. כמות גדולה של חברים והטרוגניות גבוהה ביניהם עלולות להביא לתופעה של חוסר מעורבות בנעשה בעמותה ("כי בטוח יש מישהו אחר שעושה את זה") ואף לחוסר אכפתיות.

דרכי התמודדות אפשריות:

• לקיים דיונים באורגנים המנהלים של האלכ"ר, במטרה לגבש את התמונה המלאה ולנסות לגבש 'מידע צופה פני עתיד' ולזהות את הסכנות הפוטנציאליות ולהיערך לקראתן.
• לזהות את 'הבעלים האמיתיים' של הארגון ולנסות לרתום שותפים איכותיים נוספים לדרך.

4. חוסר יציבות כלכלית

היקף פוחת של תרומות ומענקים, כפילות רבה בארגוני המגזר השלישי שמביאה לתחרות על קהל היעד, הפרטת שירותי הרווחה של המדינה (מכרזים), התייקרות המחיה, חוסר היכולת לגבות מחיר כלכלי מלא בעד השירותים ועוד, כל אלו מערערים את כרית הביטחון הפיננסית של הארגון. הארגון מחויב לאתר מקורות הכנסה נוספים ולנקוט שיטות יצירתיות להגדלת ההכנסה, לגבש תוכנית אסטרטגית לטווח הקצר והארוך, ולעיתים אף לקבל החלטות קשות אודות סגירת תוכניות ומתקנים. המצב מסוכן עוד יותר בעבור האלכ"רים הפועלים על פי חוזים ממשלתיים  והופכים למעשה לסוכני הרווחה של המדינה, מפני שהם מאבדים את היכולת לגמישות ועצמאות כלכלית בהיותם תלויים במשרד שעמו הם התקשרו ובתקופת ההתקשרות.

זאת ועוד, תנאי אי הוודאות והלחץ שנוצר בעקבות זאת עלולים לייצר תמריץ לסטייה ולניצול לרעה של משאבי האלכ"ר (המוגבלים ממילא) כחלק מגיבוש דרכים יצירתיות לחולל שינוי.

במאמר מוסגר – פועל יוצא של חוסר היציבות יכול להיות תגמול נמוך של המנהלים באלכ"ר, דבר העלול לפגוע באיכות הניהול או במוטיבציה הארגונית.

דרכי התמודדות אפשריות:

• בדיקה שנתית ממוקדת של היחסים הפיננסיים של הארגון, זיהוי החסמים הכלכליים המהותיים, ובחינת הזדמנויות להתייעלות וחיסכון.
• קיום 'שולחן עגול' למנהלים בנושא הבטחת יציבות כלכלית ובניית תוכנית אסטרטגית לטווח הקצר והארוך.

5. סיכוני הלבנת הון

פריסה על פני אזורים גאוגרפיים שונים בארץ ו/או בעולם, הסתמכות על מתנדבים שלא עוברים בהכרח סינון/בדיקות רקע, קבלת כספי מזומן כתרומה מגורמים שאין איתם היכרות מוקדמת או ממקור לא שגרתי, גישה למקורות מימון שונים (מקומיים ובינלאומיים), אנונימיות התורמים ועוד, כל אלו עלולים להוות קרקע פורייה עבור גורמים עברייניים שרוצים לנצל את התשתית האלכ"רית על מנת להלבין את מקור הכספים או אפילו לכוון את משאבי האלכ"ר לטובת מימון טרור.

הרשות לאיסור הלבנת הון ומימון טרור פרסמה באוקטובר 2017 "דגלים אדומים" – אירועים העלולים להצביע על ניצול לרעה של האלכ"ר. כיום אין עוררין על כך שהעמותות והחל"צים בישראל צריכים לפתח מודעות לתרחישים ולסיכוני הלבנת הון/מימון טרור ולפעול בצורה אקטיבית על מנת לאתר פעילות מחשידה שעלולה לסכן את האלכ"ר כולו, לרבות בהיבטי תדמית ומוניטין.

דרכי התמודדות אפשריות:

• בדיקה לעומק של הליכי קבלת הכספים באלכ"ר והבקרות השלובות בהם, וניתוח הפוטנציאל לניצול לרעה של האלכ"ר לצורכי הלבנת הון/מימון טרור.
• פיתוח מודעות ארגונית (כולל הדרכות) לתרחישי ניצול לרעה ול"דגלים האדומים", והבניית דרכי הפעולה המצופות מבעלי התפקידים השונים בעת חשש לאחד מאלו.

6. סיכונים תפעוליים

למרות החשיבות שבהטמעת שיטות וכלי ניהול ובקרה מתקדמים, לא אחת קורה שאלו נדחקים לתחתית סדר העדיפויות באלכ"ר בשל הקושי בגיוס משאבים. שימוש בכלים ידניים או במערכות ממוחשבות מיושנות, הסתמכות רבה על ההון האנושי, וייתכן שאף פחדים מהטמעת מערכות מידע לתפעול ולניתוח נתונים, כל אלו יוצרים פתח גדול לטעויות בתכנון ובביצוע, ואף יותר מכך, פתח למעילות.

כמו כן, עמותות וחל"צים רבים משרתות אוכלוסיות פגיעות (ילדים, קשישים, בעלי מוגבלויות וכו'), והמתקנים של הארגון יכולים להיות ישנים או שלא בשליטתם (כגון מבנה המתקבל מהעירייה, פעילות בבתי ספר וכו'). תנאים אלו יוצרים סביבה בעלת פוטנציאל סיכון מיוחד, ודורשים הקפדה יתרה על כללי בטיחות וביטחון.

לצד אלו יש לקחת בחשבון גם את המידע הרגיש שייתכן שהאלכ"ר מחזיק אודות מקבלי השירותים – כתובות רגישות של דירות נערים בסיכון/מקלטים לנשים מוכות, מידע אודות סיוע משפטי שניתן על ידי העמותה וכו'. הארגון מחויב ליישם נוהלי אבטחה הולמים על מנת להבטיח שהמידע (הפיזי או הממוחשב) לא יזלוג החוצה, ועל מנת להבטיח שלא ייעשה בו שימוש לא ראוי בקרב גורמי העמותה הפנימיים.

דרכי התמודדות אפשריות:

• למפות את השירותים והתהליכים הקריטיים בארגון ואת מידת ההתאמה של מערכות המידע והכלים הניהוליים שבשימוש לתהליכים ולרמת ההגנה הנדרשת על המידע הרגיש.
• לזהות את נקודות התורפה העיקריות ולאפיין בקרות מפצות מתאימות.
• לבנות תוכנית מחשוב רב-שנתית (לרבות סדר עדיפויות ותקציב).
• לערוך סקר בטיחות וביטחון, לדרג את המפגעים, ולבנות תוכנית טיפול שתנוטר ותנוהל על ידי פורום בטיחות וביטחון ארגוני.
• לערוך ביקורות בנושאי בטיחות וביטחון, ואבטחת מידע פיזי ולוגי.

7. אמון רב בנושאי משרה מעטים

בארגוני מגזר שלישי רבים רווחת 'תופעה' של איוש משרות על ידי בעלי תפקידים קבועים לאורך זמן רב, במיוחד בתפקידי חשבות, כספים, רכש וכו', שלהנהלה יש בהם אמון רב, וזאת לצד מטה מצומצם.

הסיבות לכך הן רבות ונובעות מטעמים היסטוריים, פיננסיים, תפעוליים ועוד. בנוסף, היות שהאלכ"רים עוסקים לרוב במטרות בודדות ותחומות, הרי שנדרשים פחות בעלי תפקידים או שנדרש פחות גיוון בתפקידים השונים, כלומר אמון רב וסמכות רבה מופקדים בידי בעלי תפקידים מעטים. מצב ארגוני זה עלול לייצר הזדמנויות רבות יותר, ולו תיאורטית, לניצול לרעה של משאבי האלכ"ר על ידי בעלי התפקידים בארגון מכוח מעמדם ותפקידם בארגון ומכוח הוותק והניסיון שצברו.

דרכי התמודדות אפשריות:

• לערוך סקר סיכונים, לרבות איתור סיכוני מעילות והונאות.
• להעריך בביקורות הפנימיות את מרכיב סיכוני מעילות והונאות.
• לייחד בדוחות הביקורת פרק ייעודי בדבר הפרדת תפקידים וסיכונים שונים הנובעים מהמבנה הארגוני.
• שימוש במערך הקיים של טיפול בתלונות עובדים וציבור לניטור מידע מחשיד.

סיכום:

המאמר סוקר סיכונים מרכזיים באלכ"רים קטנים ובינוניים.

הסיכונים אינם מדורגים לפי חשיבותם או שכיחותם, ועל כל ארגון למפות היטב את הסיכונים הרלוונטיים אליו ואת עצימותם.

בארגונים אלו רצוי שהמבקר הפנימי באלכ"ר יראה את תפקידו גם כ'סוכן שינוי תרבות'. חשוב מאוד שיפעל גם למען עידוד חשיבה ותרבות של ניהול סיכונים, למען הגברת המודעות לאירועי מעילות והונאות אפשריים, למען הגברת האפקטיביות הניהולית מצד ההנהלה המתנדבת, ולמען קידום תרבות ממשל תאגידי הולמת באלכ"ר.

The post עמותה וקוץ בה? סיכונים מרכזיים בארגוני המגזר השלישי appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

בנוסף לכל אלו, על העמותה/החל"צ, בהתאם למאפייניה וסיווגיה המיוחדים ברשויות השונות, יחולו הנחיות וכללים של רגולטורים נוספים, כדוגמת:

• על עמותה/חל"צ המקבלת תמיכות מתקציב המדינה יחולו כללי החשב הכללי, ובעיקרם נוהל התמיכות שמפרסם החשב הכללי.
• על עמותה/חל"צ המסווגת כ"מוסד ציבורי" במס הכנסה ובעלת המעמד מכוח סעיף 46 לפקודת מס-הכנסה (זיכוי במס בגין תרומה) יחולו הוראות רשויות המס, ובעיקרן חוזר מס הכנסה 9/2015 בנושא "קווים מנחים להחלת סעיף 46 לפקודת מס הכנסה".
• עמותה/חל"צ המאוגדות בצורות מסוימות או נשלטות על ידי גופים מסוימים כפופות להנחיות הרגולטור הרלוונטי, כגון עמותות/חל"צ עירוניות הכפופות גם להנחיות הממונה על תאגידים עירוניים במשרד הפנים, עמותה/חל"צ ממשלתית הכפופה לחוק ולהנחיות רשות החברות הממשלתיות ועוד.

עמדת רשם העמותות הינה כי באחריות הועד המנהל לעגן בנהלים כתובים ומפורטים את ההסדרים הנוגעים לפעילות המשמעותית בעמותה/בחל"צ. היקף הנהלים ורמת הפירוט שלהם יותאמו להיקף הפעילות של העמותה/החל"צ.

