רבות נכתב על הקשיים שבהם נתקלים מבקרים פנימיים בבואם למלא את תפקידם כשומרי הסף של הציבור האמונים על איתור ליקויים נורמטיביים בהתנהלות הארגון. כך למשל, מרכז המחקר של הכנסת מציין בדוח מ-2016 נקודת תורפה מהותית: "בתפקידו של המבקר הפנימי טמון קושי אינהרנטי הנובע מכך שעליו לבקר את הארגון שהוא משתייך אליו, והוא כפוף להנהלת הארגון שהוא מבקר".

מבלי להמעיט חלילה מחשיבותו של הקושי, הרי שגם אם המבקר זוכה לגיבוי מלא מהנהלת הארגון בבואו לבדוק תלונות על מעשי שחיתות, הוא עלול במהלך הטיפול במקרים כאלה להסתבך בעצמו בהתנהלות בעייתית, ואולי אפילו פסולה, שתעיב על עבודתו הנאמנה ועל מאמציו הכנים לבער את השחיתות בארגון שבו הוא מועסק.

להלן תיאור מקרה שאירע לפני שנים רבות הממחיש בעייתיות זו:

ביום שמשי ונאה אחד הגיע עובד אלמוני למבקר פנימי פלוני וסיפר לו כי עובדים במחלקה שבה הוא מועסק נוהגים למנות תורן יומי שמגיע השכם בבוקר לעבודה ומדווח נוכחות באמצעות החתמת כרטיסי הנוכחות של עמיתיו, בעודם הם נמים את שנתם בביתם. אותו מקור הוסיף וסיפר למבקר כי הוא בעצמו נהנה בעבר מיתרונותיו של סידור זה, אולם עתה החליטו עמיתיו להדירו מהסידור הזה מטעמים שונים. הוא מוסר למבקר את המידע הזה בתנאי שלא ייחשף ויזכה לדיסקרטיות מלאה. המבקר הפנימי עדכן על כך את הנהלת הארגון, שהציעה לו לשכור חוקר פרטי על מנת לאמת או לשלול באופן מיידי את החשדות. החוקר הפרטי הגיש למבקר דוח מעקבים של החשודים בהונאה, שכלל בין השאר רישום חסוי ממערכת האוכלוסין של משרד הפנים המעיד כי אחד העובדים שהה בחו"ל במועד שבו דווח כי שהה במקום העבודה. לאחר מכן, במסגרת ההליכים המשמעתיים נגד העובדים, הנחתה הנהלת הארגון את המבקר להגיש תלונה במשטרה נגד העובדים המעורבים בגין גניבה ממעביד.

ניתן להמשיך בתיאור המקרה כיד הדמיון (או המציאות) הטובה, אולם גם מתיאור קצר זה ברור כי בבואו לבדוק התנהגות נורמטיבית פסולה בארגון, המבקר מתמודד עם שלל דילמות מורכבות:

• האם המבקר רשאי להבטיח לעובד המוסר מידע סודיות, למרות מעורבותו בתרמית?
• האם המבקר רשאי להעסיק באופן ישיר חוקר פרטי? ואם כן, מה עליו לעשות אם החוקר מציג ראיה שהושגה באופן לא חוקי?
• האם המבקר רשאי להגיש תלונה במשטרה, לגָבּות אותה בעדות ואף לחזור עליה בבית המשפט אם יידרש?

המבקר אינו חייב לבדוק את החשדות בעצמו

מובן מאליו כי מבקר יכול לפטור את עצמו מהטרחה ואי הנעימות הכרוכות בבירור חשדות לשחיתות ולהפנות את המתלונן להגיש תלונה במשטרה. מצד שני, ניתן לטעון במקרה כזה כי המבקר לא נקט את הפעולות הבסיסיות הנדרשות לבירור החשדות ולכן לא מילא את חובתו לארגון.

ניתן גם לשקול פנייה לגוף בדיקה חיצוני, דוגמת משרד המתמחה בביקורת חקירתית, שיבחן את החשדות ויגיש דוח בדיקה למבקר, אולם גם אז יידרש המבקר ליישם אמצעי פיקוח ובקרה על תהליך הבדיקה בעולם תוכן שאינו מוכר לו.

כמו כן, ישנם ארגונים (בעיקר גדולים) שבהם בדיקות ובירורים כאלו מתבצעים על ידי יחידת ביטחון או מניעת הונאות ייעודית. אולם לצד אלו קיימים די והותר מבקרים פנימיים שנדרשים לבצע בדיקות מסוג זה בעצמם, ובפרט אם המידע נמסר להם ישירות.

