ועדת הבדיקה הממשלתית הוסמכה לבדוק את אירוע בריחת האסירים הביטחוניים מכלא גלבוע ואת הנסיבות שהובילו להתרחשותו. הוועדה בוחנת גם את היערכות שירות בתי הסוהר למניעת בריחות אסירים ממתקני כליאה. הוועדה תקבע ממצאים, מסקנות והמלצות בקשר לכך.

על רקע מינוי ועדת החקירה, שטרם פרסמה את מסקנותיה, הכותבים נמנעים מלהסיק מסקנות אודות גורמים שהיו מעורבים באירועי הבריחה מכלא גלבוע והמרדף אחר המחבלים, ואינם מחווים דעה על האירועים הנ"ל כשלעצמם או אחריותם של גורמים כאלו ואחרים. הכותבים משתמשים רק בפרסומים פומביים בתקשורת הישראלית, בדגש על אירוע הבריחה כמקרה בוחן, לשם מתן הדגשות למבקרים פנימיים באשר לסימנים מעידים על חשש לתרבות ארגונית לקויה ועל תפקיד המבקר הפנימי בנדון.

סקירת סימנים מעידים בשלבים השונים שקדמו לאירוע הבריחה ולאחר מכן

אין איש בישראל שלא נחשף לאירוע בריחת המחבלים מכלא גלבוע בספטמבר 2021. הסיפור כיכב בתקשורת, פתח מהדורות חדשות והיה שיחת היום באותה עת. המדינה השקיעה משאבים אדירים במרדף אחר המחבלים ובלכידתם.

לפני הבריחה מהכלא – סימנים מעידים לכאורה על תרבות ארגונית לקויה

טרם הבריחה, בשנים 2021-2020, התקשורת פרסמה מעת לעת סדרת חשדות לפלילים ומעשים אינם אתיים של סוהרים וקציני שב"ס ואף של מפקדי בתי סוהר. לכאורה מדובר בעבירות של שוחד, קבלת טובות הנאה, חריגות אתיות חמורות וכדומה, המצביעות על סממנים של תרבות ארגונית בעייתית. להלן דוגמאות:

• מפקד כלא מגידו התפטר משב"ס בעקבות שימוש בפקודיו כעובדי מטבח בעת חתונת בנו.
• מפקד כלא עופר הועבר מתפקידו לאחר שכשל בהחלטה פיקודית, ובניגוד להוראות אישר כניסה לכלא של אדם זר שבכליו סכום כסף נכבד. האדם רכש סיגריות בקנטינה של הכלא והפיץ\מכר אותן לאסירים.
• בעקבות תקלה טכנית, מידע אישי ממוחשב היה פתוח לכל אנשי השב"ס, אך אף גורם לא דיווח על כך. יתרה מזאת, לפי הדיווח קצינים בכירים וגורמים אחרים הוציאו לכאורה מידע אישי כדי להשתמש בו נגד קידומם של קצינים אחרים.
• סוהרים בכלא ניצן חשודים בעבירות פליליות של קשר עם אסירים, כולל החדרת פריטים אסורים לתאם תמורת טובות הנאה. במקרה אחר עצרה משטרת ישראל סוהר שפעל לכאורה, במספר מועדים ובמשך תקופה, להבריח לאסירים חפצים אסורים ובהם סמים וטלפונים ניידים, בתמורה לסכומי כסף וטובות הנאה.

תובנות לביקורת:

• ככלל, על מבקרים פנימיים להביא בחשבון מאפייני תרבות ארגונית לא תקינה, כולל תסמונת "יהיה בסדר" ויהירות יתר של מנהלים שאומרים בביטחון "אצלי זה לא יקרה!". אלו סממנים שראוי שהבקרה וכמובן הביקורת יחשפו וידווחו עליהם. לשם כך ישנן שיטות בדיקה הנקראות "ביקורת רכה" ו"בקרה רכה" ויש לאמץ אותן ולתפעלן בארגון.
• דגש נוסף: בנייה וחיזוק חשיפת שחיתויות ואי תקינות באמצעות קביעה ויישום של מדיניות המֵגנה על החושפים, ונוהלי "קו חם" המדגישים הבטחת סודיות ואנונימיות.
• על המבקר לבדוק את המוכנות של הארגון לאירועים חריגים הנוגעים לכוננות הארגון (למשל במסגרת ביקורות פתע, בשעות לא סטנדרטיות וכדומה), וגם את קיומן של בקרות שוטפות הנובעות מנהלים והנחיות. על המבקר לבחון את ביצועם הארגוני מעת לעת של תרגילים, כולל ביקורות פתע, המדמים אירוע חי כדי לצפות בתגובת אמת, וכן הפקת לקחים מתרגילים ויישומם.