להלן יובאו עיקרי הוראות רשות התאגידים בנושאים העיקריים הבאים בפעילות העמותה/החל"צ (כפי שפורטו בחוברת "הנחיות להתנהלות עמותות"):

• חשבונות בנק
• מורשי חתימה
• ביצוע תשלומים
• כוח אדם ושכר
• הוצאות הנהלה וכלליות
• העברת כספים ונכסים ללא תמורה
• מתן הלוואות
• חלוקת מלגות
• רישום ושמירה על נכסי העמותה/החל"צ
• קרבה משפחתית ומצבים אחרים של ניגוד עניינים

 חשבונות בנק

• על העמותה/החל"צ לפתוח חשבון בנק על שמה בלבד ובו בלבד להפקיד את כספיה.
• כאשר העמותה/החל"צ מפעילה פרויקטים שונים בהיקפים משמעותיים, מומלץ על ידי הרשם לפתוח חשבון בנק נפרד לכל פרויקט. לצד זאת, אנו מדגישים כי מטעמי בקרה ושליטה מומלץ לצמצם למינימום הנדרש את מספר חשבונות הבנק של העמותה/החל"צ ולבצע את ההבחנה והמיון הנדרש בין מקורות הכספים במסגרת מערכת הנהלת החשבונות של העמותה/החל"צ.
• עמותה/חל"צ הנדרשת לאישור ניהול תקין ועושה שימוש בכרטיסי אשראי תידרש לפתוח חשבון בנק ייעודי עבור כרטיס אשראי מסוים, כפי שיפורט בהמשך.

מורשי חתימה

• הקביעה בפועל של מורשי החתימה תהא בהתאם להוראות התקנון.
• ניתן למנות כמורשי חתימה מי שהינם חברי עמותה/בעלי מניות בחל"צ, נושאי משרה בה או עובדיה.
• לא ניתן למנות כמורשי החתימה חברי ועדת ביקורת (או גוף מבקר בעמותה), רואה החשבון המבקר או המבקר הפנימי.
• אין חובה שמורשי החתימה יהיו חברי ועד, למעט בעמותה שאימצה את התקנון המצוי של עמותות. בהתאם לסעיף 18 לתקנון המצוי, על הועד להסמיך שניים או יותר מבין חבריו לחתום בשם העמותה על מסמכים שיחייבו אותה, קרי מורשי החתימה יהיו חברי ועד בלבד.

עמותה/חל"צ הנדרשת לאישור ניהול תקין מחויבת גם בכללים הבאים:

• חובה למנות לפחות שני מורשי חתימה.
• במידה ונקבעו שני מורשי חתימה בלבד, הם לא יהיו בעלי קרבה משפחתית בדרגה ראשונה ביניהם.
• במידה ונקבעו יותר משני מורשי חתימה, וביניהם יש קרובי משפחה, אז בין החותמים בפועל על מסמך מסוים לא יהיו יחסי קרבה.

ביצוע תשלומים

• יש להסדיר בעמותה/בחל"צ מנגנון בקרה ופיקוח הולמים שיבטיחו את נאותות השימוש בכספי העמותה/החל"צ ואת תקינות ההתקשרויות שבעדן משולמים הכספים. כך לדוגמא, מומלץ לעגן נוהל המגדיר את סוגי העסקאות או את היקפי הסכומים שיש להביא לאישור הועד המנהל בטרם ההתקשרות.
• העברות כספיות מחשבון אחד של העמותה/החל"צ לחשבון אחר יעשו באמצעות פקס בלבד, החתום על ידי מורשי החתימה, ולא באמצעות הוראה טלפונית.

  עמותה/חל"צ הנדרשת לאישור ניהול תקין מחויבת גם בכללים הבאים:

• ההמחאות על שם העמותה/החל"צ יכללו את המיון "למוטב בלד", למעט המחאה המיועדת לחידוש דמי המחזור בקופה הקטנה.
• יש להימנע מתשלום הוצאות בכספי מזומן, למעט הוצאות המבוצעות מכספי הקופה הקטנה באופן ובסכום סביר.
• במקרים חריגים יינתן אישור חריג לתשלום במזומן וזאת כאשר אין ברירת תשלום אחרת (לא מתאפשר תשלום בהמחאה), קיימת בקרה נאותה על הוצאת הכספים, על שימושם ועל סכומם. לדוגמא: תשלום דמי מחייה או נסיעות על ידי המוסד החינוך לתלמידי הפנימייה הקטינים שאין דרך אחרת לשלמם, אלא במזומן.
• תשלומים בכרטיסי אשראי:

השימוש בכרטיס אשראי יתאפשר במקרים בהם אין דרך אחרת לביצוע הרכישה המבוקשת או במקום שימוש במזומן במסגרת קופה קטנה ובתנאי שמתקיים אחד מהתנאים הבאים:

• א. כרטיס אשראי מוגבל – כרטיס האשראי נועד לביצוע הוצאות המותרות במסגרת הקופה הקטנה בלבד והוא מוגבל לסכום המותר לשימוש כקופה קטנה. הכוונה לכרטיס אשראי מסוג מיוחד, הכולל בתוכו מגבלה על סך ההוצאה החד פעמית או החודשית (כגון כרטיס אשראי נטען או כרטיס עם תקרת אשראי נמוכה). ההחלטה בדבר הוצאת כרטיס מסוג זה תיחתם על ידי שני מורשי חתימה.
• ב. כרטיס אשראי עם חשבון בנק ייעודי – כרטיס אשראי שהתשלום בו כפוף לקיומה של יתרה כספית בחשבון ייעודי שיפתח לצורך כך. השימוש בכרטיס כפוף להעברת כספים לחשבון הייעודי בהוראה חתומה על ידי שני מורשי חתימה וזאת לצורך הוצאה מסוימת ובציון מטרת ההעברה.
• תשלום באמצעות מערכת מס"ב:

ביצוע תשלומים באמצעות מערכת סליקה בנקאית ממוחשבת ומאובטחת (לצורכי משכורות, תשלומים לספקים/נותני שירותים ועוד) מחייב את העמותה/החל"צ להגדיר בעת פתיחת החשבון שני מורשי חתימה, אשר לכל אחד מהם יהיה מיני קו וסיסמא משלו, כך שלא תהיה אפשרות לשדר קובץ עם הוראות תשלום במערכת המס"ב ללא חתימה של שני מורשי חתימה לפחות.

כל שינוי שנעשה בקובץ על ידי אחד מהם יהיה חייב אישור של השני.

על מורשה החתימה לבצע בדיקה אקטיבית של הוראות התשלום תוך בחינת מסמכים מבססים והתאמת סכומי החיוב.

יש לקבוע את נהלי השמירה על כרטיסי החתימה וכן כללים בדבר אופן שינוי פרטי חשבון בנק של מוטב.

בנוסף, רצוי כי העמותה תקבע נוהל בכתב בנוגע לביצוע תשלומים באמצעות מס"ב. בחוברת "הנחיות להתנהלות עמותות" מפורטים ההיבטים שמומלץ להתייחס אליהם בנוהל מסוג זה (עמוד 43).

• תשלום מלגות – לא יינתן אישור ניהול תקין לעמותה/חל"צ המשלמת מלגות במזומן. תשלומי המלגות יבוצעו באמצעות המחאות עליהן מצוין "למוטב בלבד". כמו כן, חלוקת המלגות צריכה להתבצע בהתאם לקריטריונים קבועים, שווים ופומביים.

כוח אדם ושכר

• מבין תפקידי הועד המנהל/הדירקטוריון נמנים גם קביעת המבנה הארגוני של הארגון, מדיניות השכר והתשלומים, וכן אישור העסקת קרובי משפחה.
• טרם העסקת עובד, ובהתחשב בתנאי ההתקשרות, סכומה ומהותה, על העמותה/החל"צ לתת הזדמנות למציעים להציע עצמם בתנאי שוק חופשיים. אין הכוונה לקיום הליך מכרזי, אלא אם הדבר מתחייב מנסיבות העניין, מאופי העמותה/החל"צ ומאופי ההתקשרות.
• העמותה/החל"צ אינה רשאית לשלם לעובדיה שכר העולה על הסביר, בהתחשב בכישורי העובד ובמקובל בשוק העבודה לתפקידים דומים. הוצאות שכר בלתי סבירות עשויות להיתפס על ידי הרשם כשימוש בכספי העמותה/החל"צ שלא למטרותיה.
• תשלום שכר לקרוב משפחה של חבר ועד/דירקטור או של חבר ועדת ביקורת, בין אם במסגרת העמותה/החל"צ עצמה ובין אם במסגרת תאגיד בשליטת העמותה/החל"צ, עלולה להיחשב לעקיפה של איסור תשלום שכר לחבר ועד/דירקטוריון/ועדת ביקורת. יש לשים לב להגדרה הרחבה של המונח "קרוב", שכוללת לא רק קרבה מדרגה ראשונה (ראה את הפרק בדבר "קרבה משפחתית וניגוד עניינים" בעמודים הבאים).
• במידה ומדובר בעובד שכיר שהינו חבר עמותה – מתן שכר מעבר לסביר עלול להיחשב כחלוקת רווחים אסורה, שבגינה עלול חבר הועד לחוב אישית עקב הפרת חובתו לעמותה.
• תשלום שכר בלתי סביר לספק/נותן שירות שאינו עובד העמותה/החל"צ עלול להיתפס כפעולה הנוגדת את האינטרסים של העמותה/החל"צ, שגם בגינה עלולה חבר הועד לחוב אישית עקב הפרת חובתו לעמותה.
• שכר בכירים – סבירות השכר תיבחן על ידי הרשם תוך התחשבות בגורמים הבאים:
  • המחזור השנתי של העמותה/החל"צ;
  • שיעור התמיכות וההקצבות מהמדינה מסך המחזור הכספי;
  • שיעור הוצאות הנהלה וכלליות מסך המחזור הכספי;
  • איכות הניהול – היעדר גירעון, גידול בפעילות ועוד;
  • איכות נושאי המשרה – כישורים, השכלה, ניסיון מקצועי וכו'.
• חשוב לזכור כי יתכן שרוב ההוצאה בגין שכר הבכירים בעמותה/בחל"צ תיזקף להוצאות הנהלה וכלליות (ולא לעלות הפעילות), ולפיכך בבחינת סבירות הוצאות שכר אלו יש לבחון כי אינן מביאות את העמותה/החל"צ לחריגה מהתקרה/מהוצאות הנהלה וכלליות סבירות (על כך נפרט בהמשך).
• חשוב לזכור כי במסגרת הדיווחים השנתיים לרשם העמותות יש לדווח גם על חמשת מקבלי השכר הגבוה ביותר בעמותה/בחל"צ. בדיווח זה יש לכלול את נתוני הברוטו (לעומת הדיווח במסגרת בקשה לתמיכה שצריך לכלול את נתוני עלות השכר).
• בעמותה/בחל"צ המקבלת תמיכות מתקציב המדינה – לא ניתן לשייך לעלות הפעילות את שכר המנכ"ל, אף לא חלק ממנו, אלא יש לרשום את הוצאת שכר המנכ"ל תחת הוצאות הנהלה וכלליות.
• במוסד ציבורי שאושר לצורכי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה – בחוזר מס הכנסה 9/2015 נקבע כי שכר עובדי המוסד הציבורי ומנהליו לא יעלה על עלות שכר מקסימאלית של מנכ"ל במשרד ממשלתי, למעט במקומות שבהם חלים הסכמי שכר ענפיים או קיבוציים.

הוצאות הנהלה וכלליות

• כללי – בחוק ו/או בחוברת "הנחיות להתנהלות עמותות" לא נקבעו כללים חד משמעיים לעניין סבירות שיעור או גובה הוצאות הנהלה וכלליות או לעניין הרכיבים שיש לכלול תחת הוצאות הנהלה וכלליות, אלא נרשם כי "על העמותה להקפיד כי הוצאות אלו לא יעלו על אחוז סביר מסך המחזור השנתי של העמותה" וכי הרשם יתערב בעניין זה במקרים קיצוניים.