אז מה עושים?

דילמות אלו מדגישות את הצורך בהנחיות ברורות שיאפשרו למבקרים להבחין בין פעולות בדיקה חוקיות לפעולות לא חוקיות, על מנת לצמצם את הסיכון כי יסתבכו בעצמם בפעולות בעייתיות בבואם לבדוק התנהגות נורמטיבית פסולה. לכך יש להוסיף מורכבות משפטית ותפעולית באשר לשיטות וכלי הבדיקה בעקבות פסקי דין לא מעטים על רקע חוק יסוד: כבוד האדם וחירותו, וכן חוק הגנת הפרטיות.

להלן מספר נושאים לדיון ופתרונות אפשריים:

אמינות – יש לבדוק את אמינות המידע שנמסרה לביקורת, ללא קשר למניעיו של מוסר המידע (כגון נקמה, תסכול וכו'). כחלק מההתנהלות מול מוסר המידע יש להקפיד לברר עימו כיצד אפשר להוכיח את טענותיו. אם המידע נמצא לא אמין, מומלץ לנתק עימו מגע.

סודיות ודיסקרטיות – ניתן לשמור על סודיות זהותו של מוסר מידע הדורש זאת, למעט במקרה של מתן צו שופט המחייב לחשוף בפניו את זהותו. עם זאת, יש להבהיר למוסר המידע כי הביקורת לא תוכל למנוע מאנשים לחשוד בו, אך תעשה את כל הנדרש כדי למנוע זיהוי ודאי שלו.

חסינות – יש להימנע מלהבטיח למוסר המידע הבטחות כלשהן בתמורה למידע שמסר. יש להבהיר לו כי הוא חשוף לנקיטת הליכים בגין מעשיו וכי אין בסמכותו של המבקר להעניק לו חסינות כלשהי.

בדיקות מבססות – נדרש להשיג בסיס ראייתי מספק כדי לאמת את המידע באופן שיהיה אפשר להמשיך ולבדוק אותו. הבסיס הראייתי יכול לכלול מסמכים, התכתבויות, חשבונות, חוזים, הקלטות, צילומים, סיורים, עדויות נוספות ממקורות נוספים, ניתוח מידע מתוך מערכות מידע או מידע גלוי. חל איסור מוחלט לפעול לאימות מידע באופן בלתי חוקי ובהפרת כללי צנעת הפרט.

תשאול עובדים – במקרים שבהם נדרש תשאול של עובדים, כדאי שיוכנו שאלות מראש ותיערך הדמיה של התנהלות התשאול, לרבות תרגול שאלות ותגובות אפשריות ותרחישים פוטנציאליים.

הפעלת חוקר פרטי – יש לקבל אישור מהנהלת הארגון להפעלת חוקר פרטי לצורך ביסוס תשתית ראייתית, לרבות הפעלת אמצעים טכנולוגיים על ידי החוקר. במסגרת ההתקשרות עם החוקר הפרטי יש ליידעו כי הוא יחויב להעיד בהליך משטרתי או משפטי, אם יתקיים כזה. יש לוודא שהחוקר ימציא דוח ותיעוד מסודר לממצאיו, ולבצע עליהם בקרת איכות מלאה כדי לוודא שהם תקפים והושגו כדין.

גישה לתיבת דואר אלקטרוני של עובד הארגון – פעולה רגישה הכרוכה בחסמים משפטיים לא מעטים, ולכן תיעשה בכפוף לאישור מראש ובכתב של היועץ המשפטי ושל העובד המדובר (מועסקים בהווה או שהעסקתם הסתיימה).

חשש לעבירה פלילית – במקרים שבהם הבדיקה חושפת חשש לביצוע עבירה פלילית, יש ליידע מייד את הממונה על המבקר הפנימי ואת היועץ המשפטי, ובהתאם לראיות הקיימות תישקל הגשת תלונה למשטרת ישראל.

מתן סיוע לחקירה משטרתית – במקרים שבהם נדרש מתן עדות או סיוע למשטרה בחקירה המתנהלת בעקבות בדיקת הביקורת, יש לקבל מראש את אישור היועץ המשפטי לכך. לשם כך נדרשת בקשה רשמית בכתב של המשטרה או צו שופט מתאים. ככלל, מבקר לא יתעמת עם חשודים במסגרת חקירה משטרתית.

שיבוש הליכי חקירה משטרתית מתנהלת – אין לבצע בדיקת ביקורת במקביל להתנהלות חקירה משטרתית באותו נושא. במקרה של ספק יש לקבל אישור ממשטרת ישראל בכל שלב משלבי הבדיקה כי פעולות המבקר אינן משבשות חקירה עתידית או קיימת המתנהלת במשטרה.