איסוף, ריכוז וזרימת מידע מחשיד

לפי הפרסומים בתקשורת, טרם הבריחה מכלא גלבוע היו מספר סימני אזהרה ועימם כשלים בזרימת המידע, ובהם:

• קבלן משנה שהפעיל ביובית לפינוי שפכים מהכלא דיווח על הימצאות חול שלא אמור להיות בשפכים.
• אחד המחבלים ביקש לעבור לתא אחר שממנו בוצעה הבריחה. בקשתו אושרה למרות שמדובר באירוע לא סטנדרטי.
• ההכנות לבריחה נמשכו כתשעה חודשים. חלק מהכלואים האחרים כנראה ידעו על מה שעומד להתרחש ונדרשה פעילות מודיעינית-תשאולית.
• מתחת לכלא התגלו חללים תת-קרקעיים ששימשו את המחבלים לבריחה. הנהלת בית הכלא לא ידעה על קיומם של חללים אלו.

תובנות לביקורת – זרימת מידע:

האם המידע מרוכז אצל גורם אחד שמרכיב ויוצר את התמונה הכללית ומשדר אותה להנהלה? האם ייתכן שהמידע ממקורות שונים, בדגש על מידע רגיש, מגיע באופן שוטף לגורמים שונים בארגון ואלה לא חולקים אותו?

אחד מיסודות הניהול והבקרה הוא תקשורת(Communication) . מבקר פנימי צריך לבחון ולוודא קיום מנגנון סדור של זרימת מידע נאות להנהלה ומההנהלה לעובדים.

הגורם האנושי

לפי הפרסומים:

• סוהר לא התעקש לראות פיזית את הכלוא בזמן שזה חפר את המנהרה, אלא הסתפק בסיפור כיסוי של כלואים אחרים בתא.

תובנות לביקורת:

על המבקר להביא בחשבון טעויות ושגיאות בשל הגורם האנושי. צריך לזכור שכל תהליך ארגוני עלול להיכשל בגלל הגורם האנושי. אחד מתפקידי הבקרה והביקורת הוא להצביע על כשלים מהותיים בתהליכים. עוד יש להוסיף כי פעמים רבות שגרה ארגונית מהווה סיכון וגורמי הבקרה והביקורת צריכים לאתגר אותה.

סיכונים חיצוניים

לפי הפרסומים:

• תוכניות אדריכליות של הכלא היו נגישות באינטרנט.

תובנות לביקורת:

על מבקרים פנימיים להתייחס גם לסיכונים חיצוניים שעלולים להשפיע על פעילות הארגון בכללותו או על הנושא המבוקר. יש לוודא כי הנהלת הארגון פועלת למניעת פרסום פומבי של מידע רגיש שלא מחויב מכוח חוק ורגולציה, כגון תוכניות מבנה, נוהלי ביטחון פנימיים וכדומה.

בזמן הבריחה מהכלא

נהלים והנחיות

לפי הפרסומים, חלק מהבקרות הפנימיות כשלו בשל בעיות הקשורות לתרבות הארגונית ואי יישומם של נהלים והנחיות:

• מעל פתח היציאה של המנהרה שדרכה ברחו המחבלים לא היה שומר במגדל, ואילו השומר במגדל הפינתי נרדם.
• סוהר במרכז שליטה שאמור לצפות בצילומי מצלמות בזמן אמת לא ראה את המתרחש.
• עבר פרק זמן ניכר בין דיווחי אזרחים על דמויות חשודות בשדות הצמודים לכלא לבין ספירת כלואים וגילוי בריחת המחבלים.

תובנות לביקורת:

על הבקרה ועל המבקר הפנימי לוודא קיום ויישום של נהלים והנחיות רלוונטיים ולאתגר אותם, במיוחד בתחומים מרובי סיכון לארגון הספציפי. יש לזכור כי תפקיד המבקר הוא לאתגר גם את הבקרה.

אחרי הבריחה מהכלא

הפקת לקחים והסקת מסקנות

לפי הפרסומים הרשויות נקטו מספר פעולות לאחר האירוע, ובהן:

• נבדק קיום חללים תת-קרקעיים בכל בתי הכלא האחרים. כתוצאה מכך אותרו מקרים נוספים וכנראה נמנעו אירועי בריחה דומים.
• כפי שפורסם בתקשורת מתוך ועדת החקירה לנושא הבריחה מכלא גלבוע, לדברי רח"ט מודיעין בשב"ס, מתחילת שנת 2021 ועד חודש נובמבר (במועד שבו העיד), נחשפו ונמנעו כ-1,500 ניסיונות בריחה מבתי כלא.
• מסמכים מסווגים נמחקו ממחשבי שב"ס; נבדק אם נמחקו לאחר הקמת ועדת החקירה לבריחה מכלא גלבוע.

תובנות לביקורת:

על המבקר להשתמש בניסיון של ארגונים רלוונטיים אחרים ((Benchmark באשר לטיפול באירועי כשל מהותיים ולבחון מה היה יוצא דופן באירוע שלא נחשף בזמן. מידע מניסיון של אחרים עשוי להיות כלי לימוד מניעתי לארגון של המבקר.

על המבקר לבחון את פעולות הארגון מיידית לאחר סיום האירוע. עליו לבדוק תהליכי חקירה, בדיקה והפקת לקחים פנימיים. בטווחי הזמן הבינוני והארוך המבקר צריך לבדוק את יישום הלקחים.