כאמת המידה לסבירות אחוז ורכיבי הוצאות הנהלה וכלליות בעמותה/בחל"צ מציין הרשם את הכללים שנקבעו בנדון על ידי החשב הכללי כתנאי למתן תמיכה.

כללי החשב הכללי בעניין הוצאות הנהלה וכלליות החלים על עמותות/חל"צ המקבלות תמיכות מתקציב המדינה:

• השיעור המרבי של הוצאות הנהלה וכלליות – להלן יובאו השיעורים המרביים של הוצאות הנהלה וכלליות מתוך סך מחזור ההכנסות של העמותה/החל"צ, כפי שנקבעו על פי החשב הכללי. החישוב מבוצע באופן פרוגרסיבי.

• רכיבי הוצאות הנהלה וכלליות – להלן יובאו עיקרי כללי המיון והדיווח שנקבעו על ידי החשב הכללי באשר לרכיבים שיש לכלול במסגרת הוצאות הנהלה וכלליות.

נציין כי כללים אלו אינם מתחייבים גם במסגרת הדוחות הכספיים, אולם במקרה של מיון שונה בין הדוחות הכספיים לבין כללי החשכ"ל, יש לערוך התאמה במסגרת בקשת התמיכה.

העברת כספים ונכסים ללא תמורה

• עמותה/חל"צ רשאית להעביר כספים או נכסים למלכ"ר אחר וזאת תחת עמידה בכללים הבאים:
  • העברת כספים לגוף אחר מתיישבת בפירוש עם מטרותיה הרשומות של העמותה/החל"צ המעבירה.
  • הכספים/הנכסים מועברים למלכ"ר אחר עם מטרות דומות ובלבד שמדובר בתאגיד שאינו רשאי לחלק רווחים לגורמים פרטיים, גם בעת פירוק.
  • ידוע למי שתורם/מעביר כספים לעמותה/לחל"צ המעבירה כי ייתכן שהכספים יועברו לתאגיד אחר.
  • גורם מאשר – במקרה שמועבר סכום או נכס שיש בו כדי להשפיע באופן מהותי על פעילות העמותה/החל"צ, יובא הדבר לאישור מראש של האסיפה הכללית ובכל מקרה אחר ההעברה טעונה אישור ועד העמותה/דירקטוריון החל"צ.
• עמותה/חל"צ הנדרשת לאישור ניהול תקין מחויבת גם בכללים הבאים:
  • המלכ"ר המקבל את הכספים/הנכסים הינו בעל אישור ניהול תקין בתוקף (או אישור מקביל מאת הגורם המפקח עליו).
  • אם מדובר בהעברת כספים/נכסים לעמותה/חל"צ חדשה שעדיין איננה זכאית לאישור ניהול תקין (שהרי האישור לא ינתן לעמותה/חל"צ בשנתיים הראשונות לפעילותה), ההעברה יכולה להתבצע בדרך של מתן הלוואה בלבד, בכפוף לעמידה בכללים למתן הלוואה (שיפורטו בהמשך).
• על כל עמותה/חל"צ לדווח במסגרת הדוח המילולי השנתי על העברות שביצעה של כספים/נכסים אחרים ללא תמורה.
• אם מדובר בעמותה/חל"צ נתמכת, אזי יש לפעול גם בהתאם לכללי החשב הכללי – חל איסור על עמותה המקבלת תמיכה מכספי המדינה להעביר כספים לעמותה אחרת. דהיינו, כל עמותה הנתמכת על ידי המדינה אינה יכולה להעביר כספים לעמותות אחרות כתמיכה, הקצבה או מענקים.
• אם מדובר בעמותה/חל"צ שהינה "מוסד ציבורי" – רשות המיסים מאפשרת למוסדות ציבור להעביר כספים כתרומות וכתמיכות למוסדות אחרים בתנאי שמדובר בהשגת אותה מטרת ציבורית, דהיינו, המוסד מקבל התמיכה פועל להשגת אותה מטרה של המוסד המשלם.

מתן הלוואות

• מתן הלוואות למלכ"ר אחר:

עמותה/חל"צ רשאית להלוות כספים למלכ"ר אחר וזאת תחת עמידה בכללים הנוגעים להעברת כספים ללא תמורה, שהינם:

• מתן ההלוואה לגוף אחר מתיישבת בפירוש עם מטרותיה הרשומות של העמותה/החל"צ המעבירה.
• הכספים ניתנים למלכ"ר אחר עם מטרות דומות ובלבד שמדובר בתאגיד שאינו רשאי לחלק רווחים לגורמים פרטיים, גם בעת פירוק.
• ידוע למי שתורם/מעביר כספים לעמותה/חל"צ המעבירה כי ייתכן שהכספים יועברו לתאגיד אחר.
• במקרה שמועבר סכום שיש בו כדי להשפיע באופן מהותי על פעילות העמותה/החל"צ, יובא הדבר לאישור מראש של האסיפה הכללית ובכל מקרה אחר ההעברה טעונה אישור ועד העמותה/דירקטוריון החל"צ.

עמותה/חל"צ רשאית להלוות כספים לתאגיד אחר, אף אם לא מתקיימים כל הכללים שלעיל, ובלבד שמתקיימים הכללים הבאים:

• התאגיד הלווה הינו תאגיד ללא מטרות רווח.
• מטרות התאגיד הלווה דומות למטרות של העמותה/החל"צ המלווה.
• ההלוואה אושרה כדין על ידי הועד המנהל/הדירקטוריון של העמותה/החל"צ המלווה.
• בין המלווה ללווה נחתם הסכם הלוואה הכולל תנאי הלוואה סבירים, לרבות שיעור הריבית, תנאי ההחזר ומועד הפירעון.
• הוסדרו ביטחונות סבירים לפירעון ההלוואה.
• אין במתן ההלוואה כדי לפגוע בפעילות העמותה/החל"צ המלווה (ובתוך כך, שסכום ההלוואה יהיה סביר ביחס למחזור השנתי ושסכום ההלוואה ותקופת ההלוואה אינם מונעים מימוש תוכנותיה של העמותה/החל"צ המלווה).
• הועד המנהל/הדירקטריון שוכנע כי לעמותה/החל"צ הלווה יש את היכולת לעמוד בתנאי החזר ההלוואה שנקבעו.

• מתן הלוואות לעובדים:

עמותה/חל"צ רשאית להלוות כספים לעובדיה, בתנאי שתנאי ההלוואה סבירים ובהתאם למקובל בשוק לעניין הלוואה של מעביד לעובד. כמובן שיש לקחת בחשבון את היבטי המיסוי שיחולו על העובד בתנאי הלוואה מסוימים (ככל שההלוואה גבוהה יותר ובריבית נמוכה מתקנות מס הכנסה בנדון, הסכום שייזקף כהכנסה לצורך מס בידי העובד יהיה גבוה יותר).

• מתן הלוואות כחלק ממטרות העמותה/החל"צ:

במידה ומטרות העמותה/החל"צ כוללות מתן הלוואות (כגון גמ"ח), העמותה/החל"צ תהא רשאית להעניק הלוואות ובלבד שמקיימת את התנאים הבאים:

• נקבעו קריטריונים סבירים, מפורטים וברורים למתן ההלוואה.
• נשמר השוויון בין מקבלי ההלוואות בהתאם לקריטריונים שקבעה העמותה/החל"צ.

• מתן הלוואות לחברי העמותה:

עמותה אינה רשאית להעניק הלוואות לחברי העמותה שאינם עובדי העמותה, אלא אם במטרות העמותה נכללת מטרה של מתן הלוואות כגמ"ח וחברי העמותה הלווים עומדים בתנאים שנקבעו לקבלת ההלוואה.

• בקרות אחר מתן הלוואות:

על ההלוואות להיות מתועדות באסמכתאות מתאימות וברישומים חשבונאיים נאותים וכן יש להבטיח נתיבי ביקורת הולמים לרישומים בספרי החשבונות של העמותה/החל"צ.

• עמותה/חל"צ הנדרשת לאישור ניהול תקין צריכה להימנע ממתן הלוואות במזומן או בהמחאות שלא מצוין על גביהן 'למוטב בלבד'.

  חלוקת מלגות

• עמותה/חל"צ רשאית לחלק מלגות כל עוד ונקבעו קריטריונים סבירים, שוויוניים ופומביים למתן המלגות.
• בעניין חלוקת מלגות לחברי ועדות בעמותה/בחל"צ יחולו הכללים הבאים:
  • לא ניתן לחלק מלגות לחברי ועדת ביקורת או לקרוביהם.
  • באשר לחלוקת מלגות לחברי ועד מנהל/דירקטוריון או לקרוביהם – אלו יהיו זכאים לקבל מלגות תחת התנאים הבאים:
    • חלוקת המלגות הינה אינהרנטית לפעילות העמותה/החל"צ.
    • המלגות יחולקו בהתאם לקריטריונים שוויוניים, מפורטים, ענייניים ושקופים.
    • הקריטריונים אושרו על ידי ועדת הביקורת ולאחר מכן על ידי האסיפה הכללית.
    • במידה והמלגות מחולקות לפחות ממחצית חברי הועד/הדירקטוריון, בדיונים בנדון לא השתתפו חברי הועד המבקשים לקבל את המלגות.
  • עמותה/חל"צ הנדרשת לאישור ניהול תקין צריכה להימנע מתשלום המלגות במזומן, אלא בהמחאות שמצוין על גביהן 'למוטב בלבד'.

רישום ושמירה על נכסי העמותה/החל"צ

• רישום הזכויות בנכסים – על חברי הועד/הדירקטוריון להקפיד על כך שכל הזכויות הקנייניות שיש לעמותה/לחל"צ ירשמו על שם העמותה/החל"צ, לרבות זכויות בנכסים לגביהם מתקיים רישום כדין.
• עמותה/חל"צ רשאית לרכוש רכב לשימושה לצורך קידום מטרותיה. השיקולים והקריטריונים לבחירת הרכב יהיו סבירים, תוך התייחסות לעלות רכישתו ואחזקתו, והוא ירשם על שם העמותה/החל"צ בלבד.
• במידה ולעמותה/לחל"צ שייכים רכבים שנרשמו בעבר על שם גורם אחר, אין חובה להעביר את הרכב על שם העמותה/החל"צ, אם הדבר עלול לגרום להוביל לירידת ערך משמעותית, אך יש חובה לשעבד את הרכב לטובת העמותה/החל"צ.
• עמותה/חל"צ שבבעלותה רכוש, בין אם ניתן כתרומה ובין אם נרכש על ידה, חייבת לשמור על הרכוש כראוי ולהפיק ממנו את מירב היתרונות שניתן להפיק ממנו.
• במידה ולעמותה/לחל"צ יתרות כספים שאינם נדרשים באופן מיידי לפעילותה השוטפת, עליה להשקיע אותם באופן סולידי בכדי לשמור על ערכם, בכפוף למדיניות שתקבע בנדון על ידי הועד המנהל/הדירקטוריון, ובלבד שלא יהיה בכך משום 'צבירה נכסים בלתי סבירה'.