לסיכום:

החוק והתקנים המקצועיים מחייבים את המבקרים הפנימיים לשמש גם כשומרי סף האמונים על בדיקת ליקויים נורמטיביים בהתנהלות הארגון. במהלך הטיפול במקרים אלו, המבקר עלול להסתכן בביצוע עבירות שיפגעו באמינותו המקצועית ויעיבו על מאמציו הכנים לבער את השחיתות בארגון שבו הוא מועסק. לכן יש להפיץ למבקרים הנחיות ברורות שיאפשרו להם לברר חשדות למעשים לא נאותים מבלי לחשוש כי יסתבכו בעצמם בפעולות בעייתיות. הנחיות אלו יתבססו על הוראות החוק ועל ניסיון מקצועי מצטבר.

עתה נותר לשאול רק 'מי ירים את הכפפה' לקיום דיון מעמיק ועריכת הנחיות אלו?

The post מי ירים את הכפפה appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.

פתיח : בתחילת כהונתי כמבקרת עיריית ירושלים והמורשה לטיפול בתלונות, אמרו לי כמה עמיתים: "לא תצטרכי להכין תוכנית עבודה לביקורת. המידע שיציף אותך יהיה תוכנית העבודה שלך". ואכן, מהר מאוד ולמגינת ליבי ראיתי איך נבואה זו מאיימת להגשים את עצמה, הוצפנו במידע ובתלונות שדרשו טיפול.

  הצפת מידע ושילובו בתוכנית העבודה – הצורך בפתרון

במסגרת התהליך האסטרטגי לניתוח עבודת הביקורת שערכנו בסיוע יועץ אסטרטגי (שעליו כתבתי במאמר נפרד), זיהינו תופעה של "הצפת מידע" הדורשת פעולות מיידיות של בדיקה וביסוס מצד צוות הביקורת כדי לאמת את תוכנו ולהבין את ההשלכות העולות ממנו.

במסגרת התהליך האסטרטגי שערכנו, במהלך שלב האבחון זוהה הנושא של הטיפול בהצפת המידע המתקבל. מצד אחד, המידע חשוב מאוד ומקור לדוחות ביקורת משמעותיים. מצד שני, הטיפול הנדרש במידע זוהה כתופעה הגורמת לתחושות עומס ותסכול של צוות הביקורת, שנאלץ לקטוע את הטיפול במטלות במסגרת תוכנית העבודה, כדי לטפל בדחיפות במידע שהתקבל, מה גם שבחלקו התברר שלא תמיד היה בו ממש.

בנוסף, התברר לנו שטיפול במידע כזה דורש לעיתים התמחות של המבקר בכלים חקירתיים ותחקור נתונים שלא כל הצוות אמון עליהם.

הבעיה – הצפת מידע
נוצר קונפליקט בין החשש לטיפול לקוי בנושאים שעלו מהמידע שהתקבל והפוטנציאל הטמון בו לבניית לדוחות ביקורת משמעותיים, לבין הצורך לעמוד בתוכנית העבודה השנתית.

להמחשת המורכבות של הבעיה אציין שכשהתחלנו לערוך מדידה ובקרה של התופעה, הבנו שמדובר בהצפה של פרטי מידע בהיקף משמעותי ובהרכב מגוון:

• מדי שנה מתקבלים עשרות ולעיתים אף מאות פריטים.
• חלק מהמידע המתקבל הוא בעל היבטים מערכתיים וחלקו מעלה חשש לפגיעה בטוהר מידות.
• המידע מתקבל ממקורות שונים ומגוונים, ובהם: הנהלת הארגון, עובדים, ספקים, או בעלי עניין שונים.
• חלק מהמידע מתקבל בכתב ואחר מתקבל בעל פה.
• חלק מהמידע מתקבל באופן גלוי וחלקו בעילום שם (או תוך בקשה של מוסר המידע להישאר אנונימי).
• המידע יכול להיות: כללי, חלקי, ממוקד, או מידע המצטבר ממקורות שונים לכדי תמונה הדורשת בירור. כלומר: חיבור פריטי המידע ממגוון מקורות יכול להביא לגיבוש וליצירת מידע חדש ומשמעותי יותר.