על המבקר לעדכן את תוכניות העבודה ואת סקר הסיכונים בהתאם להפקת הלקחים בנושא. בעת גילוי אירוע כשל נקודתי יש לשקול הגדלת המדגם או בדיקה מלאה של כל האוכלוסייה הרלוונטית.

במסגרת הרחבת פעילות או כניסה לפעילות חדשה של הארגון, על המבקר לבחון האם מיושמת הפקת לקחים בעקבות אירוע הכשל.

 סיכום ותובנות מערכתיות:

• ככלל, מצופה מהנהלת ארגון, ממערך בקרה ולענייננו ממבקר פנימי, לטפל בסימני אזהרה באופן שיטתי ומוסדר על מנת לראות את התמונה הכללית ולפעול למניעת אירועי כשל מהותיים טרם התרחשותם: על המבקר הפנימי לפתח ראייה מערכתית בגין ממצאים רבים של הביקורת הפנימית, שהצטברותם עשויה ללמד על היעדר ציות, בקרה וממשל תאגידי נאותים. כלומר, על המבקרים לנסות לחבר אירועים וממצאים מצטברים בארגון, שהם חלקים של פאזל, לכדי תמונה אחת גדולה.
• ניתן וראוי להסתמך על איסוף וניתוח אירועים חריגים מארגונים רלוונטיים אחרים, והפקה מראש של לקחים וכלים מניעתיים.
• יש לבחון האם קיים בארגון מנגנון המרכז את המידע על סימני אזהרה ויודע להפיק את התמונה המלאה. בגופים ביטחוניים מדובר למשל בגופי מודיעין, ובארגונים אזרחיים ביחידות הבקרה לסוגיהן (גורמי בקרה, מנהל הסיכונים, מנהל סיכוני מידע, קצין הציות, קצין הביטחון, משאבי אנוש וכדומה).
• ראוי שבתחום המקצועי המבקר הפנימי יערוך באופן שיטתי ביקורות רכות, כגון בדיקות בתחום התרבות הארגונית.
• ראוי שהמבקר יפעל לחיזוק מדיניות שתעודד עובדים ומנהלים לחשוף אי תקינות, חריגה מנהלים, פגיעה בביטחון ובבטיחות ועוד מעשי שחיתות, תוך הגנה על החושפים – יצירת מדיניות שלSPEAK UPבאמצעות יצירה ועיבוי כלים כגון "קו חם".

תפיסות וכיוונים אלה יחזקו גם את מעמדו של המבקר הפנימי ותרומתו לארגון כבעל ראייה מערכתית, כחדשן, כיועץ וכסוכן שינוי.

לבסוף: כנראה שלא ניתן למנוע לחלוטין אירועי כשל מהותיים בארגונים, אלא לשאוף לגדרם ולצמצם את הנזק והשכיחות. כלומר, הסיכוי להתרחשות אירוע כשל מהותי פוחת באופן ניכר בארגון שמקיים באופן שיטתי הערכה וניהול סיכונים, איסוף, ניתוח וזרימת מידע נאותים. ארגון כזה ערני לסימני אזהרה, שם דגש על מערך הבקרה, מפעיל מבקר פנימי ומספק לו את המשאבים הדרושים, מגבש ומטמיע נהלים בתחומים מרובי סיכון, ומתייחס ברצינות לסיכוני תרבות ארגונית ולסיכונים חיצוניים.

The post הבריחה מכלא גלבוע כמשל – האם ניתן למנוע אירוע כשל מהותי? – תפקיד המבקר הפנימי באשר לסיכוני תרבות ארגונית appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

"אף אחד לא הפך להיות עני מנתינה"  (אנה פרנק)

"המגזר השלישי", הידוע גם בשם "מגזר ההתנדבות", הוא כינוי לארגונים הפועלים ללא כוונה ליצירת רווח לבעלי המניות ואינם חלק ממוסדות המדינה או השלטון המקומי. מטרת העל הייחודית של מבקרי פנים ב"מגזר השלישי" היא לוודא כי הסיוע לנזקקים/השירות לציבור אכן יגיעו אל אוכלוסיית היעד. הצלחתה של הביקורת הפנימית בארגונים המעניקים סיוע לנזקקים לא מתבטאת בשורת הרווח ואינה נמדדת בהגדלת המכירות, אלא בהיותה חוליה חזקה ואיכותית בשרשרת שבקצה שלה עומד אדם הזקוק לעזרה – ניצול שואה מרותק למיטה, ילד בסיכון או משפחה רעבה. כלומר, בעבודתנו המקצועית מעורבים היבטים כגון רגש אנושי, מוסר ואתיקה.

הפעם האחרונה שכולנו חווינו השפעה של משבר גלובלי הייתה בשנים 2009-2008, כאשר משבר כלכלי חמור הכה בעולם. אולם מבחינת השפעתו על ארגונים במגזר השלישי, משבר הקורונה הנוכחי שונה מאוד מהמשבר הקודם מפני שהוא משנה לגמרי את תהליכי העבודה שאנחנו כמבקרים פנימיים הכרנו היטב עד חודש פברואר 2020. לנוסחה המוכרת "משבר = גידול במספר הנזקקים + קיטון בהיקף התרומות" נוספו פקטורים חדשים: כל העולם השתנה, סביבת העבודה של כולנו השתנתה, אוכלוסיית מקבלי הסיוע שינתה את דפוסי פעילותה; ותחשבו איזה שינוי קיצוני עבר על תחום הזקנה… השפעות משבר הקורונה לטווח הארוך לוטות בערפל.