קרבה משפחתית ומצבים אחרים של ניגוד עניינים

• חוק העמותות וחוק החברות אינם קובע באופן מפורש מגבלות בנוגע לקרבת משפחה בין מוסד ממוסדות העמותה/החל"צ, הן באשר לקרבה בין חברי המוסד לבין עצמם והן באשר לקרבה בין חברי המוסד לחברים ממוסדות נוספים. הוראות בנושא זה מעוגנות בחוברת "הנחיות להתנהלות עמותות (עמודים 55-57).
• עמדת הרשם הינה כי קרבה משפחתית נבחנת על פי ההגדרה הרחבה של המונח "קרוב" בתוספת השלישית לחוק העמותות:
  • בן/בת הזוג;
  • אח/אחות;
  • אב/אם;
  • סבא/סבתא;
  • צאצא (לרבות צאצא חורג, ולרבות צאצא של הצאצא, קרי נכד/ה, נין/נינה וכך הלאה);
  • בן זוגו של כל אחד מאלה.
• קרבה משפחתית בין עובדי העמותה/החל"צ לבין חברי הועד המנהל/הדירקטוריון וחברי ועדת הביקורת (או גוף מבקר בעמותה):
  • ניתן להעסיק עובדים בשכר בעמותה/בחל"צ שהינם קרובי משפחה של חברי הועד המנהל/הדירקטוריון וחברי ועדת הביקורת (או גוף מבקר בעמותה), ובלבד ששיעור קרובי המשפחה כאמור מסך עובדי העמותה/החל"צ אינו עולה על 10%.
  • לא ישולם לקרובי המשפחה כאמור למעלה מ-10% מהשכר המשולם על ידי העמותה/החל"צ, גם אם שיעור קרובי המשפחה נמוך מ-10% מסך עובדי העמותה/החל"צ.
  • יש לקחת בחשבון שבנסיבות מסוימות, בשים לב למספר העובדים בעמותה/בחל"צ או למחזורה, גם העסקה בשיעור של עד 10% ותשלום שכר בשיעור של עד 10% תיחשב כאסורה.
  • אישור ההעסקה – החלטה באשר להעסקת קרובי משפחה כאמור תתקבל על ידי הגורם המוסמך בעמותה/בחל"צ, והועד המנהל/הדירקטוריון נדרש לאשר זאת.
• העסקת קרובי משפחה של המנכ"ל:
  • יש להבטיח שההחלטה תהיה סבירה בנסיבות העניין ולטובת העמותה/החל"צ.
  • אישור ההעסקה – החלטה באשר להעסקה עובדים קרובי משפחה כאמור תתקבל על ידי הועד המנהל/הדירקטוריון, ולאחר מכן יש להביא זאת לאישור ועדת הביקורת.
• העסקת קרובי משפחה בעמותה/בחל"צ בכלל:
  • גם אם לא מדובר בקרבה שלהם לחברי ועד מנהל/דירקטוריון/ועדת ביקורת/גוף מבקר בעמותה, יתכן שיהיה בה כדי להצביע על התנהלות לא תקינה, ועל כן עליה להתבצע על פי אמות מידה אובייקטיביות ותוך התחשבות בטובת העמותה/החל"צ ולא על פי שיקולים של קרבה משפחתית.
  • על העמותה/החל"צ להימנע מהעסקת קרובי משפחה בתפקידים בכירים או אם קיימת בין הקרובים יחסי כפיפות.
• קרבה משפחתית בין חברי הועד המנהל/הדירקטוריון לבין חברי ועדת ביקורת – לא יכהן בועדת הביקורת קרוב משפחה של חבר ועד מנהל/דירקטוריון.
• קרבה משפחתית בתוך הועד המנהל/הדירקטוריון ובתוך ועדת הביקורת:
  • בעמותה/חל"צ שבה מכהנים רק שני חברים בועד/בדירקטוריון או בועדת הביקורת – הם אינם יכולים להיות קרובי משפחה בדרגה ראשונה.
  • כאשר יש יותר משני חברים בועד המנהל/בדירקטוריון או בועדת הביקורת – רוב חברי הועד המנהל/הדירקטוריון או חברי ועדת הביקורת לא קרובי משפחה בדרגה ראשונה ביניהם.
• מצבים נוספים של ניגוד עניינים:
  • אם עיסוקו של בעל תפקיד בעמותה/בחל"צ יוצר או עלול ליצור ניגוד עניינים בעניין פרטני מסוים, שאינו מונע את המשך כהונתו בעמותה וכן אינו אסור על פי חוק העמותות/החברות, על בעל התפקיד כאמור להימנע מהשתתפות בדיונים ומהבעת עמדה באותו עניין.
  • על העמותה/החל"צ להיזהר בביצוע עסקאות עם גופים קשורים. במקרה שהעמותה/החל"צ מחליטה לבצע עסקה עם תאגיד קשור, עליה להחיל על עצמה תנאים מחמירים יותר.
    יודגש כי במקרה של התקשרות בעסקה עם צד קשור, יש לדווח על כך במסגרת הדוח המילולי.
  • בעניין עסקה של העמותה/החל"צ עם קרוב משפחה של נושא משרה (בין באופן ישיר ובין באמצעות תאגיד) – נקבע כי יש לנקוט במשנה זהירות כדי להבטיח את טובת העמותה/החל"צ ויש לקבל מראש את אישור ועדת הביקורת, ובתנאי שהעסקה נעשית בתנאים סבירים.
  • חבר ועד העמותה רשאי לקבל מלגות שמחלקת העמותה, כל עוד הוא עומד בקריטריונים שנקבעו לחלוקתם ולא היה נוכח בדיונים שנגעו לקביעת קריטריונים אלו.

***

The post רגולציה בעמותות וחברות לתועלת הציבור appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

על פי חוק העמותות, בכל עמותה יכהנו המוסדות והאורגנים הבאים:

• אסיפה כללית (סעיף 19 לחוק).
• ועד מנהל (סעיף 19 לחוק).
• ועדת ביקורת או 'גוף מבקר' (סעיף 19 לחוק).
• רואה חשבון מבקר – בעמותות בעלות מחזור כספי העולה על כ-1.17 מיליון ש"ח (סעיף 19 לחוק).
• מבקר פנימי – בעמותות שמחזורן עולה על 10 מיליון ש"ח (סעיף 30א לחוק).
  • מוסדות חובה בחברה לתועלת הציבור

בחוק החברות נקבע כי המוסדות והאורגנים של החל"צ הינם:

• אסיפה כללית (סעיף 46 לחוק).
• דירקטוריון (סעיף 46 לחוק).
• מנהל כללי. במידה ולא מונה מנהל כללי, תנוהל החברה בידי הדירקטוריון (סעיף 46 לחוק).
• ועדת ביקורת (סעיף 345ח לחוק).

יודגש כי בחל"צ, בניגוד לעמותה, לא ניתן למנות 'גוף מבקר' כחליף לועדת הביקורת, אולם ניתן למנות חבר ועדת ביקורת יחיד, לרבות רואה חשבון יחיד, כפי שגם יפורט בהמשך.

• רואה חשבון מבקר (סעיף 154 לחוק).

יודגש כי בחל"צ, בניגוד לעמותה, בכל מקרה חובה למנות רו"ח מבקר (ללא קשר לגובה המחזור הכספי של החל"צ).

• מבקר פנימי – בחל"צ שמחזורה עולה על 10 מיליון ש"ח (סעיף 345ט לחוק).
  • ריכוז מוסדות החובה בעמותה ובחברה לתועלת הציבור

2. ועד מנהל / דירקטוריון

הועד המנהל/הדירקטוריון הינו הגוף המייצג והמבצע העליון של התאגיד, האחראי על חזון הארגון ועל מדיניותו. בידי הועד/הדירקטוריון תהיה כל סמכות שלא יוחדה בחוק או בתקנון למוסד אחר ממוסדות העמותה.

• סמכויות ותפקידי הועד המנהל / הדירקטוריון

בעמותה – סעיף 25 לחוק העמותות קובע כי הועד ינהל את ענייני העמותה ובידו תהיה כל סמכות שלא נתייחדה בחוק או בתקנון למוסד אחר ממוסדות העמותה. בחוק העמותות לא מופיעה רשימת תפקידים של הועד, אלא בחוברת "הנחיות להתנהלות עמותות" (עמוד 15) קיימת הגדרה מפורטת של סמכויות ותפקידי הועד המנהל.

בחברה לתועלת הציבור – סעיף 92 לחוק החברות קובע כי הדירקטוריון יתווה את מדיניות החברה ויפקח על ביצוע תפקידי המנהל הכללי ופעולותיו וכן מפרט את סמכויות הדירקטוריון ותפקידיו.

תיקון 14 לחוק העמותות ותיקון 25 לחוק החברות הגבירו את הממשל התאגידי בקרב ארגוני המגזר השלישי וכללו חידושים הנוגעים למוסדות החובה בארגונים, לרבות הסדרת היחסים שבין הדירקטוריון/הועד המנהל לבין ועדת הביקורת בכל הנוגע למנגנוני הביקורת בארגון. כפועל יוצא, הורחבו וחודדו סמכויות הועד המנהל/הדירקטוריון, בעיקר בכל הנוגע למינוי המבקר הפנימי ולאישור תוכנית עבודתו.

להלן רשימת התפקידים והסמכויות העיקריים של הועד מנהל/הדירקטוריון (עמוד 15 בחוברת "הנחיות להתנהלות עמותות"):

3. ועדת ביקורת (או גוף מבקר בעמותה)

ועדת הביקורת (או גוף מבקר בעמותה) הינו המוסד האחראי על קיום ביקורת על פעילותם של יתר מוסדות התאגיד.

האסיפה הכללית הינה המוסד הממנה את ועדת הביקורת (או 'גוף מבקר' בעמותה).

• תפקידי ועדת הביקורת

תפקידי ועדת הביקורת (או גוף מבקר בעמותה) הוסדרו כבר במסגרת תיקונים 10 לחוק העמותות ו-6 לחוק החברות משנת 2007. תיקונים 14 לחוק העמותות ו-25 לחוק החברות מפברואר 2015 הרחיבו משמעותית את הסמכויות של ועדת הביקורת והוסיפו תפקידים אשר לא היו קיימים בעבר.

להלן רשימת התפקידים והסמכויות העיקריים של ועדת הביקורת או של גוף מבקר בעמותה (סעיף 30 לחוק העמותות, סעיף 345ח לחוק החברות ועמודים 18-19 בחוברת "הנחיות להתנהלות עמותות"):

חשוב לזכור שלא ניתן להקנות לועדת הביקורת סמכויות ביצועיות בכדי למנוע מצב בו הועדה תיאלץ לבקר פעולות שבוצעו על ידה.