המסקנה – ההזדמנות טמונה בטיפול נכון בהצפת המידע
לצד סקר הסיכונים ותוכנית העבודה הסדורה, התברר לנו שהתופעה של הצפת מידע הציבה בפנינו הזדמנות:

• יש לנו אפשרות לעשות שימוש בזרימת המידע השוטף כמקור לנושאים לדוחות ביקורת מערכתיים וממוקדים כאחד.
• ככל שהמידע המתקבל רב יותר ומטופל באופן איכותי יותר, כך גדל פוטנציאל נושאי הביקורת שהוא טומן בחובו.
• המסקנה שלנו הייתה שבהיעדר ניהול שיטתי של המידע המתקבל באמצעות גורם מיומן, ממוקד ומומחה בתהליך הנדרש, לא ימוצה הפוטנציאל הטמון במידע ועימו יימשך גם התסכול.

הפתרון – בניית חממה לדוחות ביקורת

הבנה זו הביאה אותנו לפתרון: בניית חממה לדוחות ביקורת: החלטנו  שיש לפעול באופן שיטתי כדי לאגור את המידע המתקבל ולאמת ולהעשיר אותו באמצעות צוות ייעודי המצויד בהכשרה ובכלים מתאימים. בנוסף, כדי להגדיל את היקף המידע המתקבל, אימצנו גישה פרואקטיבית לאיסוף המידע.

לאחר חשיבה מעמיקה של הצוות הוחלט להקים את החממה, וכן על הצעדים הבאים:

• צוות ייעודי – הטיפול בתלונות ובמידע הנחוץ לביקורת יתבצע על ידי צוות ייעודי נפרד שיוכשר למשימה ויתמחה בשימוש בכלים חקירתיים וכלי תחקור נתונים.
• מערכת מידע תומכת – המידע שיתקבל יוזן למערכת מידע ייעודית. פעולות הבדיקה והטיפול בתלונות ינוהלו באמצעות מערכת זו באמצעות יישום ניהול משימות פרויקטאלי. ניהול התלונות באמצעות מערכת מידע יבטיח מיצוי של עשרות הפעולות הנדרשות לבדיקת כל תלונה וימנע איבוד של תלונות וטיפול לקוי בהן. רישום התלונות במערכת ייעודית גם יאפשר לחבר פרטי מידע שונים הקשורים לאותו נושא לכדי תמונת מידע שלמה.
• אימוץ גישה פרואקטיבית – הצוות הייעודי יפעל בדרכים פרואקטיביות ויזמיות כדי לאסוף מידע הנחוץ לביקורת ממקורות שונים.
• עיגון התהליך החדש בנוהל – ייכתב נוהל עבודה לטיפול במידע הנחוץ לביקורת, הכולל הנחיות מפורטות של: קבלה, העשרה ובדיקה של מידע.

להלן תרשים המתאר את תהליך קבלת המידע והטיפול בו בחממה:

תוצאות: לאחר שנת ההפעלה הראשונה, הקמת החממה הוכיחה שהמהלך היה נכון:

• יישומן של ההחלטות אִפשר עמידה ביעדי תוכנית העבודה השנתית של הביקורת מחד, ושיפר את אופן הטיפול במידע מאידך.
• חל גידול של 44% בהיקף המידע שהתקבל.
• בעקבות מידע שהתקבל וטופל בחממה, חל גידול משמעותי במספר דוחות הביקורת שנכללו בדוח השנתי של מבקרת העירייה.
• חל גידול במספר היחידות הארגוניות שבדקנו, וכתוצאה מכך מימשנו יעד אסטרטגי שקבענו במסגרת התהליך: "הגדלת ההשפעה של הביקורת על העירייה".

סיכום

• רבות נכתב ופורסם אודות ההכרח לבצע ביקורת בהתאם לתוכנית עבודה רב שנתית הנגזרת מסקר סיכונים שבוצע בארגון. דרישה זו מעוגנת בנהלים ובתקנים המקצועיים של הביקורת והוטמעה זה מכבר בפרקטיקה המקצועית. אולם, אופן הטיפול במידע הנחוץ לביקורת אינו מעוגן בהנחיות כלשהן, ולמיטב ידיעתי אף כמעט שלא נדון במאמרים ובספרות מקצועית בנושאי ביקורת.

סוף דבר – הקמת החממה אפשרה: גמישות בפעילות הביקורת; עמידה בתוכנית העבודה השנתית; וההתמחות שיצרנו אפשרה לדייק את מאגר הסיכונים המהווים בסיס לתוכנית עבודת הביקורת. כל אלו הביאו לייעול עבודת הביקורת, ובכך להוספת ערך רב לארגון ולביקורת.

The post חממה לדוחות ביקורת – תהליך טיפול בתלונות/פניות לביקורת appeared first on IIA ישראל - לשכת המבקרים הפנימיים בישראל.