במאמר הזה נציג דוגמאות לשינויים בתהליכי העבודה בארגונים בטווח הקצר, נסקור את השפעת השינויים על עבודת הביקורת הפנימית, וכן ניתן המלצות מניסיוננו.

ונתייחס לפעילות של יחידת הביקורת הפנימית של הג'וינט במדינות ברית המועצות לשעבר. פעילות הג'וינט באזורים אלו נעשית על ידי יחידה ארגונית מיוחדת שהמטה שלה נמצא בירושלים. לפעילות במדינות ברית המועצות לשעבר מוקצים כ-40% מהתקציב השנתי של הארגון – כ-155 מיליון דולר; היקף הביקורת – מעל 100 ביקורות בשנה

על קצה המזלג – המגזר השלישי וארגון הג'וינט:

המגזר השלישי מעסיק כ-15% מכוח העבודה בישראל ואחראי על כ-6% מהתל"ג. המגזר כולל ארגונים, עמותות, אגודות שיתופיות, חברות לתועלת הציבור (חל"צ), הקדשות, ארגוני צדקה וארגונים בינלאומיים. לפי רשם העמותות, נכון לשנת 2018 היו רשומות בישראל כ-40,000 עמותות (כמחציתן פעילות) וכ-1,300 חברות לתועלת הציבור.

הג'וינט העולמי (American Jewish Joint Distribution Committee), ארגון אמריקאי שבסיסו בניו יורק, הוא הארגון היהודי ההומניטרי הגדול בעולם. הארגון נוסד בשנת 1914 כדי לסייע ליהודים בארץ ישראל ובמזרח אירופה בזמן מלחמת העולם הראשונה, ולאחר מכן המשיך לפעול למען הקהילות היהודיות ברחבי העולם. כיום הארגון פועל ביותר מ-70 מדינות, ופעילותו הענפה משפרת את חייהם של מיליוני אנשים. בשנים האחרונות התקציב השנתי של הארגון העולמי נע סביב 370 מיליון דולר. בשנת 2019 הועסקו בג'וינט העולמי מעל 1,000 עובדים, והארגון מימן אלפי עובדים נוספים כעובדים במיקור חוץ.

סקר שבוצע במגזר השלישי בעקבות משבר הקורונה

במהלך אפריל 2020 ערך ארגון הגג של המגזר השלישי, "מנהיגות אזרחית", סקר בקרב יותר מ-300 אלכ"רים. מהסקר עלה כי הפגיעה בארגונים כה אנושה, עד כי 39% מתוכם מעריכים בסבירות בינונית עד גבוהה כי לא ישרדו את המשבר. בחודש מאי כבר התברר כי 85% מן הארגונים הגדולים ו-86% מן הארגונים הקטנים נפגעו. יותר משני שלישים מן הארגונים דיווחו כי היכולת לספק שירותים נפגעה משמעותית או שהופסקה לחלוטין. בקרב הארגונים קטנים הפגיעה חמורה עוד יותר, ועבודתם של 38% מהם הופסקה לחלוטין. 89% מן הארגונים מדווחים על צמצום הכנסות מהמדינה והכנסות עצמיות, 61% מדווחים על צמצום הכנסות מתרומות, ובקרב כ-70% מהארגונים הצטמצם היקף העבודה בשכר ו-55% מהעובדים (בממוצע) הוצאו לחל"ת או פוטרו.

שינוי במתכונת הפעילות

שוחחנו עם מספר מבקרים פנימיים במגזר השלישי, והתובנות שלהם ממשבר הקורונה סייעו בגיבוש המאמר. לדברי מר דורון רוזביץ' (רו"ח), מבקר ראשי של החברה למתנ"סים, משבר הקורונה שינה ללא היכר את מתכונת פעילות החברה והמרכזים הקהילתיים. עם חידוש הפעילות בחודש יוני 2020, התחדשה גם פעילות הביקורת תוך מתן התייחסות לבחינת תהליכי העבודה תוך כדי המשבר וביציאה ממנו, לצד חשיבה על מיקוד הביקורת בתהליכי העבודה החדשים (בשגרה ובחירום).

בטווח הקצר, משבר הקורונה גרם למגבלות משמעותיות למבקרים פנימיים במגזר השלישי בביצוע עבודתם. הסיבות המרכזיות לכך הן:

• המבוקרים עסוקים בעניינים דחופים, ולכן "קצרי רוח" ואינם זמינים לביקורת.
• המנהלים חושבים שהביקורת הפנימית לא אפקטיבית מספיק ומהווה מטרד בלתי סביר, בוודאי בתקופת המשבר.
• נוצרו מגבלות במקורות מידע: עקב משבר הקורונה הוגבלה גישה פיזית לאתר המבוקר לשם ביצוע תצפית, הוגבלה גישה למסמכים פיזיים, הוגבלה האפשרות לפגוש פיזית את מקבלי הסיוע/השירות וכו'.
• קוצצו המשאבים ליחידת הביקורת הפנימית.