• הפעולות המינימליות שעל ועדת הביקורת לבצע

לצורך יישום תפקידי הועדה שהובאו לעיל, בחוברת "הנחיות להתנהלות עמותות" (עמודים 18-19) נקבע כי על ועדת הביקורת/הגוף המבקר בעמותה לבצע את הפעולות הבאות:

• לבצע בדיקה כללית מדי שנה בנושאים שלעיל.
• בשים לב להיקף פעילות העמותה, מומלץ שהועדה תתמקד מדי שנה בנושא מסוים או במספר נושאים מתוך הנושאים לעיל, ובהתייחס אליהם תבצע בדיקה מעמיקה יותר מהרגיל.
• לבצע מעקב אחר יישום המלצות שנתנה הועדה בעבר.
• לדון בדוח המילולי ובדוח הכספי ולהגיש המלצה לועד המנהל ולאסיפה הכללית בעניין אישור הדוחות.
• לקיים ישיבה אחת לפחות לדיון בליקוי מהותי שנמצא, וזאת ללא נוכחות נושא משרה בארגון וככל הניתן בנוכחות המבקר הפנימי או רואה החשבון המבקר, לפי העניין.
  • המשתתפים בדיוני ועדת הביקורת

במסגרת תיקון 14 לחוק העמותות ותיקון 25 לחוק החברות נקבע כי מי שאינו רשאי להיות חבר בועדת הביקורת (או בגוף המבקר) לא יהיה נוכח בדיוני הועדה, למעט:

• המבקר הפנימי.
• מי שיו"ר הועדה קבע שהוא נדרש להצגת נושא מסוים.
• היועץ המשפטי, אם ביקשה זאת הועדה.
• מזכיר הארגון, אם ביקשה זאת הועדה.
• עובד הארגון, אם הועדה ביקשה זאת, ובלבד שהעובד לא יהיה נוכח בעת קבלת ההחלטות.
• רואה החשבון המבקר רשאי להשתתף בישיבה שעניינה ביקורת הדוחות הכספיים.

4. מבקר פנימי
   • חובת מינוי מבקר פנימי

בעקבות תיקון 6 לחוק החברות משנת 2012, חלה חובה למנות מבקר פנימי בחברות לתועלת הציבור שמחזורן עולה על 10 מיליון ש"ח (סעיף 345ט לחוק החברות).

תיקון 14 לחוק העמותות הרחיב חובה זו גם על עמותות וקבע כי החל בפברואר 2015 כל עמותה שמחזורה עולה על 10 מיליון ש"ח חייבת במינוי מבקר פנימי (סעיף 30א לחוק העמותות).

• מי רשאי לכהן כמבקר פנימי?

על פי חוק הביקורת הפנימית, תשנ"ב-1992, כמבקר פנימי רשאי לכהן מי שעומד בתנאים הבאים (במצטבר):

1. יחיד (המינוי הינו אישי).
2. תושב ישראל.
3. שלא הורשע בעבירה שיש עימה קלון.
4. בעל תואר אקדמי / עורך דין / רואה חשבון.
5. רכש ניסיון במשך שנתיים בעבודת ביקורת או השתתף בהשתלמות מקצועית מאושרת לעניין זה.
6. אינו בעל עניין בחל"צ/בעמותה, נושא משרה בה, או קרוב של כל אחד מאלה.
7. אינו רואה החשבון המבקר או מי מטעמו.
8. אינו ממלא תפקיד נוסף על הביקורת הפנימית, זולת תפקיד הממונה על תלונות הציבור או הממונה על תלונות העובדים.

יודגש כי אין מניעה למנות חבר עמותה שמתקיימים לגביו כל התנאים הנדרשים.

המבקר רשאי להיות עובד שכיר בעמותה/בחל"צ או מבקר במיקור חוץ.

• מינוי וכפיפות המבקר הפנימי

הועד המנהל / הדירקטוריון ימנה את המבקר הפנימי על פי הסכמת ועדת הביקורת.

מכאן שנדרש לקיים דיון מקדים בועדת הביקורת ורק לאחר הסכמתה אודות המבקר שימונה, יש להביא עניין זה לאישור הועד/הדירקטוריון.

אם הועד המנהל וועדת הביקורת לא הגיעו להסכמה, תכריע בעניין האסיפה הכללית.

סעיף 30א לחוק העמותות ו-148 לחוק החברות: הממונה הארגוני על המבקר הפנימי יהיה יו"ר הדירקטוריון/הועד המנהל או המנכ"ל, כפי שייקבע בתקנון, ובהעדר הוראה בתקנון, כפי שיקבע הדירקטוריון/הועד.

לצד זאת, חשוב לציין כי בפרקטיקה נהוגה הבחנה בין הכפיפות המקצועית של המבקר הפנימי, שהינה כלפי ועדת הביקורת, לבין הכפיפות הארגונית-אדמיניסטרטיבית, שהינה ליו"ר/למנכ"ל.

• תפקידי המבקר הפנימי

על פי חוק הביקורת הפנימית, המבקר הפנימי יבדוק, בין היתר, את תקינותן של פעולות העמותה/החל"צ מבחינת השמירה על החוק ועל כללי התנהלות תקינה.

בחוברת "הנחיות להתנהלות עמותות" (עמוד 20) נרשם מפורשות כי תפקיד המבקר הפנימי אינו זהה לתפקיד ועדת הביקורת (או גוף מבקר בעמותה), ועל כן לא ניתן למנותו במקומם ואותו גורם אינו יכול לשמש הן כמבקר פנימי והן כגוף מבקר/ועדת ביקורת.

כללים מקצועיים מקובלים לעבודת הביקורת הפנימית הינם כללי לשכת המבקרים הפנימיים העולמית (IIA).

על פי כללים אלו נדרש המבקר הפנימי לקיים פעילות בלתי תלויה ואובייקטיבית של הבטחה וייעוץ, אשר מיועדת להוסיף ערך ולשפר את פעילות החל"צ/העמותה, תוך הבאת גישה שיטתית וממוסדת לשם הערכת ושיפור האפקטיביות של תהליכי ניהול סיכונים, בקרה, פיקוח וממשל תאגידי.

• סמכויות ומעמד המבקר הפנימי

מכוח חוק הביקורת הפנימית:

• בסמכות המבקר לדרוש כל מסמך וכל מידע.
• בסמכות המבקר להיכנס לכל נכס ולגשת לכל מאגר מידע.
• המבקר מחויב לשמור בסוד כל מידע וכל מסמך שהגיעו אליו במסגרת מילוי תפקידו.
• ממצאי/דוחות הביקורת לא יהיו קבילים כראיה בהליך משפטי.
  • הפסקת כהונת המבקר הפנימי

ההליך הנדרש יכלול, בין היתר, מתן הזדמנות למבקר הפנימי להשמיע את עמדתו ולהציגה בפני ועדת הביקורת. קבלת החלטה בנדון תיעשה על ידי הדירקטוריון/הועד בלבד.

• תוכנית עבודתו ודוחות המבקר הפנימי

• תוכנית הביקורת הפנימית השנתית תדון בפני ועדת הביקורת, אשר תבחן אותה ותציע שינויים, ככל שנדרש, ולאחר מכן התוכנית תאושר על ידי הועד המנהל/הדירקטוריון.
• יו"ר הועד המנהל/הדירקטוריון או יו"ר ועדת הביקורת רשאים להטיל על המבקר הפנימי לערוך ביקורת פנימית, נוסף על תוכנית העבודה, בעניינים שבהם יתעורר צורך לבדיקה דחופה.
• המבקר הפנימי יגיש דוח ביקורת כתוב ליו"ר הועד המנהל/הדירקטוריון, למנכ"ל וליו"ר ועדת הביקורת. דין וחשבון בנוגע לבדיקה דחופה יימסר למי שהטיל על המבקר הפנימי את עריכת הביקורת.

5. רואה חשבון מבקר
   • חובת המינוי ואופן מינויו

עמותה שהמחזור הכספי שלה עולה על סך של כ-1,173,000 ש"ח (הסכום מתעדכן מדי שנה) וכן חברה לתועלת הציבור (בעלת כל מחזור כספי) מחויבות במינוי רואה חשבון מבקר, אשר יהא אחראי על עריכת הביקורת על הדוחות הכספיים ומתן חוות דעת בנדון.

האסיפה הכללית הינה הגוף הממנה את רואה החשבון והקובע את שכרו מדי שנה, וזאת אחרי שועדת הביקורת בחנה נושא זה והביעה עמדתה בנדון.

• אי התלות הנדרשת מרואה החשבון

בהתאם לתקנות רואי חשבון (ניגוד עניינים ופגיעה באי תלות כתוצאה מעיסוק אחר), התשס"ח-2008, רואי החשבון המבקר אינו רשאי לבצע עבור הארגון, במישרין או בעקיפין, גם את הנהלת החשבונות, שכן אז רואים אותו כמצוי בניגוד עניינים או שנפגעה אי תלותו במבוקר, לרבות אם שותף אחר במשרדו מבצע את הנהלת החשבונות.

בעמותה/חל"צ שהיקף מחזורה השנתי או סכום התרומות שהיא קיבלה באותה שנה אינו עולה על 5 מיליון ש"ח ניתן שהנהלת חשבונות תבוצע בידי רואה חשבון/שותף אחר ממשרדו של רואה החשבון המבקר.

***

The post מוסדות המלכ"ר במערך הביקורת הפנימית appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

רשות התאגידים הינה רשות ממשלתית שהוקמה ע"י הממשלה בשנת 2006 ומטפלת ברישום ובפיקוח על תאגידים בישראל. הזרוע המלכ"רית ברשות התאגידים כוללת את יחידות רשם העמותות וחברות לתועלת הציבור, רשם ההקדשות ורשם המפלגות.

"אישור ניהול תקין" מהווה תנאי סף עבור עמותות וחברות לתועלת הציבור המבקשות ליהנות מתמיכת המדינה או לבצע עבורה שירותים. האישור יכול שיינתן לאחר עיון הרשם במסמכים שהגישה העמותה/החל"צ ויכול שיינתן רק לאחר ביצוע ביקורת עומק, אשר ממצאיה הינם משביעי רצון. ככלל, ביקורות העומק נערכות במלכ"רים בעלי מחזור כספי העולה על מיליון ש"ח, אך יתכנו מקרים בהם תיערך ביקורת עומק בעמותות/חל"צים עם מחזור כספי נמוך יותר. הביקורות נערכות הן כחלק מהטיפול השוטף והן בעקבות מידע המעלה חשש להתנהלות בלתי תקינה.

תיקונים 14 לחוק העמותות ו-25 לחוק החברות עיגנו בחקיקה את סמכות הרשם להסתייע בבודקים חיצוניים לצורך ביצוע ביקורות העומק והבהירו את הכללים לעניין ההסתייעות בבודק חיצוני, סמכויותיו וחובותיו, תנאי הכשירות שלו ועוד.

כחלק מחוברת שמפרסם הרשם בעניין "הנחיות להתנהלות עמותות", המעגנת את הקווים לפעולה בהתאם להוראות החוק והמחייבות את כלל העמותות והחל"צים, נכללות בצורה מודגשת גם "הוראות ניהול תקין" – הנחיות נוספות אשר אינן נובעות בהכרח מהוראות החוק, אלא מהוראת החלטת הממשלה הקובעת את תפקידו של הרשם במתן אישור ניהול תקין ולפיכך חלות על עמותות וחל"צים בעלות אישור ניהול תקין או המבקשות לקבל אישור זה.

חשוב לזכור כי דוח ביקורת העומק הופך להיות גלוי לציבור מעת שהוא נחשב כדוח סופי וזאת במסגרת העמדת תיק העמותה/החל"צ לעיון הציבור הרחב (בכפוף לתשלום האגרה).