כמו כן, אירעו שינויים מהותיים בסיכונים, בבקרות, בנוהלי העבודה ובתהליכי העבודה בארגונים. לצורך המחשת עומק השינויים בתהליכי הביקורת, נציג דוגמה בולטת מארגון הג'וינט. אחת מגולות הכותרת של פעילות הג'וינט במדינות ברית המועצות לשעבר היא תוכנית "HOMECARE". במסגרת תוכנית זו הג'וינט מעניק סיוע בעבודות הבית לקשישים, לנכים ולניצולי שואה. התוכנית מופעלת באלפי ערים ויישובים ברחבי העולם ומקיפה עשרות אלפי נזקקים (כ- 40% מהם ניצולי שואה) באמצעות אלפי עובדים סוציאליים ועובדי תפעול אחרים.

ייחודיות עבודת השטח של יחידת הביקורת בתוכנית זו התבטאה בהליך ביקורת המחייב "ביקורי בית" (מאות ביקורים בשנה שביצעו צוות המבקרים הפנימיים המקומיים שלנו, לעיתים קרובות בשילוב צוות ביקורת ישראלי). "ביקורי בית" אפשרו לצוות הביקורת לפגוש פנים אל פנים את הקשישים מקבלי הסיוע, לבחון את הצרכים שלהם, לערוך תצפית על מצב שטח המגורים, "לראות בעיניים" את קבלתו של הסיוע במלואו, ולאמת את האינפורמציה אל מול נתונים המופיעים במערכות מידע. לעיתים קרובות ביקורי הבית הניבו מידע רב ואיכותי שהיווה "קצה חוט" להמשך הבדיקה או להרחבתה. אך עקב משבר הקורונה הוקפאו כל ביקורי הבית.

שינויים בסדרי עבודת הביקורת הפנימית

• א. תוכניות ביקורת ממוקדות מעילות והונאות

בתקופת משבר הקורונה נחלשו קווי ההגנה, מערכי הבקרה והפיקוח בארגוני המגזר השלישי. כתוצאה מכך גבר הסיכון להתרחשות מעילות והונאות. מומלץ לגבש וליישם תוכנית ביקורת ממוקדת מעילות והונאות, תוך התייחסות לנושאים הבאים:

• הפעלת בקרה על תוכניות ואספקת סיוע (או שירות) ללקוחות הקצה – כדי לוודא כי לקוחות הקצה קיבלו את הסיוע במלוא היקפו בהתאם למדווח במערכות מידע.
• בנקים – בחינת העברות בלתי מוסברות של כספים בין החשבונות השונים, שינויים בזכויות חתימה, שימוש חריג בכרטיסי אשראי והמחאות בנקאיות.
• רכש – בחינת קיום צורך אמיתי של כמויות ומהות ביצוע הרכש, בחינת רכש ציוד מגן במחירים מופקעים, בחינת חשש לקיום ספקים פיקטיביים, בחינת סדרי אישור ספקים חדשים, רכישות מוצרים/שירותים שלא תואמים את תחום עיסוקם הרגיל של הספקים.
• שכר ומשאבי אנוש – בחינת אפשרות של רישום עובדים פיקטיביים שנקלטו בתקופת המשבר, כמו גם תשלומים בלתי מבוססים של שכר וגמול לקבלני המשנה.
• ניהול קופות מזומנים – שימושים חורגים במזומנים, גידול בלתי מוסבר במחזור הקופות.
• רישומי הנהלת החשבונות – לוודא שמירה על נכסי הארגון מבחינה רישומית ופיזית, בחינת סדרי השמדות נכסים ומלאי, אופן רישום החזרים כספיים.
• ממשל תאגידי – בחינת קבלת החלטות וביצוע פעולות "במחטף" – לעניין זה מומלץ לסקור מידע בפרוטוקולים של אורגנים.
• ב. הרחבת השימוש בסקרים ובשאלונים בקרב לקוחות קצה

מן הראוי להרחיב ככל הניתן את היקפי סקרי שביעות רצון בקרב לקוחות הקצה (בטלפון או באמצעים טכנולוגיים אחרים), כדי לאמת קבלת סיוע או שירות. כתוצר לוואי מתקבל אימות פרטי קשר המופיעים במערכות מידע. פועל יוצא נוסף הוא הפגת בדידותם של הקשישים ומתן תחושה שיש מי שדואג להם ומתעניין בשלומם. לעיתים שיחת טלפון כזאת חשובה לא פחות מהסיוע שהם מקבלים מהארגון.

• ג. ביצוע הערכות סיכונים בטווח הקצר והקפאת ביצוע סקרי סיכונים חדשים

ייתכן שסקרי הסיכונים שבוצעו לפני משבר הקורונה כבר אינם רלוונטיים ואינם משקפים סיכונים בתהליכים עתידיים בצורה נאותה. לכן רצוי לבצע הערכה תכופה של הסיכונים העיקריים ולפעול בהתאם.

• ד. גמישות בביצוע תוכנית העבודה השנתית

לאור המציאות המשתנה וצמצום משאבי הביקורת, רצוי לפעול בגמישות ובהתאמה מתמדת של תוכנית העבודה השנתית. כמו כן, יש להתחשב במצב המבוקרים ולפעול ביתר שאת לתיאום עם כל הגורמים הרלוונטיים לגבי אפשרות קיום הביקורות ולגבי הפורמט המתאים ביותר לעריכתה.

• ה. התאמת איסוף ראיות ביקורת למצב החדש

לאור ביצוע ביקורת מרחוק אל מול מבוקרים שעובדים מהבית, יש לחשב מסלול מחדש לגבי אופן איסוף ראיות ביקורת, תוך שימוש באמצעים אלטרנטיביים (צילומי מסך ותיעוד אלקטרוני של תהליכים כגון ביצוע תשלומים ואישורם).

• ו. הבטחת גישה מרחוק לנתונים

כדאי לנצל תקופות "הקלה" שמאפשרות פעילות שוטפת, לשם השגת גישה מרחוק לנתונים אלקטרוניים שישמשו את הביקורת בהמשך.

• ז. הגברת התקשורת בין חברי יחידת הביקורת פנימית

לסיכום,

קיים חוסר ודאות לגבי אופן הפעילות העתידי של ארגוני המגזר השלישי, ובהתאם לגבי אופן פעילותם של מבקרים פנימיים בארגונים אלה.

על יחידות הביקורת במגזר השלישי להתאים את עצמן למצב החדש על מנת להישאר רלוונטיות, תוך שאיפה להביא ערך מוסף לארגונים המבוקרים בהווה ובעתיד.

The post השפעת משבר הקורונה על המגזר השלישי ושינויים הנדרשים ממבקר פנימי appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

הקדמה

בעידן הגלובליזציה, המבקר הפנימי נדרש לעיתים לבצע משימות ביקורת גם מחוץ לישראל. מבקר בעל ניסיון מועט במשימות מסוג זה, עלול לחשוב כי הסטנדרטים והפרקטיקה העסקית במדינות אחרות אינן שונות באופן מהותי מהמקובל בארץ. אולם תרבויות עסקיות שונות מאופיינות בערכים שונים, כאשר מה שמקובל במדינה מסוימת עלול להיות בלתי מקובל לחלוטין במדינה אחרת. בעולם העסקים המודרני יש חשיבות רבה למושגים "הבדלים תרבותיים" ו"המחסום התרבותי". יכולתו של המבקר הפנימי להיות מודע ולקחת בחשבון בעבודתו את ההבדלים התרבותיים, הלאומיים והמנטליים במדינה שבה פועלת היחידה המבוקרת, היא מרכיב קריטי בהצלחת הביקורת. לאחר 20 שנות ותק בביצוע עשרות מטלות ביקורת בחו"ל, אנסה להמחיש את ההבדלים הללו במסגרת המאמר הזה.

באילו מסגרות המבקר הפנימי הישראלי עשוי להידרש לבצע ביקורת בחו"ל?

להלן מספר דוגמאות לארגונים שבהם נדרש לבצע ביקורת פנימית גם בחו"ל (בין אם ההנהלה והמטה ממוקמים בישראל ובין אם לא):

• תאגידים עסקיים גלובליים – מקיימים פעילות במדינות רבות בעולם באמצעות סניפים ונציגויות המאוגדים בצורות משפטיות שונות.
• ארגונים לאומיים ומלכ"רים בינלאומיים גדולים (כגון הסוכנות היהודית, קק"ל, ג'וינט).
• פעילות נדל"ן בינלאומית של חברות ישראליות – החל מארגונים בעלי פעילות ענפה במספר רב של מדינות ועד חברות הפועלות במדינה מסוימת בחו"ל.
• חברות היי-טק וחברות הזנק (start-up) המכוונות לשווקים גלובליים.
• סניפי ייצור, שיווק, הפצה של ארגונים בסקטורים שונים, ועוד.

כחלק מההכנה לביקורת, רצוי להתייחס לאופן הניהול של היחידה המיועדת לביקורת בחו"ל: האם היא מנוהלת על ידי עובדים ישראלים או מקומיים; האם היחידה שולבה בארגון כתוצאה מרכישות ומיזוגים (פעלה לפני כן באופן עצמאי) או הוקמה על ידי התאגיד; האם הייתה נתונה בעבר לביקורת של המבקר הפנימי; מה היא רמת האינטראקציה עם המטה ומהן הבקרות המבוצעות על ידו.

נעמוד על ההבדלים התרבותיים והמנטליים בין המדינות השונות באמצעות התייחסות לסוגיות שונות:

סליחה, לא התכוונתי להעליב אותך – נורמות התנהגות

כחלק מההכנה לכתיבת מאמר זה, שוחחתי עם מספר מבקרי פנים בכירים, בעלי ניסיון רב בביצוע ביקורת פנים בחו"ל. כולם העידו על מקרים מהעבר שבהם נגרמה מבוכה מסוימת ברמה האישית בין המבקר מישראל לבין המבוקר המקומי, כתוצאה מחוסר הבנה של הפערים התרבותיים והמנטליים.