2. סדרי ביקורת עומק

• ביקורות עומק מבוצעות על ידי משרדי רואי חשבון חיצוניים שזכו במכרז לעריכת ביקורות עומק מטעם הרשם, וזאת בליווי הגורם המטפל בחטיבה ביחידת רשם העמותות.
• בסמוך לאחר מינוי משרד רואה חשבון לביצוע ביקורת עומק בעמותה/בחל"צ תתבקש העמותה/החל"צ להמציא למשרד רואה החשבון מסמכים רבים בהתאם לרשימה שתקבל מראש מרואה החשבון הבודק.
• על העמותה/החל"צ המבוקרת לשתף פעולה באופן מלא עם רואה חשבון שעורך את הביקורת, לרבות בהקשר של המצאת מסמכים, מתן מענה וסיוע בשטח. אי שיתוף פעולה עלול להוביל לשלילת אישור הניהול התקין או שלילת האפשרות לקבלו.
• טיוטת דוח הביקורת תועבר לתגובת העמותה/החל"צ לצורך קבלת תגובתה.
• לאחר קבלת תגובת העמותה/חל"צ  יגובש דוח ביקורת סופי, אשר עותק ממנו ישלח לעמותה/לחל"צ ויהיה גלוי בתיק העמותה/חל"צ.
• ממצאי הביקורת נבחנים על ידי הרשם, אשר בסמכותו לפעול במספר דרכים ובהם שלילת אישור הניהול התקין של העמותה, מתן אורכה לתיקון ממצאים ואף פירוק.
• הליך ביקורת עומק המבוצע בעמותה/בחל"צ, לרבות המסמכים והתכתובות, הינם חסויים ונשמרים ככאלה בתיק העמותה/החל"צ, למעט דוח הביקורת הסופי ונספחיו, הפתוח לעיון הציבור (כאמור לעיל).

3. עיקרי הנושאים הנבדקים בביקורות עומק

להלן יובאו עיקרי הנושאים הנבדקים במסגרת ביקורות עומק הנערכות מטעם רשם העמותות ורשם ההקדשות בעמותות ובחל"צים. רשימה זו מפורסמת באתר האינטרנט של רשם העמותות.

עובדי הרשם המלווים את הביקורות מחליטים בהתאם לנסיבות אלו מבין הנושאים המפורטים ייבדקו בביקורות הספציפיות.

1. התנהלות העמותה/החל"צ בהתאם לחוק העמותות/ חוק החברות, בין היתר לאור ההנחיות שפורסמו על ידי הרשם.
2. התנהלות העמותה/החל"צ בהתאם למטרותיה ולתקנונה.
3. בדיקת קיומם של מסמכים על פי חוק.
4. בדיקה של תלונות/נושאים מהותיים בטיפול של הרשם בנוגע לעמותה לרבות אינדיקציות להתנהלות בלתי תקינה, ככל שקיימים.
5. סקירת ביקורות עומק קודמות שנערכו בעמותה/בחל"צ, תוצאותיהן וככל שנמצאו ליקויים, בחינת תיקונם על ידי העמותה.
6. ניתוח דוחות כספיים ובחינת מידת החוסן הפיננסי של העמותה/החל"צ.
7. קיום מטרות העמותה/החל"צ.
8. תפקוד מוסדות העמותה/החל"צ ומידת מעורבותם בפעילותה, בחינת מבנה ארגוני, הפרדת תפקידים נאותה וקיום מנגנוני פיקוח ובקרה נאותים.
9. אופן ניהול משק הכספים של העמותה/החל"צ ובחינת מנגנונים סבירים להתנהלות הכספית, ושימוש בכספי העמותה לצורך קידום מטרותיה.
10. בחינת הוצאות העמותה לרבות הוצאות הנהלה וכלליות ותשלומים לספקים ולנותני שירותים.
11. כח אדם ושכר.
12. בדיקת ניגודי עניינים וחשש לחלוקת רווחים אסורה, בחינת תשלומים/טובות הנאה לנושאי משרה, לחברי העמותה/לבעלי מניות בחל"צ ולקרובי משפחה.
13. צדדים קשורים ועסקאות עם צדדים/תאגידים קשורים.
14. בחינת הדוחות הכספיים ועמידתם בכללי החשבונאות המקובלים.
15. בחינת הכנסות מתרומות ומיון בנכסים נטו, לרבות קרנות צמיתות, וכן בחינת תמיכות והקצבות.
16. בחינת רכוש קבוע ומלאי.
17. בחינת הלוואות שניטלו והשקעות.
18. בחינת העברת פעילות, העברת כספים והעברת נכסים אחרים, לרבות חלוקת מלגות ומתן הלוואות והעמדת ערבויות.
19. בחינת קיומה של פעילות עסקית והיקפה.
20. עמידת העמותה בחוקים והוראות רגולטוריות הרלוונטיים לפעילות העמותה.
21. התייחסותם של רגולטורים רלוונטיים נוספים להתנהלות העמותה, לרבות הצורך בתיאום רגולציה, ולהעברת מידע רלוונטי.
22. משימות מומלצות לביצוע כהכנה לביקורת עומק
    • מסמכי חובה ומימוש מטרות

בדוק כי בידי העמותה/החל"צ כל מסמכי ההתאגדות הנדרשים. בתוך כך בדוק כי:

• בידי העמותה/החל"צ מסמכי הרישום החתומים כנדרש על ידי רשם העמותות/ההקדשות.
• בידי העמותה/החל"צ תקנון שאושר ונחתם כנדרש על ידי רשם העמותות/ההקדשות.
• במידה וחלו שינויים בתקנון, השינויים דווחו כנדרש לרשם העמותות/ההקדשות (לרבות דיווח על החלטת האסיפה הכללית בנדון על גבי טופס מקוון) ואושרו על ידו בחתימתו.
• העמותה/החל"צ עושה שימוש בשמה המלא שאושר על ידי הרשם, לרבות במסמכים רשמיים, בשלטים וכיוצ"ב.
• הכתובת ממנה פועלת העמותה/החל"צ (משרדיה) הינה זו המופיעה ברישומי רשם העמותות/ההקדשות.
• מטרות העמותה/החל"צ, כפי שאושרו על ידי רשם העמותות/ההקדשות, הינן אלו הממומשות בפועל ולא קיימות מטרות אשר נזנחו או פעולות המבוצעות בפועל ושאינן תואמות את המטרות המאושרות.
• במידה וחלו שינויים במטרות העמותה/החל"צ, השינויים דווחו כנדרש לרשם העמותות/ההקדשות (לרבות דיווח על החלטת האסיפה הכללית בנדון על גבי טופס מקוון) ואושרו על ידו בחתימתו.
• בידי העמותה/החל"צ קיים פנקס חברים/בעלי מניות מעודכן הכולל פרטים בדבר שמו המלא של החבר/בעל המניה, מספר זהותו, מענו, תאריך תחילת חברותו ותאריך פקיעתה (במידה ורלוונטי).
  • קיום מוסדות החובה

בדוק כי בעמותה/בחל"צ מכהנים כל מוסדות החובה הנדרשים וכי החברים במוסדות אלו רשאים לכהן בתפקידים אלו. לתיאור אודות מוסדות החובה ותפקידיהם, ראה גם את הפרק בנדון במדריך זה.

בתוך כך בדוק כי:

• בעמותה/בחל"צ מכהנים כל מוסדות החובה הנדרשים על פי חוק ותקנון: אסיפה כללית, ועד מנהל/דירקטוריון וועדת ביקורת (או גוף מבקר בעמותה), רואה חשבון מבקר (ככל שנדרש מינוי בעמותה), מבקר פנימי (בעמותה/חל"צ בעלת מחזור העולה על 10 מיליון ש"ח) וכו'.
• מוסדות החובה מתכנסים בתדירות הנדרשת על פי חוק או על פי התקנון.
• קיימים פרוטוקולים מסודרים בגין כל ישיבה הנחתמים על ידי יו"ר הישיבה.
• הבחירות לועד המנהל/לדירקטוריון נערכות בתדירות של כל 4 שנים לפחות ותהליך הבחירה מתועד כנדרש בפרוטוקול ונעשה על פי התקנון.
• חברי הועד/הדירקטוריון המנהל אינם נושאים בתפקידים אסורים אחרים בעמותה/בחל"צ, לרבות בתפקיד חבר ועדת ביקורת או בתפקיד אחר בשכר (הענקת שירותים אסורה).
• בועדת הביקורת בעמותה/בחל"צ מכהנים מספר החברים הנדרש (בעמותה – לפחות שני חברים, או רואה חשבון יחיד כגוף מבקר ובחל"צ – חבר יחיד).
• בועדת הביקורת לא מכהנים חברי ועד/דירקטוריון או נושאי משרה.
• בועד המנהל/בדירקטוריון ובועדת הביקורת לא מכהנים חברים במשך תקופה ארוכה יותר מזו שנקבעה בתקנון.
• במידה ונדרש מינויו, רואה החשבון מונה על ידי האסיפה הכללית, אשר קבעה גם את שכרו, לאחר דיון בנושא זה בועדת הביקורת.
  • הגשת מסמכים על פי חוק

יש לוודא כי העמותה/החל"צ הגישה בשנים האחרונות את כל המסמכים והדוחות הנדרשים על פי חוק כשהם חתומים וערוכים כנדרש.

כך לדוגמה, יש לבדוק כי הדוחות הכספיים הוגשו במועד הנדרש על פי חוק (או בהתאם להסדרי האורכות) כשהם ערוכים על פי כללי החשבונאות המקובלים הרלוונטיים וחתומים בחתימות מקוריות על ידי שני חברי ועד מנהל/דירקטוריון. במידה ונדרש במינוי רואה חשבון, יש לבדוק כי הדוחות כוללים את חוות הדעת של רואה החשבון על הדוחות הכספיים. ככל שחוות הדעת אינה 'חלקה', קרי כוללת הסתייגות כלשהי, יש להבין את משמעותה עד תום.

• מערך הניהול הכספי

ענייניה הכספיים של העמותה/החל"צ משליכים על פעילותה וניהולם מהווה למעשה סמן ימני באשר לניהול הכולל של הארגון והתנהלותו התקינה. עובדה זו נלקחת בחשבון על ידי רואה החשבון העורך את ביקורת העומק ולכן חשוב לערוך מראש את בדק הבית הנדרש באשר לניהול משק הכספים של העמותה/החל"צ ולוודא כי משאביה הכלכליים מנוצלים לטובת מימוש מטרותיה בלבד תוך שמירה על יעילות וחיסכון.