מעבר לנושאים המוכרים שמומלץ להימנע מהם בשיחה עם העובדים המקומיים, כגון פוליטיקה, דת ונושאים אישיים, על המבקר להקפיד לשמור על ניטרליות בצורת ההתבטאות, תנועות ידיים ומחוות גוף, ואף על אופן יישור המבט אל המבוקר. כך לדוגמה, מחוות היד הישראלית התמימה לכאורה שמסמלת "רק רגע" הופכת לבעייתית מאוד באיטליה ובחלק ממדינות דרום אמריקה (ארגנטינה, צ'ילה, ופורטו ריקו) – כאשר משמעות התנועה מעבירה מסר מדאיג לגבי מקצועה של האם. דוגמה נוספת היא שבהרבה המדינות מקובל להסתכל לבן השיח ישר בעיניים, כהבעת יושר ואמון, אך ביפן התנהגות כזאת מתפרשת כסימן תוקפני.

הדרך להימנע ממצבים מביכים או מעלבון בלתי מכוון של המבוקר היא לימוד קצר של מאפייני המדינה שבה עתידה להתרחש הביקורת. כיום, כאשר קיימת נגישות קלה למידע ברשת, מן הראוי להקדיש זמן לקריאת תכנים כלליים ברמת המדינה וברמת הפרט, למשל: צורת השלטון, מבנה האוכלוסייה, הישגים לאומיים, מאפייני הכלכלה, התנהגות עסקית, טקסים ומנהגים מקומיים, קוד לבוש עסקי מקובל וכדומה.

אותו הממצא, הערכת סיכון שונה – בהתאם למדינה

לצורך בחירת הנושאים לבדיקה, רצוי לבחון מגמות אכיפה מצד השלטונות במדינה שבה מתבצעת הביקורת, ביחס לתהליכים עסקיים שונים. ככל שרמת האכיפה גבוהה יותר, כך הממצא יכול להיות בעל סיכון פוטנציאלי גבוה יותר עבור הארגון. לדוגמה, נושא דיני העבודה נאכף ביד קשה בברזיל ובאוקראינה, ובמקרה של עבירה (כמו טעות בחישוב השעות הנוספות לרעת העובד) עלול לגרור נקיטת סנקציות משמעותיות כלפי הארגון והעובדים בו האחראים על הנושא, עד כדי נשיאת אחריות פלילית. לעומת זאת, גילוי אותה עבירה בארגון בישראל מסתכם בדרך כלל בתיקון הטעות על ידי הארגון.

דוגמה נוספת היא ביצוע תשלומי שכר לעובדים במזומן. התנהלות כזאת הייתה מדליקה נורות אדומות אם  הייתה מתגלית בארגון בישראל, אבל מדובר בהליך עסקי רגיל לחלוטין במצרים (נכון לתקופתו של הנשיא מובארק וככל הנראה גם כיום).

בסך הכול רציתי להגיד שלום – מתן כבוד למסורת המקומית

בטרם קיום פגישות עבודה עם העובדים המקומיים, על המבקר להיות מודע לאופן ההתנהלות הנהוג באותה מדינה בתחילת הפגישה. לדוגמה, בסין ובקוריאה הדרומית מייחסים חשיבות רבה לטקס חילופי כרטיסי הביקור, כאשר כרטיס הביקור אמור להימסר ולהתקבל בשתי הידיים והמקבל אמור לעיין בו, תוך הבעת התעניינות בתוכנו.

במדינות מסוימות, כגון מקסיקו ורוסיה, אין זה חריג להעניק בתחילת הפגישה מזכרת צנועה או מתוקים כהבעת כבוד והערכה.

צא לי מהפנים! – שמירה על המרחב האישי

במדינות שונות בעולם ישנם הבדלים תרבותיים משמעותיים ביחס לשמירת המרחב האישי והמגע הפיזי. למשל, האמריקאים מרגישים בנוח במרחק של יד מושטת בזמן השיחה, כאשר בתרבויות דרום אמריקאיות שמירת מרחק של כ-12 סנטימטרים מהפנים של האדם השני נחשבת לנורמה.

בחלק מהמדינות האירופאיות והדרום אמריקאיות מקובלות נשיקות על הלחי במקום לחיצת ידיים, ואילו בתרבויות אחרות מגע פיזי כלשהו אסור בתכלית האיסור. הנושא של לחיצת ידיים הוא מורכב, והנוהג בנושא עשוי להיות לא אחיד אף בתוך אותה מדינה (את המורכבות ניתן להמחיש באמצעות דוגמה מישראל – אדם דתי שמקפיד לא לגעת בנשים), לכן בכל מקרה רצוי להמתין ולהיענות רק כאשר העובד המקומי מושיט את היד.

כן, יש לנו הכול – מידע הנמסר במהלך ראיונות עם עובדים מקומיים

הבדלי המנטליות משפיעים גם על שיקול דעתו של המבקר הפנימי ביחס לרמת ההסתמכות על המידע הנמסר לו במהלך פגישות עבודה עם העובדים המקומיים. לדוגמה, בהודו וברוסיה בדרך כלל ישמיעו תשובה שתְרצה את דעתו של המבקר ולא בהכרח תשקף את המציאות, והמרואיין לעולם לא יאמר "לא יודע".

יש לזכור כי על אף שבתרבויות מערביות המילה "כן" משמעותה הבעת הסכמה, בתרבויות מזרחיות מסוימות היא עשויה להצביע רק על כך שהצד השני מבין את השאלה/רעיון/הסבר ולא בהכרח מסכים איתם.

לאור הבנת "מחסום תרבותי" זה, מן הראוי לקבל בעירבון מוגבל את המידע הנמסר במהלך ראיונות על ידי העובדים המקומיים, ולשים דגש על בדיקות מבססות במהלך הביקורת.

רק אני קובע! – היררכיה ארגונית

במדינות מסוימות (כגון רוסיה), כחלק מהתרבות הארגונית, ההחלטות מתקבלות בדרג הגבוה ביותר בארגון ולעיתים על ידי גורם יחיד, כאשר ההנחיות ליישומן מועברות למטה בפירמידה היררכית, תוך ציפייה לצייתנות ללא דופי. לעומת זאת, בארצות אחרות (כגון ארה"ב) גם לעובדים הזוטרים מותר להביע דעה, להציע פתרונות אלטרנטיביים, להטיל ספק וליזום באופן כללי.

לפיכך, יש לקחת בחשבון שהמרואיין בדרג ביניים, במדינה כמו רוסיה, עשוי לא לדעת את הסיבות האמיתיות לקבלת החלטה מסוימת בארגון, אך בצירוף הנאמר בסעיף הקודם יספק תשובה שהיא הגיונית לדעתו.

היבט נוסף בהקשר של הבנת ההבדלים התרבותיים בהיררכיה ארגונית, הוא שמירה על רמת הדרג המקובלת במהלך הפגישות עם המנהלים בארגון המקומי. במדינה כמו ארה"ב, נציג צוות הביקורת מישראל (לדוגמה בהקבלה לדרגת סניור בפירמות רו"ח) יכול לקיים פגישת עבודה עם סמנכ"ל בארגון המקומי, אך במדינה כמו יפן דבר כזה בלתי מקובל בעליל.

קצת איחרתי, בואו נתחיל את הפגישה – ממד הזמן

בתרבויות השונות מתייחסים לממד הזמן באופן נוקשה או גמיש. איחורים לפגישות ואי עמידה בלוחות זמנים אינם מקובלים ומצביעים על יחס מזלזל במדינות כמו גרמניה ויפן. לעומת זאת, לאחר לפגישה באיטליה או בהודו זה בגדר נורמה. בנוסף, במדינות רבות באמריקה הלטינית לוח זמנים לביצוע המשימות עשוי לשמש כהמלצה בלבד.

את לא תגידי לי מה לעשות! – מגדר

בשיקולי הרכבת צוות הביקורת לביצוע המשימה בחו"ל, ראוי להתייחס גם לנושא המגדר. לדוגמה, מדינות אמריקה הלטינית וארצות ערב מאופיינות בתרבות פטריארכלית הנשלטת בידי גברים, ומתבטאת בכך שלעובדים מקומיים ממין זכר קשה לקבל ביקורת והנחיות מאישה, מוכשרת ככל שתהיה.

בינתיים תתפנק, הביקורת תחכה – ניסיונות מתן טובות הנאה

אין זה סוד שבחלק מהמדינות בעולם נהוגה תרבות של מתן טובות הנאה מסוגים שונים לגורמי האכיפה. אם הגורמים המבוקרים מרגישים איום אישי כתוצאה מהליך הביקורת, גם המבקר הפנימי עלול להיות חשוף לניסיונות שוחד ובמקרים הקיצוניים ביותר אף לסחיטה ואיומים, במטרה "לעדן" או "להעלים" ממצאי ביקורת מסוימים. לכן רצוי שבמדינות כאלה ינהג המבקר במשנה זהירות ויסגל לעצמו כללי התנהגות ההולמים את מעמדו הבלתי תלוי.

סיכום

כפי שנוכחתם לדעת מהסקירה הקצרה לעיל, להבדלים התרבותיים, הלאומיים והמנטליים עשויה להיות השפעה מהותית על תהליך הביקורת. צריך לזכור כי למאפיינים מסוימים עשויים להיות גם תתי-מאפיינים באזורים שונים של אותה המדינה, ככל שהיא גדולה יותר ובעלת אוכלוסייה מגוונת. אם משאבי הביקורת מאפשרים זאת, מומלץ לשקול להיעזר בנותן שירותים מקומי ששולט בשפה ובעל הבנה עמוקה של היבטים מקצועיים בתהליכים עסקיים ייחודיים לאותה המדינה.

The post המסלול המהיר להבנת התרבויות השונות appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.