בתוך כך יש להתייחס לדברים הבאים:

• קיומו של תקציב מסודר בידי העמותה/החל"צ שאושר כנדרש במוסדות המקובלים, לרבות בועד המנהל.
• קיומו של בעל תפקיד פנימי לעמותה/לחל"צ הנושא באחריות למערך הכספים של העמותה ולרישום הפעולות הכספיות. יש לזכור בהקשר זה כי רואה החשבון המבקר המבצע את הביקורת על הדוחות הכספיים של העמותה/החל"צ אינו רשאי לבצע גם את הנהלת החשבונות, אלא אם מחזור העמותה/החל"צ אינו עולה על 5 מיליון ש"ח, שאז רשאי גורם אחר ממשרדו של הרו"ח המבקר לבצע את הנהלת החשבונות של העמותה/החל"צ.
• קיומה של מערכת הנהלת חשבונות אוטונומית ונפרדת מזו של תאגידים אחרים המסוגלת לנהל פנקסי חשבונות שישקפו בשלמות ובנאמנות את עסקאותיה ומצבה הכספי של העמותה/החל"צ.
• האסמכתאות בגין הפעולות הכספיות מתועדות ונשמרות כנדרש ובאופן מסודר במשרדי העמותה/החל"צ.
• הוצאת כספים מהעמותה/מהחל"צ מבוצעת רק על פי אישור של שני מורשי חתימה לפחות שאושרו על ידי הועד המנהל או הדירקטוריון (או כפי שנקבע בתקנון).
• הוצאת הכספים אינה מבוצעת במזומן, למעט הוצאות מקופה קטנה בהיקפים סבירים.
• העמותה/החל"צ מנהלת חשבונות בנק על שמה בלבד וכל ההתנהלות הכספית מבוצעת בחשבונות אלו בלבד.
• הרישום של הוצאות הנהלה וכלליות מתבצע על פי הסיווג הנדרש, קרי לא נרשמות עלויות ישירות כהוצאות הנהלה וכלליות (או להיפך), ושיעור ההוצאות כאמור מתוך מחזור ההכנסות אינו עולה על השיעור המרבי המותר בהתאם למדיניות רשם העמותות (או כללי החשב הכללי, במידה ומתקבלות תמיכות והקצבות).
• תשלומים לחברי ועד/דירקטוריון וחברי ועדת ביקורת מבוצעים על פי המותר בתקנות הגמול בנדון בלבד וחברי הועד/הדירקטוריון וועדת הביקורת או קרוביהם אינם מקבלים כל גמול או טובת הנאה אחרת מהעמותה/מהחל"צ או מצד קשור לה.
• השכר המשולם לעובדי העמותה/החל"צ נבדק ומאושר על ידי גורם בכיר בתחום הכספים ולא מבוצעים תשלומים במזומן.
  • בדיקה עצמית מקדמית

ביחס לכל אחד מהנושאים שפורטו במכתב שהתקבל מרואה החשבון המבקר – עיין בעיון רב בהוראות הנורמטיביות בנדון, בעיקר בהוראות שבחוברת "הנחיות להתנהלות עמותות", ובחן האם העמותה/החל"צ עומדת בהוראות.

• תיק ביקורת מסודר

מומלץ להכין מראש תיק ובו ישמרו באופן מסודר כל המסמכים הרלוונטיים לביקורת העומק, אשר ניתן לשער מראש כי רואה החשבון העורך את הביקורת יידרש להם, לרבות מסמכי רישום, תקנון (לרבות אישור הרשם את השינויים שחלו בו), פנקס חברים/בעלי מניות ופנקס חברי ועד, דוחות כספיים, דוחות מילוליים, רשימת חמשת מקבלי השכר הגבוה, רשימת תרומות שהתקבלו מישות מדינית זרה, פרוטוקולים של מוסדות העמותה/החל"צ (לרבות אסיפה כללית, ועד מנהל/דירקטוריון וועדת ביקורת), נהלי עבודה, תקציבים, דפי בנק ואישורי יתרות מהבנקים, רשימת מקבלי השכר, נתוני שכר רשמיים (כגון טופס 126 של מס הכנסה והמקבילה שלו מתוכנת השכר של העמותה/החל"צ), תרשים ארגוני וכיוצ"ב.

מומלץ לכלול בתיק הביקורת גם חומר רקע על העמותה/החל"צ ופועלה, לרבות עלון שיווקי או כל מסמך אחר המתאר בצורה ציורית ומסודרת את הפעילות.

***

The post ביקורת עומק בעמותות ובחברות לתועלת הציבור appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

ביום 29 ביולי 2014 אישרה הכנסת את תיקון 25 לחוק החברות ותיקון 14 לחוק העמותות. תיקונים אלו מהווים ביטוי משמעותי להגברת הממשל התאגידי בקרב ארגוני המגזר השלישי.

התיקונים ייכנסו לתוקפם בחודש פברואר 2015 והם כוללים חידושים בשלושת התחומים העיקריים הבאים:

• חיזוק מעמדו של המבקר הפנימי, לרבות בדרך של חובה חדשה למנות מבקר פנימי בעמותה שמחזורה עולה על 10 מיליון ש"ח.
• הסדרת היחסים שבין הדירקטוריון/הוועד המנהל לבין ועדת הביקורת בכל הנוגע למנגנוני הביקורת בארגון והרחבת תפקידי ועדת הביקורת.
• חיזוק סמכויות הפיקוח והחקירה של רשם העמותות ורשם ההקדשות.

במאמר זה נסקור את המשמעויות וההשלכות של התיקונים על מעמדו ותפקידו של המבקר הפנימי בעמותה ובחברה לתועלת הציבור.

2. חובת מינוי מבקר פנימי בעמותה

עד למועד התיקונים לחוקים חלה חובת מינוי מבקר פנימי בחברות לתועלת הציבור שמחזורן עולה על 10 מיליון ש"ח.

ביחס לעמותות – לא חלה חובה למנות מבקר פנימי בעמותה, הגם שבפועל לא מעט עמותות החליטו למנות מבקר פנימי באופן וולונטרי מתוך הכרת החשיבות של פונקציה זו בארגון, ובפרט בהתייחס לתרומתה הרבה כזרוע מסייעת עבור ועדת הביקורת.

החריגים לכלל היו: בעמותה שהיא תאגיד בריאות (עמותה המוכרת שירותי בריאות בתוך בית חולים ממשלתי), גוף נתמך (תאגיד שהממשלה משתתפת בתקציבו במישרין או בעקיפין ושר האוצר קבע לגביו בהודעה ברשומות כי הוא גוף נתמך לענייני חוק יסודות התקציב) או גוף מתוקצב (עמותה ממשלתית או עמותה עירונית), שלגביהם חלה חובת מינוי מבקר פנימי מכוח סעיף 2 לחוק הביקורת הפנימית בהיותם "גוף ציבורי". בנוסף, בעמותה שהיא מוסד להשכלה גבוהה כהגדרתה בחוק למועצה להשכלה גבוהה, חלה חובה למנות מבקר פנימי.

החל מחודש פברואר 2015, חובת מינוי מבקר פנימי בעמותה שמחזורה עולה על 10 מיליון ש"ח הושוותה לחובה של חברה לתועלת הציבור. כלומר, עם כניסתו לתוקף של התיקון לחוק העמותות, גם בעמותות שמחזורן עולה על 10 מיליון ש"ח תחול חובת מינוי מבקר פנימי.

3. קווים מנחים לעבודת המבקר הפנימי בחברה לתועלת הציבור ובעמותה

על עצם המינוי של המבקר הפנימי ועל עבודתו בחברה לתועלת הציבור (להלן: חל"צ) הוחלו זה מכבר הוראות מסוימות בחוק החברות. בעקבות התיקון יחולו ההוראות הללו גם על המבקר בעמותות, ולהלן עיקרן:

• הסמכות למנות את המבקר הפנימי

בחל"צ – דירקטוריון החל"צ ימנה את המבקר הפנימי על פי הצעת ועדת הביקורת.

בעמותה – מינוי המבקר ייעשה על ידי הוועד המנהל ובהסכמת ועדת הביקורת.

• איסור לכהן כמבקר פנימי

חל איסור על מי שהוא בעל עניין בחל"צ/בעמותה, נושא משרה בה, קרוב של כל אחד מאלה, וכן רואה החשבון המבקר או מי מטעמו לכהן כמבקר פנימי.

בהקשר זה נדגיש כי לא אחת הטילו עמותות על רואה החשבון המבקר לערוך גם ביקורת בארגון, בין אם זו כונתה ביקורת פנימית ובין אם לאו, למרות חוק העמותות האוסר על מי שנותן שירותים לעמותה בשכר לכהן כגוף מבקר. כעת ברור שלאור התיקון לחוק והחלת סעיף ייחוד הפעולות, כפי שנרחיב עליו בהמשך, המבקר הפנימי של העמותה לא יכול להיות רואה החשבון המבקר את הדוחות הכספיים.

• תפקידי המבקר הפנימי

המבקר הפנימי יבדוק, בין היתר, את תקינותן של פעולות החל"צ/העמותה מבחינת השמירה על החוק ונוהל עסקים תקין.

בהקשר זה נדגיש כי חוק החברות ו/או חוק העמותות אמנם לא החילו על מבקר פנימי בחל"צ/בעמותה את סעיף 4(א) לחוק העמותות בדבר תפקידי המבקר הפנימי, אולם כפי שיפורט גם בהמשך, חוקים אלו החילו על עבודת המבקר את סעיף 4(ב) לחוק הביקורת הפנימית, שמכוחו חייב המבקר לערוך את הביקורת על פי כללים מקצועיים מקובלים.

משהוחלו הכללים האמורים, הרי שלפי תקני ה-IIA והגדרת מקצוע הביקורת הפנימית נדרש המבקר הפנימי לקיים בחל"צ/בעמותה פעילות בלתי תלויה ואובייקטיבית של הבטחה וייעוץ, המיועדת להוסיף ערך ולשפר את פעילות החל"צ/העמותה, תוך הבאת גישה שיטתית וממוסדת לשם הערכת ושיפור האפקטיביות של תהליכי ניהול סיכונים, בקרה, פיקוח וממשל תאגידי.

• כפיפות המבקר הפנימי

הממונה הארגוני על המבקר הפנימי יהיה יו"ר הדירקטוריון/הוועד המנהל או המנכ"ל, כפי שייקבע בתקנון, או בהיעדר הוראה בתקנון, כפי שיקבע הדירקטוריון/הוועד המנהל.

• החלת חוק הביקורת הפנימית על עבודת המבקר הפנימי

על המבקר הפנימי בחל"צ/בעמותה יוחלו הוראות סעיפים 3(א), 4(ב), 8 עד 10 ו-14(ב) ו-(ג) לחוק הביקורת הפנימית. להלן נסקור בקצרה את הוראות הסעיפים:

• על המבקר לעמוד בתנאי הכשירות על פי החוק (יחיד, תושב ישראל, בעל תואר ראשון/עורך דין/רואה חשבון וכו').
• המבקר מחויב לערוך את ביקורתו על פי כללים מקצועיים מקובלים.
• המבקר לא ימלא בחל"צ/בעמותה תפקיד נוסף על הביקורת הפנימית, זולת תפקיד הממונה על תלונות הציבור או הממונה על תלונות העובדים. כמו כן, המבקר לא ימלא מחוץ לחל"צ/לעמותה תפקיד היוצר או העלול ליצור ניגוד עניינים עם תפקידו כמבקר פנימי.
• בסמכות המבקר לדרוש כל מסמך וכל מידע, להיכנס לכל נכס ולגשת לכל מאגר מידע, וכן הוא מחויב לשמור בסוד כל מידע וכל מסמך שהגיעו אליו במסגרת מילוי תפקידו.
• ממצאי הביקורות ודוחות הביקורת לא יהיו קבילים כראיה בהליך משפטי.
  • בדיקה דחופה

יו"ר הדירקטוריון/הוועד המנהל או יו"ר ועדת הביקורת רשאים להטיל על המבקר הפנימי לערוך ביקורת פנימית, נוסף על תכנית העבודה, בעניינים שבהם יתעורר צורך לבדיקה דחופה.

• הגשת דוחות על ידי המבקר הפנימי

המבקר הפנימי יגיש דין וחשבון על ממצאיו ליו"ר הדירקטוריון/הוועד המנהל, למנכ"ל וליו"ר ועדת הביקורת. דין וחשבון בנוגע לבדיקה דחופה יימסר למי שהטיל על המבקר הפנימי את עריכת הביקורת.

• הפסקת כהונת המבקר הפנימי

ההליך הנדרש במקרה שעולה הרצון בהפסקת כהונתו של המבקר הפנימי או בהשעייתו יכלול, בין היתר,  מתן הזדמנות למבקר הפנימי להשמיע את עמדתו, הצגת עמדת ועדת הביקורת בנידון וקבלת החלטה על ידי הדירקטוריון/הוועד בלבד.

4. אישור תכנית העבודה ובחינת מערך הביקורת הפנימית בארגון
   • אישור תכנית עבודתו של המבקר הפנימי

במסגרת התיקונים לחוקים נחקקו סעיפים חדשים המסדירים את ההליך לאישור תכנית עבודתו של המבקר הפנימי.

ביחס לחברות לתועלת הציבור לא חל שינוי של ממש מפני שעוד לפני התיקון הוגדר הסדר דומה, אולם ביחס לעמותות מדובר בשינוי של ממש מכיוון שטרם התיקון לא עסק חוק העמותות כלל בשאלת תכנית עבודתו של המבקר הפנימי.

להלן ההליך הנדרש לאישור תכנית הביקורת הפנימית בחל"צ/בעמותה:

• א. המבקר הפנימי נדרש להגיש לאישור ועדת הביקורת את תכנית העבודה השנתית.
• ב. תפקיד ועדת הביקורת הוא לבחון תכנית זו לפני הגשתה לאישור הדירקטוריון/הוועד המנהל ולהציע בה שינויים, והכול בשים לב, בין השאר, לצרכיה המיוחדים של החל"צ/העמותה ולגודלה.
• ג. לאחר שוועדת הביקורת בחנה את תכנית עבודתו של המבקר יש להביאה לאישור הדירקטוריון/הוועד המנהל.

לאור האמור, הרי שגם השתנתה מסגרת האחריות של ועדת הביקורת ושל הוועד המנהל בעמותה – נוספו לארגונים אלו תפקידים חדשים שעניינם דיון ואישור תכנית עבודת המבקר.

• בחינת תפקוד מערך הביקורת הפנימית על ידי ועדת הביקורת

במסגרת התיקונים לחוקים התווסף לוועדת הביקורת תפקיד חדש – לבחון את תפקוד מערך הביקורת הפנימית בחל"צ/בעמותה מהבחינות הבאות:

• א. לבחון את מערך הביקורת הפנימית של החברה/העמותה.
• ב. לבחון את תפקודו של המבקר הפנימי.
• ג. לבחון האם לרשות המבקר הפנימי עומדים המשאבים והכלים הנחוצים לו לצורך מילוי תפקידו.

זוהי הרחבה משמעותית של מסגרת תפקידי ועדת הביקורת בחל"צ/בעמותה, וסביר כי המבקר הפנימי יתושאל לא מעט בנושא זה. חשוב לזכור שהתשובה תשתנה בהתאם לאופי הארגון ולצרכיו.

להלן פתרון מוצע למשמעות הפרקטית של חובה זו:

• על ועדת הביקורת להיות מעורבת בהליך לאיתור ולמינוי המבקר הפנימי בחל"צ/בעמותה, ובתוך כך בהגדרת דרישות הכשירות הנדרשות ממנו כך שיהלמו את המורכבות ואת הגודל של הארגון.

כך לדוגמה, בעמותה העוסקת בהפעלת רשת מוסדות חינוך ברחבי הארץ, יכולה ועדת הביקורת לדאוג לכך שבמסגרת תנאי הסף למינוי המבקר ייכללו תנאים הנוגעים למקצועיות המבקר ולהיכרותו עם עולם החינוך ולניסיונו בביקורת במוסדות חינוך, תנאי בדבר היקף הצוות המקצועי שהמבקר מתכוון להיעזר בו כך שיהא מספיק כדי להגיע, ולו מהבחינה הפיזית, לכל מוסדות הקצה ברחבי הארץ, תנאי סף בדבר היכרות המבקר את הרגולציה החלה על מוסדות החינוך בכלל ושל משרד החינוך בפרט, ועוד.

• על ועדת הביקורת לגלות עניין ולפקוח 'עין ביקורתית' בנושאים הנוגעים לרמת תפקודו של המבקר הפנימי תוך כדי עבודתו בארגון.

כך לדוגמה, ועדת הביקורת יכולה לתשאל מעת לעת את המנהלים בארגון ואת המבוקרים העיקריים בנוגע לדעתם באשר לרמה המקצועית של העוסקים בביקורת פנימית ולרמת בקיאותם בנושאים המבוקרים, ועדת הביקורת צריכה לעקוב אחר עמידת המבקר הפנימית בתכנית העבודה השנתית שאושרה ולנטר כל חריגה ממנה, ועדת הביקורת צריכה לבחון את טיב דוחות הביקורת המובאים לשולחנה מבחינת התמקדותם בסוגיות המרכזיות, ועוד.

• על ועדת הביקורת לבחון מדי תקופה את המשאבים שעומדים לרשות המבקר הפנימי, וזאת בהתייחס למגוון ההיבטים שיש לקחת בחשבון, לרבות:
• תקציב/היקף שעות העבודה המוקצות לטובת ביקורת פנימית בארגון (או היקף המשרות).
• מספר הנושאים הנבדקים על ידי המבקר מדי שנה.
• לוחות הזמנים שבהם נדרש לעמוד המבקר הפנימי וסבירותם (לדוגמה: משך הזמן הממוצע לביצוע מטלת הביקורת).
• האם קיימות מגבלות על מידת נגישותו של המבקר הפנימי למידע, למסמכים ולנכסים של החל"צ/העמותה הנדרשים לו לצורך מילוי תפקידו.
• מידת הזמינות ורמת שיתוף הפעולה של המבוקרים, ועוד.

בחינה זו ראוי שתבוצע בדרך של עריכת דיון פתוח עם המבקר הפנימי, ואף רצוי שללא השתתפות ההנהלה, וזאת לצד קיום שיחות עם ההנהלה והמבוקרים העיקריים.

• בחינת סבירות היקף הביקורת הפנימית על ידי ועדת הביקורת

בהתייחס לבחינת סבירות היקף שעות הביקורת הפנימית בארגון, הרי שמדובר במלאכה לא פשוטה שעניינה ניסיון לענות על 'שאלת מיליון הדולר' בביקורת הפנימית: מהו ההיקף הראוי של הביקורת בארגון? בעוד שהתשובות על כך רבות ואינן חד-משמעיות, חשוב לוודא בהקשר זה כי מתקיימים העקרונות הנדרשים על פי הכללים המקצועיים המקובלים, ובתוך כך:

• א. ביצוע סקר מקדים לקביעת היעדים הרב-שנתיים של הביקורת הפנימית באופן הלוקח בחשבון את החשיפה לסיכונים בארגון ואת טיב הבקרות, ובמטרה לקבוע בצורה מושכלת, עד כמה שניתן, את היקף הביקורת הנדרש ואת ההקצאה לנושאי ביקורת שונים. בבניית המתווה הרב-שנתי יש לשאוף כי נושאי הפעילות המרכזיים בחל"צ/בעמותה ייבדקו לעומק בצורה מחזורית לפחות אחת ל-5 שנים (תלוי בהיקף הפעילות של הארגון).
• ב. גיבוש תכנית עבודה שנתית, הנסמכת על ממצאי הסקר המקדים ועל התכנית הרב-שנתית שגובשה, לרבות ביצוע שינויים נדרשים. במסגרת זו יש לכלול נושאים תפעוליים, כלומר נושאים הנוגעים לליבת הפעילות של הארגון, וזאת לצד בדיקת נושאים ניהוליים הנוגעים לממשל התאגידי.
  • הצעת דרכים לתיקון ליקויים על ידי ועדת הביקורת

על ועדת הביקורת לעמוד על ליקויים בניהול החל"צ/העמותה ולהציע לדירקטוריון/לוועד המנהל דרכים לתיקונם, בין השאר תוך התייעצות עם המבקר הפנימי או עם רואה החשבון.

במקרה שבו מצאה ועדת הביקורת ליקוי מהותי, תקיים ישיבה אחת לפחות בעניין הליקוי ללא נוכחות נושאי משרה, וככל שניתן בנוכחות המבקר הפנימי או רואה החשבון.

5. הרשאים להשתתף בישיבות ועדת הביקורת

על פי התיקון לחוקים, מי שאינו רשאי להיות חבר בוועדת הביקורת לא יהיה נוכח בישיבות הוועדה, אלא אם כן יו"ר הוועדה קבע שהוא נדרש לשם הצגת נושא מסוים.

עם זאת, עובד רשאי להיות נוכח לבקשת הוועדה, ובלבד שלא תתקבל החלטה בנוכחותו. כמו כן, היועץ המשפטי או המזכיר רשאים להיות נוכחים בדיון ובקבלת ההחלטות לבקשת הוועדה.

כמובן שביחס למבקר הפנימי המציג את דוחות הביקורת בפני הוועדה, הוועדה רשאית להחליט כי נוכחותו נדרשת לשם הצגת הנושא וקיום דיון מושכל וענייני בממצאיו.

6. הרחבת תפקידי הדירקטוריון/הועד וועדת הביקורת באשר למערך הביקורת בארגון

במסגרת התיקונים לחוקים נוספו תפקידים חדשים לוועדת הביקורת, ולפיהם מחויבת ועדת הביקורת לבחון את היקף עבודתו של רואה החשבון המבקר ואת שכרו, ולהביא המלצותיה בפני האסיפה הכללית שקובעת את שכרו. כמו כן, על ועדת הביקורת לקבוע הסדרים לגבי אופן הטיפול בתלונות של עובדי החל"צ/העמותה בקשר לליקויים בניהול ענייניה ולגבי ההגנה שתינתן לעובדים שהתלוננו.

7. סיכום

התיקון מרחיב באופן משמעותי את סמכויות הפיקוח והביקורת על עמותות וחברות לתועלת הציבור, ומהווה ביטוי משמעותי (ואף יש שיאמרו ביטוי תקיף) להנחלת כללי ממשל תאגידי בגופי המגזר השלישי, ובהם שקיפות והגברת מערך הביקורת.

החידוש העיקרי של התיקון נוגע לחובת מינוי מבקר פנימי בעמותות שמחזורן עולה על 10 מיליון ש"ח ולהסדרת מערך הביקורת בארגון, תוך הגדרת היחסים הנדרשים בנידון בין הדירקטוריון/הוועד המנהל, ועדת הביקורת והמבקר הפנימי.

אין ספק כי מערך הסמכויות והכוחות בעמותות ובחל"צים ישתנה.

במאמר זה עסקנו בשינויים הנוגעים לביקורת הפנימית בחל"צ/בעמותה, אך ברור כי על יתר הארגונים – הדירקטוריון/הוועד המנהל וועדת הביקורת, כל אחד בתחומו, ללמוד היטב את משמעויות התיקון לעניין תחומי האחריות וסדרי העבודה שיש לסגל מעתה ואילך.

The post משמעויות והשלכות תיקון 25 לחוק החברות ותיקון 14 לחוק העמותות על מעמדו ותפקידו של המבקר הפנימי בעמותה ובחברה לתועלת הציבור appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.